Правила перевода сотрудника в филиал (С.С. Шаповалов, "Зарплата", N 10, октябрь 2013 г.)

Правила перевода сотрудника в филиал

Компания открыла филиал в другом регионе и планирует перевести в него работника. Рассмотрим, какие документы нужно оформить, какие затраты понесет компания, какие налоги и взносы придется начислить.

Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает в соответствии с условиями трудового договора (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При переводе подобные условия трудового договора изменяются.

Местность, в которую осуществляется перевод, считается другой, если она находится за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 N 2).

Примечание. Перемещение

Не является переводом перемещение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, которое не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

Обязанности работодателя в связи с переводом работника в филиал

Рассмотрим, какие обязанности возникают у работодателя в связи с переводом работника из головного офиса в региональное подразделение.

Сохранить рабочее место

Обязанность сохранить за работником его прежнее рабочее место зависит от срока перевода.

Временный перевод. При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока перевода он не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).

Постоянный перевод. В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.

Компенсировать расходы на переезд

Если переезд в другую местность обусловлен переводом на новое место работы, работодатель обязан взять на себя следующие расходы (ст. 165 и 169 ТК РФ):

- по переезду самого работника и членов его семьи;

- провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства передвижения);

- обустройству на новом месте жительства.

Коммерческая компания самостоятельно определяет размер возмещения и порядок его выплаты (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).

Примечание. К членам семьи относятся только супруги, родители (усыновители) и дети (усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ).

Документальное оформление перевода

Перевод работника на другую постоянную работу требует документального оформления.

Примечание. Какие формы документов использовать

Согласно статье 21 Федерального закона от 06.11.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" компании не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. При этом Закон N 402-ФЗ не ограничивает право использовать те унифицированные формы, которые стали уже привычными.

Решение работодателя о переводе

Решение о переводе на работу в другую местность принимает руководитель компании на основании предложения руководителя филиала, его служебной записки (см. образец 1 на с. 107).

Образец 1. Служебная записка о переводе

Генеральному директору ООО "Рассада"

Шестикрылову А.Н.

от директора

владимирского филиала

Матвеева П.В.

Уважаемый Антон Николаевич!

В связи с необходимостью организации работы нового филиала в г. Владимире предлагаю перевести на работу во владимирский филиал менеджера отдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала на должность старшего менеджера на постоянной основе.

Директор                       Матвеев              П.В. Матвеев

                                                    12 сентября 2013 года

При стратегических изменениях в развитии компании принципиальное решение о необходимости перевода группы работников могут принять и участники общества (учредители).

Предложение работнику о переводе на работу в другую местность

Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работнику перевод на работу в другую местность.

Необходимость заручиться письменным согласием сотрудника на перевод установлена частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса. Решение этого вопроса не может быть односторонним, поскольку оно затрагивает определенные сторонами условия трудового договора.

Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.

Допускается составить данное предложение в произвольной форме (см. образец 2 на с. 108).

Образец 2. Предложение о переводе

Общество с ограниченной ответственностью "Рассада"

г. Ставрополь

15 сентября 2013 года

Менеджеру Пуле С.Т.

Предложение
о переводе в филиал

Уважаемый Семен Тарасович!

Согласно решению общего собрания участников ООО "Рассада" N 17 от 28.02.2013 с 1 ноября 2013 года открывается новый филиал в г. Владимире. Новое структурное подразделение будет находиться по адресу: 306117, г. Владимир, ул. 8 Марта, д. 16.

Предлагаем Вам занять должность старшего менеджера владимирского филиала с повышением оклада на 30% с 1 ноября 2013 года.

Уведомляем Вас о том, что в соответствии с частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ Вы можете согласиться с переводом на указанную вакантную должность либо отказаться от него.

В случае Вашего согласия на перевод ООО "Рассада" согласно пункту 16 трудового договора от 13.04.2010 возместит Вам расходы на переезд, включая переезд членов семьи, перевозку имущества и обустройство на новом месте жительства в размере, установленном в локальном положении о компенсации расходов работникам ООО "Рассада".

О принятом решении просим письменно проинформировать начальника отдела кадров ООО "Рассада" в срок до 15 октября 2013 года. Неполучение от Вас в установленный срок согласия на перевод будет расцениваться как отказ от перевода.

Генеральный директор               Шестикрылов           А.Н. Шестикрылов

ООО "Рассада"

Настоящее предложение получил      Пуля                  С.Т. Пуля

 получил

                                                    15 сентября 2013 года

Согласие или отказ работника

Работник должен выразить свое согласие или отказ письменно также в произвольной форме (см. образец 3 на с. 109).

Образец 3. Заявление о согласии на перевод

Генеральному директору ООО "Рассада"

Шестикрылову А.Н.

Уважаемый Антон Николаевич!

В ответ на Ваше предложение от 15 сентября 2013 года выражаю свое согласие на перевод в филиал ООО "Рассада", расположенный в г. Владимире.

Менеджер                          Пуля                          С.Т. Пуля

                                                    18 сентября 2013 года

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Изменение определенных сторонами условий трудового договора необходимо зафиксировать дополнительным соглашением. В его тексте уместно определить также и порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте, а также другие условия, которые стороны сочтут нужным определить.

В случае развития систематической филиальной сети удобнее разработать положение о компенсации расходов работникам, где установить единообразные нормы по возмещению расходов по переезду работников к новым местам работы. Если в другую местность переезжают один-два работника, условия возмещения расходов достаточно внести в дополнительное соглашение к трудовому договору. Образец дополнительного соглашения ниже.

Образец 4. Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

Дополнительное соглашение N 1
к трудовому договору от 13.04.2010

г. Ставрополь

15 сентября 2013 года

Общество с ограниченной ответственностью "Рассада", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Антона Николаевича Шестикрылова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер отдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала ООО "Рассада" Пуля Семен Тарасович, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 13.04.2010 о нижеследующем:

1. Работник переводится на должность старшего менеджера отдела корпоративного менеджмента владимирского филиала ООО "Рассада" с 1 ноября 2013 года.

2. Оклад работника устанавливается в размере 50 000 руб. в месяц.

3. Для организации переезда Работодатель выплачивает Работнику 35 000 руб.

4. Работодатель компенсирует Работнику следующие документально подтвержденные расходы с зачетом ранее выданной суммы (35 000 руб.).

4.1. Стоимость проезда Работника и членов его семьи (жены, двоих несовершеннолетних детей) по железной дороге в купейном вагоне.

4.2. Стоимость перевозки имущества железнодорожным транспортом весом до 500 кг на самого Работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена семьи.

4.3. Суточные за каждый день нахождения в пути в размере 700 руб. в день на каждого члена семьи Работника.

5. Работодатель выплачивает Работнику единовременно пособие на обустройство самого работника - в размере его месячного должностного оклада по новому месту работы, каждого переезжающего члена семьи - в размере четверти пособия оклада Работника по новому месту работы.

6. За дни сбора в дорогу и обустройства на новом месте жительства, но не более чем за шесть дней, Работодатель выплачивает Работнику пособие в размере среднего заработка.

7. Работнику, который переехал в связи с переводом на работу в другую местность, и членам его семьи предоставляется жилое помещение из расчета 18 кв. м жилой площади на каждого члена семьи. Расходы по оплате жилья несет Работник.

8. Работник обязуется вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность в соответствии с пунктами 3 и 4 настоящего дополнительного соглашения, в следующих случаях:

- если Работник не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительной причины 1 ноября 2013 года;

- если до истечения одного года после перевода на работу во владимирский филиал Работник уволится по собственному желанию без уважительной причины или будет уволен за виновные действия.

<...>

Генеральный директор           Шестикрылов               А.Н. Шестикрылов

ООО "Рассада"

Работник                       Пуля                      С.Т. Пуля

Приказ о переводе

После подписания сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издает приказ о переводе работника на работу в другую местность (образец 5 на с. 112).

Образец 5. Приказ о переводе

  Общество с ограниченной ответственностью "Рассада"        /-----------\

 -----------------------------------------------------      |    Код    |

               (наименование организации)                   |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  301004   |

                                                            |-----------|

                                                     по ОКПО|  16035711 |

                                                            \-----------/

                                       /--------------------------------\

                                       | Номер документа |     Дата     |

                                       |-----------------+--------------|

                        Приказ         |      261        |  18.09.2013  |

                                       \--------------------------------/

                                             (распоряжение)

                                    о переводе работника на другую работу

                                                         /--------------\

                                                         |     Дата     |

                                                /--------+--------------|

              Перевести на другую работу        |   с    |   01.11.13   |

                                                |--------+--------------|

                                                |   по   |       -      |

                                                \-----------------------/

                                                         /--------------\

                                                         |  Табельный   |

                                                         |    номер     |

                                                         |--------------|

               Пулю Семена Тарасовича                    |      18      |

------------------------------------------------------------------------/

              (фамилия, имя, отчество)

                             постоянно

-------------------------------------------------------------------------

                 (вид перевода (постоянно, временно))

           |

  Прежнее  |       отдел корпоративного менеджмента, г. Ставрополь

  место    |-------------------------------------------------------------

  работы   |                (структурного подразделения)

           |                        менеджер

           |-------------------------------------------------------------

           |   (должность (специальность, профессия) разряд класс

           |               (категория) квалификации)

           |

                           по соглашению сторон

-------------------------------------------------------------------------

                            (причина перевода)

           |      отдел корпоративного менеджмента, г. Владимир

           |-------------------------------------------------------------

           |               (структурного подразделения)

           |                   старший менеджер

           |-------------------------------------------------------------

  Новое    |   (должность(специальность, профессия), разряд, класс

  место    |                  (категория) квалификации)

  работы   |

           |тарифная ставка (оклад)     50 000            руб.  00  коп.

           |                         -------------------        ---

           | надбавка                     -               руб.   -  коп.

           |                         -------------------        ---

Основание:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от "18" сентября   20 13 года  N   1

                         --  ---------     --         -----

или другой документ

-------------------------------------------------------------------------

             (документе (заявление, медицинское заключение и пр.))

Руководитель   генеральный директор  Шестикрылов     А.Н.  Шестикрылов

организации    --------------------  ------------  ---------------------

                     (должность)       (подпись)   (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)

ознакомлен                       Пуля           "18" сентября 2013 г.

                          -----------------      --  --------   ---

                           (личная подпись)

Запись в трудовой книжке

Перевод на постоянное место работы сопровождается записью в трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). Образец внесения записи смотрите ниже.

Образец 6. Запись в трудовой книжке

Сведения о работе

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Рассада" (ООО "Рассада")
11	13	04	2010	Принят в отдел корпоративного	Приказ от 13.04.2010
				менеджмента на должность менеджера	N 12/09
12	01	11	2013	Переведен в филиал отдела корпоративного	Приказ от 18.09.2013
				менеджмента в г. Владимир на должность	N 26
				старшего менеджера

Налоги и взносы

В связи с исполнением финансовых обязательств при переводе работника на работу в другую местность у работодателя могут возникнуть обязанности по уплате налогов и взносов.

Налог на прибыль

Выплаченные работнику суммы возмещения расходов на проезд и обустройство предусмотрены трудовым законодательством, установлены дополнительным соглашением сторон трудового договора и связаны с получением дохода организацией. Поскольку эти затраты обоснованны и документально подтверждены, компания вправе учесть их для целей налогообложения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДФЛ

Затраты работника на переезд и обустройство не облагаются НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса освобождает от уплаты НДФЛ со всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Следовательно, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с его переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ в размере, установленном трудовым договором. Это подтверждают и письма Минфина России от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140 и от 30.05.2007 N 03-04-06-01/165.

Страховые взносы

На сумму возмещения работодателем расходов, связанных с переездом работника к новому месту работы, в размерах, определенных трудовым договором, суммы страховых взносов не начисляются:

- на основании части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования";

- подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Бухгалтерский учет

Покажем порядок отражения в бухгалтерском учете возмещения расходов работодателем сотруднику при переезде из одного региона в другой на примере.

Пример. Менеджер отдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала ООО "Рассада" С.Т. Пуля переведен на работу во владимирский филиал на должность старшего менеджера с окладом 50 000 руб. в месяц. Бухгалтерия ООО "Рассада" выдала аванс С.Т. Пуле на переезд в сумме 35 000 руб.

В дополнительном соглашении к трудовому договору установлено, что фирма компенсирует работнику документально подтвержденные расходы:

- на проезд сотрудника с семьей из г. Ставрополя в г. Владимир в плацкартном вагоне поезда;

- провоз имущества;

- суточные за дни проезда.

После переезда работник обратился к директору владимирского филиала с заявлением, в котором изложил просьбу компенсировать понесенные расходы на переезд. Образец заявления см. ниже.

Образец 7. Заявление о возмещении расходов при переводе

Директору владимирского филиала ООО "Рассада"

Матвееву П.В.

от старшего менеджера

владимирского филиала ООО "Рассада"

Пули С.Т.

Заявление

Прошу возместить расходы, понесенные при переезде на работу в другую местность, в сумме 58 100 (Пятьдесят восемь тысяч сто) рублей, включая суточные 5600 руб. (700 руб. х 4 чел. х 2 дн.).

Документы, подтверждающие расходы, прилагаю:

билеты железнодорожные - 4 шт. на сумму 17 500 руб.;

квитанция об оплате провоза багажа весом 950 кг на сумму 35 000 руб.

26 октября 2013 года

Пуля

С.Т. Пуля

К заявлению работник приложил документы, подтверждающие расходы: железнодорожные билеты и квитанции об оплате провоза багажа.

На заявлении директор владимирского филиала ООО "Рассада" П.В. Матвеев поставил распорядительную визу следующего содержания: "В бухгалтерию: оплатить с зачетом аванса 35 000 руб.".

Необходимо отразить выплату компенсации в бухгалтерском учете.

Решение. В бухгалтерском учете будут отражены следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 50

35 000 руб. - выдан аванс работнику С.Т. Пуле на переезд к месту работы;

Дебет 44 Кредит 73

58 100 руб. (35 000 руб. + 17 500 руб. + 5600 руб.) - отражена в составе расходов сумма фактических расходов по переезду работника к новому месту работы;

Дебет 73 Кредит 50

23 100 руб. (58 100 руб. - 35 000 руб.) - выплачена работнику С.Т. Пуле компенсация расходов, связанных с переводом на работу в другую местность, с зачетом ранее полученного аванса.

С.С. Шаповалов,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 10, октябрь 2013 г.