На ошибках учатся ("Кадровик.ру", N 2, февраль 2014 г.)

На ошибках учатся

Внимание! Ошибка

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 82-88. Проверьте себя!

Задание 1. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Найдите ошибки, допущенные при оформлении приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Закрытое акционерное общество "Рататуй"

20.02.2014

N 21

Приказ
О назначении ответственного за ведение,
хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, а также должностной инструкцией инспектора по кадрам

Приказываю:

1. Инспектора по кадрам Очумелову В.В. назначить ответственной за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

2. В отсутствие Очумеловой В.В. ответственной за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек назначается руководитель отдела кадров Живоглотова Е.Б.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ЗАО "Рататуй"         Зябликов         Г.А. Зябликов

В дело N 02-05

Харламова 20.02.2014

Задание 2. Оформление акта об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки

Найдите ошибки, допущенные при оформлении акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек.

    Общество с ограниченной

   ответственностью "Кадр-М"

         (ООО "Кадр-М")

            Акт

27.01.14                 N 5

Рязань

Мной, инспектором отдела кадров Неразберихиной М.П. в присутствии главного бухгалтера Занудиной Н.З., а также секретаря Кобенкиной Э.Ю. составлен настоящий акт о том, что 27.01.2014 в 15 ч 30 мин. в помещении отдела кадров (кабинет N 210) были уничтожены с использованием бумагорезательной машины испорченные при заполнении два бланка трудовых книжек (ТК N 1234567, ТК N 7654321).

Инспектор отдела кадров          Неразберихина         М.П. Неразберихина

Главный бухгалтер                Занудина              Н.З. Занудина

Секретарь                        Кобенкина             Э.Ю. Кобенкина

Задание 3. Внесение в трудовую книжку работника записи о переименовании организации

В 2001 г. Капустин С.Т. был принят грузчиком в ООО "Фрукт и овощ". В 2008 г. организация была переименована в ООО "Морковь и манго". Найдите ошибки, допущенные при внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку работника.

Сведения о работе

                                                                                                       AT-VII N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				ООО "Фрукт и овощ"
11	23	10	2001	Принят на склад грузчиком	Пр. N 45-к
					от 23.10.2001
12	25	03	2008	ООО "Фрукт и овощ" 25.03.2008 переименовано
				В ООО "Морковь и манго"	Пр. N 21
					от 25.03.2008
				Генеральный директор Свеклов Г.А. Свеклов
				/- -\
				\- -/

 8                                                                                                                    9

Задание 4. Докладная записка о переводе сотрудника на вышестоящую должность

10.02.2014 руководителем отдела снабжения ЗАО "Кабельмолл" Хренушкиным Ю.В. была подготовлена докладная записка о переводе Доставалова Э.В. на вышестоящую должность. Найдите ошибки, допущенные при составлении докладной записки.

Генеральному директору

ЗАО "Кабельмолл"

Сизову В.Д.

10.02.2014        N 123

    Докладная записка

В связи с реорганизацией структуры отдела и укрупнением должностных обязанностей работников прошу перевести менеджера по снабжению Доставалова Э.В. на должность ведущего менеджера по снабжению и внести соответствующее изменение в штатное расписание.

Начальник отдела              Хренушкин                    Хренушкин Ю.В.

Проверьте себя

Задание 1. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

При оформлении приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек допущены следующие ошибки:

1. Реквизит "наименование организации" должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если в них указано сокращенное наименование организации, то оно в обязательном порядке также указывается в документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Наименование вида документа следует после наименования организации - автора документа (рис. А-2, рис. Б-5 ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Отсутствует реквизит "наименование места составления или издания документа" (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Точка в конце заголовка не ставится (из делопроизводственной практики).

5. Отсутствует указание на пункт нормативного акта.

6. При оформлении приказа на бланке в реквизите "подпись" указание наименования организации излишне (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

7. Поскольку в данном приказе содержится указание на конкретных лиц, ответственных за ведение, хранение и учет трудовых книжек, они должны быть ознакомлены с данным приказом, о чем должны свидетельствовать личные подписи и даты ознакомления.

Правильный вариант приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Закрытое акционерное общество "Рататуй"

(ЗАО "Рататуй")

20.02.2014

N 21

Приказ

Москва

О назначении ответственного за ведение,
хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, а также должностной инструкцией инспектора по кадрам

Приказываю:

1. Инспектора по кадрам Очумелову В.В. назначить ответственной за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

2. В отсутствие Очумеловой В.В. ответственной за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек назначается руководитель отдела кадров Живоглотова Е.Б.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                 Зябликов            Г.А. Зябликов

С приказом ознакомлены:

Инспектор по кадрам                  Очумелова           В.В. Очумелова

                                     20.02.2014

Руководитель отдела кадров          Живоглотова          Е.Б. Живоглотова

                                     20.02.2014

В дело N 02-05

Харламова 20.02.2014

Задание 2. Оформление акта об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки

При оформлении акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек были допущены следующие ошибки:

1. Год в организационно-распорядительных документах пишется полностью, т.е. четырьмя арабскими цифрами (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Буква "г." в реквизите "место составления или издания документа" не ставится только перед городами федерального значения Москвой и Санкт-Петербургом (п. 2.3.2.12 ГСДОУ).

3. Не указан заголовок к тексту (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Акт относится к утверждаемым документам, т.е. обретает юридическую силу после проставления на нем грифа утверждения (Приложение 4 "Примерный перечень документов, подлежащих утверждению" ГСДОУ).

5. После текста акта указывают количество составленных экземпляров и местонахождение каждого экземпляра (из делопроизводственной практики).

6. Отсутствует отметка с подписью ответственного лица о дате направления документа в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

Правильный вариант акта об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки

 Общество с ограниченной                            Утверждаю

ответственностью "Кадр-М"                           Директор ООО "Кадр-М"

    (ООО "Кадр-М")

                                                    Зенцов    Д.В. Зенцов

                                                    27.01.2014

         Акт

27.01.2014         N 5

г. Рязань

Об уничтожении испорченных

бланков трудовой книжки

Мной, инспектором отдела кадров Неразберихиной М.П. в присутствии главного бухгалтера Занудиной Н.З., а также секретаря Кобенкиной Э.Ю. составлен настоящий акт о том, что 27.01.2014 в 15 ч. 30 мин. в помещении отдела кадров (кабинет N 210) были уничтожены с использованием бумагорезательной машины испорченные при заполнении два бланка трудовых книжек (ТК N 1234567, ТК N 7654321).

Составлен в 2 экз.:

1-й экз. - в дело N 02-12;

2-й экз. - в бухгалтерию.

Инспектор по кадрам                Неразберихин         М.П. Неразберихин

Главный бухгалтер                  Занудина             Н.З. Занудина

Секретарь                          Кобенкина            Э.Ю. Кобенкина

В дело N 02-12

Иванова 27.01.2014

Задание 3. Внесение в трудовую книжку работника записи о переименовании организации

При внесении записей в трудовую книжку были допущены следующие ошибки:

1. До 30.11.2003 порядок ведения трудовых книжек регламентировался Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 "О трудовых книжках рабочих и служащих" и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162. В связи с изданием Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" старый порядок и правила ведения и заполнения трудовых книжек утратили силу. По правилам тех лет разрешались различного рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку. Также п. 2.13 действующей ранее инструкции было предусмотрено, что при приеме сотрудника на работу в графе 4 указывается основание приема на работу - приказ, его дата и номер.

2. С 30.11.2003 при заполнении трудовых книжек необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция). Согласно п. 3.2 Инструкции, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация "А" с такого-то числа переименована в "В". Проставлять порядковый номер записи в графе 1 и указывать дату внесения записи в графе 2 трудовой книжки не нужно.

3. Согласно п. 11 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также п. 1.1 действующей Инструкции, все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п. Кроме того, в соответствии с п. 3.1 Инструкции при внесении сведений об организации указывается как ее полное наименование, так и краткое (при наличии).

4. На основании п. 3.2 Инструкции в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (а не наоборот).

5. Согласно п. 35 Правил, все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя только при увольнении работника. Следовательно, при внесении записи в трудовую книжку о переименовании организации печать не ставится.

Правильный вариант внесения в трудовую книжку работника записи о переименовании организации

Сведения о работе

AT-VII N 1234567
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)		Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3		4
				ООО "Фрукт и овощ"
11	23	10	2001	Принят на склад грузчиком		Пр. от 23.10.2001
						N 45-к
				Общество с ограниченной ответственностью		Приказ от 25.03.2008
				"Фрукт и овощ" (ООО "Фрукт и овощ")		N 21
				25.03.2008 переименовано в Общество
				с ограниченной ответственностью
				"Морковь и манго" (ООО "Морковь и манго")
8					9

Задание 4. Докладная записка о переводе сотрудника на вышестоящую должность

При оформлении докладной записки были допущены следующие ошибки:

1. В докладных записках указывается наименование структурного подразделения, в котором работает автор докладной записки. Из делопроизводственной практики.

2. Инициалы в реквизите "адресат" указываются перед фамилией (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Наименование вида документа проставляется после наименования структурного подразделения (рис. А-1, А-2 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Отсутствует заголовок к тексту докладной записки (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

5. Инициалы в реквизите "подпись" проставляют перед фамилией (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

6. Отсутствует отметка с подписью ответственного лица о дате направления документа в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

7. Не проставлена резолюция генерального директора (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Правильный вариант докладной записки о переводе сотрудника на вышестоящую должность

Отдел снабжения                                    Генеральному директору

                                                         ЗАО "Кабельмолл"

10.02.2014 N 123                                              В.Д. Сизову

   Докладная записка                           Людоедовой М.С.

                                         Подготовить проект приказа о

О переводе Доставалова Э.В.          переводе 17.02.2014 Доставалова Э.В.

                                             Сизов        11.02.2014

В связи с реорганизацией структуры отдела и укрупнением должностных обязанностей работников прошу перевести менеджера по снабжению Доставалова Э.В. на должность ведущего менеджера по снабжению и внести соответствующее изменение в штатное расписание.

Начальник отдела                 Хренушкин                 Ю.В. Хренушкин

В дело N 02-03

Зузина   11.02.2014

"Кадровик.ру", N 2, февраль 2014 г.