Алгоритм действий бухгалтера, если сотрудник компании меняет фамилию (Р. Лахман, журнал "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2015 г.)

Алгоритм действий бухгалтера, если сотрудник компании меняет фамилию

Р. Лахман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Журнал "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2015 г.

Новую фамилию главбуха в ИФНС сообщать необязательно. Доверенность на старую фамилию продолжает действовать. Смена фамилии - не препятствие для вычета НДС.

В связи с вступлением в брак сотрудник компании может сменить фамилию (подробнее читайте также во врезке на с. 42). В этом случае нужно внести изменения в кадровую документацию, бланки документов и договоров, а также уведомить контролеров из налоговой и фондов и контрагентов компании.

Для справки. Какие документы гражданин меняет при смене фамилии

В случае изменения фамилии физлицо меняет:

- паспорт гражданина РФ (п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 N 828). Госпошлина за получение паспорта составляет 300 руб. (подп. 17 п. 1 ст. 333.33 НК РФ);

- заграничный паспорт (п. 108 Административного регламента ФМС государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина РФ, удостоверяющих личность гражданина РФ за пределами территории РФ, содержащих электронный носитель информации, утв. приказом ФМС России от 26.03.14 N 211). Госпошлина за получение загранпаспорта составляет 2000 или 3500 руб. в зависимости от типа бланка (подп. 2 п. 1 ст. 333.28 НК РФ);

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Физлицам, работающим по трудовым или гражданско-правовым договорам, это свидетельство меняет работодатель;

- полис обязательного медицинского страхования (п. 3 ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.10 N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации", п. 52 и 59 Правил обязательного медицинского страхования, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.11 N 158н);

- свидетельство о присвоении ИНН (п. 36 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.11.09 N 114н);

- водительское удостоверение (п. 3 Правил проведения экзаменов на право управления транспортными средствами и выдачи водительских удостоверений, утв. постановлением Правительства РФ от 24.10.14 N 1097).

А вот менять документы о праве собственности необязательно - прямого указания на это в законе нет.

Мы подготовили инструкцию для бухгалтера (см. схему справа) и проанализировали, какие правовые и налоговые последствия возникают у организации в связи со сменой фамилии ее сотрудника.

Схема. Действия организации при смене фамилии сотрудника

                          /---------------------------\

                          |  Какой сотрудник сменил   |

                          |          фамилию          |

                          \---------------------------/

              /-----------------------------+-------------------------\

/-------------------------\       /-------------------\   /----------------------\

|      Руководитель       |       |  Уполномоченный   |   |  Рядовой сотрудник   |

|                         |       |   представитель   |   |                      |

\-------------------------/       \-------------------/   \----------------------/

 |                                                   |                          |

 |   /--------------------\   /-------------------\  |                          |

 |--| Внести изменения в |   |   Переоформить    |-|                          |

 |   |       ЕГРЮЛ        |   |   доверенность    |  |                          |

 |   \--------------------/   \-------------------/  |                          |

 |                                                   |                          |

 |   /--------------------------------------------\  |                          |

 |--|           Уведомить контрагентов           |-|                          |

 |   \--------------------------------------------/  |                          |

 |                                                   |                          |

 |   /--------------------------------------------\  |                          |

 |--|    Изменить бланки документов с графой     |-/                          |

 |   |                 "Подпись"                  |                             |

 |   \--------------------------------------------/                             |

 |                                                                              |

 |   /-----------------------------------------------------------------------\  |

 |--|   Внести изменения в кадровые документы (трудовая книжка, трудовой    |-|

 |   |                       договор, личная карточка)                       |  |

 |   \-----------------------------------------------------------------------/  |

 |                                                                              |

 |   /-----------------------------------------------------------------------\  |

 |--|Заменить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования |-|

 |   \-----------------------------------------------------------------------/  |

 |                                                                              |

 |   /-----------------------------------------------------------------------\  |

 |--|          Запросить новые реквизиты для перечисления зарплаты          |-|

 |   \-----------------------------------------------------------------------/  |

 |                                                                              |

 |   /-----------------------------------------------------------------------\  |

 \--|                Заменить пропуск на территорию (в офис)                |-/

     \-----------------------------------------------------------------------/

Новую фамилию руководителя необходимо зафиксировать в ЕГРЮЛ

В Едином государственном реестре юрлиц содержатся в том числе фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные лица, имеющего право без доверенности действовать от имени компании (подп. "л" п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.01 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Поэтому в случае смены фамилии гендиректора в ЕГРЮЛ необходимо внести соответствующие изменения.

Для этого компания подает в регистрирующий орган заявление по форме N Р14001 (приведено в приложении N 4 к постановлению Правительства РФ от 19.06.02 N 439). Основаниями для внесения записи в ЕГРЮЛ будут копия свидетельства о заключении брака (ст. 8 и 30 Федерального закона от 15.11.97 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния") и копия нового паспорта руководителя.

Причем в заявлении важно указать и новые паспортные данные руководителя, и его новую фамилию. На практике был случай, когда предприниматель подала заявление о внесении изменений в ЕГРИП, где указала данные только о замене паспорта. Получив новое свидетельство, в котором была указана прежняя фамилия, она подала еще одно заявление о внесении изменений в графу "Фамилия". Но, поскольку второе заявление было подано с нарушением установленного срока, суд согласился, что штраф начислен правомерно (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.01.08 N А12-17057/07-С59).

Изменения в сведения о компании в едином государственном реестре налоговики внесут в течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего заявления (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 18 Федерального закона от 08.08.01 N 129-ФЗ).

А вот новую фамилию главного бухгалтера сообщать в инспекцию не нужно. Поскольку такие сведения в ЕГРЮЛ не вносятся (письмо УМНС России по г. Москве от 15.06.04 N 11-14/39702 "О внесении изменений в реестр юридических лиц"). Правда, если бухгалтер в хороших отношениях с инспектором, он может уведомить его о смене фамилии. В этом случае инспектор будет в курсе, что бухгалтерию контролирует прежний сотрудник.

Менять фамилию в уже оформленных для контрагентов документах не нужно

Если счета-фактуры, первичные документы, договоры и другие бумаги сотрудник оформлял до смены фамилии, то после ее изменения вносить исправления не нужно. Ведь сотрудник до и после смены фамилии - одно и то же лицо. Следовательно, указание в документе, подписанном до смены фамилии, прежней фамилии не является обстоятельством, свидетельствующем о налоговом правонарушении.

В частности, ФАС Уральского округа в постановлении от 18.11.09 N Ф09-8146/09-С2 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.02.10 N ВАС-2253/10) пришел к выводу, что наличие в акте о приемке выполненных работ и счете-фактуре фамилии руководителя организации до заключения брака не препятствует контрагенту заявить вычет предъявленного НДС.

А вот после получения нового паспорта подписывать документы необходимо новой фамилией. Поэтому в бланки договоров и документов необходимо внести соответствующие исправления. Кроме того, о смене фамилии руководителя и иных лиц, подписывающих документы, целесообразно уведомить контрагентов.

Переоформление доверенности при смене фамилии избавит от судебного спора

Перечень оснований для прекращения действия доверенности закрытый (п. 1 ст. 188 ГК РФ). В нем не поименована смена фамилии ни доверителя, ни доверенного лица. Поэтому в случае изменения фамилии одного из них переоформлять доверенность необязательно.

Но иногда полномочия на представление интересов по доверенности, оформленной на прежнюю фамилию, приходится доказывать в суде. Подобный спор рассматривал ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 06.04.11 N А45-15480/2010. Суд пришел к выводу, что изменение фамилии не меняет дееспособность гражданина. Более того, подтверждением полномочий лица по доверенности может быть свидетельство о заключении брака, в котором указана прежняя фамилия (соответствующая сведениям о доверенном лице в доверенности) и новая фамилия, записанная в документе, удостоверяющем личность.

Основанием для внесения новой фамилии сотрудника в кадровые документы компании будет его письменное заявление

Наряду с документами, подтверждающими смену фамилии (паспорт, свидетельство о заключении брака), от сотрудника необходимо получить соответствующее заявление (образец приведен на с. 40). После чего вносят исправления в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69). Ссылки на документы, подтверждающие смену фамилии, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Генеральному директору

ООО "Компания"

Кабанову А.П.

Заявление

В связи с вступлением в брак и изменением фамилии прошу внести в мою трудовую книжку соответствующие изменения и в дальнейшем считать меня Земляникиной Алиной Алексеевной.

Подлинник свидетельства о браке, выданного Гагаринским отделом ЗАГС г. Москвы, прилагаю.

Менеджер отдела закупок

Земляникина

А.А. Земляникина

13.08.2015

Новую фамилию сотрудника указывают и в личной карточке. В настоящее время форма такой карточки не утверждена. Компания вправе разработать ее самостоятельно. За основу можно, к примеру, взять форму N Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1.

<...>

1.1. В связи с изменением персональных данных работника Стороны определили, что трудовой договор от 06.06.2003 N 18 заключен с Земляникиной Алиной Алексеевной в соответствии с паспортом серии 46 03 N 123456, выдан 12.08.2015 ОВД "Коньково" г. Москвы.

1.2. Изменения, вносимые в трудовой договор настоящим Соглашением, вступают в силу с 13.08.2015.

1.3. Все остальные условия трудового договора остаются прежними.

<...>

Кроме того, целесообразно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент допсоглашения приведен выше).

Работодателю пригодится и заявление сотрудника о получении нового страхового свидетельства

В течение двух недель после получения такого заявления (форма N АДВ-2, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 N 192п) компания обращается в территориальный орган ПФР, куда передает само заявление и копии подтверждающих документов с описью (п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.09 N 987н).