Оформление документов в электронном виде (С.П. Данченко, журнал "Налоговая проверка", N 4, июль-август 2015 г.)

Оформление документов в электронном виде

С.П. Данченко,

эксперт журнала "Налоговая проверка"

Журнал "Налоговая проверка", N 4, июль-август 2015 г.

Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил.

Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье.

Первичные учетные документы в электронном виде

Как известно, без первичных учетных документов нет ни бухгалтерского, ни налогового учета.

Согласно нормам Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно п. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. На сегодняшний день такие стандарты не приняты, в связи с чем встает вопрос о том, каким видом электронной подписи должны быть подписаны первичные учетные документы?

Ответ на данный вопрос дали представители Минфина в Письме от 05.05.2015 N 07-01-06/25701: до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи.

Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из норм Федерального закона N 63-ФЗ подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).

Рассмотрим данные разъяснения подробнее. Начнем с видов электронной подписи (см. схему на стр. 35).

                       /---------------------------\

                       | Виды электронных подписей |

                       \---------------------------/

/------------------------------------\ /---------------------------------\

|    Простая электронная подпись     | |  Усиленная электронная подпись  |

\------------------------------------/ \---------------------------------/

          |                                                      

          |                            /-----------------\/-----------------\

          |                            |Усиленная не-    ||Усиленная        |

          |                            |квалифицированная||квалифицированная|

          |                            |электронная      ||электронная      |

          |                            |подпись          ||подпись          |

          |                            \-----------------/\-----------------/

/--------------------\/---------------------------------\/----------------------------\

|Электронная подпись,||Электронная подпись, которая:    ||Электронная подпись,        |

|которая посредством ||- получена в результате          ||которая соответствует       |

|использования кодов,||криптографического преобразования||всем признакам              |

|паролей или иных    ||информации с использованием ключа||неквалифицированной         |

|средств подтверждает||электронной подписи;             ||электронной подписи и       |

|факт формирования   ||- позволяет определить лицо,     ||следующим дополнительным    |

|электронной подписи ||подписавшее электронный документ;||признакам:                  |

|определенным лицом  ||- позволяет обнаружить факт      ||- ключ проверки             |

\--------------------/|внесения изменений в электронный ||электронной подписи         |

                      |документ после момента его       ||указан в квалифициро-       |

                      |подписания;                      ||ванном сертификате;         |

                      |- создается с использованием     ||- для создания и проверки   |

                      |средств электронной подписи.     ||электронной подписи         |

                      |Сертификат ключа проверки        ||используются средства       |

                      |электронной подписи может не     ||электронной подписи,        |

                      |создаваться, если соответствие   ||получившие подтверждение    |

                      |электронной подписи признакам    ||соответствия требованиям,   |

                      |неквалифицированной электронной  ||установленным в соответ-    |

                      |подписи, установленным           ||ствии с Федеральным         |

                      |Федеральным законом N 63-Ф3,     ||законом N 63-Ф3             |

                      |может быть обеспечено без        |\----------------------------/

                      |использования сертификата ключа  |

                      |проверки электронной подписи     |

                      \---------------------------------/

Федеральным законом N 63-ФЗ установлены следующие виды электронных подписей:

- простая электронная подпись;

- усиленная электронная подпись.

При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - КЭП). Особенности данных электронных подписей приведены на схеме.

Статьей 6 Федерального закона N 63-Ф3 установлены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (см. таблицу на стр. 34).

Информация в электронной форме подписана электронной подписью	Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью	Примечание
Простая электронная подпись	В случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи	-
НЭП		Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью
КЭП	Во всех случаях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе

Таким образом, поскольку сегодня нет соответствующего федерального стандарта, то в соответствии с федеральными законами N 402-ФЗ и 63-Ф3, а также разъяснениями Минфина в целях бухгалтерского учета и налогообложения можно использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом N 63-Ф3 вид электронной подписи с учетом особенностей их применения.

Интересно, что в более ранних письмах представители Минфина отмечали: случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Департамента, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина РФ от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).

При этом для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи.

Документы налогового учета в электронном виде

Сегодня идет постепенный переход к составлению документов, необходимых для целей налогообложения, в электронном виде. Самый яркий пример - электронные счета-фактуры.

Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

НК РФ устанавливает следующие требования к оформлению документов по учету НДС в электронном виде:

- счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;

- порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином;

- форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждаются налоговым органом.

Сегодня действуют следующие документы:

- Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н;

- Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.

С 14 апреля 2015 года действует Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, которым утверждены:

- формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;

- формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;

- формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме;

- формат книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;

- формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;

- формат книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;

- формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме.

Действовавший ранее Приказ ФНС РФ от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде" утратил силу.

Представители Минфина дали ответ на вопрос о порядке заверения предоставляемых принципалу копий счетов-фактур, полученных агентом в электронной форме при приобретении для принципала товаров (работ, услуг) (Письмо Минфина РФ от 05.03.2015 N 03-07-09/11604).

В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, агент вместе со счетом-фактурой, выставленным принципалу, представляет принципалу заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Согласно абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это. Таким образом, агент вправе представить принципалу копии счетов-фактур, полученных в электронной форме, на бумажном носителе в виде заверенных агентом копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Взаимодействие с налоговым органом в электронном виде

Развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности ФНС. Такие заявления звучат от представителей ФНС на разных уровнях (Письмо ФНС РФ от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315). И многое делается на практике, в том числе на законодательном уровне.

Например, сегодня согласно действующему налоговому законодательству значительная часть налогоплательщиков обязана представлять налоговую отчетность в электронном виде. Для тех, кто законодательно не обязан это делать, дано право представлять отчетность в электронном виде.

Также сегодня утверждены порядок представления и форматы документов для электронного взаимодействия между налогоплательщиками, налоговыми агентами и налоговыми органами в рамках налогового администрирования.

К сведению. В настоящее время ФНС предпринимает усилия по усовершенствованию и упрощению процедуры подтверждения налогового статуса для российских организаций и индивидуальных предпринимателей путем перевода связанного с ней документооборота в электронную форму через сервис "Личный кабинет налогоплательщика" (Письмо ФНС РФ от 12.03.2015 N ОА-18-17/231@).

Принятие этих мер должно существенно сократить срок рассмотрения представляемых документов, исключить направление их копий на бумажном носителе, а также ограничить их представление только электронными копиями договоров и решений о распределении прибыли (представление копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, а также выписки из ЕГРЮЛ станет необязательным).

Рассмотрим особенности представления документов в рамках ст. 93 и 93.1 НК РФ в электронном виде.

При проведении мероприятий налогового контроля налоговые органы имеют право истребовать документы, которые можно представить лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Отметим, что НК РФ не наделяет налоговые органы правом на определение способа (в том числе в виде рекомендаций) представления налогоплательщиком истребуемых документов (информации).

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ.

При этом на практике случается, что налоговый орган не в полном объеме информирует налогоплательщика о способах представления документов (информации) и определяет за налогоплательщика конкретные способы их представления, в том числе исключая возможность представления документов в электронной форме.

Действия налоговых органов по ограничению возможности представления налогоплательщиками документов в электронной форме прямо противоречат принимаемым ФНС мерам по развитию электронного документооборота (Письмо ФНС РФ от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

При этом если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС устанавливаются ФНС: они утверждены Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

В аналогичном порядке представляются истребуемые документы о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информация о конкретных сделках.

В Письме от 21.04.2015 N 03-02-08/22548 представители Минфина уточнили, что поскольку ст. 88 "Камеральная налоговая проверка" и 93.1 "Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках" НК РФ не установлен специальный порядок истребования пояснений, документов (информации), при применении указанных статей НК РФ налоговые органы реализуют свои права об истребовании документов в электронном виде в соответствии с Порядком направления требования о представлении документов (информации), утвержденным Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Действующие в настоящее время форматы электронных документов, утвержденные ФНС, приведены в таблице.

Документ	Утвержденные форматы
Приказ ФНС РФ от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@	Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС
Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@	Формат счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме
Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@		Рекомендуемые форматы: - унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132; - формат акта приемки-сдачи работ (услуг)

При этом напомним, что 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные Федеральным законом от 28.06.2013 N 134-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям" в ст. 23 и 76 НК РФ.

Статья 23 НК РФ дополнена п. 5.1, согласно которому лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Указанные лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.

В соответствии с п. 3 ст. 76 НК РФ решение о приостановлении операций налогоплательщика-организации по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств может также приниматься руководителем (заместителем руководителя) налогового органа в случае неисполнения налогоплательщиком-организацией установленной п. 5.1 ст. 23 НК РФ обязанности по передаче налоговому органу квитанции о приеме требования о представлении документов, требования о представлении пояснений и (или) уведомления о вызове в налоговый орган - в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом.

Таким образом, с 01.01.2015 в случае уклонения налогоплательщика от обязанности получения требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС налоговые органы вправе инициировать процедуру приостановления операций налогоплательщика по его счетам в банке.

Применение этой меры в отношении физических лиц НК РФ не предусмотрено.

Отметим, что действующим налоговым законодательством обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме установлена п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 НК РФ.

Вместе с тем к лицам, на которых не возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, норма, установленная п. 5.1 ст. 23 НК РФ, не применяется.

При этом НК РФ не обязывает налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В случае если должностное лицо организации все же не имеет возможности в установленный срок передать налоговому органу квитанцию о приеме документов, п. 1 ст. 26 НК РФ закреплено право налогоплательщика участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.

На основании ст. 27 НК РФ законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов. Законными представителями налогоплательщика - физического лица признаются лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством РФ.

В соответствии со ст. 29 НК РФ уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах, на основании доверенности.

С учетом изложенного при направлении налогоплательщику документов квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота имеет право передать налоговому органу как законный представитель организации, так и уполномоченный на это представитель, действующий на основании доверенности (Письмо ФНС РФ от 22.04.2015 N ЕД-4-15/6906@).

Разъяснения о порядке представления документов в электронном виде даны также в письмах ФНС РФ от 17.02.2014 N ЕД-4-2/2553, от 25.11.2014 N ЕД-4-15/24227@, от 27.01.2015 N ЕД-4-15/1071, Минфина РФ от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808, от 21.04.2015 N 03-02-07/1/22646.

Правительством РФ 26.12.2014 внесен в Государственную Думу Федерального Собрания РФ проект федерального закона N 688389-6 "О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования", который был рассмотрен Советом Государственной Думы Федерального Собрания РФ 22.01.2015. 22 мая 2015 года законопроект был принят в первом чтении.

Указанным законопроектом, в частности, предусмотрено, что истребуемые документы, а также документы, самостоятельно представляемые проверяемым лицом, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по утвержденным ФНС форматам.

В связи с принятием соответствующего федерального закона будут внесены изменения в порядок представления документов в электронной форме по ТКС, в том числе в части требований к документам, созданным путем сканирования.

Отметим, что данный законопроект предусматривает в том числе снижение порога перехода на обязательное представление налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме: данное правило будет установлено для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников (численность работников - для вновь созданных организаций) которых превышает 50 человек.

* * *

Выделим основные моменты:

- до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом N 63-ФЗ вид электронной подписи;

- для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи;

- в случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности);

- с 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные в ст. 23 и 76 НК РФ, согласно которым если налогоплательщик обязан представлять налоговую декларацию в электронном виде, то он должен обеспечить получение от налогового органа в электронной форме соответствующих документов.