Расчеты с подотчетными лицами. Порядок составления авансового отчета (М. Мишанина, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2013 г.)

Расчеты с подотчетными лицами. Порядок составления авансового отчета

Невозможно представить себе деятельность учреждения, в том числе деятельность автономного учреждения без подотчетных лиц, будь то решение служебных задач при направлении сотрудников в командировки, приобретение различных материальных ценностей и основных средств, оплата выполненных работ или оказанных услуг. Документом, подтверждающим расходование подотчетными лицами денежных средств на нужды учреждения, является авансовый отчет. К сожалению, практика показывает, что наибольшее количество ошибок допускается именно при заполнении авансового отчета и отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с его применением. О том, какой порядок необходимо соблюдать при составлении авансового отчета, читайте в статье.

Выдача денежных средств под отчет

Прежде чем рассмотреть особенности составления авансового отчета, напомним порядок выдачи денежных средств под отчет. Основными нормативными документами, которыми следует руководствоваться при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, являются:

- ТК РФ;

- Инструкция N 157н*(1);

- Инструкция N 183н*(2);

- Приказ Минфина РФ N 173н*(3);

- Положение N 373-П*(4);

- Указание ЦБ РФ N 1843-У*(5).

Выдача денежных средств под отчет производится учреждением на административно-хозяйственные, представительские и командировочные расходы.

Приказом (распоряжением) руководителя или учетной политикой учреждения должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет на административно-хозяйственные и представительские расходы, а также заключен договор о полной материальной ответственности с каждым из этих лиц.

Обратите внимание! Под отчет работникам учреждения могут выдаваться не только денежные средства, но и денежные документы на соответствующие цели.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке. Выбор того или иного способа выдачи (перечисления) подотчетных сумм имеет свои особенности. Рассмотрим более подробно каждый из них.

Расчеты с подотчетными лицами наличными денежными средствами. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет заключается в следующем:

- выдача наличных денежных средств из кассы под отчет осуществляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П);

К сведению. Согласно п. 1 Указания ЦБ РФ N 1843-У в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.

- выдача наличных денег под отчет на оплату расходов, связанных с осуществлением деятельности учреждения, производится на основании заявления по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002) (п. 4.1 гл. 4 Положения N 373-П). При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) составляется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ N 173н (п. 167 Инструкции N 157н);

- подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П). Согласно п. 6 Инструкции N 157н учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухгалтерском учете. Таким образом, учреждению необходимо утвердить срок представления авансового отчета;

К сведению. Если работник не представил в установленные сроки авансовый отчет, учреждение вправе удержать на основании письменного заявления работника ранее выданную ему подотчетную сумму из заработной платы согласно ст. 137 ТК РФ.

- проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (а при их отсутствии - руководителем учреждения), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П);

- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П);

- прием остатка наличных денег, полученных под отчет, производится кассиром по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) (п. 3.4 гл. 3 Положения N 373-П).

Расчеты с подотчетными лицами в безналичном порядке. Данный способ перечисления подотчетных сумм является наиболее удобным, особенно при нахождении сотрудников в командировках в других городах. При расчетах с подотчетными лицами в безналичном порядке необходимо соблюдать те же правила, что и при расчетах наличными денежными средствами, так как требования Положения N 373-П аналогичны утвержденным в инструкциях N 157н, 183н, которые должны соблюдать автономные учреждения независимо от порядка выдачи (перечисления) подотчетных сумм (наличными или безналичными денежными средствами). Отметим только то, что перечисление и возврат подотчетных сумм будут производиться на основании других первичных документов, нежели при расчетах наличными денежными средствами.

Подотчетные суммы могут перечисляться в безналичном порядке:

а) на банковскую карту учреждения, которую оно оформляет в органе Федерального казначейства на уполномоченного работника учреждения в порядке, установленном п. 37 Приказа Минфина РФ N 199н*(6). Банковскую карту и конверт с PIN-кодом необходимо хранить в сейфе учреждения или ином защищенном месте. Подотчетное лицо - получатель средств бюджета осуществляет операции по получению (внесению) наличных денег с использованием карт через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, в соответствии с договором и требованиями Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (п. 36 Приказа Минфина РФ N 199н).

Для перечисления подотчетных сумм на банковскую карту учреждения, выданную уполномоченному работнику, в орган Федерального казначейства не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег, представляется Заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844) (п. 10 Приказа Минфина РФ N 199н).

При внесении денежных средств через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств учреждение не позднее рабочего дня, следующего за днем внесения средств, представляет в орган Федерального казначейства Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531846), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. 43 Приказа Минфина РФ N 199н);

б) на "зарплатные" карты сотрудников. Минфин в Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников, в частности, для перечисления сумм командировочных расходов. Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Так, например, в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин выдает денежные средства под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

- на территории РФ в валюте РФ (в рублях), с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;

- на территории иностранных государств в долларах США, с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Позицию Минфина о перечислении подотчетных сумм на банковские карты работников поддерживали и ранее ЦБ РФ в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 и Федеральное казначейство в Письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500.

Обратите внимание! В рассматриваемых письмах даны рекомендации по перечислению сумм командировочных расходов на "зарплатные" карты работников согласно положениям ТК РФ. Что касается перечисления подотчетных сумм, связанных с другими расходами учреждения, то трудовым законодательством такой порядок не предусмотрен. Поэтому, по нашему мнению, денежные средства на прочие нужды лучше перечислять на карту учреждения или выдавать наличными из кассы.

При перечислении подотчетных сумм на "зарплатные" карты работников бухгалтеру необходимо помнить и о некоторых последствиях, которые связаны с налогами. Нередко в ходе налоговых проверок денежные средства, перечисленные в качестве подотчетных сумм, признавались заработной платой. Соответственно, на эти суммы налоговые органы обязывали начислять страховые взносы и НДФЛ. Поэтому во избежание проблем с контролирующими органами учреждению необходимо:

- предусмотреть в коллективном договоре или локальных нормативных актах (в приказе, положении о командировках, учетной политике) возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления на банковскую карту работника;

- указать в назначении платежа при перечислении средств, что суммы являются подотчетными средствами;

- правильно оформить авансовый отчет с приложением к нему подтверждающих документов.

Для перечисления подотчетных сумм на "зарплатную" карту работника учреждение направляет в ОФК Заявку на кассовый расход (ф. 0531801) или Заявку на кассовый расход (сокращенную) (ф. 0531851) (п. 5 Порядка N 15н*(7)). Если представленные документы соответствуют установленным требованиям, ОФК формирует платежное поручение, на основании которого осуществляются операции по списанию средств со счета автономного учреждения (п. 7 Порядка N 15н).

Возврат остатка неизрасходованных подотчетных сумм может производиться в кассу, на лицевой счет учреждения или путем удержания из заработной платы (на основании заявления работника). Если работник перечисляет остаток подотчетных денежных средств на лицевой счет, учреждению необходимо представить в ОФК платежное поручение (платежный документ), не подлежащее направлению в банк (п. 8 Порядка N 15н).

Сумма остатка неизрасходованных подотчетных сумм, поступившая на лицевой счет автономного учреждения, отражается как восстановление кассового расхода. Операции по поступлению на лицевой счет и выбытию с него денежных средств оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к выписке из лицевого счета автономного учреждения (п. 72, 73 Инструкции N 183н).

Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции N 157н, п. 106 Инструкции N 183н).

Обратите внимание! Если работники учреждения произвели расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", так и на счете 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).

Операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Норма Инструкции N 183н
Выдача денежных средств (денежных документов) под отчет	0 208 хх 000*(1)	0 201 11 000 0 201 27 000 0 201 34 000 0 201 35 000	Абзацы 1, 3 п. 108
Выбытие денежных средств с лицевых счетов в органе Федерального казначейства на получение денежных средств, перечисляемых на расчетную (дебетовую) карту*(4)	0 210 03 000	0 201 11 000	Абзац 2 п. 117
Снятие наличных денежных средств подотчетным лицом с расчетных (дебетовых) карт, выданных органом Федерального казначейства*(4)	0 208 хх 000*(1)	0 210 03 000	Абзац 4 п. 108
Принятие к бухгалтерскому учету сумм произведенных расходов на основании авансового отчета	0 105 хх 000*(1) 0 106 хх 000*(1) 0 109 хх ххх*(2) 0 210 01 000 0 302 хх 000*(1) 0 304 03 000 0 401 20 ххх*(3)	0 208 хх 000*(1)	Абзац 1 п. 109
Возврат остатков подотчетных сумм (неиспользованных денежных документов)	0 201 11 000 0 201 34 000 0 201 35 000	0 208 хх 000*(1)	Абзацы 3, 5 п. 109
Возврат подотчетным лицом остатков подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту, выданную органом Федерального казначейства*(4)	0 210 03 000	0 208 хх 000*(1)	Абзац 5 п. 109
Уплата подотчетным лицом аванса согласно представленному авансовому отчету	0 206 хх 000*(1)	0 208 хх 000*(1)	Абзац 7 п. 109
Погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы	0 304 03 000	0 208 хх 000*(1)	Абзац 8 п. 109
*(1) Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета. *(2) Применяются соответствующие группа, вид кода синтетического счета и код КОСГУ. *(3) Применяются соответствующие коды КОСГУ. *(4) Приведенные операции и корреспонденции счетов подготовлены с учетом проекта приказа "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2010 N 183н". Проект размещен на сайте Минфина. Согласно ему при утверждении приказа данные изменения планируется применять при формировании учетной политики начиная с 2013 года.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо Журнале операций по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции N 157н). Отражение операций по счету 0 208 00 000 осуществляется в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетов по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции N 157н).

Основные правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе информации. Форма авансового отчета и порядок ее заполнения для автономных учреждений утверждены Приказом Минфина РФ N 173н. В Авансовом отчете (ф. 0504049) подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Бухгалтерия учреждения проверяет авансовый отчет на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. К подтверждающим документам относятся, в частности, командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, бланки строгой отчетности, кассовые, товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, проездные билеты, счета, товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д. Если расчеты производились подотчетным лицом с использованием банковской карты, к авансовому отчету должны быть приложены слипы, квитанции электронных терминалов, банкоматов. Следует отметить, что подтверждающие документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В случае принятия материальных ценностей или основных средств на склад к авансовому отчету необходимо приложить приходные документы.

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер должен заполнить графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом в качестве аванса, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Следует отметить, что форма Авансового отчета (ф. 0504049) предусмотрена для расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами. Рекомендуем при ведении расчетов безналичными денежными средствами заполнять авансовый отчет в том же порядке, что и наличными денежными средствами, за исключением информации, содержащейся на титульной части бланка:

- в строке "Получен аванс" указывается номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения;

- в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие - при выдаче перерасхода.

Приведем образец заполнения авансового отчета.

                                                     Утверждаю

                                                     Отчет в сумме Пять тысяч шестьсот семьдесят

                                                                   --------------------------------

                                                      рублей 00 копеек

                                                     ----------------------------------------------

                                                                         (прописью)

                                                     Руководитель   Иванов          Е.Б Иванов

                                                     учреждения   ---------  ----------------------

                                                                  (подпись)  (расшифровка подписи)

                                                     "25"       марта           2013 г.

                                                      --   -------------------    --

                                                        /----------\                /-------------\

                                      Авансовый отчет N |   250    |                |    Коды     |

                                                        \----------/                |-------------|

                                                                       Форма по ОКУД|   0504049   |

                        от "25"   марта    2013 г.                                  |-------------|

                            --  ----------   --                  .                  |  25.03.2013 |

                                                                                    |-------------|

Учреждение          Автономное учреждение                                   по ОКПО |  01234567   |

            --------------------------------------------------------                |-------------|

Структурное подразделение       Отдел кадров                                        |             |

                           -----------------------------------------                |-------------|

Подотчетное лицо    Абрамченко Анастасия Сергеевна                  Табельный номер |     23      |

                  --------------------------------------------------                |-------------|

Единица измерения: руб.                                                     по ОКЕИ |     383     |

                                                                                    |-------------|

                          Российский рубль                                          |             |

                    ----------------------------                              по ОКВ|     643     |

                       (наименование валюты)                                        \-------------/

Должность    специалист                  Назначение аванса     командировочные расходы

          --------------------                             ----------------------------------

Наименование показателя	Сумма			Бухгалтерская запись				Сумма, руб.
	в рублях	в валюте		дебет		кредит
Предыдущий аванс: остаток	-			1		2		3
				0 208 12 000		0 201 34 000		400
перерасход	-			0 208 22 000		0 201 34 000		2 000
Получен аванс				0 208 26 000		0 201 34 000		3 300
РКО N 253 от 18.03.2013	5 700
Итого получено	5 700
Израсходовано	5 670
Остаток	30
Перерасход	-
							Итого	5 700

Приложение:  5   документов на    5    листах

            ----                -----

                                                                                    /-------------\

Целесообразность произведённых          Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб. |    5 670    |

расходов подтверждаю                                                                \-------------/

 Руководитель   Сергеев     А.М. Сергеев            Главный   Никольская   Е.В. Никольская

 структурного ____________ ____________________     бухгалтер ---------- --------------------

 подразделения (подпись)   (расшифровка подписи)               (подпись)(расшифровка подписи)

                                                    Бухгалтер  Кузьмина     А.Б. Кузьмина

                                                              ---------- --------------------

                                                               (подпись)(расшифровка подписи)

Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода
Номер счета бюджетного учета	Внесение остатка		Выдача перерасхода		Кассовый ордер
	в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7
0 208 22 000	30				205	25.03.2013

Бухгалтер-      кассир          Горячева         И.Д. Горячева

кассир        -----------      ----------     --------------------

              (должность)       (подпись)     (расшифровка подписи)

от "25"   марта    2013 г.

    --  ----------   --

 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

                                   л и н и я   о т р е з а

Расписка.   Принят к проверке от     Абрамченко Анастасии Сергеевны

                                 ------------------------------------------

                                 (фамилия, имя, отчество подотчетного лица)

                                            /-------------\                    /------------------\

            авансовый отчет:          номер |     250     |               дата |    25.03.2013    |

                                            \-------------/                    \------------------/

                             /----------------------------\                               /-------\

            на сумму, руб.   |          5 670             |         количество документов |   5   |

                             \----------------------------/                               \-------/

            Бухгалтер  Кузьмина     А.Б. Кузьмина                "25"    марта    2013 г.

                      ---------- --------------------             --  -----------   --

                       (подпись)(расшифровка подписи)

Форма 0504049 с. 2
N п/п	Документ		Кому, за что и по какому документу уплачено	Сумма расхода				Бухгалтерская запись
	дата	номер		по отчету		принятая к учету		дебет	кредит
				в рублях	в валюте	в рублях	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	18.03.2013	28	суточные с 19.03.2013 по 22.03.2013 - 4 суток х 100 руб./сут.,командировочное удостоверение	400		400		0 109 60 212	0 208 12 000
2	19.03.2013	052813	проезд, ж/д билет Ярославль - Москва	985		985		0 109 60 222	0 208 22 000
3	22.03.2013	024582	проезд, ж/д билет Москва-Ярославль	985		985		0 109 60 222	0 208 22 000
4	19.03.2013	356, 02583	проживание в гостинице ООО "ГК "Лазурь" с 19.03.2013 по 22.03.2013 - 3 суток х 1 100 руб./сут., счет, кассовый чек	3 300		3 300		0 109 60 226	0 208 26 000
Израсходовано, всего				5 670		5 670
						400			0 208 12 000
						1 970			0 208 22 000
						3 300			0 208 26 000
Остаток						30
						30			0 208 22 000
Перерасход

Подотчетное лицо  Абрамченко      А.С. Абрамченко

                 -----------   ---------------------

                  (подпись)    (расшифровка подписи)

М. Мишанина,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

*(3) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(4) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П.

*(5) Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

*(6) Приказ Минфина РФ от 31.12.2010 N 199н "Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства".

*(7) Порядок проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых операций со средствами автономных учреждений, утв. Приказом Федерального казначейства от 08.12.2011 N 15н.