Как оформить однодневную командировку и подтвердить расходы на проезд? (А. Лопатина, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.)

Как оформить однодневную командировку и подтвердить расходы на проезд?

В пункте 4 Положения о командировках*(1) отмечено, что работодатель по собственному усмотрению устанавливает продолжительность служебной поездки сотрудника с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Очевидно, что командировка может быть однодневной. В данной статье мы расскажем, чем такая поездка отличается от более продолжительной, особо остановимся на документальном оформлении однодневной командировки, а также подтверждении расходов на проезд.

Статьей 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировками не признаются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер. Об этом же сказано в п. 3 Положения о командировках и добавлено: направление сотрудника в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, является командировкой. Такой же вывод сделан и в отношении поездки дистанционного работника в связи с производственной необходимостью в различные населенные пункты, в том числе в место нахождения работодателя (Письмо Минфина РФ от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Однодневная командировка отличается от обычной лишь тем, что условия транспортного сообщения и характер выполняемой в поездке работы позволяют сотруднику возвратиться к месту постоянного жительства в день отправления в командировку. Статьей 167 ТК РФ определено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение связанных со служебной поездкой расходов. В отношении среднего заработка у однодневной командировки различий с более продолжительной поездкой нет, чего не скажешь о компенсируемых расходах. За время пребывания в однодневной командировке зарплата сотрудника рассчитывается исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФ при однодневных командировках работодатель обязан возместить сотруднику:

- расходы на проезд;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Далее рассмотрим подробнее тему расходов на проезд, но сначала расскажем об оформлении отдельных документов при однодневной командировке.

Документальное оформление однодневной командировки

Формы документов, которые составляются при командировках, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Большинство учреждений, как правило, составляет при однодневной командировке:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9 и Т-9а);

- командировочное удостоверение (ф. Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10а);

- авансовый отчет (ф. 0504049).

При этом обращаем внимание на то, что настоящее время подготовлен проект приказа о внесении изменений в Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые в государственных (муниципальных) учреждениях (проект размещен на сайте Минфина http://www1.minfin.ru/). После утверждения данного документа при направлении работника автономного учреждения в командировку необходимо будет использовать:

- командировочное удостоверение (ф. 0504502);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. 0504503).

Зачастую при направлении сотрудника в однодневную командировку работодатель считает нецелесообразным оформлять командировочное удостоверение. По нашему мнению, для исключения претензий со стороны контролеров не нужно пренебрегать заполнением каждого из перечисленных документов. Такой же вывод сделан в Письме ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357. В силу п. 7 Положения о командировках командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания сотрудника в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)), не оформляется в случаях, перечисленных в п. 15 этого документа (при поездках за границу, кроме стран - участниц СНГ, при въезде и выезде из которых отметки о пересечении государственной границы не делаются). Так как в указанной норме не упоминается однодневная командировка, работодатель обязан оформить сотруднику командировочное удостоверение.

К сведению. Ранее на эту тему рассуждал Минтруд (Письмо от 14.02.2013 N 14-2-291): командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке, соответственно, в случае однодневной поездки оформление такого удостоверения нецелесообразно, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке. При этом специалисты отметили, что функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налоговой деятельности осуществляет Минфин. Однако разъяснений финансового ведомства по данному вопросу автору найти не удалось.

Интересный случай рассмотрен в Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7: работник направляется в командировку для проведения переговоров с физическими лицами. Пункт 7 Положения о командировках требует, чтобы в командировочном удостоверении отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него были сделаны полномочным должностным лицом и заверены подписью и печатью. В данной ситуации это правило не может быть выполнено по объективным причинам, поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время чиновники разрешают подтвердить иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, в которых указаны даты прибытия и выбытия из места назначения.

В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций*(2) денежные средства на командировочные расходы выдаются сотруднику под отчет на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

К сведению. За выдачу наличных денег под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным суммам, налоговый орган может привлечь учреждение к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Данной нормой предусмотрено наложение штрафа на должностное лицо в размере от 4 000 до 5 000 руб., на организацию - от 40 000 до 50 000 руб. Однако судьи Девятого арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013 по делу NА40-124464/12-119-1186 указали, что такое нарушение не образует состав административного правонарушения.

При возвращении из командировки подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами. Проверка и утверждение авансового отчета, а также окончательный расчет с работником осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

В случае, когда данные средства на командировочные расходы перечисляются на банковскую карту сотрудника, к авансовому отчету прилагаются оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Об этом сказано в Письме ФНС РФ от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876 (согласовано с Минфином).

На практике иногда какие-то расходы за командированного сотрудника (к примеру, стоимость билета) оплачивает своей банковской картой другое лицо, не являющееся работником учреждения. Как отмечено в вышеуказанном письме ФНС, такие расходы могут быть учтены при налогообложении прибыли (если они были произведены за счет приносящей доход деятельности учреждения). Для этого необходимо, чтобы штатный сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представил расписку владельца банковской карты, с использованием которой произведен расчет (либо это лицо направило в учреждение письмо), с подтверждением того, что сотрудник учреждения возместил ему соответствующие расходы. Таким образом, если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и это лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

В недавно вышедшем Письме Минфина РФ N 02-03-10/37209 и Казначейства РФ N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013*(3) отмечено, что возможно перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов с использованием карт, выданных в рамках зарплатных проектов. Во исполнение ст. 8 Закона о бухгалтерском учете*(4) учреждение обязано закрепить в учетной политике порядок расчетов с подотчетными лицами через зарплатные карты.

Расходы на проезд

Сегодня повсеместно внедряются интерактивные сервисы, которые влияют на документальное подтверждение осуществленных расходов для целей бухгалтерского и налогового учета. Автор имеет в виду электронные авиа- и железнодорожные билеты.

Такой железнодорожный билет состоит из двух частей - контрольного и посадочного купонов. Первый удостоверяет договор перевозки между пассажиром и компанией-перевозчиком и выдается индивидуально каждому пассажиру. Для посадки в поезд контрольного купона недостаточно: необходимо либо пройти электронную регистрацию и получить посадочный купон, либо обратиться с контрольным купоном в любую кассу или транзакционный терминал самообслуживания и распечатать обычный билет на бланке строгой отчетности.

Пунктом 2 Приказа Минтранса РФ N 322*(5) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (его еще называют выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов, расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Поэтому данный документ признается надлежащим документальным подтверждением расходов на проезд железнодорожным транспортом. С этим согласны контролирующие органы (письма Минфина РФ от 12.04.2013 N 03-03-07/12256, от 26.04.2012 N 03-03-04/1 и ФНС РФ от 12.10.2012 N АС-4-2/17308 и др.). При приобретении электронного билета контрольный купон направляется пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (например, по электронной почте). Такой порядок утвержден п. 5 Приказа Минтранса РФ N 322. Сотруднику остается только распечатать документ и предъявить его в бухгалтерию.

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон. Подтверждение сказанному - письма Минфина РФ от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, от 19.10.2011 N 03-03-07/46, от 07.06.2011 N 03-03-07/20 и ФНС РФ от 12.10.2012 N АС-4-2/17308. Маршрут-квитанция, в том числе полученная по электронной почте и распечатанная на принтере, признается документом строгой отчетности, который применяется для осуществления наличных денежных расчетов, расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (п. 2 Приказа Минтранса РФ N 134*(6)). Посадочный талон подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, так как содержит информацию об инициалах и фамилии пассажира, номере рейса, дате отправления, времени окончания посадки на рейс, номере выхода на посадку и номере посадочного места на борту (п. 84 Приказа Минтранса РФ N 82*(7)).

В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина РФ от 29.08.2013 N 03-03-07/35554).

В письмах Минфина РФ от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11 и УФНС по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@ чиновники разъяснили, как действовать, если посадочный талон был утерян. В таком случае расходы подтвердит справка, выданная авиаперевозчиком и содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (данные о физическом лице, маршруте его проезда, стоимости билета и дате поездки).

Расходы на проезд при исчислении базы по налогу на прибыль учреждение вправе учесть также в следующих случаях:

- если работник решил задержаться в месте назначения по личным обстоятельствам. Ведь сумма расходов на проезд из-за задержки сотрудника не увеличится. При этом необходимо, чтобы дата выбытия сотрудника из места командировки к месту постоянной работы совпадала с датой, на которую приобретен проездной билет, а также имелось разрешение руководителя на задержку выезда (либо более ранний выезд работника к месту назначения) (Письмо Минфина РФ от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34813);

- расходы на покупку электронного авиабилета для внутренних перевозок можно документально подтвердить маршрут-квитанцией, в которой отсутствует отчество пассажира, но имеются все остальные реквизиты, установленные пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса РФ N 134, и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (Письмо Минфина РФ от 19.08.2013 N 03-03-07/33656);

- расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных лиц и делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи (естественно, расход должен быть документально подтвержден и экономически обоснован) (Письмо Минфина РФ от 15.08.2013 N 03-04-06/33238).

В этом же письме даны разъяснения по поводу обложения НДФЛ сумм возмещения командированным работникам стоимости услуг такого бизнес-зала. Финансисты отметили, что указанные затраты относятся к расходам командированных сотрудников на проезд до места назначения, которые освобождены от обложения НДФЛ на основании абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

Выводы, сделанные в статье, в полной мере распространяются на сотрудников, которые работают дистанционно. Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения. В связи с этим поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой, следовательно, на работника в соответствии со ст. 167 ТК РФ распространяются гарантии при направлении работника в служебные командировки, установленные данной статьей. Таким образом, расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении базы по налогу на прибыль. Такая позиция высказана в Письме Минфина РФ N 03-03-06/1/31945.

От редакции. В следующем номере журнала мы проанализируем мнения налогового и финансового ведомств и высших арбитров с целью определить, облагается ли компенсация расходов при однодневной командировке, выплачиваемая сотруднику взамен суточных, НДФЛ и страховыми взносами, а также учитывается ли она при исчислении налога на прибыль и единого налога при УСНО.

А. Лопатина,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

*(3) Доведено до финансовых органов муниципальных образований, входящих в состав субъектов РФ.

*(4) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(5) Приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте".

*(6) Приказ Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

*(7) Приказ Минтранса РФ от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей".