Вопрос: В организации накопилось много документов, по которым истек срок хранения. Каков порядок уничтожения первичных учетных документов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2015 г.)

В организации накопилось много документов, по которым истек срок хранения.

Каков порядок уничтожения первичных учетных документов?

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена прежде всего Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50)*(1), а также ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле).

В организации должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения.

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

- Закон об архивном деле;

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105);

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень);

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила).

Согласно ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Если организация создает архив, то она может руководствоваться Правилами при организации и обеспечении работы своего архива (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Прямое указание на хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности содержится в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). При этом минимальный срок хранения обозначен как "не менее пяти лет после отчетного периода", но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то, что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, полагаем, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

В п. 1.1.2 Правил указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, хранятся в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства).

В силу п. 3.3.2 Правил дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.4.5 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен и в разделе 6 Положения N 105, которым определены особенности в хранении отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абзац 3 п. 1.4 Перечня).

Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 "Учет и отчетность" Перечня.

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4) (п. 2.4.1 Правил). Указанные в п. 2.4.1 описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии и после их одобрения данной комиссией утверждаются руководителем организации (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются согласно п. 2.4.7 Правил на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2015 году организация может готовить к уничтожению документы законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2009 года.

Документальное оформление уничтожения документов производится в следующей последовательности:

1. Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества;

2. Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта о выделении к уничтожению документов*(2), не подлежащих хранению (сюда подлежат включению как документы, хранящиеся в архиве организации, так и документы, хранящиеся в структурных подразделениях);

3. Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждаются руководителем организации);

4. Передача документов на утилизацию по накладной;

5. Отдельным актом экспертной комиссии необходимо зафиксировать факт передачи документов в утиль или их физическое уничтожение.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

К сведению:

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации (письмо Минфина России от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314).

Обратите внимание:

Требование о хранении бланков строгой отчетности (БСО), копий документов или корешков (если БСО содержит отрывные части) не менее 5 лет в систематизированном виде установлено п. 19 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Овчинникова Светлана

Ответ прошел контроль качества

3 сентября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок хранения документов акционерного общества прописан в ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

*(2) Акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).