Вопрос: В ходе налоговой проверки в автономном учреждении должностное лицо контролирующего органа истребовало документы, необходимые для проверки. Вправе ли учреждение заверить копии запрашиваемых документов печатью "Бухгалтерия"? Какими нормативно-правовыми актами регулируется процедура заверения копий документов для налоговых органов? Можно ли заверить подшивку запрашиваемых документов? ("Руководитель автономного учреждения", N 11, ноябрь 2013 г.)

В ходе налоговой проверки в автономном учреждении должностное лицо контролирующего органа истребовало документы, необходимые для проверки. Вправе ли учреждение заверить копии запрашиваемых документов печатью "Бухгалтерия"? Какими нормативно-правовыми актами регулируется процедура заверения копий документов для налоговых органов? Можно ли заверить подшивку запрашиваемых документов?

Обязанность юридических лиц иметь печать закреплена в специальных законах, регулирующих деятельность организаций различных организационно-правовых форм. В частности, это прямо предусмотрено ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях". Согласно данной норме любая некоммерческая организация должна иметь печать со своим полным наименованием на русском языке.

Количество экземпляров печати приведенным законом не ограничивается. Однако печати структурных подразделений (например, бухгалтерии, отдела кадров, канцелярии) и иные подобные печати имеют узкое функциональное назначение. Например, п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, предусмотрено, что на первой странице (титульном листе) трудовой книжки проставляется печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Документы на бумажном носителе представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. При этом недопустимо требовать нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ (п. 2 ст. 93).

Порядок оформления копий документов регламентируется:

- п. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28);

- п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст);

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, далее - Методические рекомендации N 76).

Как следует из указанных норм, заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для подтверждения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись":

- проставляется надпись "Верно";

- указывается должность лица, заверившего копию;

- ставится его личная подпись;

- приводится расшифровка подписи (инициалы, фамилию);

- указывается дата заверения.

Копия документа заверяется печатью учреждения.

Заверительная надпись на копии документа может выглядеть так:

Верно

Заместитель руководителя учреждения         Макарова        Т.С. Макарова

(печать учреждения)

Дата

Важно помнить, что слово "копия" ("Копия верна") в заверительной отметке не указывается, поскольку само слово "Верно" несет смысловую нагрузку, характеризующую копийность документа.

Таким образом, каждая представляемая в налоговый орган копия документа:

1) должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Такую позицию занимают официальный и контролирующий органы, кроме того, она поддерживается арбитрами (письма Минфина РФ от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 30.11.2010 N 03-02-07/1-549, ФНС РФ от 02.10.2012 N АС-4-2/16459, постановления ФАС МО от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 по делу N А41-18214/08, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2012 по делу N А75-10184/2011);

2) заверяется печатью организации (в данном случае - учреждения).

Обратите внимание, что использование печатей структурных подразделений организации для заверения подлинности подписи руководителя учреждения в налоговых декларациях (расчетах), копиях документов, представляемых в налоговые органы, не предусмотрено НК РФ.

И.Е. Иванова,

аудитор КГ "Аюдар"

1 ноября 2013 г.

"Руководитель автономного учреждения", N 11, ноябрь 2013 г.