Энциклопедия судебной практики. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника (Ст. 188 ТК)

Энциклопедия судебной практики
Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
(Ст. 188 ТК)

1. Правовая природа и размер выплат за использование имущества работника в производственных целях

1.1. Выплаты за использование имущества работника в производственных целях относятся к компенсационным выплатам

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 1 октября 2007 г. N А17-710/2007-05-20

Арбитражный суд правомерно пришел к выводу о том, что произведенные ООО денежные выплаты за использование принадлежащих работникам мобильных телефонов в производственных целях относятся к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей.

1.2. Возмещение затрат, понесенных работником при использовании личного имущества в производственных целях, не имеет отношение к его заработной плате

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 21 ноября 2012 г. N Ф01-5150/12 по делу N А79-13102/2009

Спорные расходы по приобретению ГСМ, запасных частей, ремонту автомобиля являются затратами, понесенными заявителем при использовании личного автомобиля в служебных целях, подлежащими возмещению работодателем в установленном статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации и условиями договора порядке и не имеющими к заработной плате заявителя отношения.

1.3. Законом не установлено ограничений в размерах компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях

Определение СК по гражданским делам Нижегородского областного суда от 05 апреля 2011 г. по делу N 33-3213

Трудовым законодательством не установлено ограничений в размерах компенсаций, выплачиваемых работникам в случае использования ими личного имущества. Поэтому в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

1.4. Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам расходов, связанных с использованием их личного имущества в служебных целях

Постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24 июня 2011 г. N Ф10-2071/11 по делу N А35-8471/2009

Суд пришел к правильному выводу о том, что Общество было вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам расходов [связанных с использованием их личного имущества], установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости.

2. Условия выплаты компенсации за использование имущества работника

2.1. Компенсация за использование личного имущества работника выплачивается только работодателем

Обзор практики рассмотрения районными (городскими) судами и мировыми судьями Калининградской области в 2006 году гражданских дел по спорам, связанным с применением налогового и таможенного законодательства

По смыслу приведенной нормы закона [ст. 188 ТК РФ] компенсация за использование личного автотранспорта и другого личного имущества, принадлежащего работнику, выплачивается только работодателем.

2.2. Положения ст. 188 ТК РФ распространяются на отношения, возникшие при использовании арендованного работником имущества в интересах работодателя и с его ведома

Кассационное определение Пермского краевого суда от 21 сентября 2011 г. по делу N 33-9559

Довод кассационной жалобы истца о том, что является неправомерной ссылка суда на ст. 188 ТК РФ, поскольку истцом для поездок использовалась не личная автомашина, а арендованная, основан на неверном толковании норм права. В соответствии с договором аренды в определенный период истец являлась законным владельцем автомобиля. Следовательно, в соответствии со ст. 188 ТК РФ в случае установления в дальнейшем факта использования истцом арендованного транспортного средства в интересах ООО с согласия данного общества за истцом сохраняется право предъявления соответствующих требований к ООО.

2.3. Компенсация выплачивается за использование в служебных целях имущества, принадлежащего работнику на любом законом основании

Определение Верховного Суда РФ от 3 августа 2015 г. N 309-КГ15-8423

Суды, оценив представленные доказательства, руководствуясь положением статей 5, 7, 8, 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", статей 164, 188 Трудового кодекса Российской Федерации, пришли к выводу, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

При этом суды указали, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 августа 2015 г. N Ф07-5043/15 по делу N А56-4823/2014

Поскольку в действующем законодательстве Российской Федерации не раскрывается термин "личное имущество работника", апелляционным судом сделан правильный вывод о том, что под личным имуществом работника применительно к пункту 3 статьи 217 НК РФ и статье 188 ТК РФ следует понимать имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании.

В рассматриваемом случае спорные автомобили находились во владении и пользовании работников на основании выданных им доверенностей от собственников.

При таких обстоятельствах Общество правомерно не включило в налогооблагаемую базу по НДФЛ суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за использование транспортных средств в служебных целях.

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 6 апреля 2015 г. N Ф09-10118/14 по делу N А34-5577/2014

Судами сделан правильный вывод о том, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность, и правомерно заключили, что именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

Приняв во внимание, что в законодательстве Российской Федерации отсутствует понятие личного имущества, суды правильно определили, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

2.4. Расходы, связанные с использованием личного имущества работника, при отсутствии письменного соглашения возмещаются, если работник был вынужден использовать свое имущество и работодатель знал или допускал данный факт

Кассационное определение СК по гражданским делам Псковского областного суда от 24 января 2012 г. по делу N 33-142/2012

Из указанной нормы права [ст. 188 ТК РФ] следует, что в отсутствие между работником и работодателем соответствующего письменного соглашения возмещение таких расходов [связанных с использованием личного имущества работника] производится работодателем, если использование имущества работника было обусловлено интересами организации и работник при выполнении трудовой функции был поставлен в такие условия, при которых он был вынужден использовать свое имущество, а работодатель знал и допускал данный факт.

2.5. Компенсация за использование личного имущества работника выплачивается, если установлено, что имущество использовалось с согласия (ведома) работодателя и в его интересах

Определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан от 16 апреля 2015 г. по делу N 33-3043/2015

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника предусмотрено ст. 188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, для того чтобы компенсационные выплаты в пользу работника были обоснованными и законными, необходимо согласие работодателя и чтобы это соответствовало его интересам.

Апелляционное определение Московского городского суда от 02 сентября 2014 г. N 33-31882/14

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Несение истцом вышеуказанных производственных расходов само по себе не влечет обязанность работодателя возместить понесенные расходы.

Обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является несение таких расходов с согласия (ведома) работодателя и в его интересах.

2.6. Непредоставление работодателем предусмотренного трудовым договором, служебного автомобиля не является основанием для выплаты компенсаций за использование личного транспорта работника в служебных целях

Апелляционное определение СК по гражданским делам Кировского областного суда от 17 апреля 2012 г. по делу N 33-987

Таким образом, само по себе неисполнение работодателем условия трудового договора о предоставлении работнику служебного автомобиля, вопреки мнению истца, не является основанием для осуществления работодателем каких-либо выплат работнику.

Доказательств, подтверждающих факт использования истцом с согласия работодателя и в его интересах личного транспорта, период времени его использования в интересах работодателя и конкретные цели использования этого имущества истцом не представлено.

2.7. Наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 24 июня 2009 г. N Ф05-3829/09 по делу N А40-48457/2008

Проверяя данный довод, суды правомерно исходили из того, что для признания того факта, что поездка осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием, при том что возмещение расходов при использовании личного имущества работника предусмотрено статьей 188 Трудового кодекса РФ, выплаты, производимые работодателем работникам за использование служебных поездок личных легковых автомобилей являются компенсациями, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

2.8. Расходы, связанные с использованием в служебных целях личного имущества работника, возмещаются только при наличии письменного соглашения об этом

Апелляционное определение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. N 33-23925/14

Суд обоснованно пришел к выводу об отказе в удовлетворении исковых требований о взыскании с ответчика в пользу истца расходов на приобретение имущества в виде постановленного реквизита, правомерно указав, что положения ст. 188 ТК РФ, на которую ссылался истец, не устанавливают обязанность работодателя по возмещению работнику расходов на приобретение или создание какого-либо имущества, предусматривая лишь возможность выплаты компенсации за использование (износ), амортизацию личного имущества, а компенсация работнику выплачивается при наличии соответствующего соглашения между работником и работодателем об использовании личного имущества. Какого-либо поручения по приобретению имущества, указанного в исковом заявлении, работодатель истцу не давал, трудовой договор, заключенный между сторонами, обязанности ответчика по возмещению на приобретение или создание работником имущества, не содержит, соглашения в письменной форме, определяющего размер возмещения данных расходов, сторонами не заключалось, доказательств обратного представлено не было.

Апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 15 мая 2014 г. по делу N 33-9444/2014

Как следует из положений трудового договора, заключенного между сторонами, трудовой договор не содержит условий о компенсации расходов за использование личного транспорта Елец А.В. Иных письменных соглашений о возмещении истцу расходов, связанных с использованием его личного автотранспорта в служебных целях, сторонами не заключалось.

Таким образом, следует признать состоятельным вывод суда о том, что требования истца о взыскании с ответчика расходов при использовании личного транспорта работника в служебных целях не подлежат удовлетворению.

2.9. Отсутствие приказа руководителя об использовании работником личного транспорта для служебных поездок не является основанием для невыплаты компенсации, если имеется письменное соглашение

Определение СК по гражданским делам Ленинградского областного суда от 17 января 2013 г. по делу N 33-164/2013

Согласно Письму МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/41 "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.

Между сторонами было достигнуто соглашение в письменной форме о размере компенсации, которую работодатель оплачивает работнику в связи с использованием личного автотранспорта в служебных целях.

При этом отсутствие приказа руководителя предприятия об использовании работником личного автотранспорта для служебных поездок при наличии заключенного дополнительного соглашения [к трудовому договору] не является основанием для невыплаты предусмотренной компенсации работнику.

2.10. Для выплаты компенсации за использование личного имущества в служебных целях в должностных обязанностях работника должно быть указано на разъездной характер его служебной деятельности

Апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 11 февраля 2015 г. по делу N 33-1217/2015

Обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества, в том числе личного транспорта, а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Выплата указанной компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Материалами дела подтверждается и не оспаривалось ответчиком, что по характеру трудовой деятельности работа истца была связана с разъездами, в связи с чем имелось основание для использования личного транспорта и выплаты компенсации.

2.11. Законом предусмотрена возможность использования личного имущества работника с выплатой компенсации за его использование без возникновения у работодателя права владения таким имуществом

Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Калмыкия от 23 октября 2014 г. по делу N 33-699/2014

Использование работником в силу должностной инструкции и трудового договора личного автотранспорта в служебных целях, само по себе основанием возникновения у индивидуального предпринимателя права законного владения таким имуществом не является, поскольку законом предусмотрена возможность использования личного имущества работника с выплатой компенсации за его использование без возникновения у работодателя права владения таким имуществом (статья 188 Трудового кодекса РФ).

2.12. Работник не обязан документально подтверждать размер расходов, подлежащих компенсации в силу ст. 188 ТК РФ, если данный размер оговорен в трудовом договоре

Апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 28 апреля 2014 г. по делу N 33-3553

Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием; размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Размер вознаграждения за использование личного транспорта, сотовую связь в трудовом договоре оговорен, при этом на работника не возложена обязанность документального подтверждения размера данных расходов.

3. Налогообложение сумм компенсаций за использование личного имущества работника

3.1. Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях не подлежат налогообложению

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. N Ф07-6326/14 по делу N А56-50900/2013

Переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан. Именно указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

При таких обстоятельствах суды правомерно пришли к выводу о том, что Общество правомерно не включало в налоговую базу по НДФЛ сумму компенсаций за использование в интересах Общества личного транспорта, выплачиваемых работникам, владеющим транспортом на любых законных основаниях, в том числе и на основании доверенности.

Апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 11 февраля 2015 г. по делу N 33-1217/2015

Материалами дела подтверждается и не оспаривалось ответчиком, что по характеру трудовой деятельности работа истца была связана с разъездами, в связи с чем имелось основание для использования личного транспорта и выплаты компенсации.

Таким образом, установленная соглашением сторон компенсация за использование личного автомобиля истца в служебных целях, не подлежала учету в составе доходов, подлежащих налогообложению.

3.2. Для освобождения от обложения налогом сумм компенсаций за использование личного имущества работника необходимо документальное подтверждение наличия таких расходов и их служебного характера

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24 августа 2015 г. N Ф04-21882/15 по делу N А27-24488/2014

В случае компенсации работодателем услуг сотовой связи работнику в качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения страховыми взносами, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией. При этом для освобождения от обложения страховыми взносами сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

В случае использования мобильной связи в интересах сотрудника у такого сотрудника может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению страховыми взносами.

3.3. Сумма компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях не включается в налоговую базу в пределах размера, определенного соглашением между работником и работодателем

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18 марта 2008 г. N Ф09-511/08-С2

Суды со ссылкой на положения п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации правомерно указали, что выплаты в виде компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, не подлежат обложению НДФЛ только в размере, определенном соглашением между работником и работодателем.

3.4. Размер возмещения расходов за использование личного имущества работника в служебных целях включается в налоговую базу, если нет письменного соглашения, определяющего такой размер

Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19 мая 2009 г. N Ф04-2760/2009

Решением Инспекции доначислен НДФЛ в связи с невключением Обществом в налоговую базу выплат компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях сверх норм.

Обществом не были представлены в суд первой или апелляционной инстанций коллективный договор, трудовой договор или локальный нормативный акт, которыми были бы закреплены нормы возмещения расходов, связанные с использованием работником личного транспорта, в связи с чем суды обеих инстанций пришли к правильному выводу о том, что доначисление НДФЛ является законным и обоснованным.

3.5. Страховые взносы на суммы компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях не начисляются

Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 24 января 2014 г. N ВАС-4/14

На основании изложенного выплаты компенсаций за использование легковых автомобилей для служебных поездок произведены правомерно, спорные выплаты обоснованно не включены в базу для исчисления страховых взносов.

Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 29 мая 2014 г. N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24 августа 2015 г. N Ф04-21882/15 по делу N А27-24488/2014

Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14 июля 2014 г. N Ф08-4283/14 по делу N А63-9568/2013

Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

По смыслу указанных норм, сумма компенсации, выплачиваемая организацией сотруднику за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16 января 2016 г. N Ф02-7239/15 по делу N А19-7892/2015

В силу статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.