Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Г.И. Демидов, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.)

Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы

Г.И. Демидов,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.

На официальном сайте Росархива (http://archives.ru) в сентябре была размещена Информация "Ответы на часто задаваемые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций". В частности, было разъяснено, какие документы относятся к Архивному фонду РФ, что необходимо делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения, что делать с документами по личному составу уволенных работников, чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации, надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения. В статье мы представили ответы Росархива на актуальные вопросы организаций, а также привели информацию о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов по учету труда и заработной платы.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).

На основании ч. 1 ст. 17 данного закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Сроки хранения отдельных видов документов

Приведем в таблице сроки хранения отдельных видов документов с учетом специфики нашего журнала.

Наименование документа	Срок хранения	Норма закона
Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся: а) приема, перемещения, совмещения, перевода, увольнения работников; б) проведения аттестации, повышения квалификации, присвоения званий (чинов); в) изменения фамилии; г) поощрений, награждений; д) оплаты труда, премирования, осуществления различных выплат; е) предоставления всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); ж) дежурств по профилю основной деятельности; з) длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда	75 лет	Пункт 19 Перечня
Приказы, распоряжения, документы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках	5 лет	Пункт 19 Перечня
Кассовые, банковские документы, авансовые отчеты, табели	5 лет (при условии завершения проверки или ревизии и отсутствия споров и разногласий)	Пункт 1 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ*, п. 362 Перечня
Лицевые счета работников	75 лет	Пункт 413 Перечня
Исполнительные документы	5 лет	Пункт 416 Перечня
Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально ответственного лица	Пункт 457 Перечня
Личные карточки работников	75 лет	Пункт 658 Перечня
Графики предоставления отпусков	1 год	Пункт 693 Перечня
Сведения о доходах физических лиц	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет)	Пункт 396 Перечня
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	Пункт 397 Перечня
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, осуществлении удержаний из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий	5 лет	Пункт 364 Перечня
Списки:		Пункт 685 Перечня
а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно**
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
в) лиц, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
г) работников	75 лет
д) лиц, прошедших аттестацию	5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 года
ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми документами
з) работников, получающих персональные ставки, оклады	10 лет
и) работников, обучающихся без отрыва от производства	5 лет
к) работников, ушедших на пенсию	5 лет
л) лиц, выезжающих за границу	5 лет
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года	Пункт 686 Перечня
Переписка об оформлении командировок, переписка о получении заграничных паспортов работниками организации, переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз	5 лет	Пункты 687-689 Перечня
Переписка по воинскому учету работников	3 года	Пункт 690 Перечня
Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе, журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 лет	Пункты 691-692 Перечня
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 года	Пункт 694 Перечня
Книги, журналы, карточки учета:		Пункт 695 Перечня
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет
в) выдачи (движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 года (после увольнения)
ж) отпусков	3 года
з) работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию, в которую они командированы	5 лет (для зарубежных командировок - 10 лет)
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 лет
к) выдачи командировочных удостоверений	5 лет
л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий, документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к ним	15 лет (на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда - 75 лет)	Пункт 696 Перечня
Аттестационные заключения, документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел	75 лет	Пункт 697 Перечня
* Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". ** Постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Разъяснения Росархива по наиболее часто задаваемым вопросам, связанным с деятельностью архивов негосударственных организаций

Сколько архивных фондов может быть создано в организации? Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд - ее собственный. Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда РФ, архивные документы организации или организаций - предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации? При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством РФ органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные правовые акты того субъекта РФ, на территории которого расположена негосударственная организация.

От редакции. В Информации Росархива дана ссылка на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 06.10.2000. Однако данный документ утратил силу 25.08.2010 (Приказ Росархива от 26.08.2010 N 63) в связи с изданием Приказа Минкультуры РФ N 558.

Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля? Следует руководствоваться Перечнем, а также отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, нужно использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182.

Каков правовой статус перечней документов? Поскольку федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ).

Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации? Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.

Можно ли негосударственным организациям руководствоваться в работе правилами работы архивов организаций? Действующие правила работы ведомственных архивов не ограничивают сферу их применения. Правила работы архивов организаций в настоящее время готовятся к утверждению и также не имеют ограничений по сфере применения.

К сведению. Основные правила работы ведомственных архивов утверждены Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263. При применении данного документа следует учитывать, что Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 одобрены Основные правила работы архивов организаций.

Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения? В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.

Распространяется ли частная собственность на документы, создаваемые в организации? Архивные документы, создаваемые в организациях, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности в том случае, если организации не являются государственными или муниципальными. К частной собственности относятся также архивные документы, создаваемые в общественных объединениях со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, а также в религиозных объединениях после отделения церкви от государства. Законодательство называет все эти организации общим термином "негосударственные организации" (ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 125-ФЗ).

Может ли организация иметь в составе своего архива документы Архивного фонда РФ? На основании ч. 7 ст. 6, ч. 3, 4 ст. 10, ст. 11 Федерального закона N 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ могут храниться в архиве негосударственной организации:

- временно - если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация, и были в свое время в установленном порядке включены в состав Архивного фонда РФ, в силу чего они остаются в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности и должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

- постоянно - если они образовались в деятельности негосударственной организации (либо данная организация на законных основаниях является их собственником или владельцем) и включены в состав Архивного фонда РФ в результате экспертизы ценности, проведенной в соответствии с договором, заключенным между негосударственной организацией и государственным или муниципальным архивом.

Что делать с документами предшественника предприятия, если у них истекают сроки ведомственного хранения? Предположим, в организации хранятся документы предшественника - государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в Архивный фонд РФ не был заключен. Что делать с данными документами, если у них истекают сроки ведомственного хранения?

Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается (ч. 6, 7 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ).

Что делать с документами по личному составу уволенных работников? Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности, по результатам которой документы могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (пп. "б" п. 4 ст. 22, ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации? При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений? Федеральным архивным законодательством предусмотрено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, которые связаны с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (с ней) договора о хранении документов Архивного фонда РФ (равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации (ч. 3 ст. 21 Федерального закона N 125-ФЗ).

Каковы правила выемки документов и предоставления их контролирующим органам? Выемка - это следственное действие, заключающееся в изъятии (добровольном или принудительном) из помещений, с участков местности и у конкретных лиц строго определенных решением компетентного органа (должностного лица) предметов и (или) документов, имеющих значение для уголовного дела, без предварительного поиска (ст. 183 УПК РФ). Архивные документы могут быть изъяты по постановлению должностного лица, уполномоченного проводить следственные действия, если они являются вещественными доказательствами. В соответствии с п. 8 ст. 26 Федерального закона N 125-ФЗ архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, подлежат возврату их собственнику или владельцу.

В заключение напомним, что согласно ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ. Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

- на граждан - от 100 до 300 руб.;

- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных законодательством об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, государственных и муниципальных унитарных предприятиях соответственно.

Правилами данной статьи определено, что нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение штрафа:

- на должностных лиц - от 2500 до 5000 руб.;

- на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.