Расходы на питание работников признаются в учете при выполнении ряда условий (И.А. Бушуева, "Российский налоговый курьер", N 6, март 2014 г.)

Расходы на питание работников признаются в учете при выполнении ряда условий

Расходы на питание должны быть частью системы оплаты труда. НДФЛ нужно удержать и с дохода в виде потребленного чая, кофе и сахара. Учет расходов на столовую зависит от того, кого она обслуживает.

Многие компании в рамках социального пакета предоставляют своим работникам бесплатное питание. Форма такого предоставления может быть разной: кто-то заказывает обеды в офис, кто-то содержит собственную столовую, кто-то выдает талоны на обеды в соседние столовые или кафе (см. врезку на с. 48). От этого зависит, сможет ли компания учесть расходы на питание и нужно ли исчислять НДС и НДФЛ с его стоимости.

Кстати. На сумму талона на обед, оплаченный организацией, выдавать кассовый чек не нужно

Одна из форм предоставления питания сотрудникам - выдача талонов на обеды на заранее оговоренную сумму в заведение общепита, с которым организация заключила договор и оплатила эти талоны. УФНС России по г. Москве указывает, что в этом случае заведение общепита на сумму талона кассовый чек не пробивает (письмо от 14.12.09 N 17-15/132344). Ведь денежные расчеты совершаются без участия наличных денег путем зачисления их на счет получателя. Поэтому применение ККТ действующим законодательством не предусмотрено.

Московские налоговики подчеркнули следующее:

Пробитие суммы талонов через ККТ и уменьшение выручки на данные суммы с оформлением акта о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 является неправомерным. Так как в соответствии с пунктами 4.2 и 4.3 Типовых правил акт по форме N КМ-3 оформляется в случае возврата денег покупателям или ошибки кассира-операциониста.

Если же работник приобретает обед, стоимость которого превышает сумму по талону, остаток он оплачивает наличными деньгами. И именно на этот остаток кассир выдает ему кассовый чек.

Расходы на питание сотрудников уменьшают налогооблагаемую прибыль, только если являются частью оплаты труда

Главное для признания расходов на питание - наличие условия о его предоставлении именно в трудовом или коллективном договоре (письма УФНС России по г. Москве от 02.10.07 N 20-12/093536 и от 11.01.08 N 21-08/001105@). Если такого условия нет, то применяется норма пункта 25 статьи 270 НК РФ, согласно которой при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде предоставления питания по льготным ценам или бесплатно.

Но это еще не все. Для того чтобы компания могла признать расходы на бесплатное или льготное питание в налоговом учете, они должны быть частью системы оплаты труда. Это предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника с начислением НДФЛ. В случае отсутствия такой возможности расходы на питание, по мнению налоговиков, нельзя учесть как расходы на оплату труда. А иной порядок учета такого рода сумм, являющихся по сути социальными выплатами, не предусмотрен. Тогда указанные затраты не будут являться исключением, оговоренным в пункте 25 статьи 270 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.11 N 16-15/035625@ на основании письма Минфина России от 04.03.08 N 03-03-06/1/133, письмо УФНС России по г. Москве от 02.09.08 N 21-11/082829@).

Как указывают налоговые органы, документальным основанием для признания таких затрат являются трудовые или коллективные договоры, в которых предусмотрена обязанность организации по обеспечению бесплатными обедами, договор с организацией общественного питания и акт приемки оказанных услуг.

Отметим, если компания оплачивает питание арендованных сотрудников, она не может учесть такие расходы на основании статьи 255 НК РФ. Ведь данные работники не являются штатными для этой организации. Однако общую сумму расходов на аренду персонала (включая расходы на питание) компания может учесть на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 31.10.07 N 20-12/104332.1).

Мнение редакции: условие о предоставлении питания действительно нужно прописать в трудовом или коллективном договоре.

Со стоимости питания, полученного сотрудником, налоговики требуют удержать НДФЛ

Логичным продолжением предыдущего раздела является требование удержать НДФЛ со стоимости питания, полученного работником. Ведь именно для этого контролирующие органы связали право учесть расходы для целей налога на прибыль и возможность определить доход каждого работника в отдельности.

Основание - положения подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ. Согласно этой норме к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него товаров, в том числе питания. А поскольку доходы в виде питания не упомянуты в перечне доходов, не подлежащих обложению НДФЛ (ст. 217 НК РФ), их освобождение от уплаты налога не предусмотрено (письма ФНС России от 06.08.10 N ШС-37-3/8488, УФНС России по г. Москве от 12.08.08 N 28-10/076934).

Причем налоговики требуют удерживать НДФЛ с дохода работника даже при потреблении им чая, сахара и кофе, приобретенного организацией. Правда, разъяснение по этому поводу довольно давнее - письмо УФНС России по г. Москве от 28.08.06 N 21-11/75538@. Единственное, контролеры сделали исключение для питьевой воды - дохода не возникает, так как работодатель обязан обеспечить бытовые нужды работников, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Разъяснений налоговых органов по поводу того, как именно можно определить сумму дохода каждого работника, пьющего на работе чай или кофе, найти не удалось. Вести учет пакетиков чая или ложек кофе нереально. Определение дохода в целом по всему персоналу противоречит статье 210 НК РФ, которая требует формировать налоговую базу не только по каждому налогоплательщику, но и в разрезе разных ставок. Расчет дохода по каждому работнику путем деления стоимости продуктов на количество сотрудников также противоречит главе 23 НК РФ, так как нельзя доказать, что тот или иной работник фактически получил доход.

Мнение редакции: позиция налоговых органов по этому вопросу логичная, хотя и невыгодная для налогоплательщика.

Учет расходов на собственную столовую зависит от того, кого она обслуживает

Некоторые крупные компании обеспечивают своих работников питанием путем организации собственной столовой. Расходы на нее можно признавать в налоговом учете на основании двух норм:

- по статье 275.1 НК РФ как расходы на объекты обслуживающих производств и хозяйств. В этой ситуации убыток, полученный от столовой, может уменьшать налогооблагаемую прибыль по прочим операциям только при соблюдении ряда строгих условий. В противном случае убыток в течение 10 лет может уменьшить прибыль только от деятельности обслуживающих производств и хозяйств;

- по подпункту 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы, связанные с содержанием помещений объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы, если подобные расходы не учитываются в соответствии со статьей 275.1 НК РФ.

В связи с наличием двух норм очень часто возникает путаница. ФНС России в письме от 14.01.14 N ГД-4-3/271 (данное письмо размещено на сайте www.nalog.ru в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами") со ссылкой на письмо Минфина России от 19.12.13 N 03-03-10/56009 четко разграничила обе нормы:

<...> столовая, числящаяся на балансе организации и оказывающая услуги как своим работникам, так и сторонним лицам, относится к объектам жилищно-коммунального хозяйства, налоговая база по которым определяется в соответствии с статьей 275-1 НК РФ.

<...> в случае если столовая находится на территории предприятия и обслуживает только работников этого предприятия, то расходы, связанные с содержанием этой столовой, подлежат включению в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичный вывод содержится в письмах УФНС России по г. Москве от 15.01.08 N 18-11/002010@ и от 14.12.07 N 20-12/119671.

Мнение редакции: для налогоплательщика выгодно учитывать расходы на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В этом случае полученный убыток будет уменьшать прибыль от прочих операций.

Раздачу обедов в счет оплаты труда налоговые органы признают реализацией, облагаемой НДС

В одном из обращений в УФНС России по г. Москве компания просила разъяснить, облагается ли НДС раздача бесплатных обедов сотрудникам, если такая раздача предусмотрена трудовыми договорами и является частью оплаты труда.

Налоговики указали, что раз обеды раздаются бесплатно, такая операция для целей применения НДС признается безвозмездной передачей товаров и облагается НДС на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 27.11.13 N 16-15/123500). При этом налоговая база определяется как рыночная стоимость этих товаров (п. 2 ст. 154 НК РФ). Соответственно и вычеты НДС компания может заявить в общем порядке. Такое мнение также изложено в письме УФНС России по г. Москве от 03.03.10 N 16-15/22410.

Однако есть одно исключение в отношении питания работников, занятых на работах с вредными условиями труда. Согласно статье 222 ТК РФ таким сотрудникам выдаются бесплатно молоко или другие равноценные пищевые продукты по нормам, а на работах с особо вредными условиями труда предоставляется бесплатно лечебно-профилактическое питание. Затраты на такое питание относятся к расходам на оплату труда (п. 4 ст. 255 НК РФ) и включаются в расходы, связанные с производством или реализацией (подп. 2 п. 2 ст. 253 НК РФ). В итоге налоговые органы делают вывод, что при предоставлении такого питания объекта обложения НДС не возникает (письмо УФНС России по г. Москве от 27.11.13 N 16-15/123500).

Мнение редакции: разъяснение налоговиков о том, что бесплатная раздача обедов - это безвозмездная передача, спорно. В тексте вопроса компании было прямо указано, что питание является частью оплаты труда, поэтому его передачу нельзя признать безвозмездной. Но НДС все же начисляется как и с обычной реализации.

Оплата питания сотрудников во время командировки засчитывается в счет суточных, а при служебной поездке - в зависимости от условий договора

Если сотрудник находится в командировке, то оплата его питания осуществляется за счет суточных. Даже если он расплачивается корпоративной картой, что предусмотрено локальным нормативным актом, потраченная сумма все равно списывается за счет суточных (письмо УФНС России по г. Москве от 14.05.09 N 16-15/047508).

Если же работник находится в служебной поездке без оформления командировки, то имеется два противоречивых разъяснения этого вопроса. Согласно одному из них расходы на оплату питания уменьшают налогооблагаемую прибыль только при наличии данного условия в трудовом или коллективном договоре. Никакой другой локальный нормативный акт компании, типа внутреннего регламента, налоговые органы не будут рассматривать (письмо УФНС России по г. Москве от 14.05.09 N 16-15/047508). Аналогичный вывод содержится в письме ФНС России от 06.08.10 N ШС-37-3/8488.

В другом письме от 01.03.10 N 16-15/020874 УФНС России по г. Москве указывает, что компенсацию работнику расходов на питание в связи с разъездным характером работы можно отнести к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, на основании статьи 168.1 ТК РФ. И что такие затраты учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В отношении НДФЛ отметим, что если условие об оплате питания во время служебной поездки содержится в трудовом или коллективном договоре, то стоимость такого питания признается доходом работника, с которого необходимо удержать НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 07.05.09 N 20-15/3/045313@).

Мнение редакции: если в коллективном или трудовом договоре есть ссылка на внутренний регламент, то он будет являться частью такого договора. Следовательно, расходы, произведенные в соответствии с таким регламентом, могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

И.А. Бушуева,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 6, март 2014 г.