БСО: квитанция вместо кассового чека (Л. Ларцева, журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.)

БСО: квитанция вместо кассового чека

Л. Ларцева,

эксперт журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.

Учреждения могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам (п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ*(1)). Наиболее распространенным бланком строгой отчетности, подтверждающим прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), является квитанция. О порядке применения и учета бланков квитанций образовательными учреждениями расскажем в данной статье.

Об обязательных реквизитах БСО, приравненных к кассовым чекам

В соответствии с п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359), БСО, приравненные к кассовым чекам, в частности квитанции, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа, шестизначный номер и серию;

2) наименование и организационно-правовую форму учреждения;

3) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

4) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присвоенный учреждению;

5) вид услуги;

6) стоимость услуги в денежном выражении;

7) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

8) дату расчета и составления документа;

9) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать учреждения;

10) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ учреждение.

Бланк квитанции изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения N 359).

Изготовленный типографским способом бланк квитанции должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Проставление серии и номера на бланке, изготовленном типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке не допускается (п. 4, 9 Положения N 359).

При формировании бланков с использованием автоматизированной системы такая система должна отвечать следующим требованиям (п. 11 Положения N 359):

- обеспечивать защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

- сохранять уникальный номер и серию бланка при его заполнении и выпуске.

При заполнении бланка должно обеспечиваться одновременное оформление не менее одной копии, либо бланк должен иметь отрывные части (п. 8 Положения N 359).

Форма квитанции, применяемая государственными (муниципальными) учреждениями

Для оформления приема наличных денежных средств от физических лиц без использования контрольно-кассовых машин государственные (муниципальные) учреждения, в том числе образовательные, применяют квитанции по форме 0504510, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н).

Указанная квитанция содержит типовые реквизиты, идентифицирующие учреждение, принимающее наличные деньги, а также плательщика денежных средств, сведения об оплачиваемых услугах (работах, продукции), размер оплаты, дату совершения операции, а также подписи лиц, уплачиваемых и принимаемых денежные средства.

Сведения, указанные в квитанции, дублируются во второй (отрывной) ее части, так называемой копии квитанции.

Согласно п. 6 Приказа N 52н и разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, применение формы квитанции из Приказа N 52н осуществляется учреждением с момента утверждения изменений в актах, устанавливающих правила его документооборота и технологию обработки учетной информации в целях организации и ведения бухгалтерского учета, принятых в рамках формирования его учетной политики на 2015 год, исходя из организационно-технической готовности.

Старая форма квитанции была утверждена Приказом N 173н*(2). Стоит отметить, что в новую форму добавлены такие реквизиты, как:

- уникальный идентификатор начисления (УИН) - уникальный 20-значный код, который используется для идентификации платежа в государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП). Данный код применяется при электронном взаимодействии между участниками ГИС ГМП, которыми, в частности, могут выступать и бюджетные (автономные) учреждения как администраторы начислений платежей (п. 1.3, 2.28.2 Порядка ведения Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах, утвержденного Приказом Казначейства РФ от 30.11.2012 N 19н);

- код учреждения-получателя по ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности);

- код вида документа, удостоверяющего личность плательщика, а также серия и номер такого документа.

Кроме того, несколько изменилось расположение самой формы документа. Теперь отрывная часть (копия квитанции) располагается не внизу квитанции, а справа от нее.

Для наглядности приведем образец заполнения новой формы квитанции на стр. 48.

                                                               Утверждена

                                           Приказом Министерства финансов

                                                     Российской Федерации

                                              от "30" марта 2015 г. N 52н

                                                  --  -----   --      ---

                                                            /------------\                                                            /------------\

            Квитанция N 000000 Серия                        |    КОДЫ    |                 Копия квитанции N 000000 Серия             |    КОДЫ    |

                                                            |------------|                                                            |------------|

                                               Форма по ОКУД|  0504510   |                                               Форма по ОКУД|  0504510   |

                                                            |------------|                                                            |------------|

              "4" сентября 2015 г.                      Дата| 04.09.2015 |                 "4" сентября 2015 г.                   Дата| 04.09.2015 |

              --- --------   --                             |------------|                 --- ---------  --                          |------------|

 Учреждение ГБОУ "Строительный институт"             по ОКПО|            |    Учреждение ГБОУ "Строительный институт"          по ОКПО|            |

 ------------------------------------------------           |------------|    -----------------------------------------------         |------------|

                                                         ИНН| 5203012244 |                                                         ИНН| 5203012244 |

-------------------------------------------------           |------------|   ------------------------------------------------         |------------|

                                                         КПП| 520301001  |                                                         КПП| 520301001  |

-------------------------------------------------           |------------|   ------------------------------------------------         |------------|

                                                            |            |                                                            |            |

          /-------------------------------------\           |            |              /-----------------------------------\         |            |

 УИН      |                                     |   по ОКВЭД|            |    УИН       |                                   | по ОКВЭД|            |

          \-------------------------------------/           \------------/              \-----------------------------------/         \------------/

 Местонахождение   г. Нижний Новгород, ул. Пушкинская, д. 13                  Местонахождение     г. Нижний Новгород, ул. Пушкинская, д. 13

                ----------------------------------------------------------                      ----------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------   -----------------------------------------------------------------------

/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - \      /-----------------------------------------------------------------\

|                         Идентификация Плательщика                   |      |                      Идентификация Плательщика                  |

|                                                                     |      |                                                                 |

|Принято от                 Иванова Ивана Ивановича                   |      |Принято от               Иванова Ивана Ивановича                 |

|           ----------------------------------------------------------|      |           ----------------------------------------------------  |

|                           (фамилия, имя, отчество)                  |      |                        (фамилия, имя, отчество)                 |

|                                                                     |      |                                                                 |

|     ----------------------------------------------------------------|      |---------------------------------------------------------------- |

|                                                                     |      |                                                                 |

|         /-----\                               /-------------------\ |      |          /------\                            /-----------------\|

|Код вида | 21  |  Серия и                      |   22 01 578345    | |      |Код вида  |  21  |      Серия и               |   22 01 578345  ||

|документа|     |  номер документа              |                   | |      |документа |      |      номер документа       |                 ||

|         \-----/                               \-------------------/ |      |          \------/                            \-----------------/|

|                                                                     |      |                                                                 |

\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - /      \-----------------------------------------------------------------/

 В оплату обучения за первый семестр по договору об оказании платных         В оплату обучения за первый семестр по договору об оказании платных

          ------------------------------------------------------------                ----------------------------------------------------------

образовательных услуг N 7895                                                 образовательных услуг N 7895

----------------------------------------------------------------------       -------------------------------------------------------------------

                   (вид продукции, услуги, работы)                                              (вид продукции, услуги, работы)

 Сумма, всего Двадцать тысяч                      руб.  коп.                 Сумма, всего              Двадцать тысяч           руб.    коп.

             -------------------------------------    --                                  --------------------------------------     --

                            (прописью)                                                                   (прописью)

 в том числе:                                                                в том числе:

 наличными                                                                   наличными

 деньгами                 Двадцать тысяч          руб.  коп.                 деньгами                 Двадцать тысяч          руб.  коп.

             -------------------------------------    --                                 -------------------------------------    --

                           (прописью)                                                                   (прописью)

 с использованием                                                            с использованием

 платежной карты                                      руб.  коп.             платежной карты                                      руб.  коп.

                 -------------------------------------    --                                 -------------------------------------    --

                               (прописью)                                                                (прописью)

 Получил бухгалтер  Гусарова      Гусарова Т.Н.                              Получил бухгалтер  Гусарова      Гусарова Т.Н.

        ----------- --------- ---------------------                                  ----------- --------- ---------------------

        (должность) (подпись) (расшифровка подписи)                                  (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

 Уплатил     Иванов        "04" сентября  2015 г.                            Уплатил     Иванов        "04" сентября  2015 г.

          -----------       -- ----------   --                                         -----------      -- ----------   --

           (подпись)                                                                    (подпись)

                          М.П.                                                                       М.П.

Согласно последним разъяснениям Минфина, изложенным в Письме от 24.08.2015 N 02-06-10/48743, до 1 апреля 2016 года, наряду с новой формой квитанции, можно применять старую форму при условии дополнения ее необходимыми реквизитами, предусмотренными Приказом N 52н. Свою позицию финансисты обосновывают следующим.

Квитанция является бланком строгой отчетности, тиражирование которого на платной основе осуществляют типографии, имеющие соответствующую лицензию. На сегодняшний день в таких типографиях образовались существенные запасы бланков квитанций, напечатанных по старой форме, утвержденной Приказом N 173н. Кроме того, такие бланки имеются в достаточном количестве и в учреждениях. Учитывая это, для оптимизации расходования бюджетных средств Минфин считает целесообразным использование государственными (муниципальными) учреждениями уже напечатанных бланков квитанций до выхода в тираж новых бланков по форме, утвержденной Приказом N 52н.

Порядок добавления и способ отражения дополнительных реквизитов в старых бланках квитанций устанавливаются учреждениями самостоятельно в рамках учетной политики.

Оформление наличных денежных расчетов с использованием квитанций

В соответствии с п. 20 Положения N 359 при использовании квитанций наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники осуществляются в следующем порядке:

1) работник учреждения, ответственный за прием наличных денег от плательщиков, заполняет квитанцию, за исключением места для личной подписи;

2) получает от плательщика денежные средства;

3) называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у плательщика;

4) подписывает документ;

5) называет сумму сдачи и выдает ее плательщику вместе с квитанцией, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.

Копия квитанции остается у уполномоченного работника. Такой работник ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при составлении реестра сдачи документов с приложением копий квитанций (Методические указания к Приказу N 52н).

На основании представленных копий квитанций кассиром учреждения оформляется приходный кассовый ордер (ф. 0310001) на общую сумму принятых наличных денег (п. 5.2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Бухгалтерский учет бланков квитанций

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Бланки квитанций, поступившие в учреждение, принимаются в присутствии комиссии, образованной руководителем учреждения. Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков документов на учет (п. 15 Положения N 359).

Поступившие в учреждение бланки квитанций учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" (п. 337 Инструкции N 157н*(3)).

Учет квитанций на указанном счете ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк - один рубль. Вместе с тем учреждение вправе учитывать такие бланки по стоимости их приобретения, если такое решение принято в рамках формирования учетной политики.

Внутренние перемещения бланков отражаются по забалансовому счету 03 на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков квитанций при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету.

В соответствии с Приказом N 52н для оформления решения о списании бланков строгой отчетности комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов применяется акт о списании (ф. 0504816). На основании данного акта списываются израсходованные, а также испорченные (в том числе при заполнении) бланки квитанций. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

В силу п. 338 Инструкции N 157н аналитический учет бланков квитанций ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Пример

Бюджетное образовательное учреждение заключило договор с типографией на изготовление бланков квитанций в количестве 7000 шт. на сумму 3500 руб. (по 50 коп. за бланк). Договором предусмотрен аванс в размере 30% от общей стоимости договора.

Поступившие бланки оприходованы на склад. Часть бланков (3000 шт.) выдана кассиру. Согласно акту о списании, оформленному кассиром по окончании отчетного месяца, 2500 бланков были им израсходованы для оформления приема наличных денежных средств от физических лиц; 100 бланков испорчены при заполнении.

Операции осуществляются в рамках приносящей доход деятельности.

Согласно принятой учетной политике учет бланков квитанций ведется на забалансовом счете 03 по стоимости их приобретения.

Затраты на изготовление бланков относятся на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете учреждения в соответствии с инструкциями N 157н, 174н *(4) сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс типографии (3 500 руб. x 30%)	2 206 26 560	2 201 11610 Увеличение забалансового счета 18 (подстатья 226 КОСГУ)	1050
Поступили бланки квитанций	2 109 80 226	2 302 26 730	3500
Приняты к учету бланки на забалансовый счет	Увеличение забалансового счета 03 (склад)		3500
Зачтен ранее перечисленный аванс	2 302 26 830	2 206 26 660	1050
Произведен окончательный расчет с типографией (3500 - 1050) руб.	2 302 26 830	2 201 11 610 Увеличение забалансового счета 18 (подстатья 226 КОСГУ)	2450
Выданы бланки квитанций со склада кассиру (3000 шт. x 0,5 руб.)	Увеличение забалансового счета 03 (кассир)	Уменьшение забалансового счета 03 (склад)	1500
Списаны израсходованные и испорченные бланки квитанций ((2500 + 100) шт. x 0,5 руб.)		Уменьшение забалансового счета 03 (кассир)	1300

Порядок хранения бланков и контроль за их использованием

Руководитель образовательного учреждения обязан создать условия, обеспечивающие сохранность бланков квитанций (п. 14 Положения N 359).

Бланки хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков квитанций опечатывается или опломбировывается (п. 16 Положения N 359).

С работниками, которым поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков квитанций, а также прием от физических лиц наличных денежных средств по квитанциям, руководитель образовательного учреждения заключает договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ (п. 14 Положения N 359).

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков квитанций проверяется наличие копий квитанций, отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях, суммам, отраженным в кассовой книге (п. 18 Положения N 359).

Согласно п. 17 Положения N 359 инвентаризация бланков квитанций происходит в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

Упакованные в опечатанные мешки копии квитанций, подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации копии квитанций уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем учреждения. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки квитанций (п. 19 Положения N 359).

* * *

Образовательные учреждения могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности, подтверждающих прием наличных денег. В качестве такого бланка учреждения вправе использовать квитанцию (ф. 0504510).

Приказом N 52н утверждена новая форма такой квитанции. Она незначительно отличается от ранее применявшейся формы, утвержденной Приказом N 173н. В частности, в новой форме теперь дополнительно необходимо указывать УИН, код ОКВЭД учреждения, а также код вида, серию и номер документа, удостоверяющего личность плательщика.

Согласно разъяснениям Минфина до 1 апреля 2016 года учреждения вправе использовать, наряду с новой формой квитанции, старую форму при условии добавления в нее недостающих реквизитов, предусмотренных Приказом N 52н.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (утратил силу 18.06.2015).

*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.