Вход
Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению и заполнению путевых листов (И. Зернова, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2014 г.)
Соблюдение требований, предъявляемых к оформлению и заполнению путевых листов
Автономные учреждения, использующие в своей деятельности транспортные средства, сталкиваются с необходимостью оформления путевых листов. Именно эти документы подтверждают, в частности, расходы на горюче-смазочные материалы, поэтому к оформлению и заполнению путевых листов предъявляются особые требования, невыполнение которых влечет негативные последствия для учреждения. В статье рассмотрим, какие формы путевых листов следует применять, как их заполнять, какими нормами для списания ГСМ следует руководствоваться.
Какие формы путевых листов нужно применять? Несмотря на то, что с 01.01.2013 Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" отменены требования по применению форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, учреждения государственного сектора должны применять формы первичных учетных документов, устанавливаемые в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 указанного закона).
В настоящее время автономные учреждения должны использовать в своей деятельности формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом Минфина РФ N 173н*(1) в частности следующие формы путевых листов:
- 0340002 "Путевой лист строительной машины";
- 0345001 "Путевой лист легкового автомобиля";
- 0345002 "Путевой лист специального автомобиля";
- 0345004 "Путевой лист грузового автомобиля";
- 0345005 "Путевой лист грузового автомобиля";
- 0345007 "Путевой лист автобуса не общего пользования".
Таким образом, учреждения обязаны составлять путевые листы по утвержденным формам, разрабатывать их самостоятельно они не вправе. Однако в случае необходимости они могут вносить в них дополнительные реквизиты (п. 7 Инструкции N 157н*(2)).
Каким нормативным документом следует руководствоваться при заполнении путевых листов и какие требования при этом нужно учитывать? Порядок заполнения путевых листов регламентируется Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).
Согласно п. 9 Приказа N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое учреждением для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа.
В указанном документе перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены при оформлении путевого листа:
- номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Отсутствие некоторых из указанных реквизитов будет расцениваться как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.
Приказом N 152 определены требования, предъявляемые к заполнению обязательных реквизитов путевых листов:
а) в поле "Номер путевого листа" должен быть указан номер в хронологическом порядке в соответствии с принятой учреждением системой нумерации;
б) в сведениях о сроке действия путевого листа нужно указывать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае оформления путевого листа более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Приказа N 152).
Данным документом официально разрешено производить оформление путевого листа не только на один день, но и на срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа N 152);
в) в сведениях о собственнике (владельце) транспортного средства должны быть указаны наименование, организационно-правовая форма, местонахождение учреждения, а также номер его телефона;
г) в сведениях о транспортном средстве нужно указать:
- тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом - модель автомобильного прицепа, полуприцепа;
- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса;
- показания спидометра (полный пробег в километрах) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;
д) в сведениях о водителе должны быть указаны фамилия, имя, отчество водителя, дата (число, месяц, год);
е) в заголовочной части путевого листа должны быть проставлены печать или штамп учреждения;
ж) должны быть отражены даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, проставляемые медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 Приказа N 152н).
Следует обратить особое внимание на оформление раздела "Движение горючего" путевого листа. В соответствующих строках этого раздела должны быть указаны:
- количество выданного по заправочному листу бензина. Как правило, учреждения не осуществляют заправку транспортного средства бензином, а выдают на его приобретение либо наличные денежные средства, либо талоны или автомобили заправляют по топливным картам, поэтому количество приобретенных ГСМ, отраженное в строке "Выдано по заправочному листу N" путевого листа, должно соответствовать количеству ГСМ, указанному в приложенных к авансовому отчету водителя контрольно-кассовых чеках, подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день;
- остаток бензина при выезде и возвращении к месту стоянки;
- расход бензина по норме и фактический. Как правило, эти показатели должны быть равны. В случае если расход по норме превышает фактический расход, списание производится согласно фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает расход по норме, то бензин списывается по норме;
- конкретное место отправления и место назначения. При их отсутствии при проверке правильности заполнения путевых листов контролирующие органы укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что транспортное средство было использовано именно в служебных целях, так же как и невозможно проконтролировать пробег автомобиля;
- время выезда и возвращения, километраж и поставлена подпись лица, пользовавшегося автомобилем.
Обратите внимание! Бывает так, что лицо, пользовавшееся услугами автотранспортного средства, ставит подпись не в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а внизу путевого листа, предполагая, что этого достаточно для подтверждения использования автомобиля в течение дня по нескольким направлениям. Однако это также может быть расценено контролирующими органами как нарушение.
Какие показатели следует использовать при заполнении строки "Расход бензина по норме"? При заполнении этой строки нужно оперировать сведениями о пути следования, его протяженности от учреждения до места назначения и нормами списания ГСМ.
Если протяженность пути следования берется из путевого листа, то нормы списания ГСМ должны быть разработаны и утверждены локальным актом учреждения конкретно для каждого транспортного средства, числящегося на его балансе, а также должен быть утвержден размер повышающих и понижающих коэффициентов.
При разработке и утверждении норм учреждениям нужно руководствоваться Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации).
В этом документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, нормы расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок их применения, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и другая информация. Из Методических рекомендаций следует, что:
- базовая норма расхода топлив зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), вида используемых топлив. При расчете базовой нормы следует учитывать массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Базовая норма также зависит от грузоподъемности, или нормируемой загрузки пассажиров, или от массы перевозимого груза;
- транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза;
- эксплуатационная норма устанавливается на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок).
Методическими рекомендациями предусмотрено, что нормы могут увеличиваться на повышающие коэффициенты в зависимости от:
а) времени года. Норма расхода ГСМ в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) может увеличиваться от 5 до 20%. Предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также то, в каком регионе и какие месяцы считаются зимними, установлены приложением 2 к этому документу;
б) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон. Допускается увеличение нормы расхода ГСМ до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%, если в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути - не менее 500 м);
в) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения:
- до 100 тыс. человек (в городах, поселках городского типа и других крупных населенных пунктах (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения)) размер надбавки не может превышать 5%;
- от 100 тыс. до 250 тыс. человек - до 10%;
- от 250 тыс. до 1 млн. человек - до 15%;
- от 1 млн. до 3 млн. человек - до 20%;
- свыше 3 млн. человек - до 25%;
г) обкатки новых автомобилей. Увеличить нормы расхода ГСМ можно при пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта. Также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.
В ряде случаев норма расхода ГСМ может снижаться на понижающие коэффициенты, например при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.
Смазочные средства, а именно масла, тормозные жидкости, тосол, списываются также по установленной норме. Исходя из приложения 1 к Методическим рекомендациям нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) определены на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов приведены в приложении 1 к Методическим рекомендациям.
С учетом вышеуказанного нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется расчетным путем по формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:
Qн - нормативный расход топлива, в л;
Hs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, в л/100 км;
S - пробег автомобиля, в км;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, в %.
Рассмотрим на примерах расчет нормативного расхода топлива.
Пример 1
На балансе учреждения числится автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10). Согласно путевому листу он проехал 150 км по городу.
Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя учреждения утверждены:
- базовая норма расхода топлива - 13 л/100 км;
- надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 10%;
- надбавка за эксплуатацию автомобиля в городе с плотностью населения 2 млн. человек - 15%.
Нормативный расход топлива составит 24,38 л (0,01 x 13 л x 150 км x (1 + 0,01 x 25)).
Пример 2
Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что автомобиль проехал 150 км, из них:
- 100 км - по городу;
- 50 км - по области. Автомобиль эксплуатировался на дороге общего пользования II категории, находящейся за пределами пригородной зоны на равнинной местности. Норма расхода ГСМ снижена на 10%.
Нормативный расход топлива составит 22,1 л, в том числе:
- по городу - 16,25 л (0,01 x 13 л x 100 км x (1 + 0,01 x 25));
- по области - 5,85 л (0,01 х 13 л х 50 км х (1 - 0,01 х 10)).
На стр. 42-43 представлен образец заполнения путевого листа.
Место для штампа Типовая межотраслевая форма N 3
организации Утверждена постановлением Госкомстата России
от 28.11.97 N 78
Путевой лист легкового автомобиля N 1
------------- -------------
(серия)
"10" января 2014 г.
---- --------- --------- /---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД | 0345001 |
|---------|
Организация АУ "ВПО", г. N, ул. Парковая, 10 по ОКПО | |
----------------------------------------- | |
(наименование, адрес, номер телефона) \---------/
/---------\
Марка автомобиля ВАЗ 2110 | |
-------------------------------------------- | |
|---------|
Государственный номерной знак Т999ОК 52 RUS Гаражный номер | 6 |
----------------- | |
|---------|
Водитель Иванов Иван Иванович Табельный номер | 24 |
------------------------------------- | |
(фамилия, имя, отчество) \---------/
Удостоверение 25 МА 346 284 Класс В, С
--------------------------------- -------------
Лицензионная карточка стандартная, ограниченная
-------------------------
(ненужное зачеркнуть)
Регистрационный N Серия N
----------- --------- ------
Задание водителю |Автомобиль технически исправен
| /------\
В распоряжение отдела снабжения |Показания спидометра, км|32 500|
-------------------------- | | |
(наименование) |Выезд разрешен \------/
АУ "ВПО" |Механик А.С. Петров
----------------------------------------- | ------- --------------
/------------\| (подпись) (расшифровка
-----------------------------------------/| подписи)
(организация) |Автомобиль в технически
|исправном состоянии принял
|
Адрес подачи ул. Парковая, 10 |Водитель
------------------------------| ------- --------------
| (подпись) (расшифровка
------------------------------------------| подписи)
| /-------------------\
| | марка | код |
Время выезда из гаража, ч, мин |Горючее |--------+----------|
/-----------------\ | | АИ92 | |
| 09 ч 00 мин | | \-------------------/
\-----------------/ |
Диспетчер-нарядчик П.И. Орлова | Движение горючего
-------- ---------------| /--------\
(подпись) (расшифровка | |коли- |
подписи) | |чество, |
| | л |
Время возвращения в гараж, ч, мин | |--------|
/-----------------\ |Выдано: | |
| 16 ч 00 мин | |по заправочному |--------|
\-----------------/ |листу N | 25 |
| ------------+--------|
Диспетчер-нарядчик П.И. Орлова |Остаток: при выезде | 5 |
-------- ---------------| при возвра-|--------|
(подпись) (расшифровка | щении | 5,62 |
подписи) | |--------|
|Расход: по норме | 24,38 |
| |--------|
| фактически | 24,38 |
| |--------|
|Экономия | 0 |
Опоздания, ожидания, простои в пути, заез-| |--------|
ды в гараж и прочие отметки |Перерасход | 0 |
ожидание 11.40-12.10; 13.30-14.00; | \--------/
15.00-15.30 |Автомобиль принял. Показания
----------------------------------------- |спидометра при возвращении в
----------------------------------------- |гараж, км
----------------------------------------- |
Автомобиль сдал И.И. Иванов | /------------------\
водитель ---------- -------------- | | 32 650 |
(подпись) (расшифровка | \------------------/
подписи) |Механик А.С. Петров
| -------- ------------
| (подпись) (расшифровка
М.П. | подписи)
Номер по порядку | Код заказчика | Место | Время | Пройдено, км | Подпись лица, пользовавшегося автомобилем | |||||
отправления | назначения | выезда | возвращения | |||||||
ч. | мин. | ч. | мин. | |||||||
1. | ул. Парковая, 10 | ул. Новая, ООО "Краски" | 9 | 00 | 11 | 40 | 50 | |||
ожидание | 11 | 40 | 12 | 10 | ||||||
2. | у. Новая, ООО "Краски" | ул. Горная, 5, база стройматериалов | 12 | 10 | 13 | 30 | 45 | |||
ожидание | 13 | 30 | 14 | 00 | ||||||
3. | ул. Горная, 5, база стройматериалов | ул. Победы, 2, почта | 14 | 00 | 15 | 00 | 35 | |||
ожидание | 15 | 00 | 15 | 30 | ||||||
4. | ул. Победы, 2, почта | ул. Парковая, 10 | 15 | 30 | 16 | 00 | 20 | |||
Результат работы автомобиля за смену: Расчет заработной платы:
/----------\ /---------\
всего в наряде, ч | | за километраж, руб. коп.| |
\----------/ \---------/
И. Зернова,
эксперт журнала "Автономные учреждения: бухгалтерский
учет и налогообложение"
"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2014 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".
*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"