Вопрос: Можно ли осуществлять хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде? (журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.)

Можно ли осуществлять хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?

Л. Ларцева,

редактор журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314, хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

В Письме Минфина РФ от 03.06.2014 N 02-07-05/26571 в отношении ведения и хранения первичных документов бюджетными учреждениями сообщается следующее.

Согласно п. 7 Инструкции N 157н первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях - в виде электронного документа с использованием электронной подписи. В последнем случае учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

В иных случаях изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде и подписанных электронной подписью с использованием системы электронного документооборота, не требуется.

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, согласно п. 11 Инструкции N 157н, осуществляются учреждением в регистрах бухгалтерского учета, составляемых на бумажных носителях, а при наличии технической возможности - на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись (электронный регистр).

В соответствии с законодательством РФ в сфере информатизации, информационных технологий и защиты информации порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров (в случаях необходимости) устанавливается руководителем организации в рамках формирования учетной политики.При этом Минфин полагает целесообразным при формировании копии электронного документа на бумажном носителе и заверении подписью ответственного работника организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, проставлять отметку: "Копия электронного документа". Кроме того, по мнению Минфина, хранение электронных документов, целесообразно сопровождать хранением соответствующих электронных или бумажных журналов учета, а также сертификатов ключей подписей и средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной подписью. Для сертификатов ключей подписей электронных документов целесообразно в установленном порядке оформлять и хранить документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

1 ноября 2015 г.