Перерасход в командировке: тонкости учета (Е.П. Ирхина, "Расчет", N 10, октябрь 2013 г.)

Перерасход в командировке: тонкости учета

Любые расчеты с персоналом таят в себе множество нюансов и тонкостей. А командировки, как и любое путешествие, предполагают еще и непредвиденные расходы: это может быть отмена рейса и покупка нового билета, болезнь сотрудника и последующая задержка в служебном задании, и многое другое, да мало ли что еще. Довольно часто эти неприятности приводят к перерасходу подотчетных средств, как быть в этой ситуации?

Возмещаемые расходы

Для начала подчеркнем, что в командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Людей, работающих по гражданско-правовым договорам, отправлять по служебным заданиям нельзя (ст. 166 ТК РФ, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, далее - Положение).

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные с рабочими поездками. Обязанность оплаты нанимателем установлена статьей 168 Трудового Кодекса. Конкретные размеры и перечень командировочных издержек определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду траты на проезд, жилье, суточные и другие. Кроме того, за работником остается средний заработок. Сумма аванса, получаемая перед служебной поездкой, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).

Перерасход и налоговый учет

В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач служебного задания. Траты на командировки, связанные с производством или реализацией товаров относятся к прочим расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина от 4.07.2012 г. N 03-04-06/6-204). Потраченные средства в этом случае не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 6.08.2010 г. N 2538-19).

Что касается НДФЛ, важно помнить, что траты по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России работник может потратить 700 рублей в сутки, а за границей - 2500 рублей. Суточные сверх лимита будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

НДС и служебная поездка

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и его проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина России от 21.11.2012 г. N 03-07-11/502). К таким относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные, так и электронные (письмо Минфина России от 10.01.2013 г. N 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.

Привезенные сотрудником документы или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (подп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. N 1137). Разъяснения специалистов Минфина по этому поводу можно найти в письме от 21.11.2012 г. N 03-07-11/502).

Еще один важный вопрос: когда у фирмы возникает право на вычет НДС? Входной налог можно вычесть в том отчетном периоде, в котором руководитель утвердил авансовый отчет работника (письма Минфина России от 18.07.2013 г. N 03-03-06/1/28117 и от 20.05.2008 г. N 03-07-11/197).

Без обязательств

Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2) на основании заявления. В документе руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать сотруднику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по потраченным, в конце бумаги начальник должен расписаться и поставить дату.

Сотрудник обязан отчитаться за деньги в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы.

О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем: фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей, "первичку". Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить: авансовый отчет, утвержденный подписью руководителя; командировочное удостоверение (форма N Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. N 1); первичная документация, подтверждающая расходы.

По общему мнению Минфина и ФНС, этих документов достаточно для подтверждения траты на выполнение служебного задания (письма Минфина России от 14.09.2009 г. N 03-03-05/169, от 19.11.2009 г. N 03-03-06/1/764, ФНС России от 25.11.2009 г. N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 г. N 16-15/113462).

За рубежом

При направлении сотрудника в другую страну дополнительно возмещаются: расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление медицинской страховки и иные обязательные платежи.

Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК.

Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международный страховой полис. Согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса, датой признания этих трат является дата утверждения авансового отчета.

Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows.

Е.П. Ирхина,

редактор-эксперт по бухучету и налогообложению

"Расчет", N 10, октябрь 2013 г.