Готовимся к проведению инвентаризации (И. Зернова, журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.)

Готовимся к проведению инвентаризации

И. Зернова,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2015 г.

Исходя из п. 9 Инструкции N 33н*(1) учреждения перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в обязательном порядке должны проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств. В этой статье ответим на отдельные вопросы, касающиеся порядка организации подготовительных мероприятий и непосредственно проведения инвентаризации.

При проведении в учреждении инвентаризации имущества и обязательств выявляется фактическое наличие имущества, производится сопоставление его с данными бухгалтерского учета, проверяется полнота отражения в учете расчетов, обязательств. Таким образом, проведение в учреждении инвентаризации является ничем иным, как мероприятием внутреннего контроля за состоянием имущества и расчетов по обязательствам.

Учетной политикой учреждения утверждаются порядок и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Приведем ответы на ряд вопросов, которые следует учитывать при подготовке и проведении инвентаризации.

С какой периодичностью необходимо проводить инвентаризацию отдельных видов имущества? Согласно п. 1.5 Методических указаний*(2) инвентаризация основных средств может проводиться с периодичностью один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Кроме того, предусмотрена и иная периодичность проведения инвентаризации. Так, в силу п. 7.2 Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077, в отношении библиотечного фонда учреждений культуры утверждена следующая периодичность проведения инвентаризации:

- ежегодно - в отношении документов, имеющих в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни;

- один раз в пять лет - редких и ценных книг;

- один раз в пять лет - библиотечного фонда до 50 тыс. учетных единиц;

- один раз в семь лет - библиотечного фонда от 50 до 200 тыс. учетных единиц;

- один раз в 10 лет - библиотечного фонда от 20 0 тыс. до 1 млн. учетных единиц;

- один раз в 15 лет - библиотечного фонда от 1 до 10 млн. учетных единиц;

- один раз в 20 лет - библиотечного фонда от 10 до 20 млн. учетных единиц;

- ежегодно по 1 млн. экземпляров - библиотечного фонда свыше 20 млн. учетных единиц.

Пунктом 5.1 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Приказом Минфина РФ от 29.08.20 01 N 68н (далее - Инструкция N 68н), установлена следующая периодичность проведения инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней:

- при их использовании и обращении - два раза в год (по состоянию на 1 января и 1 июля);

- содержащихся в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценностей, - два раза в год (по состоянию на 1 января и 1 июля);

- содержащихся в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, - один раз в год (по состоянию на 1 января);

- содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), - один раз в год (по состоянию на 1 января).

Какие действия следует провести в учреждении перед началом инвентаризации? Прежде всего до начала инвентаризации должен быть издан приказ руководителя учреждения, в котором указываются:

- дата начала и окончания проведения инвентаризации;

- конкретные виды имущества и расчетов, подлежащие инвентаризации;

- состав инвентаризационной комиссии (при большом объеме работ утверждаются также дополнительные рабочие комиссии) (п. 2.2 Методических указаний).

В состав комиссии должны быть включены работники администрации учреждения, бухгалтерии, иные специалисты. Также в ее работе могут участвовать независимые аудиторы (п. 2.3 Методических указаний).

Обратите внимание! Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным (п. 2.8 Методических указаний).

Кроме того, п. 3.1 Методических указаний обязывает перед проведением инвентаризации проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Также нужно сформировать акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми и финансовыми органами, внебюджетными фондами и т.д.

Непосредственно перед проведением инвентаризации необходимо получить от материально ответственных лиц:

- последние приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", на их основании определяются остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний);

- расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Каковы общие правила проведения инвентаризации имущества? Инвентаризация проводится в следующем порядке. Осуществлять проверку фактического наличия находящегося в учреждении имущества при инвентаризации нужно путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель учреждения должен обеспечить членов комиссии рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой (п. 2.7 Методических указаний).

При проведении инвентаризации члены комиссии должны оформлять инвентаризационные описи и составлять акты инвентаризации по формам, утвержденным Приказом Минфина РФ N 52н*(3). Эти формы могут быть заполнены с использованием вычислительной и другой оргтехники, а также вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

На каждой странице инвентаризационной описи следует указывать прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Эти исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах они прочеркиваются.

Согласно п. 1.3, 2.5 Методических указаний инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственным лицам.

Составленные инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица должны дать расписку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение, кроме того, расписка подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии (п. 2.10 Методических указаний). Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственных лиц.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи (акты) (п. 2.11 Методических указаний).

Обратите внимание! В том случае, когда инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе комиссий (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (п. 2.12 Методических указаний).

Как следует осуществлять инвентаризацию основных средств? Исходя из п. 3.2 Методических указаний в ходе инвентаризации основных средств комиссия должна производить осмотр объектов и заносить в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия должна проверить наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности учреждения, а также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов.

В Методических указаниях приведены особенности оформления инвентарных описей по отдельным видам основных средств:

- машины, оборудование и транспортные средства нужно заносить в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. (п. 3.4);

- однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях нужно проводить по наименованиям с указанием их количества (п. 3.4);

- основные средства, находящиеся на момент инвентаризации вне учреждения (в дальних рейсах или в ремонте), необходимо инвентаризировать до момента их временного выбытия (п. 3.5);

- основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, следует заносить в отдельную инвентарную опись с отметкой о времени ввода в эксплуатацию и отражением причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ) (п. 3.6);

- на арендованные и находящиеся на ответственном хранении объекты основных средств, числящиеся на забалансовых счетах, также составляется отдельная инвентарная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие их на ответственное хранение или в аренду (п. 3.7).

Как проводится инвентаризация нематериальных активов? Согласно п. 3.8 Методических указаний инвентаризация нематериальных активов сводится к проверке:

- наличия документов, подтверждающих права учреждения на его использование;

- правильности и своевременности отражения нематериальных активов в балансе.

Что нужно учитывать в ходе инвентаризации товарно-материальных ценностей? Согласно Методическим указаниям инвентаризация товарно-материальных ценностей осуществляется в следующем порядке:

а) товарно-материальные ценности заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.) (п. 3.15);

б) фактическое наличие материалов должно проверяться путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания (п. 3.17);

в) товарно-материальные ценности, поступившие в учреждение во время проведения инвентаризации, должны быть приняты материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и оприходованы по реестру или товарному отчету после инвентаризации (п. 3.18). На эти ценности заводится отдельная инвентаризационная опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В ней указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату инвентаризационной описи, в которую записаны эти ценности;

г) отпуск товарно-материальных ценностей во время проведения инвентаризации в связи с ее длительным проведением возможен только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности должны быть занесены в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии (п. 3.19);

д) инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационные описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций (п. 3.21). При этом:

- в инвентаризационных описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке отражаются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (п. 3.21);

- в инвентаризационных описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (п. 3.22);

- товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (п. 3.23);

- в инвентаризационных описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, прописываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов (п. 3.24);

е) малоценные и быстроизнашивающиеся предметы:

- находящиеся в эксплуатации - инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся (п. 3.25). Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В инвентаризационной описи данные предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете;

- выданные в индивидуальное пользование работникам - указываются в групповых инвентаризационных описях с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи;

- в виде спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, - должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги;

- пришедшие в негодность и несписанные - в инвентаризационную опись не включаются, вместо этого составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях;

ж) тара заносится в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи (п. 3.26).

При проведении инвентаризации драгоценных металлов и камней оформление инвентаризационных описей нужно осуществлять с учетом следующих требований, предъявляемых п. 5.9 Инструкции N 68н:

- массу драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в деталях и изделиях (находящихся в составе незавершенного производства) и не поддающихся взвешиванию, требуется устанавливать по учетным данным или по нормам расхода на детали (изделия) с учетом процента готовности;

- наличие драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, необходимо определять по учетным, техническим документам или комиссионно;

- наличие драгоценных металлов в сплавах, химических соединениях, находящихся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, предохраняющей их от порчи, следует устанавливать и вносить в инвентаризационную опись на основании учетной и технической документации, документов поставщика или данных входного контроля.

Отдельные инвентаризационные описи оформляются:

- при передаче драгоценных металлов и драгоценных камней в другие организации в переработку или находящихся в пути, но числящиеся на учете учреждения. При этом указываются наименование организации, наименование ценностей, количество, масса (в лигатуре и химически чистых драгоценных металлах), дата передачи ценностей, номера и даты документов;

- при наличии нераспакованных посылок с ценностями. Их вскрытие (с оформлением акта вскрытия) производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии;

- при наличии ценностей, не принадлежащих учреждению (находящихся на ответственном хранении или полученных для переработки, испытаний и т.д.).

В описях наименования инвентаризуемых ценностей указывают по номенклатуре, а их количество и массу - в единицах измерения, принятых в учете. Масса драгоценных металлов проставляется в лигатуре и в химически чистых металлах.

Что нужно учитывать при инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности? В пункте 7 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства" говорится, что порядок проведения проверок фактического наличия денежных средств определяется учреждением самостоятельно. При этом не следует пренебрегать общими требованиями, установленными Методическими указаниями:

- при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40);

- проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41);

- инвентаризация денежных средств в пути осуществляется путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и другими (п. 3.42);

- инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков (п. 3.43).

Как следует осуществлять инвентаризацию расчетов? В ходе инвентаризации расчетов инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить (п. 3.48 Методических указаний):

- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;

- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Например, в ходе инвентаризации:

- расчетов с работниками учреждения выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам;

- подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение);

- расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, поставщиками (исполнителями, подрядчиками) и покупателями устанавливается правильность их отражения на счетах бухгалтерского учета путем взаимной сверки расчетов. Акты сверки, отражающие суммы, числящиеся на счетах бухгалтерского учета, составляются в нескольких экземплярах. Стороны, осуществляющие расчеты, подписывают такие акты, подтверждая отраженные в них данные, а при наличии несоответствий указывают на них.

В ходе сверок выявляется задолженность, нереальная к взысканию, а также задолженность, не востребованная кредиторами.

Как нужно проводить инвентаризацию в отношении расходов будущих периодов? В ходе инвентаризации расходов будущих периодов инвентаризационной комиссией определяется сумма, подлежащая отражению на счете 0 401 50 000 "Расходы будущих периодов" на дату проведения инвентаризации. Достоверность сумм расходов будущих периодов устанавливается на основании документов, подтверждающих суммы понесенных расходов и период, к которому данные расходы относятся (п. 3.35 Методических указаний).

Как следует оформлять результаты инвентаризации? По результатам инвентаризации комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя учреждения, составляет акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) (далее - акт (ф. 0504835)). Основанием для составления данного акта являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к нему также прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Акт (ф. 0504835) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 N 33н.

*(2) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

*(3) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению ".