Компенсация расходов на парковку. Нюансы налогового учета (Е. Шестакова, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2013 г.)

Компенсация расходов на парковку. Нюансы налогового учета

Чтобы обосновать компенсацию сотруднику расходов на парковку, необходимо закрепить порядок их возмещения в учетной политике компании и в трудовых договорах, а также собрать подтверждающие документы.

В наши дни бывает довольно трудно найти в городе место, где можно бесплатно оставить автомобиль. Некоторые компании идут навстречу своим сотрудникам, которые используют личные авто в интересах фирмы, и компенсируют им расходы на парковку возле офиса, а также при разовых поездках по городу во время посещения переговоров, выставок, конференций, семинаров и других мероприятий*(1). Рассмотрим нюансы налогового учета компенсаций расходов на парковку своему сотруднику.

Компенсация расходов на парковку. Есть пределы?

Минфин и ФНС России упоминают только четыре вида затрат работника, которые, по мнению ведомств, включены в сумму компенсации за использование личного автомобиля, нормируемую для целей расчета налога на прибыль*(2): сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Компенсация затрат на парковку в данном перечне отсутствует. Следовательно, есть два возможных варианта ее учета в налоговой базе.

Вариант 1 - рискованный. Суммы расходов на стоянку можно учесть в полном объеме как прочие расходы, связанные с производством (реализацией)*(3). Данный вывод косвенно подтверждает письмо финансового ведомства*(4). Вместе с тем фирма, которая решит учитывать в налоговой базе затраты на парковку в полном объеме, должна быть готова отстаивать свои действия в налоговом споре.

Вариант 2 - безопасный. Если компания хочет избежать претензий налоговиков, то расходы на парковку следует учитывать в пределах норм, установленных Постановлением N 92 (см. таблицу).

Нормы компенсации расходов по легковым авто, которые включают в расчет базы по налогу на прибыль

Рабочий объем двигателя, куб. см.	Нормы расходов, руб.
До 2000 (включительно)	1200
Свыше 2000	1500

При обоих вариантах фирма должна иметь в наличии все необходимые подтверждающие затраты документы*(5).

Обоснование и документальное подтверждение

Во-первых, фирма должна установить порядок выплаты компенсации затрат на парковку в своей учетной политике, в приказе директора об установлении компенсации, а также прописать в трудовом договоре с работником (или в дополнительном соглашении к нему) размер возмещения (см. образец 1). Отметим, что нормы, указанные в Постановлении N 92, применяются только при расчете налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемой работнику*(6).

Образец 1. Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

"7.3 Работодатель компенсирует работнику расходы на содержание его личного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) Mazda Atenza Sedan (объем двигателя - 2000 куб. см.), используемого в производственных целях в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. А именно - 1200 рублей.

Работодатель компенсирует работнику расходы на парковку в размере не более 5000 рублей в месяц"

Во-вторых, необходимо собрать все документы и расчеты, подтверждающие затраты на компенсацию парковки. Их список будет зависеть от конкретной ситуации.

Компенсация расходов на стоянку возле офиса фирмы. Нередко компании арендуют парковочные места возле зданий своего месторасположения. Подтверждающими расходы документами в данном случае будут являться договор аренды с владельцем парковки и платежные документы. Факт использования работником парковочного места возможно подтвердить с помощью электронных карт-пропусков. Кроме того, в качестве подтверждения могут выступать реестры автомобилей, документы охраны, подтверждающие заезд и выезд автомобиля, и прочее. Вышеупомянутые документы не являются бланками строгой отчетности, но могут использоваться в качестве дополнения к остальным указанным выше документам.

В последнее время получает широкое распространение оплата парковки по мобильному телефону через SMS посредством купленной заранее скретч-карты. В данном случае открывается личный счет и денежные средства списываются с него после отправки сообщения. Списание может производиться как с корпоративных, так и с личных номеров сотрудников. По нашему мнению, целесообразно использовать корпоративные номера, поскольку фирме будет легче отслеживать расходы на парковку и подтверждать ее оплату (через распечатки от операторов). Если работники пользуются личными номерами, то могут понадобиться заверенные в установленном порядке документы, доказывающие принадлежность SIM-карт конкретным сотрудникам. Расходы на покупку скретч-карты подтверждаются кассовым чеком.

Отметим, что инспекторы предъявляют претензии по поводу включения в расчет налога на прибыль расходов на аренду парковки при наличии у фирмы собственного гаража. По нашему мнению, подобные затраты можно обосновать, использовав следующие доводы:

- количество автомобилей сотрудников превышает количество машино-мест в гараже;

- арендованная стоянка используется для обеспечения сохранности транспортных средств*(7) и в качестве гостевой парковки для постоянных и потенциальных контрагентов*(8);

- арендованная стоянка используется исключительно для деятельности, направленной на получение прибыли (например для автомобилей, перевозящих грузы)*(9).

Компенсация парковки в разовых поездках. В течение рабочего дня сотрудники компании могут ездить на своем авто на различные мероприятия (переговоры, выставки, конференции и прочее). В данном случае для обоснования и подтверждения расходов на компенсацию парковки работник должен оформить отчет с объяснением производственной необходимости использования личного авто. Также необходимы путевой лист, чеки ККТ, парковочный талон или другие документы по оплате парковки*(10).

Отметим, что иногда при кратковременной (разовой) парковке (на срок не более суток) договор с владельцем стоянки оформляется путем выдачи потребителю документа (сохранной расписки, квитанции и т.п.) с указанием номера машины. Его копия остается у исполнителя*(11). Данный документ также может являться подтверждающим факт парковки.

Отчет об использовании автотранспорта в производственных целях составляют на основании путевого листа. Форма такого отчета не установлена, поэтому он может оформляться в произвольной форме (см. образец 2). В соответствии с требованиями Закона о бухучете формы первичных документов, подтверждающих расходы, могут разрабатываться экономическим субъектом самостоятельно. При этом они должны соответствовать установленным требованиям*(12).

Образец 2. Отчет об использовании автотранспорта

ООО "Актив"

Отчет N 10
об использовании автотранспорта в производственных целях, марка автомобиля ВАЗ-21093, регистрационный N А 123 ВС 77

г. Москва

"15" августа 2013 г.

В связи с производственной необходимостью 15 августа 2013 г. была осуществлена поездка Хафизовым Сергеем Геннадьевичем на личном автомобиле по маршруту: г. Москва, ул. Огородный пр. - г. Москва, пос. Московский и обратно.

Целью поездки является заключение договора с ООО "Пассив", расположенного по адресу: г. Москва, пос. Московский, д. 10.

Для заключения договора представителю ООО "Пассив" были переданы следующие документы:

- проект договора;

- копии учредительных документов.

Затраты на приобретение ГСМ составили 290 (двести девяносто) рублей. Затраты на парковку составили 500 (пятьсот) рублей.

Приложения:

1. Путевой лист N 98.

2. Чек на приобретение ГСМ.

3. Квитанция об оплате парковки.

Водитель

Хафизов

Хафизов С.Г.

Бухгалтер

Смирнова

Смирнова Л.С.

Возникает ли у сотрудника доход?

Суммы возмещения расходов за использование работником его личного имущества в интересах фирмы при выполнении трудовых обязанностей согласно трудовому договору относятся к установленным законодательством РФ, не являются доходом сотрудника и освобождаются от НДФЛ*(13). Кроме того, каких-либо норм компенсации в целях обложения НДФЛ не существует.

Для того чтобы в рамках трудовых отношений сотруднику была выплачена компенсация за использование его личного имущества, необходимо*(14):

- соглашение сторон, определяющее размер возмещения расходов, выраженное в письменной форме;

- приказ руководителя организации, являющийся основанием для выплаты;

- документы, подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику;

- документы, подтверждающие фактическое использование машины в интересах работодателя;

- расчеты компенсаций;

- документы, подтверждающие суммы расходов на парковку.

Поскольку свободного места в городах все меньше и меньше, а парковки в центре становятся платными, компаниям следует задуматься о компенсациях своим сотрудникам затрат на стоянку автомобилей в поездках производственной направленности. Использование работником парковки может стать критерием для мотивации и материального стимулирования персонала, поскольку не все компании компенсируют данные расходы.

Е. Шестакова,

генеральный директор компании "Актуальный менеджмент",

к.ю.н.

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 188 ТК РФ

*(2) пост. Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92); письма Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, от 21.07.1992 N 57, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186

*(3) подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(4) письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404

*(5) пост. ФАС ПО от 11.03.2009 N А57-4951/2008

*(6) письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275

*(7) пост. ФАС СЗО от 23.12.2005 N А56-5298/2005

*(8) пост. ФАС МО от 27.03.2013 N А40-61548/12-90-349

*(9) пост. ФАС ЦО от 27.04.2006 N А68-АП-266/11-05

*(10) письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328

*(11) п. 12 Правил об оказании услуг автостоянок, утв. пост. Правительства РФ от 17.11.2001 N 795

*(12) ст. 9 Закона о бухучете

*(13) ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305; пост. ФАС СЗО от 02.11.2010 N А56-53764/2009

*(14) ст. 188 ТК РФ