Как вы выдаете расчетные листки работникам? (журнал "Упрощенка", N 6, июнь 2015 г.)

Как вы выдаете расчетные листки работникам?

Журнал "Упрощенка", N 6, июнь 2015 г.

При выплате зарплаты все работодатели должны выдавать своим сотрудникам расчетные листки. Это требование установлено Трудовым кодексом РФ. Мы решили узнать, каким образом выполняют данную обязанность посетители нашего сайта 26-2.ru, и предложили им поучаствовать в тематическом опросе.

Часть участников опроса не знают, что такое расчетные листки. Поясняем, расчетный листок - это документ, содержащий информацию о составных частях зарплаты, причитающихся сотруднику, удержаниях из заработка и общей сумме к выплате. Цель выдачи листка - оповестить работника о том, из чего складывается полученная им зарплата (ст. 136 ТК РФ). Унифицированной формы расчетного листка нет. Поэтому бланк "расчетки" вам придется разработать самостоятельно (абз. 2 ст. 136 ТК РФ). Или, если у вас есть бухгалтерская программа, можете использовать форму расчетного листка, содержащуюся в ней. Формируйте расчетные листки один раз в месяц - при окончательном расчете с работником. То есть когда будете начислять и перечислять сотрудникам вторую часть заработной платы. Причем выдавайте листки независимо от того, как вы выплачиваете зарплату - наличными деньгами через кассу или на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Если вы не будете формировать листки и это обнаружат трудовые инспекторы при проверке, то они могут оштрафовать вас за нарушение трудового законодательства (постановление Самарского облсуда от 06.05.2014 N 4а-275/2014). Штраф для фирм - от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей и предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

54% опрошенных распечатывают расчетные листки каждый месяц и вручают лично работникам. Это верный подход. При этом обращаем ваше внимание, что передавать "расчетки" нужно именно лично работнику, а не кому-либо еще. Так как в расчетном листке содержатся персональные данные сотрудника - сведения о зарплате, ее составляющих, удержаниях и пр. И вы не можете их разглашать без письменного согласия работника. Поэтому вручать "расчетки" надо только самому сотруднику (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ). За нарушение конфиденциальности фирму могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб., а предпринимателя - от 500 до 1000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ). Дело о нарушении закона о персональных данных может завести прокурор по жалобе работника. А штраф налагается по решению суда (ч. 1 ст. 28.4 и ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). Если же расчетные листки у вас сотрудники получают через руководителя подразделения, то возьмите с них письменное согласие на это. При этом факт выдачи расчетных листков работнику лучше подтвердите документально. Например, можете завести для этих целей журнал выдачи листков или добавьте в платежную ведомость столбец, где сотрудники будут расписываться о получении "расчеток". Либо разработайте форму расчетного листка из двух частей, чтобы корешок с подписью оставался у вас, или утвердите иной порядок подтверждения.

21% проголосовавших не выдают расчетные листки своим сотрудникам. Вообще не выдавать листки по ТК РФ недопустимо. Но можете поступить следующим образом. Составьте внутренний документ и пропишите в нем периодичность выдачи расчетных листков, а также где и когда работники смогут получить их. Ознакомьте с таким документом всех сотрудников под роспись. Тогда они будут предупреждены о возможности получения "расчеток" и по необходимости сами придут за ними. Вам же ни за кем ходить не придется, а требования ТК РФ о выдаче листков будут соблюдены.

15% выдают "расчетки" только по запросу работников. Официально оформлять расчетные листки надо при каждой окончательной выплате зарплаты. А выдача листков по запросу может быть рассмотрена "трудовиками" как нарушение. Поэтому проследите, чтобы у вас не было внутренних документов, в которых прописано, что листок выдается исключительно по требованию или письменному заявлению работника (ст. 136 ТК РФ). Если есть подобные ограничения, то лучше уберите их. А вот чтобы соблюсти требование ТК РФ о сопровождении зарплаты расчетными листками, воспользуйтесь описанным выше способом. А именно: разработайте документ, закрепляющий периодичность выдачи листков, и ознакомьте с ним всех работников. Требование законодательства о выдаче листков будет соблюдено.

4% ежемесячно отправляют листки на электронную почту. Учтите, что направлять листки на "электронку" можно только дистанционным работникам (абз. 5 ст. 312.1 ТК РФ). Для остальных сотрудников обязателен письменный документ. Поэтому если у вас нет "дистанционщиков", то оформляйте листки на бумаге и вручайте лично сотрудникам. Вместе с тем обращаем ваше внимание, что некоторые суды не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте. Но, повторимся, все же безопаснее выдавать листки самим работникам (Определение Мосгорсуда от 18.07.2011 N 33-22203).

Резюме. При выплате зарплаты обязательно выдавайте работникам расчетные листки. При этом вручайте листки лично сотрудникам. По электронной почте "расчетки" не оформляйте. Исключение - если у вас в штате есть дистанционные работники. Им можете отправить расчетные листки на электронную почту. В любом случае разработайте внутренний документ и закрепите там периодичность выдачи листков, а также где и когда работники смогут получить их. И ознакомьте с ним всех сотрудников под роспись. Даже если вы забудете выдать "расчетку", требование ТК РФ о выдаче листков будет соблюдено.