Проверка на налоговые риски: отправляем сотрудника в командировку ("Российский налоговый курьер", N 7, апрель 2014 г.)

Проверка на налоговые риски: отправляем сотрудника в командировку

Минфин не против вычета НДС по билету, если налог в нем выделен. Компенсацию при однодневной командировке можно учесть в расходах. Поездку из филиала в центральный офис безопаснее оформить командировкой.

Учет расходов по служебным командировкам, а также их документальное оформление вызывает немало вопросов. Рассмотрим, на что необходимо обратить внимание при учете командировочных расходов, чтобы избежать негативных последствий по налогам и страховым взносам.

Ситуация первая: компания включила суточные в налоговые расходы.

Когда возникает риск: когда работник направлен в однодневную командировку.

При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 N 749, далее - Положение о командировках). Значит, указанные суммы в налоговых расходах работодатель учитывать не вправе (письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.06 N 2012/11312 и постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.07 N А65-5696/06).

Иные расходы, связанные с командировками, компания возмещает на основании подтверждающих документов, если это предусмотрено коллективным договором или иным локальным актом (п. 24 Положения о командировках). Значит, компания вправе учесть расходы, связанные с возмещением затрат работника, находящегося в однодневной командировке, при налогообложении прибыли (письма Минфина России от 01.08.13 N 03-03-06/1/3080 и от 27.05.13 N 03-03-06/1/18953, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.12 N А56-48850/2011).

Ситуация вторая: организация уменьшила налогооблагаемую прибыль на стоимость проживания командированного работника в гостинице.

Когда возникает риск: когда работник представил квитанцию из гостиницы, оформленную с нарушениями.

Расходы на проживание в гостинице можно подтвердить чеком ККТ или БСО (письмо Минфина России от 07.08.09 N 03-01-15/8-400). Такой бланк должен быть изготовлен типографским способом или сформирован с использованием автоматизированной системы (п. 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 N 359, и письмо Минфина России от 21.11.12 N 03-07-11/502). Кроме того, в БСО должны быть заполнены обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 3 указанного Положения.

Ситуация третья: работодатель учел при налогообложении прибыли стоимость проезда работника к месту командировки.

Когда возникает риск: когда работник отправляется в командировку из места, отличного от места нахождения организации.

Минфин России позволяет включать в налоговые расходы стоимость проезда работника из места отдыха до командировочного пункта назначения и обратно к месту отпуска (письмо от 08.12.10 N 03-03-06/1/762). По мнению ведомства, такие расходы относятся к прочим расходам на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но ранее УФНС России по г. Москве в письме от 07.10.09 N 20-15/104559@ пришло к выводу, что расходы организации на проезд командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Ситуация четвертая: компания приняла к вычету НДС со стоимости проезда командированного работника.

Когда возникает риск: когда налог в проездном документе отдельно не выделен.

По мнению финансового ведомства, компания вправе заявить вычет НДС на основании проездного документа, в котором сумма НДС выделена отдельно (письма от 10.01.13 N 03-07-11/01 и от 12.01.11 N 03-07-11/07). Аналогичные выводы содержит и письмо УФНС России по г. Москве от 31.08.09 N 16-15/090448.1.

Если в расчетных документах нет ссылки на предъявленный НДС, вся сумма, указанная в этих документах, включается в расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 10.01.08 N 19-11/603).

Ситуация пятая: организация не начислила страховые взносы на выплаты работнику филиала, направленному по служебному заданию в головной офис фирмы.

Когда возникает риск: если не оформлены командировочные документы.

Поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение признается командировкой (п. 3 Положения о командировках). По возвращении из такой поездки сотрудник представляет авансовый отчет и соответствующие приложения (к которым на основании пункта 26 Положения о командировках относится командировочное удостоверение). При отсутствии таких документов авансовый отчет признается не соответствующим законодательству. В этом случае выплаты, произведенные работнику, не являются возмещением понесенных им расходов в связи с командировкой и облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 N 212-ФЗ "О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС" и письмо Минтруда России от 07.10.13 N 17-4/1647).

Ситуация шестая: компания не удержала НДФЛ с подотчетных сумм, выданных командированному сотруднику перед поездкой.

Когда возникает риск: когда сотрудник не представил авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования средств, выданных сотруднику под отчет, теряется их непосредственно компенсационный характер и они облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 05.02.10 N 03-03-05/18). Однако суды занимают иную позицию, и отсутствие подтверждающих документов безусловным основанием для начисления НДФЛ не считается (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.08 N Ф03-А51/08-2/3562, оставлено в силе определением ВАС РФ от 10.02.09 N ВАС-16814/08).

"Российский налоговый курьер", N 7, апрель 2014 г.