Сотрудник заболел во время командировки: что сделать, чтобы избежать претензий налоговиков (Р. Лахман, журнал "Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2015 г.)

Сотрудник заболел во время командировки: что сделать, чтобы избежать претензий налоговиков

Р. Лахман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Журнал "Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2015 г.

Как перевести на русский язык иностранный больничный? Можно ли учесть возвращение домой до окончания командировки? Чем болезнь сотрудника опасна с точки зрения налогов?

Болезнь сотрудника во время командировки может помешать выполнению служебного задания (см. схему на с. 45). В этом случае велика вероятность, что налоговики посчитают необоснованными расходы, связанные с такой командировкой. Кроме того, из-за болезни работнику, возможно, придется вернуться домой раньше или позже срока окончания командировки. Следовательно, возникнут риски при учете расходов на проезд.

Схема

Что делать, если сотрудник заболел во время командировки

                         /------------------------------\

               /---------|  Сотрудник заболел во время  |---------\

               |         |         командировки         |         |

               |         \------------------------------/         |

/------------------------\    /--------------------\    /-------------------\

|  Сотрудник остается в  |    |     Сотрудник      |    |Сотрудник остается |

|   стационаре в месте   |    | возвращается домой |    |в месте проведения |

|проведения командировки |    |                    |    |  командировки на  |

|                        |    |                    |    |   амбулаторном    |

|                        |    |                    |    |      лечении      |

\------------------------/    \--------------------/    \-------------------/

 | Да             Нет                                          

 |      /-----------------------------\        |        /-------------------\

 |      | Дата возвращения сотрудника |        |  Да    |Сотрудник выполнил |

 |      | совпадает с датой окончания |        \--------| служебное задание |

 |      |        командировки         |                 |                   |

 |      \-----------------------------/                 \-------------------/

 |           Да              Нет                                 Нет

 |  /--------------------\    /--------------------\    /-------------------\

 |  |   Риски по учету   |    |   Увеличиваются    |    |Возникает риск, что|

 |  |расходов на проезд и|    |     расходы на     |    |    расходы на     |

 |  |    проживание в    |    |     проживание     |    |   командировку    |

 |  |    командировке    |    |    сотрудника.     |    |налоговики признают|

 |  |    отсутствуют     |    | Появляется риск по |    |  неоправданными   |

 |  |                    |    |  учету затрат на   |    |                   |

 |  |                    |    |       проезд       |    |                   |

   \--------------------/    \--------------------/    \-------------------/

Нужно оформить листок нетрудоспособности. В случае заграничной командировки факт нахождения сотрудника в стационаре подтверждает соответствующий документ, который должен быть переведен на русский язык и заменен на российский больничный

Больничный командированному сотруднику оплатят независимо от того, была ли командировка на территории России или за рубежом

Если сотрудник заболел во время командировки, на период временной нетрудоспособности ему выплачивается пособие (п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749). Кроме того, за то время, когда сотрудник не может по состоянию здоровья выполнять возложенное на него служебное поручение и вернуться к месту постоянного жительства, работодатель возмещает ему затраты по найму жилья (кроме случаев нахождения в стационаре) и выплачивает суточные.

Период нетрудоспособности, приходящийся на командировку на территории РФ, работник подтверждает в обычном порядке (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.06 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"). В этом случае он обращается в лечебное учреждение и оформляет листок нетрудоспособности (Порядок выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 N 624н).

Если же командировка сотрудника проходила за границей и работник обращался в зарубежное медицинское учреждение, то документы, подтверждающие временную нетрудоспособность, нужно перевести на русский язык. После чего по решению врачебной комиссии российской медицинской организации эти документы заменят на листок нетрудоспособности установленного в РФ образца (п. 7 указанного выше Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Причем перевод должен быть легализованный (подробнее читайте во врезке на с. 44).

Буква закона. Что важно знать об иностранном больничном

Заверение больничного апостилем

Листок нетрудоспособности может выдать лечебное учреждение, расположенное в стране, являющейся участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.61). К таким странам, в частности, относятся Австрия, Армения, Португалия, США, Швейцария и др. (полный список государств представлен на сайте МВД России по адресу: http:llarchive.mid.ruldks.nsflmnsdocl04.02.03.02.01).

Чтобы такой больничный действовал в России, на нем должен быть проставлен апостиль - специальный штамп, имеющий форму квадрата со стороной не менее 9 см (ст. 3 указанной Конвенции). Образец апостиля приведен справа.

Образец

Апостиль

    /--------------------------------------------------------------------\

    |                               APOSTILLE                            |

    |                                                                    |

    |               (Convention de la Науе du 5 octobre 1961)            |

    |                                                                    |

    |1. СТРАНА Украина...................................................|

    |   НАСТОЯЩИЙ ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ                                   |

    |2. БЫЛ ПОДПИСАН (ФАМИЛИЯ) Евгений Качко.............................|

    |3. ВЫСТУПАЮЩИМ В КАЧЕСТВЕ руководителя..............................|

    |4. СКРЕПЛЕН ПЕЧАТЬЮ/ШТАМПОМ (НАЗВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ)                   |

    |   Центральная больница г. Киева....................................|

    |   УДОСТОВЕРЕНО                                                     |

    |5. В г. Киеве........................... 6. (ДАТА) 10.09.2015  .....|

    |7. (НАЗВАНИЕ УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ОРГАНА)                                |

    |   Департамент здравоохранения Украины..............................|

    |8. ЗА N 13/15.......................................................|

    |9. ПЕЧАТЬ/ШТАМП 10. ПОДПИСЬ .............Качко......................|

    \--------------------------------------------------------------------/

Консульская легализация больничного

В этом случае подлинность документа, подписей и полномочий лиц, печатей и штампов удостоверяет конульское должностное лицо (ст. 27 Федерального закона от 05.07.10 N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации").

При этом консульское должностное лицо для совершения легализации иностранного официального документа вправе потребовать нотариально заверенный перевод документа на русский язык.

Иногда легализация больничного не требуется

Дело в том, что с рядом государств Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи, предусматривающие отмену легализации. Среди них Азербайджанская Республика, Республика Болгария, Венгрия, Королевство Испания, Республика Кипр, Латвийская Республика, Литовская Республика, Республика Польша, Румыния, Чешская Республика.

Полный список стран можно посмотреть на сайте Министерства иностранных дел РФ (http:llarchive.mid.rulldks.NsflmNsdocl04.02.03.02.03).

Учитывать в расходах пособие по нетрудоспособности по иностранному больничному опасно

В расходы организация списывает пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни сотрудника (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 21.03.11 N 03-03-06/1/156). Но только если болезнь подтверждена листком нетрудоспособности. Так, ФСС РФ в пункте 17 письма от 28.10.11 N 14-03-18/15-12956 разъяснил, что листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию: является финансовым документом, служащим основанием для назначения и выплаты пособий, и удостоверяет нетрудоспособность граждан, подтверждая их временное освобождение от работы.

Получается, если сотрудник принес в организацию не российский больничный лист, а документ, выданный зарубежным медучреждением, подтверждающий факт болезни, компания не вправе выплачивать ему пособие по временной нетрудоспособности. И соответственно учитывать такое пособие при налогообложении прибыли. Возможны два варианта.

Компания оплачивает период нетрудоспособности на основании больничного, оформленного за рубежом

Безопаснее такие расходы относить на чистую прибыль. Правда, если компания в трудовом или коллективном договоре либо локальном акте пропишет обязанность компенсировать сотруднику период болезни, приходящийся на заграничную командировку, есть шанс, что такие затраты она сможет учесть при налогообложении прибыли. Ведь доплату до среднего заработка к пособию по нетрудоспособности, предусмотренную трудовым или коллективным договором, Минфин России разрешает учитывать в расходах (письмо Минфина России от 10.04.14 N 03-03-РЗ/16325).

Сотрудник обращается в российскую организацию с легализованным переводом иностранного больничного

После того как российское медицинское учреждение заменит иностранный документ, подтверждающий болезнь сотрудника, на российский листок нетрудоспособности, работник передает последний в бухгалтерию работодателя. Тогда пособие за первые три дня болезни можно будет учесть в налоговых расходах.

Досрочное возвращение из командировки заболевшего сотрудника может сказаться на налоговых расходах

С одной стороны, работодатель обязан вернуть сотрудника из места проведения командировки за свой счет. Поэтому, даже если дата окончания командировки не совпадает с датой обратного билета, стоимость проезда можно отнести на налоговые расходы. В частности, подобные выводы чиновники делают, если сотрудник возвращается из командировки в выходной день, следующий за датой окончания служебной поездки (письма ФНС России от 20.08.14 N СА-4-3/16564 "О порядке учета командировочных расходов" и Минфина России от 11.08.14 N 03-03-10/39800).

С другой стороны, в последнее время финансисты выступают категорически против оплаты за счет налоговых расходов проезда сотрудника из места проведения командировки, если он остался в этом регионе на время отпуска (письма от 20.11.14 N 03-03-06/1/58868 и от 08.11.13 N 03-03-06/1/47813). Хотя ранее Минфин России позволял учитывать спорные расходы при налогообложении прибыли (письма от 03.09.12 N 03-03-06/1/456, от 31.12.10 N 03-04-06/6-329 и от 16.08.10 N 03-03-06/1/545). Суды также поддерживают работодателей (например, постановление ФАС Уральского округа от 19.06.07 N Ф09-3838/07-С2).

Нам не удалось найти официальных разъяснений ведомств и позиций судов, которые однозначно давали бы ответ на вопрос, можно ли учесть в налоговых расходах стоимость билета, если дата возвращения сотрудника из командировки не совпадает с датой ее окончания из-за болезни. Полагаем, что в рассматриваемой ситуации досрочный возврат или, наоборот, перенос даты возвращения на более поздний срок, обусловленный самочувствием сотрудника, целесообразно закрепить приказом руководителя. Тогда дата окончания командировки будет официально перенесена и риск возникновения претензий проверяющих снизится (образец приказа приведен выше).

ООО "Компания"

Приказ о переносе срока командировки

Сотрудник Китов Егор Федорович, занимающий должность менеджера по корпоративным клиентам ООО "Компания", направлен в командировку в г. Ригу (Латвия) для заключения договора о сотрудничестве с иностранными партнерами сроком на пять дней с 31 августа по 4 сентября 2015 года.

В связи с болезнью Е.Ф. Китова и его нахождением в стационаре г. Риги приказываю продлить командировку сроком на 10 дней (или до момента окончания периода нетрудоспособности сотрудника).

Основание: служебная записка Е.Ф. Китова, копия справки из медицинского учреждения г. Риги о состоянии здоровья Е.Ф. Китова.

Руководитель ООО "Компания"	Белкин	Г.Р. Белкин

Невыполнение служебного задания из-за болезни может поставить под угрозу расходы на командировку

Чтобы учесть при налогообложении прибыли расходы на командировку, необязательно иметь документы, подтверждающие положительный результат от деятельности сотрудника во время служебной поездки (предварительные договоры, протоколы о намерениях). Такие выводы сделало УФНС России по г. Москве в письме от 11.08.09 N 16-15/082607.2.

Получается, если сотрудник заболел во время командировки и не успел выполнить служебное задание, компания все равно может учесть в расходах затраты на такую поездку.

Правда, инспекторы на местах нередко исключают из налоговых расходов стоимость деловых поездок, цели которых не достигнуты. Об этом свидетельствует обширная судебная практика (постановления ФАС Западно-Сибирского от 04.10.11 N А27-16987/2010, Московского от 29.11.07 N КА-А40/12363-07, от 18.09.07, 25.09.07 N КА-А40/9510-07, Поволжского от 11.07.12 N А55-17726/2011, Уральского от 15.04.08 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.08 N Ф09-184/08-С3 округов). Причем суды, что характерно, занимают сторону компаний. Но, учитывая позицию территориальных инспекторов, риск доначислений в рассматриваемой ситуации сохраняется.