На ошибках учатся ("Кадровик.ру", N 6, июнь 2013 г.)

На ошибках учатся

Внимание! Ошибка

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 82-86. Проверьте себя!

Задание 1. Установление работнику другой специальности

В мае 2013 г. станочнику широкого профиля Петрову, принятому на работу в марте 2002 г., была установлена другая специальность, о чем была сделана соответствующая запись в трудовой книжке. Найдите ошибки, допущенные при внесении записей.

Сведения о работе AT-VII

N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2			3	4
				ЗАО "Мебельстрой"
10	20	03	2002	'Принят станочником широкого профиля	Пр. от 20.03.2002
				3 разряда в цех N 3	N 37-к
	14	05	2013	Получена вторая профессия "Строгальщик"	Приказ от
				с присвоением 2 разряда	14.05.2013 N 24-к
				С записями ознакомлен Петров
				14.05.2013

Задание 2. Оформление листка нетрудоспособности

24 июня 2013 г. бухгалтер Рублева Е.А. представила листок нетрудоспособности, выданный 13 июня 2013 г. в связи с заболеванием с 13.06.2013 по 23.06.2013, а также личное заявление о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска, который был ей предоставлен с 03.06.2013 на 14 календарных дней. Найдите ошибки, допущенные при составлении приказа.

ООО "Сигма-М"

Приказ

24.06.2013 г.

N 25

г. Москва

В связи с болезнью бухгалтера финансово-экономического отдела Рублевой Е.А. в период нахождения в ежегодном основном оплачиваемом отпуске (с 03.06.2013 по 16.06.2013)

Приказываю:

Продлить Рублевой Е.А. ежегодный оплачиваемый отпуск на 4 календарных дня: с 24.06.2013 по 27.06.2013 на основании личного заявления работника от 24.06.2013 и листа нетрудоспособности, выданного городской поликлиникой N 5.

Директор

Тихонов

А.В. Тихонов

С приказом ознакомлена:

Бухгалтер

Рублева

Е.А. Рублева

Проверьте себя

Задание 1. Установление работнику другой специальности

Заметим, что запись N 10 была внесена еще в 2002 г., когда действовали нормы и правила Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162. Эти правила допускали применение сокращений при заполнении трудовых книжек. Поэтому указание в наименовании организации сокращения ЗАО, а также ссылки на "Пр." в качестве основания документа не являются ошибками именно в данной записи.

Ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку:

1. Согласно п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (действующей до издания Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69), в графе 3 трудовой книжки сначала указывается цех (либо отдел, подразделение, участок, производство), а затем должность, на которую принят работник.

2. Пропущен порядковый номер вносимой записи (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225; далее - Правила).

3. В соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция) при установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации делается запись: "Установлена вторая профессия...".

4. При установлении второй профессии в графе 4 трудовой книжки указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата (п. 3.1 Инструкции).

5. Подпись самого работника заверяет записи, внесенные в трудовую книжку, однократно и только при увольнении (п. 35 Правил).

Задание 2. Оформление листка нетрудоспособности

При составлении приказа о продлении отпуска были допущены следующие ошибки:

1. Реквизит "наименование организации" должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. При цифровом способе оформления реквизита "дата документа" проставляются арабские цифры в последовательности - день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами без буквенного обозначения (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Кадровые документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям, каждая из которых регистрируется отдельно и имеет свой срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Приказ о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска, равно как и приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, хранится в организации 5 лет (ст. 19 Перечня). Как правило, в пределах каждой регистрируемой группы приказов к порядковому номеру добавляются другие составные части. В приказах об отпусках, чтобы отличить их от приказов более длительного хранения (например, приказ о приеме на работу хранится 75 лет), такой дополнительной составляющей является чаще всего буквенный код "о", который следует указывать при регистрации приказа.

4. Буква "г." в реквизите "место составления или издания документа" перед городами федерального значения - Москвой и Санкт-Петербургом - не ставится (п. 2.3.2.12 ГСДОУ).

5. Отсутствует краткий заголовок к тексту (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

6. Неверно определена дата окончания ежегодного оплачиваемого отпуска. Согласно ч. 1 ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Так как на период отпуска приходится нерабочий праздничный день - 12 июня (День России), то отпуск, предоставленный с 03.06.2013 на 14 календарных дней, заканчивается 17.06.2013. Как следует из листка нетрудоспособности, заболевание началось 13.06.2013, следовательно, сотрудница проболела 5 календарных дней из отпускного периода, на которые и следует продлить отпуск. В связи с этим датой окончания отпуска при его продлении будет 28 июня 2013 г.

7. Как правило, документы-основания приводятся отдельным списком после резолютивной части приказа (из делопроизводственной практики).

8. Ошибка в наименовании документа. Правильное название - листок нетрудоспособности.

9. Не указаны реквизиты листка нетрудоспособности (дата и серия с номером), являющегося основанием к приказу (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003).

10. Не проставлена дата ознакомления работника с приказом.

11. Отсутствует отметка об исполнении документа и направлении его в дело (п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003).

"Кадровик.ру", N 6, июнь 2013 г.