Расходы на приобретение и ремонт автомобиля (С. Валова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.)

Расходы на приобретение и ремонт автомобиля

Автотранспортные средства в процессе эксплуатации выходят из строя, поэтому учреждению приходится обновлять свой автопарк. В статье мы рассмотрим вопросы, связанные с приобретением автомобиля и его ремонтом.

Автотранспортные средства в учреждения силовых министерств и ведомств могут поступать в результате приобретения, путем самостоятельных закупок либо посредством безвозмездного поступления в рамках централизованного снабжения от главного распорядителя или путем передачи между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю. Мы рассмотрим приобретение автомобиля путем проведения самостоятельной закупки.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 21.12.2012 N 171н, расходы на приобретение транспортных средств отражаются по статье 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ.

Формирование первоначальной стоимости автотранспортного средства

В силу п. 47 Инструкции N 157н*(1) основное средство принимается к учету по первоначальной стоимости, которая складывается из суммы фактических вложений в его приобретение, с учетом суммы НДС, предъявленной учреждению поставщиком (продавцом). В первоначальную стоимость, кроме суммы, уплачиваемой поставщику за автомобиль в соответствии с договором, включаются следующие расходы:

- регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, связанные с приобретением объекта основного средства;

- таможенные пошлины, сборы и иные аналогичные платежи;

- затраты на доставку объекта основного средства до места его использования;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением.

Таким образом, согласно п. 3 ст. 15 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Федеральный закон N 196-ФЗ) учреждение вправе включить государственную пошлину за комплекс юридически значимых действий по регистрации автотранспортного средства в первоначальную стоимость автомобиля. Аналогичный вывод ранее был сделан в Письме Минфина РФ от 29.09.2009 N 03-05-05-04/61. Напомним, что государственная регистрация осуществляется исходя из Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ, утвержденных Приказом МВД РФ от 24.11.2008 N 1001. Так, согласно п. 40 данных правил на зарегистрированные транспортные средства выдаются:

- свидетельство о регистрации;

- паспорт транспортного средства (ПТС);

- регистрационные знаки.

За совершение указанных регистрационных действий уплачивается пошлина:

- за выдачу на автомобили регистрационных знаков (в том числе взамен утраченных или пришедших в негодность) - в размере 1 500 руб.;

- за выдачу ПТС (в том числе взамен утраченного или пришедшего в негодность) - в размере 500 руб.;

- за выдачу свидетельства о регистрации ТС (в том числе взамен утраченного или пришедшего в негодность) - в размере 300 руб. (пп. 36 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Общая сумма за комплекс юридически значимых действий по постановке на учет нового автомобиля составляет 2 300 руб. (1 500 + 500 + 300).

Необходимо отметить, что согласно п. 3 ст. 16 Федерального закона N 196-ФЗ владельцы транспортных средств обязаны страховать свою гражданскую ответственность в соответствии с Федеральным законом N 40-ФЗ*(2).

Подлежат ли включению в первоначальную стоимость автомобиля расходы, произведенные казенным учреждением на страхование гражданской ответственности? По данному вопросу были приведены разъяснения в Письме УФМС по г. Москве от 02.03.2006 N 20-12/16322. В нем специалисты налогового ведомства указали, что суммы расходов по обязательному и добровольному страхованию автомобиля не могут быть учтены в его первоначальной стоимости.

Первоначальная стоимость автомобиля формируется исходя из п. 30 Инструкции N 162н*(3) на счете 1 106 31 000 "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения". Учет операций по вложениям в объект основных средств отражается по дебету этого счета, по кредиту происходит их списание при принятии объекта основных средств к учету.

Приведем пример.

Пример 1

Учреждение приобрело легковой автомобиль стоимостью 590 000 руб., в том числе НДС (18%) - 90 000 руб. При расчетах за автомобиль поставщику был перечислен аванс в размере 30% от стоимости автомобиля. После его поставки был произведен окончательный расчет. При регистрации автомобиля учреждение уплатило пошлины:

- за выдачу государственного знака - 1 500 руб.;

- за свидетельство о регистрации транспортного средства - 300 руб.;

- за паспорт транспортного средства - 500 руб.

Расходы на страхование гражданской ответственности составили 10 000 руб. Срок действия договора - 1 год.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражаться следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен поставщику аванс за автомобиль в размере 30%	1 206 31 560	1 304 05 310	177 000
Получен автомобиль от поставщика	1 106 31 310	1 302 31 730	590 000
Зачтен ранее выданный аванс за приобретенный автомобиль	1 302 31 830	1 206 31 660	177 000
Отражены затраты на регистрацию автомобиля (1 500 + 300 + 500) руб.	1 106 31 310	1 303 05 730	2 300
Внесена плата госпошлины	1 303 05 830	1 304 05 290	2 300
Отражены расходы на страхование гражданской ответственности	1 401 50 000*	1 302 26 730	10 000
Внесена плата страховой компании за полис ОСАГО	1 302 26 830	1 304 05 226	10 000
Произведены расчеты с поставщиком за автомобиль	1 302 31 830	1 304 05 310	413 000
Введен в эксплуатацию автомобиль	1 101 35 310	1 106 31 410	592 300
* Договор ОСАГО действует в течение нескольких отчетных периодов. Расходы учреждения, начисленные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим периодам, отражаются как расходы будущих периодов (п. 302 Инструкции 157н).

Подготовка автомобиля к эксплуатации

Как правило, производитель автомобиля или автосалон проводит все процедуры, необходимые для нормальной эксплуатации нового автомобиля (устанавливает защиту картера, сигнализацию и т.п.). Их стоимость включается в цену автомобиля. Но иногда учреждение, купившее автомобиль, самостоятельно или с помощью специализированной организации монтирует специальное оборудование, необходимое для оснащения автомобиля, скажем, рацию.

Цена рации либо иного устройства (например, автомобильного навигатора) в первоначальную стоимость автомобиля не включается. Устройства учитываются как отдельный инвентарный объект в составе основных средств на счете 101 34 000 "Машины и оборудование".

Для справки. В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, в третью амортизационную группу (со сроком полезного использования имущества от трех до пяти лет включительно) с кодом 14 3221000 входят средства радиосвязи, радиовещания, телевидения, радиолокации и радионавигации, включая приемно-передающие переносные, автомобильные и мотоциклетные радиостанции.

Отметим, что для новой машины покупается комплект зимних шин, которые служат не один год и зачастую стоят недешево. Однако в первоначальную стоимость автомобиля их включать также не нужно. Принятые к учету приобретенные автошины учитываются учреждением на счете 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" (п. 21 Инструкции N 162н). В процессе выдачи шин в эксплуатацию происходит их списание со счета 0 105 36 000 с дальнейшим отражением на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных".

Обратите внимание! Перечень материальных ценностей, учитываемых на забалансовом счете 09 (двигателей, аккумуляторов, шин и т.п.), устанавливается учетной политикой учреждения (п. 349 Инструкции N 157н). Так как на автомобилях используются зимние и летние шины, для удобства контроля за их учетом можно ввести и утвердить в учетной политике аналитику к забалансовому счету 09: летние шины отразить на субсчете 09/1, зимние шины - на субсчете 09/2. Аналитический учет по счету 09 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств (табельных номеров), транспортных средств, по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров - при их наличии) и их количеству.

Автошины списываются с забалансового учета по причине их непригодности к дальнейшему использованию, в случае хищения либо реализации. Рекомендуем прописать в учетной политике, что нормы эксплуатации для шин определяются по правилам, установленным в РД 3112199-1085-02 "Временные нормы эксплуатационного пробега шин автотранспортных средств", утвержденных Минтрансом РФ 04.04.2002 (далее - Временные нормы). Согласно п. 3.1 Временных норм нормы эксплуатационного пробега шин автотранспортных средств устанавливаются на основе среднестатистического пробега шин, снятых с эксплуатации. Среднестатистические пробеги шин легковых автомобилей (категории М1), грузовых автомобилей (категорий 1, 2 и 3), автобусов и троллейбусов (категорий М2, М3) представлены в таблицах 1-3 Временных норм. Нормы эксплуатационного пробега шин устанавливаются для каждого типоразмера и модели шины, а также для каждой модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта.

При списании шин с забалансового учета рекомендуем использовать акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), поскольку этот документ применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов (приложение 5 к Приказу Минфина РФ N 173н*(4)).

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Для купленного ранее автомобиля учреждение МВД приобрело рацию стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС (18%) - 1 800 руб.) и зимние шины стоимостью 17 700 руб. (в том числе НДС (18%) - 2 700 руб.) в количестве 4 штук. Шины и рация выданы в эксплуатацию. Учет на счете 09 ведется в условной оценке 1 бланк - 1 рубль.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражаться таким образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получена от поставщика рация для автомобиля	1 101 34 310	1 302 31 730	11 800
Перечислена поставщику оплата рации	1 302 31 830	1 304 05 310	11 800
Выдана рация в эксплуатацию	1 401 20 271	1 104 34 410	11 800
Получены автошины от поставщика	1 105 36 340	1 302 34 730	17 700
Перечислена поставщику оплата автошин	1 302 34 830	1 304 05 340	17 700
Выданы шины в эксплуатацию с одновременным отражением на забалансовом счете 09	1 401 20 272 09/2 (шины зимние)	1 105 36 440	17 700 4

Начисление амортизации на транспортное средство

В соответствии с п. 86 Инструкции N 157н начисление амортизации на автомобиль начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо его выбытия (в том числе по основанию списания объекта с бухгалтерского учета).

Начисление амортизации не может производиться свыше 100% стоимости амортизируемого объекта.

Срок полезного использования определяется учреждением самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта и с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы.

Пример 3

Согласно указанной классификации срок полезного использования автомобиля - 5 лет. Первоначальная стоимость легкового автомобиля - 300 530 руб. Годовая норма амортизации равна 20% (100% / 5 лет). Годовая сумма амортизации составляет 60 106 руб. (300 530 руб. x 20%), соответственно, месячная - 5 008,83 руб. (60 106 руб. / 12 мес.).

В бухгалтерском учете данная операция будет отражаться следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Принят автомобиль к эксплуатации в октябре 2013 года	1 101 35 310	1 106 31 410	300 530
Начислена месячная сумма амортизации в ноябре 2013 года	1 401 20 271	1 104 35 410	5 008,83

Расходы на ремонт автотранспорта

Поддерживать транспортное средство в пригодном для эксплуатации состоянии или вернуть ему первоначальные эксплуатационные характеристики можно посредством ремонта, модернизации либо переоборудования.

Согласно п. 2.12 Положения о техническом обслуживании и ремонте подвижного состава автомобильного транспорта, утвержденного Минавтотрансом РСФСР 20.09.1984, в зависимости от назначения, характера и объема выполняемых работ ремонт делится на капитальный, средний и текущий.

Ремонт всех видов нужно проводить в соответствии с планом, который заранее разрабатывается на основании технических характеристик машины, условий ее эксплуатации и др. В плане указывается, что именно подлежит ремонту, какие запчасти будут заменены, прописывается общая сумма расходов. Надо учитывать, что план составляется исходя из системы планово-предупредительного ремонта, утвержденной приказом или распоряжением руководителя учреждения. Данная система должна определять порядок обслуживания транспортного средства, проведения его текущего или среднего ремонта, а также капитального и особо сложного ремонта отдельного объекта. Руководитель организации утверждает план ремонта приказом или распоряжением.

Любой ремонт в организации проводят с одной целью - поддержать основные средства в рабочем состоянии. При этом ни текущий, ни средний, ни даже капитальный ремонт не улучшают технические характеристики автомобиля, не меняют его назначение и не придают новые качества отремонтированному транспортному средству. Если подобное изменение произошло, то речь идет не о ремонте, а о достройке, дооборудовании, модернизации или реконструкции объекта. Если автомобиль подвергся модернизации, понесенные расходы изменят его первоначальную стоимость (п. 27 Инструкции N 157н).

Текущий (средний, капитальный) ремонт не приводит к изменению эксплуатационных характеристик автомобиля. Расходы, произведенные казенным учреждением на такой ремонт, не включаются в первоначальную стоимость транспортного средства, а учитываются в составе затрат, относящихся на себестоимость оказываемой государственной услуги.

В силу п. 121 Инструкции N 162н расходы по ремонту имущества, закрепленного за казенным учреждением в оперативное управление, отражаются по дебету счета 1 401 20 225 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества".

Ремонт автомобиля может проводиться как самим учреждением (хозяйственным способом), так и силами сторонних организаций (подрядным способом).

При осуществлении ремонтных работ хозяйственным способом затраты оформляются следующими унифицированными формами первичной документации:

- расход материалов - актом о списании материальных запасов (ф. 0504230);

- расходы на оплату труда - табелем учета использования рабочего времени (ф. 0504421), расчетными и платежными ведомостями (ф. 0504401, 0504403), утвержденными Приказом Минфина РФ N 173н.

Обратите внимание! Если при проведении ремонтных работ транспортного средства заменяются номерные запасные части, то согласно Постановлению Правительства РФ N 938*(5) организация обязана в установленном порядке изменить регистрационные данные автомобиля в ГИБДД или органах Ростехнадзора в течение пяти суток после замены номерных агрегатов.

Рассмотрим на примере порядок отражения на счетах бухгалтерского учета расходов, связанных с ремонтом автотранспортного средства.

Пример 4

Учреждение приняло решение заменить изношенный двигатель на автомобиле ГАЗ-3110 "Волга", используемом для административно-управленческих нужд. Для ремонта был приобретен двигатель стоимостью 45 500 руб. (в том числе НДС (18%) - 6 940,68 руб.). Стоимость проведенного автосервисом ремонта - 9 000 руб. (в том числе НДС (18%) - 1 372,89 руб.). После замены двигателя технические характеристики автомобиля не изменились, поэтому учреждение квалифицировало данные работы как капитальный ремонт.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет		Кредит		Сумма, руб.
Принят к учету двигатель	1 105 36 340		1 302 34 730		45 500
Произведена оплата двигателя	1 302 34 830		1 304 05 340		45 500
Стоимость двигателя отнесена на расходы	1 401 20 272		1 105 36 440		45 500
На забалансовый учет принят двигатель, установленный на автомобиль*		09			45 500
Принят от автосервиса акт о выполненных работах по ремонту автомобиля		1 401 20 225		1 302 25 000	9 000
Одновременно отражено списание двигателя с забалансового учета*				09	45 500
Оплачен ремонт автомобиля		1 302 25 830		1 304 05 225	9 000
* Учет на забалансовом счете определен учетной политикой учреждения - по номинальной стоимости материального актива.

С. Валова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Федеральный закон от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств".

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(4) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(5) Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 N 938 "О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации".