На ошибках учатся ("Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2013 г.)

На ошибках учатся

Внимание! Ошибка

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 82-86. Проверьте себя!

Задание 1. Составление акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте

12 августа 2013 г. менеджер по продажам Голубев Ю.П. в течение всего дня отсутствовал на рабочем месте, о чем был составлен соответствующий акт. Найдите ошибки, допущенные при составлении данного акта.

ООО "Карусель"

Акт

                             12.08.13 г.

                             -----------

Москва

Сегодня, 12 августа 2013 г., в 15 часов 00 минут в кабинете N 214 отдела продаж ООО "Карусель" мной, руководителем отдела продаж Соколовым С.А. составлен акт о следующем.

Менеджер по продажам Голубев Ю.П. отсутствовал в течение всего рабочего дня 12.08.2013 на своем рабочем месте в кабинете N 214 отдела продаж ООО "Карусель", где работник обязан находиться с 9:00 до 18:00 в соответствии с условиями трудового договора от 21.10.12 N 06/12 и Правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Карусель" от 12.09.11.

На момент окончания рабочего дня и составления настоящего акта сведений об уважительных причинах отсутствия на работе Голубева Ю.П. не имеется, на звонки по домашнему (а также мобильному) телефону работник в течение дня не отвечал.

Руководитель отдела продаж

Соколов

Задание 2. Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Горохова Л.П., являющаяся бабушкой ребенка, родившегося 24 марта 2011 г., 17.08.2013 написала заявление о предоставлении ей с 18.08.2013 отпуска по уходу за внуком до достижения им возраста трех лет. Найдите ошибки в приказе о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

             Общество с ограниченной ответственностью "Инвест-К"

                             (ООО "Инвест-К")

                                  Приказ

17.08.2013                                                         N 23/о

----------                                                           ----

                                 Ярославль

                          О предоставлении отпуска

Приказываю:

Предоставить Л.П. Гороховой с 18.08.2013 по 23.03.2014 отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Основание: свидетельство о рождении, личное заявление работницы, справки с места работы родителей ребенка.

Генеральный директор                 Князев                 (А.И. Князев)

С приказом ознакомлена:

Старший экономист                   Горохова              (Л.П. Горохова)

                                   17.08.2013

В дело N 06-12

Степанова

Проверь себя

Задание 1. Составление акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте

При составлении акта об отсутствии на рабочем месте допущены следующие ошибки:

1. Отсутствует полное наименование организации, соответствующее закрепленному в учредительных документах (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Нарушен п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий правила оформления реквизита "дата документа": дата оформляется арабскими цифрами в последовательности - день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, при этом используется сокращение "г." при указании года.

3. Отсутствует регистрационный номер документа (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. Отсутствует заголовок документа, который в соответствии с п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003 должен отвечать на вопрос "о чем?". В данном случае он может быть следующим: "Об отсутствии работника в течение рабочего времени на рабочем месте" или "О прогуле".

5. Акт об отсутствии на рабочем месте в течение всего рабочего дня должен быть составлен по окончании рабочего времени "прогульщика", а не в середине дня.

6. Как правило, акт о совершении дисциплинарного проступка составляется в присутствии нескольких лиц, которые могут подтвердить факт проступка своими подписями в акте. В случае судебного разбирательства акт, подписанный несколькими свидетелями, будет иметь большую значимость.

7., 8. См. пункт 2.

9. Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, в состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

10. Нет отметки об ознакомлении с актом (или отказом от ознакомления) самого отсутствующего работника при появлении на рабочем месте после прогула (из судебной практики).

11. Отсутствует отметка об исполнении документа и направлении его в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

Правильный вариант акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте

           Общество с ограниченной ответственностью "Карусель"

                             (ООО "Карусель")

                                    Акт

12.08.13 г.                                                           N 5

-----------                                                            --

                                   Москва

                           О прогуле Голубева Ю.П.

Сегодня, 12 августа 2013 г., в 18 часов 00 минут в кабинете N 214 отдела продаж ООО "Карусель" мной, руководителем отдела кадров Людоедовой Л.С., в присутствии руководителя отдела продаж Соколова С.А., менеджера по продажам Синичкина Д.В. и ассистента по закупкам Киселева О.Г. составлен акт о следующем.

Менеджер по продажам Голубев Ю.П. отсутствовал в течение всего рабочего дня 12.08.2013 на своем рабочем месте в кабинете N 214 отдела продаж ООО "Карусель", где работник обязан находиться с 9:00 до 18:00 в соответствии с условиями трудового договора от 21.10.2012 N 06/12 и Правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Карусель" от 12.09.2011.

На момент окончания рабочего дня и составления настоящего акта в 18:00 12.08.2013 сведений об уважительных причинах отсутствия на работе Голубева Ю.П. не имеется, на звонки по домашнему (а также мобильному) телефону работник в течение дня не отвечал.

Руководитель отдела кадров               Людоедова         Л.С. Людоедова

Руководитель отдела продаж                Соколов            С.А. Соколов

12.08.2013

Менеджер по продажам                      Синичкин          Д.В. Синичкин

12.08.2013

Ассистент по закупкам                      Киселев           О.Г. Киселев

12.08.2013

С актом ознакомлен:

Менеджер по продажам                      Голубев            Ю.П. Голубев

13.08.2013

В дело N 05-11

Снегирева 13.08.2013

Задание 2. Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Важно. С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым теперь формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению. Согласно ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Следовательно, организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Все обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 вышеуказанного закона. Однако применение привычных унифицированных форм данный закон также не отменяет. Поэтому если вашей организации удобнее заполнять унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, то их также можно применять, предварительно утвердив данные образцы приказом руководителя организации. Таким образом, издание приказа о предоставлении отпуска не на бланке унифицированной формы N Т-6 не является ошибкой или недочетом.

При составлении приказа о предоставлении отпуска допущены следующие ошибки:

1. Кадровые документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям, в пределах каждой из них документы регистрируются отдельно и имеют свой срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. В ст. 19 Перечня указано, что срок хранения приказов о предоставлении отпуска по уходу за ребенком отличается от срока хранения приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (75 и 5 лет соответственно). Как правило, в пределах каждой регистрируемой группы приказов к порядковому номеру добавляются другие составные обозначения, чтобы отличить приказы длительного хранения от остальных. Поэтому буквенный код "о", который чаще всего указывается при регистрации приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, в рассматриваемом случае ошибочен. Данный приказ относится к группе приказов по личному составу (например, код "л/с" или "к"), что и необходимо указать.

2. Буква "г." в реквизите "место составления или издания документа" не ставится только перед городами федерального значения Москвой и Санкт-Петербургом (п. 2.3.2.12 ГСДОУ).

3. Не указан вид отпуска в заголовке к приказу.

4. Отсутствует указание должности работницы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

5. Как правило, в тексте приказа инициалы указываются после фамилии (из делопроизводственной практики).

6. Неверно определена дата окончания отпуска по уходу за ребенком. Руководствуясь нормами ст. 256 ТК РФ, сотрудница имеет право уйти в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Проблема с установлением даты часто встречается при определении окончания периода выплаты сотруднице (или сотруднику) ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет. Многие задумываются: учитывается ли тот день, когда малышу уже исполнилось 1,5 года, при расчете пособия? Ответ на этот вопрос содержится в п. 46 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 N 1012н, согласно которому выплата ежемесячного пособия по уходу за ребенком осуществляется со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком по день исполнения ребенку полутора лет. Проводя аналогию, можно сделать вывод, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет длится по день исполнения малышу трех лет включительно. Следовательно, день окончания отпуска по уходу за ребенком, который должен быть отражен в приказе, - 24.03.2014.

7. Не указаны основные реквизиты документов, являющихся основанием к приказу (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003).

8. В отметке об исполнении документа и направлении его в дело отсутствует дата направления документа в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

Примечание. Согласно п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003, текст приказа может состоять только из одной части - распорядительной. Поэтому отсутствие констатирующей части приказа (например, "в связи с необходимостью ухода за ребенком..." и т.п.) - не является ошибкой.

Правильный вариант приказа о внесении изменений в учетные документы

          Общество с ограниченной ответственностью "Инвест-К"

                             (ООО "Инвест-К")

                                    Приказ

17.08.2013                                                         N 23/к

----------                                                           ----

                                г. Ярославль

                           О предоставлении отпуска

          по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Приказываю:

Предоставить старшему экономисту Л.П. Гороховой с 18.08.2013 по 24.03.2014 отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Основание:

1. Свидетельство о рождении Зайцева В.А. от 01.04.2013 МЮ N 23456, выданное Замоскворецким отделом ЗАГС г. Москвы.

2. Личное заявление Гороховой Л.П. от 17.08.2013 N 23/08.

3. Справки с места работы родителей (из ООО "Домстол" от 15.08.2013 N б/н, из ЗАО "Бета-Консалт" от 14.08.2013 N 23).

Генеральный директор                    Князев              (А.И. Князев)

С приказом ознакомлена:

Старший экономист                       Горохова          (Л.П. Горохова)

                                       17.08.2013

В дело N 06-12

Степанова 17.08.2013

"Кадровик.ру", N 9, сентябрь 2013 г.