Отчитываемся по форме 2-НДФЛ (С. Полятков, "Арсенал предпринимателя", N 3, март 2014 г.)

Отчитываемся по форме 2-НДФЛ

Совсем скоро - не позднее 1 апреля 2014 года - индивидуальные предприниматели должны представить в налоговую инспекцию сведения о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного налога за 2013 год. Рассмотрим, как просто и быстро справиться с этой задачей.

Кто такие налоговые агенты

Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с законодательством возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов (п. 1 ст. 24 НК РФ). В нашем случае это индивидуальные предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми физическое лицо получило доход (чаще всего речь идет о заработной плате). С указанного дохода предприниматели должны исчислить, удержать и уплатить НДФЛ (подп. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).

Обратите внимание: не надо заполнять и подавать в инспекцию сведения о доходах, полностью освобождаемых от налогообложения*(1), а также на физических лиц, которые обязаны самостоятельно уплачивать НДФЛ.

К сведению. Пунктом 28 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения налогом подарков, полученных налогоплательщиками от индивидуальных предпринимателей, стоимостью не более 4000 руб. за налоговый период. В этом случае предприниматель не признается налоговым агентом. Минфин России в письмах от 08.05.2013 N 03-04-06/16327 и от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54 подчеркнул, что в данной ситуации следует вести персонифицированный учет таких доходов, т.к. наступление обязанности по удержанию налога связано с превышением установленного лимита.

Порядок предоставления сведений

Сведения о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного налога за 2013 г. следует подать не позднее 1 апреля 2014 г. (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц утвержден приказом ФНС РФ от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (далее - Порядок).

Электронный формат справки 2-НДФЛ и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@*(2) (далее - Рекомендации). Вместе со справками предоставляют сопроводительный реестр, форма которого приведена в приложении N 1 к Порядку.

Сведения о доходах могут быть поданы следующими способами (п. 2 ст. 230 НК РФ):

- в электронной форме по Интернету;

- на электронных носителях (на дискетах, дисках, устройствах flash-памяти);

- на бумажных носителях (при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 чел.).

Сведения могут быть сданы в инспекцию индивидуальным предпринимателем лично либо через представителя, а также направлены в виде почтового отправления с описью вложения (п. 3 Порядка).

Датой представления сведений является (п. 4 Порядка):

- дата их фактического представления - если отчетность сдана лично или через представителя;

- дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения - если выбран вариант представления отчетности по почте;

- дата их отправки, зафиксированная в подтверждении при отправке документов в электронном виде по Интернету.

К сведению. Непредставление в установленный срок налоговым агентом сведений о доходах физических лиц влечет штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Административная ответственность в виде штрафа составляет от 100 руб. до 300 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Заполняем сведения о доходах

Справки о доходах представляются коммерсантом на каждое физическое лицо, которому он выплатил доход (абз. 4 р. I Рекомендаций). При заполнении сведений используют специальные справочники (коды документов, доходов, вычетов и регионов). В данном случае в поле "признак" проставляют код "1" (абз. 5 р. II Рекомендаций).

Раздел 1

В разделе 1 справки указывают данные об индивидуальном предпринимателе.

Заполнение этого раздела не должно вызвать трудностей. Исключение может составить только п. 1.3 "Код ОКТМО". Дело в том, что с 01.01.2014 код ОКАТО был заменен на ОКТМО. В результате приказом ФНС России от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@ "О внесении изменений в приказы ФНС России" были внесены поправки в справку о доходах физических лиц. Причем в форме 2-НДФЛ уже за 2013 год следует указать именно ОКТМО (письмо ФНС РФ от 25.12.2013 N ГД-4-3/23381@). Коды ОКТМО содержатся в "Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований" ОК 033-2013 (ОКТМО, введенном в действие приказом Росстандарта от 14.06.2013 N 159-ст). Под ОКТМО отводится одиннадцать знакомест. Если код имеет восемь знаков, то свободные знакоместа справа от кода заполняют прочерками (абз. 12 р. II Рекомендаций).

Раздел 2

В разделе 2 справки отражают данные о физическом лице - получателе дохода. Обычно заполнение данного раздела не вызывает вопросов. Обратим внимание лишь на некоторые моменты.

При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняют (абз. 18 р. II Рекомендаций).

Для иностранных лиц в пункте "Фамилия, имя, отчество" допускается использование букв латинского алфавита. При этом отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность (абз. 19 р. II Рекомендаций). При отсутствии у физического лица гражданства в поле "Код страны" указывают код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность (абз. 22 р. II Рекомендаций).

В п. 2.3 "Статус налогоплательщика" указывают код статуса налогоплательщика (абз. 20 р. II Рекомендаций):

- 1 - налоговый резидент;

- 2 - нерезидент;

- 3 - нерезидент, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста.

Напоминаем, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом период нахождения в РФ не прерывается на время выезда за ее пределы для краткосрочного (менее 6 мес.) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ). В данном случае гражданство физического лица значения не имеет (письма Минфина РФ от 09.01.2014 N 03-04-05/11 и ФНС РФ от 21.03.2012 N ЕД-3-3/910@). Документами, подтверждающими фактическое нахождение за пределами страны, в частности, могут являться копии паспорта с отметками органов пограничного контроля, квитанции о проживании в гостинице и другие документы (письма Минфина России от 21.10.2013 N 03-04-05/43781 и ФНС РФ от 24.08.2012 N ОА-3-13/3067@).

Для нерезидентов РФ допускается отсутствие показателя "Адрес места жительства в Российской Федерации" при условии заполнения п. 2.9 справки (абз. 36 р. II Рекомендаций).

К сведению. Минфин России в письме от 12.08.2013 N 03-04-06/32676 подчеркнул, что ответственность за правильность определения налогового статуса физического лица лежит на налоговом агенте. Поэтому при наличии оснований считать, что гражданин может не являться налоговым резидентом, налоговый агент вправе запросить у него соответствующие документы. Если физическое лицо не представит запрашиваемые документы, то налоговый агент может применить к нему налоговую ставку, предусмотренную для нерезидентов.

Раздел 3

В разделе 3 справки отражают сведения о доходах, полученных сотрудниками коммерсанта или другими лицами, которым был выплачен доход. Эти данные необходимо указывать отдельно за каждый месяц отчетного года.

В начале следует указать ставку налога, в отношении которой заполняется данный раздел справки. Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то разделы 3-5 справки заполняются для каждой из этих ставок налога (абз. 38 р. II Рекомендаций).

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере (п. 28 ст. 217 НК РФ), указывают код и соответствующую сумму вычета. Стандартные налоговые вычеты, имущественный вычет, а также социальный вычет в данном разделе не отражают (абз. 51 р. II Рекомендаций).

Отметим, что все суммарные показатели в справке отражают в рублях и копейках через десятичную точку (за исключением сумм налога) (абз. 5 р. I Рекомендаций).

Раздел 4

Указанный раздел заполняют, если физическому лицу предоставлялись стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты. Напомним, о чем здесь идет речь.

Стандартные вычеты бывают "личными" и "детскими".

"Личные" вычеты - это ежемесячные суммы в размере 3000 руб. (предоставляются "чернобыльцам", инвалидам ВОВ и т.д.) и 500 руб. (предоставляются Героям СССР и РФ, инвалидам с детства, инвалидам I и II групп и т.д.) (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Стандартные налоговые вычеты на ребенка (абз. 8-11 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ):

- 1400 рублей - на первого и второго ребенка;

- 3000 рублей - на третьего и каждого последующего ребенка;

- 3000 рублей - на каждого ребенка-инвалида или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II групп.

"Детский" вычет ограничен доходом работника - 280 000 руб., исчисленных нарастающим итогом с начала года соответствующим налоговым агентом (абз. 17 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Удвоенный "детский" вычет полагается единственному родителю (приемному родителю), усыновителю, опекуну, попечителю (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Также удвоенный вычет предоставляется одному из родителей (приемных родителей) по их выбору на основании заявления об отказе другого родителя от получения вычета (абз. 16 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

К сведению. Порядок предоставления "детских" вычетов содержит множество нюансов. Отметим некоторые из них.

При определении размера вычета учитывают общее количество детей, т.е. первый ребенок - это наиболее старший по возрасту ребенок, вне зависимости от того, предоставляется на него вычет или нет (письмо Минфина России от 26.02.2013 N 03-04-05/8-133).

Понятие "единственный родитель" означает отсутствие второго родителя у ребенка В частности, по причине смерти, признания безвестно отсутствующим, когда отцовство юридически не установлено и т.п. (письмо Минфина России от 03.07.2013 N 03-04-05/25442). К примеру, лишение одного из родителей родительских прав не означает отсутствия у ребенка второго родителя (письмо ФНС РФ от 13.01.2014 N БС-2-11/13@).

При вступлении одинокой матери в брак предоставление удвоенного вычета прекращается. При этом супруг родителя, на обеспечении которого находится ребенок (не усыновленный), также имеет право на получение стандартного вычета (письмо Минфина России от 20.05.2013 N 03-04-05/17775).

Если у одного из родителей отсутствуют доходы, подлежащие налогообложению по ставке 13%, то передать свое право на получение стандартного налогового вычета другому родителю он не может (письмо ФНС РФ от 27.02.2013 N ЕД-4-3/3228@).

Если же говорить о социальных налоговых вычетах, то работодателем может быть предоставлен только вычет по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование (подп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ). Размер вычета составляет не более 120 000 руб. в совокупности для расходов на:

- обучение;

- лечение;

- негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование;

- дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ).

К сведению. России в письме от 26.07.2013 N 03-04-06/29828 пришел к выводу, что социальный налоговый вычет предоставляется за месяц, в котором взносы были перечислены. Отметим, ранее финансисты утверждали, что вычет предоставляется за месяц, в котором указанные взносы были удержаны из зарплаты (письмо Минфина России от 15.08.2012 N 03-04-06/8-242).

Имущественный вычет предоставляют на основании заявления работника и уведомления налогового органа о праве на этот вычет. Форма налогового уведомления утверждена приказом ФНС РФ от 25.12.2009 N ММ-7-3/714@. В нем отдельно указывают суммы, затраченные работником на:

- строительство или приобретение жилого дома, квартиры, долей в них, земельных участков;

- уплату процентов по целевым займам или кредитам;

- уплату процентов по кредитам, полученным в целях перекредитования.

Обратите внимание: речь здесь идет не о любых налоговых агентах, а только о работодателях, т.е. лицах, с которыми работники вступают в трудовые отношения (п. 3 ст. 220 НК РФ). Так что если налогоплательщик заключил с индивидуальным предпринимателем не трудовой, а гражданско-правовой договор, то коммерсант не является для данного лица работодателем (письмо Минфина России от 22.08.2013 N 03-04-05/34456).

К сведению. В случае обращения работника за предоставлением имущественного вычета в середине года вычет предоставляется начиная с месяца обращения за ним применительно ко всей сумме дохода нарастающим итогом с начала налогового периода (письмо Минфина России от 21.08.2013 N 03-04-05/34221).

Раздел 5

В данном разделе отражают общие суммы дохода и НДФЛ по итогам налогового периода (года). Отметим, что суммы налога исчисляют и отражают в полных рублях. Сумму налога менее 50 коп. отбрасывают, а 50 коп. и более округляют до полного рубля (абз. 5 р. I Рекомендаций).

Рассмотрим следующую распространенную ситуацию: зарплата за декабрь 2013 г. выплачена в 2014 г., НДФЛ с данного дохода уплачен также в 2014 г. В каком периоде следует отразить указанные суммы дохода и налога?

В письме ФНС РФ от 07.10.2013 N БС-4-11/17931@ отмечено, что в форме 2-НДФЛ доходы отражают в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были фактически выплачены. Получается, что начисленную заработную плату за декабрь 2013 г., но фактически выплаченную в 2014 г., следует учитывать как доходы 2014 г.

Между тем ранее налоговики по этому вопросу придерживались противоположной позиции. Рассмотрим письма ФНС РФ от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@ и ФНС РФ от 12.01.2012 N ЕД-4-3/74. В этих разъяснениях сказано, что зарплату, начисленную за декабрь и выплаченную в январе, отражают в месяце ее начисления. При этом в стр. 5.5 "Сумма налога перечисленного" справки указывают сумму налога, перечисленного за налоговый период, включая налог, уплаченный за декабрь в январе.

Пример 1

Составим справку по форме 2-НДФЛ на Петрова Петра Петровича при условии, что:

- статус физического лица - налоговый резидент РФ;

- доходы, полученные в 2013 г.:

- февраль, апрель, май, июнь, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь - заработная плата 20 000 руб. в месяц;

- январь - заработная плата - 5000,00 руб., пособие по временной нетрудоспособности - 12 800,00 руб.;

- июль - заработная плата - 2608,70 руб., отпускные выплаты - 19 047,56 руб.;

- стандартные налоговые вычеты на двоих детей (первый и второй ребенок).

Вот как будет заполнена форма 2-НДФЛ:

Приложение N 1

к Приказу ФНС России

от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@

(с ред. Приказов ФНС от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@

от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@)

Форма N 2-НДФЛ

Код формы по КНД 1151078

           СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 20  год N  5  от 25 . 03 . 2014 признак      1

                                                   --     ----    --   --   ----        ----------------

 1. Данные о налоговом агенте                                                             в ИФНС (код)_______

 1.1. ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица    623403025544

                                                          ---------------------/--------------

 1.2. Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица

  Иванов Иван Иванович

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 1.3. Код ОКТМО       61701000---                           1.4. Телефон (4912)    545241

                -----------------------                                   ---- ----------------

 2. Данные о физическом лице - получателе дохода

 2.1. ИНН               2.2. Фамилия, имя, отчество                     Петров Петр Петрович

          -------------                             ---------------------------------------------------------

 2.3. Статус налогоплательщика   1   2.4. Дата рождения 07.  10.  1970  2.5. Гражданство (код страны)   643

                                ---                     ---  ---  -----                               -------

 2.6. Код документа, удостоверяющего личность  21  2.7. Серия и номер документа       61 03 456788

                                              ----                              -----------------------------

 2.8. Адрес места жительства в Российской Федерации:             почтовый индекс  390026  код региона   62

                                                                                --------             --------

     район                          город        Рязань г          населенный пункт

          ------------------------       ------------------------                   -------------------------

     улица  Островная ул                               дом   44   корпус        квартира    15

            -------------------------------------------     ------        ------          ------

 2.9. Адрес в стране проживания: Код страны _____ Адрес _____________________________________________________

 3. Доходы, облагаемые по ставке 13% 

                                 ---

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета		Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета
1	2300	12 800.00				7	2012
1	2000	5 000.00				7	2000
2	2000	20 000.00				8	2000
3	2000	20 000.00				9	2000
4	2000	20 000.00				10	2000
5	2000	20 000.00				11	2000
6	2000	20 000.00				12	2000

 4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

 4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов

Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета		Код вычета	Сумма вычета
114	16 800.00		115	16 800.00

 4.2. N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет    ______________________________

 4.3. Дата выдачи Уведомления    .   .    г.     4.4. Код налогового органа, выдавшего Уведомление

                              --- --- ---                                                         -----------

 5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке 13%

                                                                       ---

5.1. Общая сумма дохода	239 456. 26
5.2. Налоговая база	205 856.26
5.3. Сумма налога исчисленная	26 761
5.4. Сумма налога удержанная	26 761
5.5. Сумма налога перечисленная*	26 761
5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

                              ________________________   __________________   ________________________

     Налоговый агент               Бухгалтер                   Попова                 Попова О.В.

                              ------------------------   ------------------   -------------------------

                                  (должность)               (подпись)               (Ф.И.О.)

           М.П.      Печать

                       ИП

                   Иванова И.И.

_____________________________

* Настоящий пункт заполняется в отношении сумм налога, исчисленных с доходов, полученных начиная с 2011 года.

Сопроводительный реестр

При подаче сведений в бумажном виде следует предоставить два экземпляра сопроводительного реестра (п. 15 и 19 Порядка). В форму реестра в последнее время не вносили никаких изменений, и там по-прежнему остался код ОКАТО вместо используемого сейчас ОКТМО. Так как в форме 2-НДФЛ уже за 2013 год следует указать именно ОКТМО (письмо ФНС РФ от 25.12.2013 N ГД-4-3/23381@), в реестре тоже целесообразно указать его.

Сведения, не прошедшие контроль заполнения, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и вычеркиваются из реестра (п. 17 Порядка).

Пример 2

Реестр
сведений о доходах физических лиц за 20 13 год

Реестр N 1 от 25.03.2014 в 6234

к файлу NO_NDFL2_6234_6234_623403025544_20140310_aca2-42a3-8cca-85adbf4e8376

(реестр сведений о доходах физических лиц за 2013 год)

Наименование налогового агента:

ИНН налогового агента: 623403025544

ОКТМО налогового агента: 61701000

Признак представленных сведений: 1

Количество представленных Сведений (Справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ): 5

N справки	Ф.И.О.	Дата рождения
1	Морозов Владимир Иванович	18.04.1968
2	Огулин Станислав Петрович	01.02.1970
3	Коростылев Иван Игоревич	12.11.1962
4	Галкина Анна Ивановна	28.10.1974
5	Петров Петр Петрович	07.10.1970
Итого:

Подпись налогового агента		Подпись Попова Ольга Викторовна
Печать
ИП
Иванова И.И.
М.П. (при наличии)
Дата представления в налоговый орган
Дата принятия в налоговом органе
Должностное лицо налогового органа

Уточненная справка

Рассмотрим, как поступить в случае перерасчета НДФЛ работнику за предшествующие периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств.

Указанные сведения оформляют в виде новой справки (абз. 7 р. I Рекомендаций). При этом в поле "N ___" отражают номер ранее представленной справки, в поле "от ____" - "новую" дату составления справки (абз. 8 р. I Рекомендаций).

В аналогичном порядке уточняют справки, если ошибка была допущена в данных о физическом лице. К примеру, сведения о доходах физического лица за несколько лет сдавались с неверным ИНН налогоплательщика (письмо УФНС РФ по г. Москве от 18.03.2011 N 20-14/3/025669@).

К сведению. Если у вас нет возможности удержать НДФЛ, об этом необходимо сообщить налогоплательщику и налоговым контролерам по месту своего учета. Сделать это нужно не позднее одного месяца с даты окончания года, в котором получен доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). То есть если у вас в 2013 году произошел такой случай, сообщить о нем необходимо было не позднее 31 января 2014 года. Сообщение составляют тоже по форме 2-НДФЛ, только в данном случае в поле "признак" справки проставляют код "2" (абз. 5 р. II Рекомендаций). Отметим, что сообщение сведений в инспекцию о невозможности удержать налог не освобождает налогового агента от обязанности представлять сведения по форме 2-НДФЛ в отношении данного лица по итогам года (письма ФНС РФ от 29.10.2008 N 3-5-04/652@ и от 18.09.2008 N 3-5-03/513@). В этом случае в форме 2-НДФЛ сумма исчисленного налога (стр. 5.3 справки) не совпадет с суммой налога удержанного (стр. 5.4 справки).

С. Полятков,

главный бухгалтер ООО "Инс-ТРЕЙД"

"Арсенал предпринимателя", N 3, март 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Речь здесь идет о доходах, указанных в ст. 217 НК РФ. Минфин России в п. 2 письма от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118 уточнил, что оснований для отражения таких доходов в справке по форме 2-НДФЛ не имеется.

*(2) В редакции приказа ФНС России от 14.11.2013 N ММВ-7-3/501@ "О внесении изменений в приказы ФНС России".