Памятка о выдаче денег под отчет для "вмененщика" (К. Николаева, журнал "Вмененка", N 9, сентябрь 2015 г.)

Памятка о выдаче денег под отчет для "вмененщика"

К. Николаева,

эксперт журнала "Вмененка"

Журнал "Вмененка", N 9, сентябрь 2015 г.

Если есть наемные работники - значит, будут и подотчетные суммы. Это правило является аксиомой для любого работодателя. Сотрудники покупают канцтовары, другие предметы, необходимые для бизнеса, ездят в командировки. На все это им нужно выдавать деньги, по которым впоследствии нужно отчитаться, - так называемые подотчетные суммы. Данная статья поможет вам наладить работу с подотчетными лицами по всем правилам.

Вопрос N 1. Кому можно выдавать деньги под отчет

Выдавать деньги под отчет вы можете не только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры, но и тем, кто трудится по гражданско-правовому договору. При этом является работник гражданином России или иностранцем, значения не имеет. Главное, чтобы за работником не числилась задолженность по ранее полученным под отчет деньгам. Об этом - часть 2 статьи 20 ТК РФ, пункты 5 и 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).

Примечание. Если за прошлые подотчетные суммы работник не отчитался, то выдавать ему новую сумму нельзя (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40). За нарушение данного требования компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., предпринимателя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Список работников, которые имеют право на получение подотчетных денег, советуем утвердить документально. Причем составлять такой список целесообразно без конкретных фамилий и имен, а исключительно с указанием штатных должностей. Дело в том, что если какой-либо из подотчетных работников уволится, этот список не придется обновлять. А новый сотрудник, принятый на место уволенного, автоматически попадет в число тех, кто может получать подотчетные суммы.

Вариант с указанием фамилий подотчетных работников тоже допустим. Но в этом случае менять список "подотчетников" придется чаще. В любом случае утвердить документ нужно отдельным приказом руководителя организации или предпринимателя. Образец такого приказа показан ниже.

Общество с ограниченной ответственностью "Венера"

Приказ N 5

г. Москва

12 января 2015 года

В связи с производственной необходимостью приказываю:

Утвердить на 2015 год список штатных должностей, которые имеют право получать денежные средства под отчет на текущие нужды:

1) генеральный директор;

2) главный бухгалтер;

3) кассир;

4) менеджер по продажам;

5) водитель.

Генеральный директор

Кузнецов

А.В. Кузнецов

Вопрос N 2. Какую сумму можно выдать под отчет

Предельный размер денежных средств, которые могут быть выданы под отчет, действующим законодательством не установлен. Поэтому вы можете выдавать под отчет любую сумму. Главное, чтобы ее размер соответствовал цели, для которой она предназначена. Например, если работнику поручено закупить товары, оплатить работы или услуги, величина подотчета должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.

Часто бухгалтеры спрашивают: нужно ли устанавливать какой-либо лимит выдачи подотчетных средств? Ориентируясь, в частности, на Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У, где говорится о том, что наличными можно рассчитываться в сумме не более 100 000 руб. по одному договору. Сразу ответим - нет, не нужно. Этот документ устанавливает предельный размер расчета наличными между компаниями и предпринимателями. На расчеты с сотрудниками этот лимит не распространяется. То есть под отчет можно выдать любую сумму денег, хоть 1 000 000 руб.

Вместе с тем, если ваши работники будут от имени организации оплачивать покупки наличными, то лимит соблюдать им нужно. То есть сотрудник не должен платить более 100 000 руб. наличными по одному договору.

Вопрос N 3. Каким способом выдавать деньги

Как правило, деньги под отчет выдаются из кассы организации. Но вы можете перечислять подотчетные суммы и на банковские карты работников (совместное письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Только к документальному оформлению безналичного подотчета чиновники предъявляют дополнительные требования (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).

Во-первых, безналичный порядок расчета с подотчетными лицами следует предусмотреть в учетной политике для целей бухучета. Примерный образец формулировки в учетной политике мы представили ниже.

<...> 10.1. Расчеты с подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так и в безналичном порядке. 10.2. Выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы и компенсация документально подтвержденных хозяйственных расходов безналичным способом осуществляются с применением зарплатных и личных банковских карт работников. <...>

Во-вторых, отправляя деньги на карту, в платежном поручении следует указывать, что перечисляемые средства являются именно подотчетными. А не другой суммой. Иначе налоговики могут посчитать это доходом сотрудника и доначислить НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007).

Вопрос N 4. Какие документы требуется оформить сотруднику

Прежде чем выдать деньги под отчет, получите от сотрудника соответствующее письменное заявление. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. То есть директор, желающий получить деньги под отчет, точно так же на каждую сумму должен писать заявление (п. 6.3 Указания N 3210-У). Подавая заявление на выдачу денег под отчет, директор пишет такие же формулировки, что и любой другой сотрудник. Но вот визировать ему свое заявление не надо. Так как заявление ему нужно писать на имя кассира или другого лица, ответственного за оформление кассовых операций.

Примечание. Если вы будете выдавать подотчетные деньги, не получив от работников заявление, вас могут оштрафовать за неправильную работу с денежной наличностью на сумму от 40 000 до 50 000 руб. - для организаций и от 4000 до 5000 руб. - для предпринимателей (ст. 15.1 КоАП РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 N 09АП-2451/2013).

Что касается самого заявления, то унифицированной формы для него нет. Поэтому составлять его можно в произвольной форме. Главное, чтобы в тексте заявления работник указал следующие сведения:

- требуемая сумма наличных денег;

- срок выдачи.

Если подотчетные деньги перечисляются на карты сотрудников, тогда в заявление следует добавить еще такое поле, как "Реквизиты банковской карты".

Также нелишним будет в заявлении отразить сведения об отсутствии у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам, чтобы сразу быть уверенным, что выдача денег законна. Примерный образец заявления на выдачу работникам подотчетных денег представлен ниже.

                                                Руководителю ООО "Венера"

                                                           Кузнецову А.В.

                                                        от Мироновой Г.В.

                                                       ------------------

                                                          (ФИО работника)

                                                   работающей в должности

                                                    менеджера по продажам

                                                  -----------------------

                                                  (расшифровка должности)

                                Заявление

     Прошу  выдать  мне  под  отчет  денежные  средства  в  сумме  15 000

(пятнадцать  тысяч)  руб.  на командировочные расходы на срок 10 (десять)

календарных дней.

   14.08.2015            Миронова                Г.В. Миронова

-----------------  --------------------     -------------------------

     (дата)              (подпись)           (расшифровка подписи)

     Состояние    расчетов    с  работником  по  ранее  выданным  суммам:

задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует

   бухгалтер              Малютина                    А.Г. Малютина

----------------   ----------------------     -------------------------

  (должность)             (подпись)               (расшифровка подписи)

  генеральный директор          Кузнецов            А.В. Кузнецов

-------------------------    ----------------  -------------------------

       (должность)              (подпись)        (расшифровка подписи)

       14.08.2015

-------------------------

         (дата)

Когда деньги выдаются наличными, получив заявление, оформите расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Потом на основании него сделайте записи в кассовой книге.

Примечание. Если вы являетесь ИП и отказались от составления кассовых документов, то для выдачи подотчетных денег работнику потребуется только его заявление. Составлять "расходник" и делать записи в кассовой книге вам не нужно (п. 4 Указания N 3210-У).

В бухучете выдача денег отражается проводкой:

Дебет 71 Кредит 50 (51)

- выдана подотчетная сумма работнику.

Вопрос N 5. Как быть, если работник не отчитался в срок по подотчету

Работник обязан в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, представить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы. При этом абсолютно неважно, как были получены подотчетные деньги - наличными через кассу или на банковскую карту. Такие правила установлены пунктом 6 Указания N 3210-У. То есть если срок, на который выданы деньги, истекает 10 августа 2015 года, представить авансовый отчет работник должен не позднее 13 августа 2015 года.

Примечание. Как предпринимателю взять деньги для своих нужд

Самому себе деньги под отчет предпринимателю выдавать не нужно. Дело в том, что вся выручка, которую предприниматель получает от ведения своей деятельности, является его личными средствами. И ими он может распоряжаться по своему усмотрению (ст. 209 и 861 ГК РФ).

То есть если предприниматель ведет кассу в упрощенном порядке (не оформляет приходные, расходные кассовые ордера, не оформляет кассовую книгу), никаких документов на взятие денег ему оформлять не нужно.

Если же предприниматель оформляет кассовые документы по общим правилам, то ему достаточно составить расходный ордер с формулировкой "Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности" или "Выдача средств предпринимателю на личные нужды". Составлять авансовый отчет об истраченных суммах предпринимателю также не потребуется (письмо Банка России от 02.08.2012 N 29-1-2/5603). Если предприниматель купил какие-то ценности, нужные для бизнеса, и их стоимость можно учесть при налогообложении (например, при "упрощенке"), ему достаточно просто принять к учету те документы, которые подтверждают истраченные суммы, сделав соответствующие записи в Книге учета доходов и расходов.

Если работник вовремя не отчитался, то выданные под отчет денежные средства вам придется посчитать его задолженностью. Эту задолженность вы можете удержать из заработной платы работника. Причем ограничение в 20% от суммы зарплаты не будет действовать, если работник напишет вам заявление с просьбой удержать сумму долга из его заработной платы (письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).

Примечание. Если работник потратил больше, чем ему было выдано под отчет, и это подтверждено документами, работодатель обязан возместить перерасход (ст. 22 ТК РФ).

Если вы решите не взыскивать долг, тогда на подотчетные суммы вам придется начислить страховые взносы. Сделать это нужно через месяц после окончания срока для отчета (письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609). Однако если работник впоследствии все же сдаст авансовый отчет или вернет деньги, то ранее начисленные взносы следует скорректировать. А вот НДФЛ начислять не нужно. Так как деньги, выданные под отчет и не возвращенные в установленный срок, являются задолженностью перед работодателем, а не доходом работника (письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).

Начислить НДФЛ вы можете только в том случае, если примите решение простить долг и оформите соответствующий приказ или иной внутренний документ. Начислите НДФЛ на дату прощения работнику задолженности. Удержите налог при ближайшей выплате заработной платы. А перечислите НДФЛ в бюджет в этот же день либо на следующий, если заработная плата выдавалась из кассовой выручки (ст. 223 и п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).

Три главных совета

1. Обязательно проверяйте, нет ли у работника задолженности по ранее полученной подотчетной сумме. Если такая задолженность есть, подотчет не выдавайте. Иначе штраф: для компании - до 50 000 руб., для коммерсанта - до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

2. Выдавайте деньги под отчет работнику, в том числе директору фирмы, только на основании письменного заявления. А вот предпринимателю писать заявление нет необходимости, поскольку он не наемный работник.

З. Если вы удержали сумму долга по подотчету из заработной платы работника, то облагаемого дохода у него не возникнет. Поэтому начислять НДФЛ и страховые взносы вам не нужно.