Вопрос: Как заполняется авансовый отчет, если командировочные расходы перечислены работнику в безналичном порядке? ("Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.)

Как заполняется авансовый отчет, если командировочные расходы перечислены работнику в безналичном порядке?

Авансовый отчет - это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных работникам учреждения под отчет. Казенные учреждения оформляют его по форме 0504049, утвержденной Приказом Минфина РФ N 173н*(1) которым устанавливается и порядок ее заполнения.

Авансовый отчет (ф. 0504049) составляется в одном экземпляре на бумажном или электронном носителе информации. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне, где отражаются фактически израсходованные ими суммы, согласно документам, подтверждающим произведенные расходы. К таким документам, в частности, относятся командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, железнодорожные или авиабилеты, счета гостиницы, оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (квитанции электронных терминалов, банкоматов, слипов и др.). Подтверждающие документы прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Далее бухгалтерия учреждения проверяет авансовый отчет на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 7 Инструкции N 157н*(2), в частности:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование субъекта учета, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи вышеназванных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер должен заполнить графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом в качестве аванса, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Следует отметить, что в форме авансового отчета (ф. 0504049) не предусмотрены реквизиты для отражения безналичных операций. В этом случае рекомендуем перечисление подотчетных сумм в безналичном порядке отражать в авансовом отчете следующим образом:

- в строке "Получен аванс" указываются номер и дата платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения (вместо номера и даты расходного кассового ордера);

- в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего выдачу перерасхода по авансовому отчету (вместо номера и даты расходного кассового ордера).

После заполнения всех необходимых сведений проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем учреждения.

Образец заполнения авансового отчета (ф. 0504049) приведен на стр. 18-19.

                                                     Утверждаю

                                                     Отчет в сумме       Пять тысяч четыреста

                                                                   --------------------------------

                                                      рублей 00 копеек

                                                     ----------------------------------------------

                                                                         (прописью)

                                                     Руководитель Анищенко       П.С. Анищенко

                                                     учреждения   ---------  ----------------------

                                                                  (подпись)  (расшифровка подписи)

                                                     "28"       марта           2014 г.

                                                      --   -------------------    --

                                                        /----------\                /-------------\

                                      Авансовый отчет N |   140    |                |    Коды     |

                                                        \----------/                |-------------|

                                                                       Форма по ОКУД|   0504049   |

                        от "28"   марта    2014 г.                                  |-------------|

                            --  ----------   --                  .                  |  28.03.2014 |

                                                                                    |-------------|

Учреждение      ГКУ "Центр занятости населения города Казани"               по ОКПО |  01234567   |

            --------------------------------------------------------                |-------------|

Структурное подразделение       Отдел кадров                                        |             |

                           -----------------------------------------                |-------------|

Подотчетное лицо         Седов Виктор Павлович                      Табельный номер |     42      |

                  --------------------------------------------------                |-------------|

Единица измерения: руб.                                                     по ОКЕИ |     383     |

                                                                                    |-------------|

                          Российский рубль                                          |             |

                    ----------------------------                              по ОКВ|     643     |

                       (наименование валюты)                                        \-------------/

Должность    специалист                  Назначение аванса     командировочные расходы

          --------------------                             ----------------------------------

Наименование показателя	Сумма			Бухгалтерская запись				Сумма, руб.
	в рублях	в валюте		дебет		кредит
Предыдущий аванс: остаток	-			1		2		3
				КРБ 1 208 12 560		КРБ 1 304 05 212		300,00
перерасход	-			КРБ 1 208 22 560		КРБ 1 304 05 222		3 000,00
Получен аванс				КРБ 1 208 26 560		КРБ 1 304 05 226		2 200,00
п/п N 283 от 21.03.2014	5 500,00
Итого получено	5 500,00
Израсходовано	5 400,00
Остаток	100,00
Перерасход	-
							Итого	5 500,00

Приложение:  6   документов на    6    листах

            ----                -----

                                                                                    /-------------\

Целесообразность произведённых          Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб. |    5 400    |

расходов подтверждаю                                                                \-------------/

 Руководитель   Семенов      А.С. Семенов           Главный      Хазова       М.П. Хазова

 структурного ____________ ____________________     бухгалтер ---------- --------------------

 подразделения (подпись)   (расшифровка подписи)               (подпись)(расшифровка подписи)

                                                    Бухгалтер  Кочанова     О.С. Кочанова

                                                              ---------- --------------------

                                                               (подпись)(расшифровка подписи)

Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода
Номер счета бюджетного учета	Внесение остатка		Выдача перерасхода		Кассовый ордер
	в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7
КРБ 1 208 22 660	100,00				568	28.03.2014

Бухгалтер-      кассир          Назарова         Г.К. Назарова

кассир        -----------      ----------     --------------------

              (должность)       (подпись)     (расшифровка подписи)

от "28"   марта    2014 г.

    --  ----------   --

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

                                   л и н и я   о т р е з а

Расписка.   Принят к проверке от        Седова Виктора Павловича

                                 ------------------------------------------

                                 (фамилия, имя, отчество подотчетного лица)

                                            /-------------\                    /------------------\

            авансовый отчет:          номер |     140     |               дата |    28.03.2014    |

                                            \-------------/                    \------------------/

                             /----------------------------\                               /-------\

            на сумму, руб.   |          5 400,00          |         количество документов |   6   |

                             \----------------------------/                               \-------/

            Бухгалтер  Кочанова     О.С. Кочанова                "28"    марта    2014 г.

                      ---------- --------------------             --  -----------   --

                       (подпись)(расшифровка подписи)

Форма 0504049 с. 2
N п/п	Документ		Кому, за что и по какому документу уплачено	Сумма расхода				Бухгалтерская запись
	дата	номер		по отчету		принятая к учету		дебет	кредит
				в рублях	в валюте	в рублях	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	21.03.2014	41	Суточные с 24.03.2014 по 26.03.2014 - 3 суток х 100 руб./сутки,командировочное удостоверение	300,00		300		КРБ 1 401 20 212	КРБ 1 208 12 660
2	24.03.2014	023713	Проезд, ж/д билет Казань - Москва	1 450,00		1 450,00		КРБ 1 401 20 222	КРБ 1 208 22 660
3	26.03.2014	024865	Проезд, ж/д билет Москва - Казань	1 450,00		1 450,00		КРБ 1 401 20 222	КРБ 1 208 22 660
4	24.03.2014	289, 02896	Проживание в гостинице ООО "Брайтон" с 24.03.2014 по 26.03.2014 - 2 суток х 1 100 руб./сутки, счет, кассовый чек	2 200,00		2 200,00		КРБ 1 401 20 226	КРБ 1 208 26 660
Израсходовано, всего				5 400,00		5 400,00
						300,00			КРБ 1 208 12 660
						2 900,00			КРБ 1 208 22 660
						2 200,00			КРБ 1 208 26 660
Остаток						100,00
						100,00			КРБ 1 208 22 660
Перерасход

Подотчетное лицо    Седов           В.П. Седов

                 -----------   ---------------------

                  (подпись)    (расшифровка подписи)

М. Алексеева,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 апреля 2014 г.

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.