УСН. Регистрируем и используем кассовый аппарат (Е. Шестакова, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2014 г.)

УСН. Регистрируем и используем кассовый аппарат

Чтобы использовать кассовый аппарат, его надо зарегистрировать в налоговой инспекции. Если при "упрощенке" устройство признано ОС, расходы на его покупку списываются по специальным правилам.

Согласно Закону N 54-ФЗ*(1) получение фирмой, в том числе занимающейся электронной торговлей, наличных денежных средств от населения должно производиться с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ)*(2). Ее использование необязательно в случае*(3):

- продажи газет и журналов, ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

- обеспечения питанием обучающихся и работников образовательных организаций, выполняющих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;

- торговли на рынках, на ярмарках, в выставочных комплексах, в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив, из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином,

- вразвал овощами и бахчевыми культурами;

- когда фирма находится в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном субъектом РФ;

- других торговых операций, указанных в Законе N 54-ФЗ.

Кроме того, компания может осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности (далее - БСО)*(4).

Рассмотрим, как фирме на УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", которая обязана применять ККТ, зарегистрировать в налоговой инспекции кассовый аппарат (далее - ККМ), отразить в учете расходы на его покупку, установку и обслуживание, а также порядок эксплуатации этого устройства в нестандартных ситуациях.

Требования и регистрация

Есть ряд законодательных требований, которые фирма обязана выполнять для того, чтобы иметь возможность использовать ККМ. Так, необходимо*(5):

- применять при наличных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт кассовый аппарат, который исправен, опломбирован в установленном порядке, зарегистрирован в инспекции по месту учета фирмы в качестве налогоплательщика и обеспечивает надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККМ;

- обеспечивать проверяющим беспрепятственный доступ к кассовому аппарату и предоставлять им указанную выше документацию;

- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККМ введение в ее фискальную память информации и замену накопителей фискальной памяти с участием налоговиков.

После выбора и покупки кассового аппарата модели, входящей в государственный реестр ККТ*(6), его необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции.

Регистрация состоит из следующих этапов:

1. Представление на регистрацию в инспекцию документов (заявление о регистрации ККТ*(7), паспорт кассового аппарата, договор о технической поддержке, заключенный фирмой с лицом, обеспечивающим производство, распространение и техническую поддержку модели, или с центром технического обслуживания*(8)).

2. После подачи документов инспекция согласует с фирмой время осмотра и фискализации (пробного запуска) кассового аппарата. О том, что эти процедуры пройдены, проверяющий делает соответствующую отметку в паспорте устройства.

Отмечу, что по заявлениям о регистрации ККТ, поданным после 10 января 2014 года, специалист ИФНС, ответственный за госрегистрацию, проверяет наличие на корпусе кассового аппарата знака "Сервисное обслуживание", утвержденного приказом Минфина России от 9 августа 2013 года N 77н*(9).

Эксплуатация

До начала использования ККМ необходимо заключить договор о полной материальной ответственности с кассиром. В этом случае, когда он виноват в недостаче или хищении средств из кассы, их можно будет с него взыскать.

Важно! Фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе ККТ, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением ККТ, в целях правильного исчисления налогов.

Перед началом смены кассиру выдаются под подпись ключи от устройства. В конце смены показания аппарата заносятся в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4 *(10)). Обратите внимание, что данная форма остается обязательной к применению*(11). Пример заполнения журнала кассира-операциониста показан на рисунке на с. 88.

Заполнение журнала кассира-операциониста

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Дата (смена)	Номер отдела (секции)	Фамилия, имя, отчество кассира	Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)	Показания					Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
				контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика	суммирующих денежных счетчиков
					на начало рабочего дня (смены)			на конец рабочего дня (смены)
					сумма, руб. коп.	подпись		сумма, руб. коп.
						кассира	администратора
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
19.05.2014	2		0001	-	0-00			1-11	Фиксализация. Инспектор Ивашечкин И.В.
20.05.2014	2	Ванюшина К.Ю.	0002	-	1-11			30 101-11	30 100-00
21.05.2014	2	Ванюшина К.Ю.	0003	-	30 101-11			55 701-61	25-600-50
22.05.2014	2	Ванюшина К.Ю.	0004	-	55 701-61			84-231-91	28 530-30
Итого за день (смену)						X	X
По данному образцу печатать четные страницы журнала по форме N КМ-4

Если в компании несколько кассовых аппаратов, то на основании справок-отчетов (форма N КМ-6 *(12)) кассиру необходимо составить сводный отчет (форма N КМ-7 *(13)).

На практике при эксплуатации кассового аппарата нередко возникают нестандартные ситуации. Рассмотрим их.

Отключено электричество. Если в компании отключено электричество, а кассовый аппарат не оборудован источником бесперебойного питания и не функционирует, необходимо остановить работу. Кассир не вправе принимать денежные средства от покупателей и использовать БСО в случае, если фирма реализует населению товары*(14). Компания может быть оштрафована контролерами на сумму от 30 до 40 тыс. рублей*(15). А в судебном разбирательстве арбитры с большей долей вероятности займут позицию налоговиков*(16).

Как было сказано выше, возможность использования вместо кассового аппарата БСО предусмотрена Законом N 54-ФЗ только при оказании фирмой услуг населению*(17). Требования к формам БСО, которые можно применять вместо кассовых чеков, установлены Правительством РФ в Постановлении N 359*(18).

Поломка кассы. При поломке кассового аппарата необходимо обратиться к его производителю, который обеспечивает техподдержку, или в центр технического обслуживания.

Самым неприятным моментом является выход из строя фискальной памяти ККМ. В этом случае на ремонт устройства может уйти много времени. Замена фискальной памяти производится под наблюдением налоговиков*(19). Для получения разрешения на замену фирма сначала должна обратиться в инспекцию с соответствующим заявлением. К документу следует приложить заключение о неисправности от обслуживающей устройство организации. Контролеры выдадут разрешение на замену только после ознакомления с представленными документами и оформления в виде полного фискального отчета содержимого накопителя фискальной памяти в соответствии с инструкцией по замене. Как только разрешение будет получено, компания сможет обратиться в обслуживающую ККМ организацию и произвести замену. При этом после замены фискальной памяти налоговики и организация, которая производила ремонт, должны провести в установленном порядке фискализацию и проверку кассового аппарата.

Ошибка кассира. Если кассир пробил чек с неверной суммой, необходимо выбить чек с правильной суммой и отдать его покупателю. Ошибочный чек гасится (путем надрыва), сохраняется, а в конце дня на него оформляется акт по форме КМ-3 *(20) и прикладывается объяснительная записка.

Обрыв кассовой ленты. При обрыве кассовой ленты необходимо подписать место ее обрыва и заблокировать ККМ, а также составить объяснительную записку в свободной форме, где описывается причина обрыва ленты. В журнале кассира-операциониста указываются время и причина завершения работы.

Учет расходов на покупку и обслуживание

Если кассовый аппарат стоит более 40 000 рублей и будет использоваться в работе более 12 месяцев, его принимают к бухгалтерскому учету как основное средство (далее - ОС), а расходы на покупку списывают в течение срока полезного использования путем начисления амортизации*(21). Если же устройство стоит не более 40 000 рублей или срок его службы не будет превышать 12 месяцев, затраты можно списать единовременно в числе материально-производственных запасов*(22).

В налоговом учете расходы на покупку ККМ отражают следующим образом. Если устройство, признанное амортизируемым имуществом*(23), приобретено в период применения УСН, затраты признаются в составе расходов на покупку ОС*(24) в течение налогового периода (года приобретения) равными долями за отчетные периоды с момента ввода объекта в эксплуатацию (см. пример на с. 90)*(25).

Если же кассовый аппарат приобретен до перехода на "упрощенку", затраты на его покупку включаются в налогооблагаемые расходы в течение трех лет*(26):

- в течение первого календарного года применения УСН - 50 процентов стоимости;

- второго - 30 процентов стоимости;

- третьего - 20 процентов стоимости.

Такой вывод можно сделать на основании того, что данный порядок применяется к амортизируемому имуществу со сроком полезного использования от трех до 15 лет включительно, а согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России*(27) ККТ является средством механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда и относится к четвертой амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно).

При этом при переходе компании на "упрощенку" в налоговом учете на дату перехода ей необходимо отразить остаточную стоимость приобретенного ОС, которое оплачено до перехода на УСН. Эта стоимость определяется как разница между ценой приобретения устройства и суммой амортизации, начисленной в соответствии с требованиями главы 25 Налогового кодекса*(28).

Затраты на техническое обслуживание устройства (например, плановая замена деталей, элементов, чистка и т.д.) включают в расчет "упрощенного" налога в качестве расходов на обслуживание ККТ*(29). Затраты на ремонт кассового аппарата в случае выхода из строя его деталей, блоков или всего устройства целиком следует учитывать к качестве расходов на ремонт ОС*(30).

Если кассовый аппарат не отвечает требованиям амортизируемого имущества, стоимость его приобретения можно единовременно отнести в состав материальных расходов*(31). При этом данный вид расходов принимается к учету в момент погашения задолженности фирмы перед продавцом*(32).

Затраты на ремонт и техническое обслуживание таких устройств нужно учитывать в качестве расходов на обслуживание ККТ*(33).

Пример

В апреле 2014 г. компания "Актив" в период применения УСН купила для использования в работе кассовый аппарат стоимостью 59 000 руб. (в т.ч. НДС - 9000 руб.).

В бухгалтерском учете срок полезного использования ККМ равен 7 годам (84 мес.). В налоговом учете устройство отвечает признакам амортизируемого имущества и включается в состав ОС.

При принятии объекта к учету бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 08 Кредит 60

- 50 000 руб. - приобретен кассовый аппарат.

В нашем примере сервисный центр работает на общей системе налогообложения. В стоимость кассового аппарата включен НДС 18%*(34). При этом налог предварительно отражается на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям" (закреплено в учетной политике компании).

Дебет 19 Кредит 60

- 9000 руб. - учтен НДС, предъявленный поставщиком;

Дебет 08 Кредит 19

- 9000 руб. - НДС учтен в составе вложений во внеоборотные активы;

Дебет 01 Кредит 08

- 59 000 руб. - кассовый аппарат введен в эксплуатацию.

После ввода в эксплуатацию в бухгалтерском учете ежемесячно делается проводка по начислению амортизации:

Дебет 44 Кредит 02

- 702,38 руб. (59 000 руб. : 84 мес.) - начислена амортизация за месяц.

В налоговом учете стоимость приобретения будет признаваться в составе расходов с момента ввода в эксплуатацию в течение налогового периода, в котором ККМ была введена в эксплуатацию. Делается это равными долями за отчетные периоды, то есть на 30 июня, 30 сентября и 31 декабря по:

59 000 руб. : 3 кв. = 19 666,67 руб.

После окончания гарантии кассовый аппарат вышел из строя (заклинило клавиатуру). Фирма обратилась в другой сервисный центр, который работает без НДС, чтобы починить неисправность. Ремонт обошелся в 10 000 руб. Бухгалтер сделал следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 60

- 10 000 руб. - произведен ремонт кассового аппарата.

Е. Шестакова,

к.ю.н. генеральный директор компании "Актуальный менеджмент"

Экспертиза статьи:

Е. Мельникова,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

А. Барсегян,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт

Мнение. Если кассовый аппарат вышел из строя

Екатерина Тамми, бухгалтер компании Acsour

При возникновении неисправностей кассир обязан выключить ККМ и вызвать представителя администрации (п. 4.5 Типовых правил эксплуатации ККМ, утв. приказом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила)). Совместно с ним кассир определяет характер поломки и, в случае невозможности дальнейшего использования устройства, оформляет окончание работы на данной ККМ. В журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) вносится соответствующая запись о причинах окончания с указанием времени поломки.

При невозможности устранения неисправности своими силами необходимо вызвать технического специалиста, обслуживающего ККМ, и сделать соответствующую запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8).

Если неисправность возникла в процессе продажи и на контрольной ленте отразилась стоимость части приобретаемых товаров, кассиру следует в первую очередь вызвать технического специалиста и только потом оформить акт на аннулирование кассового чека (форма N КМ-3) с приложением части отпечатанного чека либо пояснительной записки.

Таким образом, если в распоряжении кассира одна ККМ, то в период устранения неисправности ведение торговой деятельности невозможно. Чтобы избежать подобной ситуации, возможно применение резервной ККМ. Ввод ее в эксплуатацию такой же, как и перед началом смены: сначала сверяются показания счетчиков с указанными в журнале кассира-операциониста суммами, после этого текущие показания заносятся в журнал и оформляется начало контрольной ленты. Несмотря на то что резервный кассовый аппарат большую часть времени не эксплуатируется, показатели его должны ежедневно заноситься в отчет кассира-операциониста с указанием причины бездействия.

"Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон N 54-ФЗ)

*(2) п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ; письмо Минфина России от 27.09.2013 N 03-01-15/40098

*(3) п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ

*(4) п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ

*(5) абз. 3 п. 1 ст. 4, абз. 2 п. 1 ст. 5 Закона N 54-ФЗ; пост. Правительства РФ от 23.07.2007 N 470

*(6) http://www.nalog.ru

*(7) утв. приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@

*(8) письмо ФНС России от 31.07.2013 N АС-4-2/13871@

*(9) письмо Минфина России от 14.11.2013 N 03-01-15/49011

*(10) утв. пост. Госкомстата России от 25.12.1998 N 132

*(11) Информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012; Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

*(12) утв. пост. Госкомстата России от 25.12.1998 N 132

*(13) утв. пост. Госкомстата России от 25.12.1998 N 132

*(14) письма ФНС России от 19.04.2005 N 22-3-11/611@, Минфина России от 13.02.2006 N 03-01-15/1-32, от 13.07.2005 N 03-01-20/3-129

*(15) п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ

*(16) пост. Президиума ВАС РФ от 03.08.2004 N 6902/04, ФАС ВСО от 18.06.2008 N А69-1691/07-Ф02-2594/2008

*(17) п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ

*(18) пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359

*(19) письмо МНС России от 15.11.2000 N ВБ-6-16/871; Порядок проведения замены фискальной памяти контрольно-кассовых машин, утв. решением ГМЭК от 11.10.2000 (протокол N 4/58-2000)

*(20) утв. пост. Госкомстата России от 25.12.1998 N 132

*(21) пп. 4, 5 ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (далее - ПБУ 6/01)

*(22) п. 5 ПБУ 6/01, п. 2 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н

*(23) п. 1 ст. 256 НК РФ

*(24) подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

*(25) подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ

*(26) подп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ

*(27) письма Минфина России от 16.03.2012 N 03-01-15/2-56, от 09.06.2009 N 03-01-15/6-292, ФНС России от 27.06.2011 N АС-4-2/10176@

*(28) п. 2.1 ст. 346.25 НК РФ

*(29) подп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

*(30) подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

*(31) подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ

*(32) подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ

*(33) подп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

*(34) подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ