Отпуск без оплаты: правила предоставления (А. Сувернева, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2014 г.)

Отпуск без оплаты: правила предоставления

Работники довольно часто обращаются к работодателю с просьбой о предоставлении неоплачиваемого отпуска: кому-то он нужен по семейным обстоятельствам, кому-то - для оформления документов и пр. В большинстве случаев работодатель предоставляет один-два дня такого отпуска работнику. А между тем у него есть полное право отказать в неоплачиваемом отдыхе сотруднику. Однако не все так просто. Прочитав статью, вы узнаете, каким категориям работников работодатель не вправе отказать в предоставлении административного, каков максимальный срок этого отпуска, как оформить его предоставление, а также получите ответы на некоторые другие вопросы.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ). Как следует из данной формулировки, для предоставления такого отпуска недостаточно устного соглашения - необходимо письменное заявление работника.

Более того, можно сделать вывод, что предоставление работнику неоплачиваемого отпуска является правом, а не обязанностью работодателя, поэтому он может и отказать, если посчитает, что причины, указанные работником в заявлении, неуважительные или не соответствуют действительности. Если работодатель посчитал причины, отраженные в заявлении о предоставлении административного отпуска, неуважительными и отказал в его предоставлении, невыход работника на работу может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Пленум ВС РФ в п. 39 Постановления N 2*(1) указал, что самовольный уход в отпуск сотрудника работодатель может расценивать как прогул, следовательно, может последовать увольнение по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск?

Согласно ч. 2 ст. 128 ТК РФ работодатель не может отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней.

Остановимся на последнем случае подробно. На практике у работодателей возникают трудности с определением того, кто является близким родственником. Они не знают, обязаны ли предоставить отпуск, например, для похорон тети или супруга. Между тем определение понятия "близкий родственник" содержится в СК РФ. В частности, согласно ст. 14 данного кодекса близкими признаются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии - родители и дети, дедушки, бабушки и внуки, сводные братья и сестры (имеющие общих отца или мать), а ст. 2 причисляются к таковым еще и супруги, усыновители и усыновленные. Поэтому полагаем, что в случае похорон супруга работодатель все же обязан предоставить административный, а вот о предоставлении такого отпуска в случае смерти тети принимает решение сам работодатель.

Отметим, что для получения неоплачиваемого отпуска и в таких случаях работнику все равно необходимо написать заявление. М.Т. была уволена на основании пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ в связи с прогулом - отсутствием на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня. Не согласившись с таким основанием увольнения, она обратилась в суд, указывая, что отсутствовала на работе по уважительной причине - регистрация брака. Однако суд, исследовав материалы дела, установил, что М.Т. действительно зарегистрировала брак, правда, доказательств подачи письменного заявления работодателю о предоставлении отпуска или иных доказательств извещения работодателя о намерении отсутствовать на работе по основаниям, влекущим обязанность работодателя предоставить отпуск, не представила, в связи с чем причину отсутствия истицы на работе нельзя признать уважительной (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2012 N 33-13359).

Работодатель также обязан предоставить неоплачиваемый отпуск и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором. Например, работодатель не вправе отказать в административном отпуске работникам, совмещающим работу с обучением (продолжительность неоплачиваемого отпуска для них составляет от десяти календарных дней до четырех месяцев) (ст. 173, 174 ТК РФ).

К сведению. Среди гарантий лицам, совмещающим работу с обучением, ст. 173.1 ТК РФ*(2), введенной в Трудовой кодекс в 2013 году, предусмотрено предоставление на последнем году обучения дополнительно не более двух свободных от работы дней в неделю без сохранения заработной платы. Однако на работодателя не возложены обязанности по их предоставлению, а это значит, что он может и отказать в предоставлении данных дней неоплачиваемого отпуска.

В некоторых случаях неоплачиваемый отпуск полагается совместителям. Так, в силу ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.

А согласно ст. 322 ТК РФ лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить административный на время, необходимое для проезда к месту отпуска и обратно.

Кроме ТК РФ обязанность предоставления неоплачиваемого отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время установлена некоторыми федеральными законами:

- от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах" - от 35 до 60 календарных дней;

- от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих" - часть отпуска супругов военнослужащих, превышающего продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы;

- от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы" - до трех недель в год в удобное для работника время;

- от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" - доверенным лицам кандидатов и избирательных объединений на период осуществления полномочий;

- от 18.05.2005 N 51-ФЗ "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" - членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса предоставляется любой день или любое количество времени в период со дня регистрации кандидата и до дня официального опубликования результатов выборов;

- другие.

Обратите внимание, что в случае отказа в предоставлении неоплачиваемого отпуска в перечисленных ситуациях работодатель нарушит закон, а если работника, который все же ушел в административный, уволят за прогул, суд восстановит его на работе. Приведем пример судебного решения.

Т. обратился в суд с иском, предъявленным к работодателю, о признании увольнения за прогул незаконным, восстановлении на работе, взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула. Т. увольнение посчитал незаконным в связи с тем, что 11.10.2011 написал заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы с 11 по 16 октября 2011 года как участник боевых действий в Республике Афганистан. Документы, подтверждающие его статус, находятся в отделе кадров.

Удовлетворяя требование Т. о признании увольнения незаконным и восстановлении на работе, суд исходил из того, что Т. как ветеран боевых действий в Афганистане на основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ и п. 11 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах" имел право на предоставление ему отпуска без сохранения заработной платы в указанное им время, а работодатель обязан был предоставить такой отпуск, следовательно, с учетом разъяснений, содержащихся в пп. "д" п. 39 Постановления N 2, Т., реализовав свое право, не совершил прогула (Апелляционное определение суда Чукотского автономного округа от 28.06.2012 N 33-112/12 по делу N 2-42/2012).

Коллективный договор и неоплачиваемый отпуск

В соответствии со ст. 263 ТК РФ коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное время продолжительностью до 14 календарных дней для:

- работников, имеющих двух или более детей в возрасте до 14 лет;

- работников, имеющих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;

- отца, воспитывающего ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Указанный отпуск по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Но не только по данным основаниям работодатель может закрепить предоставление неоплачиваемых отпусков в коллективном договоре. Например, можно установить, что работнику - одному из родителей учащихся первых классов (опекуну, попечителю, приемному родителю) предоставляется дополнительный отпуск без сохранения заработной платы первого сентября (другого числа первого дня учебного года).

Срок административного

Трудовым кодексом максимальная продолжительность неоплачиваемого отпуска не установлена, поэтому работник и работодатель вправе договориться о любом сроке. Однако предельная длительность такого отдыха может быть ограничена законами. В частности, для государственных и муниципальных служащих продолжительность отпуска без сохранения заработной платы ограничена годом*(3).

Возможны ситуации, когда соглашения о сроке отпуска достичь не удается. В этом случае работодателю нужно помнить о категориях работников, которые могут требовать отпуск определенной продолжительности в силу ТК РФ или иного закона (работающие пенсионеры и иные категории, названные ранее). Если работник относится к таким лицам, то отпуск придется оформить. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной законом продолжительности.

Пример 1

Работник в связи с бракосочетанием написал заявление на предоставление ему отпуска без сохранения заработной платы на восемь дней.

Работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск по данному основанию согласно абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ на пять календарных дней. О предоставлении оставшихся трех принимает решение сам работодатель: он вправе отказать работнику в предоставлении восьми календарных дней, предоставив пять.

Оформление неоплачиваемого отпуска

Предоставление неоплачиваемого отпуска, так же как и любого другого, необходимо документировать. Как говорилось ранее, работнику необходимо написать заявление с указанием причин, по которым ему требуется неоплачиваемый отпуск, и его желаемой продолжительности. Если работодатель согласен, он ставит на заявлении визу "Не возражаю" или "Согласовано" и передает его в кадровую службу для оформления приказа. Отметим, что работнику нужно обязательно дождаться издания такого приказа, чтобы удостовериться, что отпуск ему предоставлен, иначе уход в отпуск может быть расценен как прогул. Например, Басманный районный суд г. Москвы рассматривал следующее дело. Ш. была уволена 13.09.2010 за отсутствие на рабочем месте 9 и 10 сентября 2010 года без уважительных причин. Ш. посчитала, что увольнение незаконно, так как она получила разрешение руководства не выходить на работу в спорный период. Однако суд установил, что Ш. получила согласие на неоплачиваемый отпуск лишь у непосредственного руководителя, но не убедилась в том, что руководство компании издало приказ о предоставлении ей отпуска без оплаты. Поскольку приказ издан не был, отсутствие Ш. было расценено как прогул (Определение Московского городского суда от 18.03.2011 по делу N 33-7425).

Приказ оформляется по унифицированной форме Т-6 *(4) и подписывается уполномоченным лицом организации.

Нередко неоплачиваемый отпуск является дополнительным к другому виду отпуска, например к основному ежегодному оплачиваемому. В унифицированной форме в данном случае помимо графы "Б" нужно заполнить графу "А", а в разделе "В" указать общее количество дней отпуска и его даты. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

Сведения о периоде отпуска, предоставляемого без оплаты, нужно внести в личную карточку (форма Т-2), а сам период отпуска отметить в табеле учета рабочего времени. В зависимости от причины предоставления отпуска за свой счет буквенные обозначения в табеле могут быть следующими:

- УД - дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

- ДО - отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;

- ОЗ - отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ;

- ДБ - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;

- А - неявка с разрешения администрации (для ф. 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н).

Почему важно учитывать неоплачиваемый отпуск? Потому что его продолжительность влияет на стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска. В частности, ст. 121 ТК РФ определено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника без сохранения заработной платы отпусков свыше 14 календарных дней. Следовательно, если общая продолжительность административных отпусков в течение рабочего года составила, например, 30 календарных дней, при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.

Пример 2

Работник устроился на работу 10.01.2013. В апреле 2013 года он брал неоплачиваемый отпуск на семь календарных дней и в августе - на 15. 27.01.2014 он уволился по собственному желанию. За какое количество неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска ему полагается компенсация?

Поскольку ему было предоставлено большее количество дней административного отпуска, продолжительность рабочего года будет увеличена на число дней, превышающих 14, - на восемь. Следовательно, рабочий год увеличится на восемь календарных дней: начнется 10.01.2013 и закончится 17.01.2014.

Если бы работник отгулял не более 14 дней неоплачиваемого отпуска, ему полагалась бы компенсация за 30,33 календарных дня (28 + 2,33 - за период работы с 10.01.2013 по 27.01.2014), но, поскольку окончание года, за который предоставляется ежегодный отпуск, сдвинулось, работник получит компенсацию лишь за 28 календарных дней, так как с 18.01.2014 по 27.01.2014 он проработал менее половины целого месяца, а значит, компенсация за неиспользованный отпуск за это время ему не положена.

В заключение

Подводя итог, отметим один нюанс, связанный с отзывом из неоплачиваемого отпуска. Ведь бывает и так: работник в отпуске, а нужно срочно или к проверке контролирующими органами подготовиться, или подготовить материал для семинара или конференции. Можно ли отозвать работника из неоплачиваемого отпуска? Полагаем, что да, ведь норм, запрещающих это сделать, в ТК РФ нет. При необходимости отзыва работника рекомендуем руководствоваться ст. 125 ТК РФ, в соответствии с которой отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Как только конкретная дата выхода согласована сторонами трудовых отношений, издается приказ в произвольной форме.

А. Сувернева,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

*(2) Введена Федеральным законом от 02.07.2013 N 185-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу законодательных актов (отдельных положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об образовании в Российской Федерации".

*(3) Федеральные законы от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и от 02.03.2007 N 25-ФЗ (ред. от 03.12.2012) "О муниципальной службе в Российской Федерации".

*(4) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".