Организация наличного денежного оборота в обособленных подразделениях (Д.А. Бессонов, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.)

Организация наличного денежного оборота в обособленных подразделениях

С момента вступления в силу нового Порядка ведения кассовых операций*(1) (01.01.2012) часть вопросов, возникавших при применении предыдущего порядка, была снята. Вместе с тем возникло немало новых. Часть из них вызывает неоднозначная трактовка организации наличного денежного обращения в обособленных подразделениях организации. Например, как сдавать выручку из контрольно-кассовой техники в кассу, если на момент окончания смены кассира-операциониста касса уже закрыта, а инкассация отсутствует. Многие оформляют документы задним числом или выдают избыток денежных средств под отчет до начала следующего рабочего дня. Но есть ли другие, более удобные и законные средства? Попробуем разобраться.

Определения

Итак, сначала обратимся к терминологии. Обособленные подразделения в Порядке ведения кассовых операций определены как обособленные подразделения (филиал, представительство) юридического лица (п. 1.2). При этом официального разъяснения по поводу того, ограничиваются ли данные подразделения только филиалами или представительствами, до сих пор нет.

Интересным представляется трактовка обособленного подразделения как любого отдельного подразделения, выделенного в структуре организации, независимо от наличия или отсутствия у него банковского счета*(2). Именно данное понятие и будет использовано при дальнейшем анализе, поскольку оно также подтверждается судебными решениями*(3) и позицией Банка России*(4).

Цели

Организация наличного денежного обращения может быть направлена на достижение как минимум двух целей:

1) соблюдение установленного Порядка ведения кассовых операций и, как следствие, снижение вероятности быть подвергнутым соответствующим штрафным санкциям;

2) обеспечение сохранности поступивших денежных средств в процессе их дальнейших перемещений на пути к банковскому (или иному) счету.

Ниже будет рассмотрена только первая из указанных целей.

Основания для привлечения к ответственности

Основания применения штрафных санкций за нарушение Порядка ведения кассовых операций в настоящее время таковы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

2) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств или накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов;

3) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности.

По любому из указанных оснований с организации может быть взыскано от 40 000 до 50 000 руб.

Способы снижения вероятности привлечения к ответственности

Для снижения риска привлечения к ответственности за осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров требуется в локальном нормативном акте (приказе, положении, регламенте или др.) установить лимиты расчетов наличными в рамках одного договора*(5). Также в данном документе целесообразно предусмотреть порядок контроля за величиной расчетов в рамках одного договора, если расчеты могут производиться разными подразделениями организации, или запретить такой порядок расчетов.

Для снижения риска привлечения к ответственности за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов (и, как следствие, за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (п. 6.1 Порядка ведения кассовых операций)) достаточно установить локальным нормативным актом лимиты касс в каждом месте их нахождения таким образом, чтобы не превысить общий лимит кассы, установленный для организации (без учета лимитов обособленных подразделений, у которых имеется отдельный банковский счет, - они сами обязаны установить лимит для своей кассы (п. 1.2 Порядка ведения кассовых операций)).

Мероприятия для снижения риска привлечения к ответственности за неоприходование в кассу денежной наличности не так просты и однозначны. Рассмотрим их подробнее.

Полное оприходование наличных денежных средств представляет собой внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (п. 6.1 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных денежных средств могут лишь в том случае, когда не заполняются кассовые ордера (в случае обязательности их заполнения) или в кассовую книгу не вносятся записи на их основании. При этом стоит отметить, что кассовую книгу необходимо вести в каждой кассе (п. 5.1 Порядка ведения кассовых операций), а кассой является место для проведения кассовых операций, определенное руководителем (индивидуальным предпринимателем) (п. 1.2 Порядка ведения кассовых операций).

Теперь определим момент, когда денежные средства из обособленного подразделения (денежные средства в контрольно-кассовой технике (ККТ) или полученные в результате выдачи бланков строгой отчетности (БСО)) подлежат сдаче в кассу организации. Иначе говоря, когда следует оформлять приходный кассовый ордер?

Ответ на этот вопрос содержится в п. 3.3 и 3.5 Порядка ведения кассовых операций, согласно которым при ведении организацией кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения (при этом верхний предел времени не обозначен) на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег. При этом прием сдаваемых наличных денег от обособленного подразделения осуществляется в порядке, самостоятельно определенном юридическим лицом. Таким образом, обязанности сдавать наличные денежные средства из ККТ (или полученные в результате выдачи БСО) обособленного подразделения в кассу организации исключительно в день их получения не установлено. Следовательно, если время работы ККТ (места получения наличных денежных средств с выдачей БСО) в обособленном подразделении выходит за пределы времени работы кассы организации (при отсутствии кассы в обособленном подразделении*(6)), то ничто не мешает этой организации установить порядок сдачи наличных денежных средств из ККТ (или полученных в результате выдачи БСО) на следующий рабочий день. Таким образом, в конце дня нет обязанности составлять приходный кассовый ордер, следовательно, не может быть неоприходования наличных денежных средств.

Отметим, что превышения лимита кассы также не будет, поскольку в кассовой книге на конец дня наличные денежные средства, находящиеся в ККТ (или полученные в результате выдачи БСО), еще не отражены.

Сразу стоит оговориться, что не стоит злоупотреблять сроками для оприходования наличных денежных средств из ККТ обособленного подразделения (или полученных в результате выдачи БСО), чтобы не возникло поводов для обвинения организации в преследовании единственной цели - избежать превышения лимитов кассы. В качестве срока сдачи наличных денежных средств обособленными подразделениями логично установить срок не позднее следующего рабочего дня, если только организация не сможет обосновать более длительный срок сдачи наличности, поскольку именно данный срок установлен и для сдачи отрывного листа кассовой книги обособленным подразделением организации, имеющим кассу (п. 5.6 Порядка ведения кассовых операций).

* * *

Судебная практика по вопросам привлечения к ответственности за нарушения Порядка ведения кассовых операций еще не сформировалась, поэтому учреждениям предстоит на свой страх и риск принимать те или иные решения в области ведения кассовых операций. Надеемся, что наши рекомендации помогут в этом нелегком деле.

Д.А. Бессонов,

к.э.н., начальник отдела ревизии,

аудита и методического обеспечения ФГАОУ ВПО

"Уральский федеральный университет", аудитор

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

*(2) Диркова Е.Ю. Касса обособленного подразделения // Практическая бухгалтерия. 2013, N 3, с. 72-74; Московский бухгалтер. 2013, N 4, с. 53-55.

*(3) Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 N А56-59643/2012.

*(4) Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255.

*(5) Пункт 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

*(6) При наличии кассы в обособленном подразделении, время которой не выходит за пределы времени работы ККТ, такой проблемы быть не может. То есть по окончании смены наличные денежные средства могут быть сданы в кассу обособленного подразделения и отражены в его кассовой книге. В случае, когда время окончания работы ККТ выходит за пределы окончания времени работы кассы в обособленном подразделении, устанавливается также порядок сдачи наличных денежных средств из ККТ (или полученных в результате выдачи БСО) на следующий рабочий день.