Вход
Отпуск за второй и последующие годы работы (М. Смольянинова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2013 г.)
-
Отпуск за второй и последующие годы работы (М. Смольянинова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2013 г.)
-
В отпуск - по графику
-
Сколько и когда "гуляем"?
-
Пожелания работников
-
Особенности производственного процесса
-
Оформление графика отпусков
-
Извещение работника об отпуске
-
Оформление отпуска
-
Продление и перенос отпуска
-
Если надо отозвать из отпуска
Отпуск за второй и последующие годы работы
Продолжим разговор, начатый в прошлом номере журнала об отпусках за первый год работы у работодателя. Теперь нам предстоит разобраться в том, как оформляется отпуск за второй и последующие годы работы. Вы узнаете, как составить все необходимые документы. Должное внимание мы уделим графику отпусков, извещению работника о начале его отпуска, приказам. Остановимся на вопросах документального оформления перенесения отпуска, его продления и отзыва сотрудника из отпуска.
После отработки первого года отпуск предоставляется в любое время, в т.ч. авансом. Главное, чтобы отпуск не оформлялся ранее наступления того рабочего года, за который он полагается.
В отпуск - по графику
В целях упорядочения предоставления ежегодного времени отдыха работающим по трудовому договору законодательство предусматривает, что очередность отпусков устанавливается специальным документом, который в обязательном порядке должен быть в любой организации, использующей наемный труд, - графиком отпусков. Причем закон предписывает утверждать данный график не позднее чем за 2 недели до наступления каждого календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
К сведению. График отпусков на 2013 год должен был утверждаться не позднее 17.12.2012.
Если новый сотрудник поступил на работу в конце года, то работодатель может отразить и его отпуск в графике на следующий календарный год.
Сколько и когда "гуляем"?
О том, в каких документах устанавливается продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска и сколько она может составлять, мы говорили в прошлом номере. Сейчас обратим внимание на следующее. Так как отпуск исчисляется по ТК РФ в календарных днях, обычные выходные дни (суббота и воскресенье) в число календарных дней отпуска включаются всегда. А вот если на период ежегодного основного отпуска попадут нерабочие праздничные дни*(1), то они в число календарных дней отпуска войти не должны (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Пример 1
Ведущему специалисту отдела кадров Карееву П.О. за второй рабочий год с 29.07.2012 по 28.07.2013 в ЗАО "Торговый дом "МИР" полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск минимальной продолжительности - 28 календарных дней. Кареев П.О. выразил желание отгулять весь отпуск с 03.06.2013, и работодатель согласился предоставить отпуск в июне 2013 года.
Однако согласно ч. 1 ст. 120 ТК РФ 12 июня празднуется День России. Поэтому Кареев П.О. может рассчитывать на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, в который не будет включен нерабочий праздничный день 12 июня 2013 года, поэтому период отпуска в графике отпусков на 2013 год должен быть указан с 03.06.2013 по 01.07.2013. Эти же временные рамки следует зафиксировать в приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемым отпуск, включается не только время фактической работы сотрудника у данного работодателя с момента его приема на работу*(2), но и:
- время ранее отгулянного ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни, другие дни отдыха, а также иное время, когда работник хоть фактически и не работал, но за ним было сохранено место работы (должность);
- время так называемого "вынужденного прогула", которое бывает при восстановлении на прежней работе незаконно уволенного или отстраненного от работы, а также период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, но только в части, не превышающей 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
В ТК РФ (ч. 2 ст. 121) прямо установлены и периоды, которые не должны включаться в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Пожелания работников
Выявление пожеланий работников является важным элементом подготовки графика отпусков. В целях оптимизации процесса сбора информации рекомендуем в небольших компаниях предлагать сотрудникам заполнять бланк заявления о том, в какое время они хотели бы получить отпуск (его образец приведен в Примере 2), либо заполнять специально подготовленные для этой цели опросные листы (см. Пример 3). В организациях с большим числом работающих по найму можно посоветовать составление отдельных планов отпусков по структурным подразделениям (как это показано в Примере 4).
Пример 2. Заявление о планируемом отпуске с визами согласования и резолюцией
Начальнику отдела кадров Генеральному директору
Хомченко П.Ю. ООО "Юстина"
В график отпусков М.Ю. Балашову
Хомченко
09.11.2012 секретаря-делопроизводителя канцелярии
--------------------------------------
(наименование должности (профессии) с
указанием структурного подразделения)
Зосимовой Юлии Александровны
--------------------------------------
(Фамилия Имя Отчество)
Заявление
Прошу запланировать мой ежегодный оплачиваемый отпуск в 2013 году
за период работы с 20.09.2012 по 19.09.2013 продолжительностью 28
---------- ---------- --
календарных дня(ей) с 01 июля 2013 г.
-- ---------------
08 ноября 2012 г. Зосимова Ю.А. Зосимова
----------------- ------------- --------------
(дата) (подпись) (И.О. Фамилия)
Согласовано
-----------------------------------------------------
(сведения о согласовании или причинах несогласования)
Начальник канцелярии
-----------------------------------------------------
(наименование должности)
Фавина З.И. Фавина
---------------- -------------------------
(подпись) (И.О. Фамилия)
08 ноября 2012 г.
-----------------
(дата)
Пример 3. Опросный лист о планируемом отпуске
Общество с ограниченной ответственностью "ТехПромСервис"
Опросный лист N 049/2012
---------
о планируемом отпуске в 2013 г.
Фамилия | Стефанов |
Имя | Алексей |
Отчество | Иванович |
Наименование должности (профессии) | специалист |
Наименование структурного подразделения | ремонтно-механический отдел |
Рабочий год, за который предоставляется отпуск | 18.11.2012-17.11.2013 |
Количество календарных дней отпуска (не использованных ранее) | 28 |
Пожелания по предоставлению отпуска в 2013 г. | 01.09.2013-28.09.2013 |
Есть ли льготы по предоставлению отпуска (если да, то указать основание) | нет |
22 ноября 2012 г. Стефанов А.И. Стефанов
----------------- ---------- --------------
(дата) (подпись) (И.О. Фамилия)
И.О. Фамилия | И.Р. Васильев |
Наименование должности (профессии) | начальник отдела |
Наименование структурного подразделения | ремонтно-механический отдел |
Сведения о согласовании времени отпуска (при несогласовании указать причины и сформулировать предложение об ином периоде отпуска) | Запланировать отпуск на октябрь 2013 г., так как в сентябре 2013 г. согласно приказу от 30.08.2012 N 058.04/10 силами специалистов отдела будет производиться плановый осмотр производственных цехов N 3-11 |
22 ноября 2012 г. Васильев И.Р. Васильев
----------------- ---------- --------------
(дата) (подпись) (И.О. Фамилия)
И.О. Фамилия | П.А. Самохин |
Наименование должности (профессии) | начальник управления |
Наименование структурного подразделения | административное управление |
Сведения о согласовании времени отпуска (при несогласовании указать причины и сформулировать предложение об ином периоде отпуска) | Запланировать отпуск на октябрь 2013 г. |
22 ноября 2012 г. Васильев И.Р. Васильев
----------------- ---------- --------------
(дата) (подпись) (И.О. Фамилия)
Ознакомлен(а):
26 ноября 2012 г. Стефанов А.И. Стефанов
----------------- ---------- --------------
(дата) (подпись) (И.О. Фамилия)
Пример 4. План отпусков по конкретному подразделению
Закрытое акционерное общество "Катулл"
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
(наименование организации)
Коммерческий департамент
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
/-----------------------\
|Дата составления|на год|
План графика отпусков |----------------+------|
| 19.11.2012 | 2013 |
\-----------------------/
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Ежегодный оплачиваемый отпуск | Примечание | Подпись работника | |
Период запланированного отпуска | Количество календарных дней отпуска | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Отдел продаж | Начальник отдела | Самохвалов Сергей Иванович | 0251 | 11.07.2013-24.07.2013 | 14 | 14 к. дн. отпуска предоставлены в 2012 г. | Самохвалов |
Заместитель начальника отдела | Ливнев Павел Александрович | 0252 | 14.03.2013-27.03.2013 | 14 | 14 к. дн. отпуска предоставлены в 2012 г. | Ливнев | |
Старший менеджер | Борисова Анна Викторовна | 0265 | 01.08.2013-28.08.2013 | 28 | Борисова | ||
<...> | |||||||
Отдел маркетинга | Начальник отдела | Федосеева Нина Родионовна | 0287 | 12.09.2013-09.10.2013 | 28 | Федосеева | |
Заместитель начальника отдела | Лосев Михаил Евгеньевич | 0290 | 28.03.2013-24.04.2013 | 28 | Лосев | ||
Старший специалист | Никифорова Антонина Тимофеевна | 0294 | 17.01.2013- 30.01.2013 | 14 | 14 к. дн. отпуска предоставлены в 2012 г. | Никифорова | |
<...> | |||||||
Начальник департамента Аксаков О.Б. Аксаков
----------------- ---------------------------
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию и в удобное для них время года (ст. 123 ТК РФ). Такая льгота полагается, в частности:
- несовершеннолетним (до 18 лет) работникам (ст. 267 ТК РФ);
- участникам ВОВ, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, включая инвалидов (ст. 14-19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");
- Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-I "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
- Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
- награжденным знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
- так называемым "чернобыльцам" (ст. 14-22 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС").
В ряде особо оговоренных в законе ситуаций работодатель обязан предоставить работнику отпуск в определенный период по его обоснованной просьбе, например:
- сотрудник-мужчина имеет право получить ежегодный отпуск в период отпуска по беременности и родам жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), для этого от него потребуется представить справку о соответствующем отпуске супруги с места ее работы;
- один из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, может претендовать на весь отпуск или его часть не менее 14 календарных дней для сопровождения несовершеннолетнего ребенка (до 18 лет), поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности*(3) (ч. 5 ст. 322 ТК РФ). Условиями предоставления отпуска в таком случае будет являться наличие у родителя (опекуна, попечителя) стажа работы, необходимого для получения такого отпуска, а также документальное подтверждение (вызов) образовательного учреждения о допуске к вступительным экзаменам ребенка; факт родства можно проверить, например, по свидетельству о рождении.
Традиционно самыми предпочтительными для трудящихся России являются летний период и начало осеннего сезона. Поэтому не исключены ситуации, когда в один и тот же период захотят уйти в отпуск несколько работников, которые по своим трудовым функциям относятся к взаимозаменяемым и в отношении которых закон не устанавливает преимущественное право на отдых. Тогда уделите особое внимание следующему разделу статьи.
Особенности производственного процесса
Учет специфики деятельности организации, а равно основных факторов, обеспечивающих ее нормальную бесперебойную работу (включая взаимозаменяемость работников, цикличность производства и т.п.), также важен при составлении графика отпусков персонала. Вы можете ориентироваться на производственные планы, планы работ отдельных подразделений, мероприятия по текущему и капитальному ремонту помещений и плановым ремонтным работам в отношении производственного оборудования, а равно руководствоваться должностными инструкциями (инструкциями по профессии) работников и положениями о структурных подразделениях, в которых можно найти правила определения штатных заместителей, вычислить сотрудников с пересекающимся функционалом.
В тех организациях, в которых практикуются так называемые коллективные отпуска (например, образовательные учреждения), проблем с их предоставлением, как правило, не возникает. А вот во всех остальных случаях, когда приостановка отдельных направлений деятельности компании в отпускной сезон невозможна, придется рассчитывать минимальное количество сотрудников, которые смогут обеспечить ее нормальную работу и в "горячий" период отпусков. Особое внимание обратите на руководящий персонал, который бывает сложно заменить на время отсутствия, а также на делегирование права подписи тем, кто будет замещать временно отсутствующих должностных лиц. Нелишним станет и проверка наличия "дежурных" материально-ответственных лиц, чтобы не оказалось, что в какой-то момент времени товарно-материальные ценности останутся без надлежащего контроля и предъявить претензии по недостаче или утрате имущества будет некому.
К сведению. В соответствии с п. 35а "Правил об очередных и дополнительных отпусках" (утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169) в учреждениях и в управленческом аппарате предприятий обобществленного сектора в течение каждого месяца должны уходить в отпуск 8-9% всего состава работников. Отступления от указанных норм допускаются только в органах, связанных с обслуживанием сезонных работ. Одновременное предоставление отпусков всем работникам учреждения или отдельных его частей допускается лишь в тех случаях, когда это вызывается производственными условиями (например, при неизбежности приостановки работы на время ремонта).
Как это ни покажется удивительным, но данные Правила до сих пор действуют! Они применяются в той мере, в которой не противоречат вступившему в силу в 2002 году ТК РФ. Учитывая, что ТК РФ подобных ограничений по отпускам работников не устанавливает, можно сделать вывод, что руководствоваться Правилами в обозначенной выше части имеет смысл лишь в качестве рекомендаций. Вместе с тем, если закрепить подобные или конкретизированные применительно к специфике деятельности вашей организации правила во внутренних документах (скажем, в Положении об отпусках либо в Правилах внутреннего трудового распорядка), с которыми ознакомить работников под подпись, то можно будет на них ссылаться как на действующие при составлении графиков отпусков в отношении всех сотрудников вашей организации, не относящихся к льготным категориям в силу закона.
Документально оформить предложения по распределению времени отпусков можно непосредственно на заявлениях (или опросных листах) работников в виде виз согласования руководителей. Если вы решите работать с планами графиков отпусков, составляемыми отдельно по структурным подразделениям, то подпись руководителей этих подразделений будет выражать их согласие. Это мы наглядно отразили в Примерах 2, 3 и 4.
Во избежание споров с работниками в крупных компаниях со сложным производственным процессом имеет смысл всю процедуру заранее продумать и регламентировать порядок составления графиков отпусков в локальных нормативных актах. Для компаний поменьше есть другой способ упорядочения подготовки графиков - издавать каждый год приказ (распоряжение) о сроках подготовки графика отпусков, в котором также можно зафиксировать отдельные поручения ответственным должностным лицам. Образец такого приказа, который составляется в произвольной форме, вы найдете в Примере 5.
Пример 5. Приказ о сроках подготовки графика отпусков
Общество с ограниченной ответственностью "ФинКа"
Приказ
02.09.2013 | N 496 |
г. Новосибирск
О подготовке графика отпусков на 2014 г.
В целях установления в ООО "ФинКа" очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, руководствуясь статьями 114-123 Трудового кодекса РФ,
Приказываю:
1. Утвердить форму опросного листа работников о планируемых отпусках (прилагается).
2. Начальнику отдела кадров Рукавишниковой О.Н.:
- организовать проведение опроса работников о планируемых оплачиваемых отпусках в 2014 г. в срок не позднее 18.11.2013;
- представить график отпусков на 2014 г. на утверждение не позднее 12.12.2013.
3. Всем работникам заполнить опросные листы о планируемых отпусках по утвержденной форме в срок не позднее 18.11.2013.
4. Начальнику секретариата Варшавиной С.Ю. организовать ознакомление работников с настоящим приказом под личную подпись в срок не позднее 03.10.2013.
Генеральный директор | Амусов | А.К. Амусов |
На основании собранных данных утверждается график отпусков на очередной календарный год. Если кого-либо из работников не устроит время отпуска, зафиксированное в нем, он может попросить работодателя изменить конкретное время предоставления отпуска. Но нужно понимать, что получить все положенные дни отдыха каждому сотруднику организации летом практически нереально. Поэтому всегда найдутся недовольные. Если документы оформлены правильно, то проблем с проверяющими и судебными органами у работодателя не будет.
Оформление графика отпусков
При составлении графика отпусков можно руководствоваться формой N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
График подготавливается лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, подписывается руководителем кадровой службы (или иным лицом, на которое возложены соответствующие обязанности). В случае если в организации есть выборный профсоюзный орган, то необходимо запросить его мнение по документу в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. При отсутствии такого органа графа об учете мнения не заполняется. После этого график передается на утверждение руководителю организации (или уполномоченному им на это лицу).
Следует отметить, что на каждый календарный год должен утверждаться только один график, в котором отражаются отпуска работников всех структурных подразделений. Образец данного документа мы приводим в Примере 6.
Пример 6. График отпусков
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301020 |
|-----------|
Закрытое акционерное общество "Новости плюс" по ОКПО| 76065777 |
----------------------------------------------------------------------------------------- \-----------/
(наименование организации)
Мнение выборного профсоюзного органа Утверждаю
от "07" декабря 2012 г. N 7 учтено Руководитель Генеральный директор
---- ---------- -- ------ ----------------------
/------------------------------------\ (должность)
График отпусков | Номер | Дата | На год |
| документа | составления | | Пантелеев И.А. Пантелеев
|-----------+---------------+--------|--------------- ---------------------
| 1 | 10.12.2012 | 2013 |(личная подпись)(расшифровка подписи)
\------------------------------------/
"10" декабря 2012 г.
-- --------- --
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Отпуск | Примечание | ||||
количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||
запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Отдел делопроизводства | начальник отдела | Вельмахова Алина Константиновна | 130 | 28 | 01.07.2013- 28.07.2013 | 01.07.2013- 28.07.2013 | |||
секретарь-делопроизводитель 1-й категории | Сойкина Анна Николаевна | 134 | 14 | 04.07.2013-17.07.2013 | приказ от 27.06.2013 N 089-к | 15.08.2013 | 14 к. дн. отпуска предоставлены в 2012 г. | ||
<...> | |||||||||
Руководитель кадровой службы Начальник управления кадров Рокотова Е.Т. Рокотова
---------------------------------- --------------------- -----------------
(должность) (расшифровка подписи) (личная подпись)
К сведению. Отсутствие в организации графиков отпусков на каждый календарный год, их утверждение не в положенные законом сроки, игнорирование пожеланий работников, относящихся к льготным категориям, относительно удобного им времени отпуска, а равно иные подобные нарушения (каждое в отдельности) влекут ответственность как самой организации, так и ее должностных лиц, в функционал которых входит кадровое делопроизводство, в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, в том числе:
- наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
При выявлении повторного нарушения со стороны должностного лица, ранее подвергнутого административной ответственности, оно может подлежать дисквалификации*(4) на срок от 1 года до 3 лет.
Извещение работника об отпуске
Закон не обязывает работодателя доводить график отпусков до сведения работников. Однако требует, чтобы о времени начала отпуска работник был извещен под личную подпись не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Как правильно выполнить эту обязанность? Ведь в нормативных правовых актах унифицированной формы такого извещения не найти. То есть формы и способы оповещения выбираются работодателем по своему усмотрению.
Конечно, можно ознакомить работника с графиком отпусков заранее. Однако проверяющие органы не расценивают это как извещение, которое подразумевается законом. Ведь ознакомление с графиком отпусков по инициативе работодателя может производиться и сразу после его утверждения, тогда непосредственно к моменту начала отпуска работник может позабыть о его точном периоде.
Для целей оповещения работника о предстоящем времени отдыха в организации можно разработать бланк извещения. Вы можете воспользоваться образцом, предложенным нами в Примере 7. Применять его можно и в упрощенном варианте, изъяв два нижних раздела, отделенных горизонтальной пунктирной линией. Если же вы оставите его в изначальном варианте, то непосредственно перед предоставлением отпуска работнику будете иметь возможность уточнять и согласовывать его период у руководства в едином документе. Ведь как у самого работника могут появиться причины личного характера для переноса отпуска (в том числе и уважительные), так и его непосредственному руководителю такая форма извещения напомнит о том, что он в ближайшее время лишится своего ценного кадра. Поэтому если работник и/или его руководитель имеют возражения относительно предоставления отпуска в запланированный период, то они могут вписать их в эту форму и одновременно постараться получить согласие другой стороны (работник у своего непосредственного руководителя либо начальник у подчиненного - в зависимости от того, кто является инициатором переноса отпуска). Напоминаем, что в силу ч. 2 ст. 123 ТК РФ ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков, за исключением случаев, когда работник попадает в льготную категорию.
Пример 7. Извещение о начале отпуска
Закрытое акционерное общество Специалисту отдела рекламы
"Прайм-Аудит" Н.Е. Симоновой
Извещение
о начале отпуска
08.08.2013 N 071/11
Уважаемая Наталья Егоровна!
В соответствии с графиком отпусков ЗАО "Прайм-Аудит" на 2013 год,
утвержденным генеральным директором 10.12.2012, и руководствуясь статьей
123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале Вашего ежегодного
основного оплачиваемого отпуска с 02.09.2013 продолжительностью 28
календарных дней. Последним днем отпуска будет 29.09.2013, и 30.09.2013
мы ждем Вас на работе.
Начальник управления кадров Юшков О.А. Юшков
------------------
(личная подпись)
Уведомление получил(а): 08.08.2013 Симонова Н.Е. Симонова
---------- ------------------
(дата) (личная подпись)
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -
В случае переноса даты начала отпуска по Вашей инициативе сообщите
о причинах переноса отпуска и согласуйте новый срок предоставления
отпуска с Вашим непосредственным руководителем. Укажите причину переноса
отпуска и желаемые даты: Прошу перенести дату начала отпуска с
------------------------------------------
02.09.2013 на 03.10.2013 в связи со сменой туристической путевки.
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
08.08.2013 Симонова Н.Е. Симонова
---------- ------------------
(дата) (личная подпись)
С изменениями согласен
-----------------------------------------------------------
(согласен(а)/не согласен(а))
Начальник отдела рекламы
09.08.2013 Тихомиров Л.Д. Тихомиров
---------- ------------------
(дата) (личная подпись)
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -
В случае переноса даты начала отпуска в связи с особенностями
производственного процесса просим сообщить о новой согласованной дате
начала отпуска. Укажите причину переноса отпуска более конкретно, а
также желаемые даты: ____________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Начальник отдела рекламы Л.Д. Тихомиров
_________________ ------------------
(дата) (личная подпись)
С изменениями ___________________________________________________________
(согласен(а) / не согласен(а))
_________________ ------------------ Н.Е. Симонова
(дата) (личная подпись)
На практике нередко высказывается мнение, что если издать приказ (распоряжение) об отпуске заранее и ознакомить с ним работника под личную подпись не позднее чем за 2 недели до даты начала времени отдыха, то отдельное извещение о начале отпуска можно не направлять. Это действительно так. Но нам надо напомнить о времени отпуска работнику и его непосредственному руководителю, они ведь могут опомниться и переиграть запланированные даты (перенести отпуск, поделить его на части). И правильнее делать это до издания приказа. В принципе, даже изданный приказ (распоряжение) об отпуске можно отменить или изменить в последующем, но это может привести к путанице.
Оформление отпуска
На основании графика отпусков, подписанного работником извещения о начале отпуска и (если отпуск перенесен на другую дату) заявления работника о предоставлении отпуска*(5) работодатель издает приказ о предоставлении отпуска, например, составленный по формам N Т-6 либо N Т-6а (образцы их оформления - в Примерах 8 и 9). Не забывайте, что работник должен быть ознакомлен с приказом о предоставлении отпуска под личную подпись.
Пример 8. Приказ о направлении в отпуск одного работника
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301005 |
|-----------|
ООО "Прометей" по ОКПО| 76065657 |
--------------------------------------------------- \-----------/
(наименование организации)
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 045-лс/о | 29.07.2013 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-----------------\
Предоставить отпуск | Табельный номер |
|-----------------|
Михайловой Полине Юрьевне | 0250 |
------------------------------------------------------------------------/
(фамилия, имя, отчество)
финансово-экономический отдел
-------------------------------------------------------------------------
(структурное подразделение)
ведущий экономист
-------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
за период работы с "20" сентября 2013 г. по "19" сентября 2013 г.
-- -------- -- -- --------- --
/-------\
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 28 |календарных ней
\-------/
"05" августа 2013 г. по "01" сентября 2013 г.
-- -------- -- -- --------- --
и(или)
Б. -
----------------------------------------------------------------------
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
_________________________________________________________________________
без сохранения заработной платы и другие (указать))
/------------\
на | - | календарных дней
\------------/
с " "__________________ 20 г. по " " _____________ 20 г.
/------------\
В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней
\------------/
"05" августа 2013 г. по "01" сентября 2013 г.
-- -------- -- -- --------- --
Руководитель Генеральный директор Тимофеев Б.Р. Тимофеев
организации ---------------------- -------------- ----------------------
(должность) (личная подпись)(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) Михайлова "29" июля 2013 г.
работник ознакомлен ---------------- ---- -------- --
(личная подпись)
Пример 9. Приказ о направлении в отпуск сразу нескольких работников
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301019 |
|-----------|
ООО "Эки-Бана" по ОКПО | 76065657 |
----------------------------------------------------------------------------------- \-----------/
(наименование организации)
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 225-к/о | 05.08.2013 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работникам
Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Отпуск | С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата | ||||||
вид | за период работы | всего календарных дней | дата | ||||||||
ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарных дней | ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать), календарных дней | с | по | начала | окончания | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Вартанову Игорю Семеновичу | 039 | транспортный отдел | водитель | 14 | - | 06.12.2012 | 05.12.2013 | 14 | 12.08.2013 | 25.08.2013 | Вартанов 05.08.2013 |
Левшовой Жанне Эдуардовне | 083 | отдел по работе с корпоративными клиентами | младший специалист | 28 | - | 11.10.2012 | 10.10.2013 | 28 | 15.08.2013 | 11.09.2013 | Левшова 05.08.2013 |
Руководитель Генеральный директор Куприн А.Н. Куприн
-------------------------- ----------------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Для этого бухгалтерия или отдел по труду и заработной плате (реже - кадровая служба) оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска по унифицированной форме N Т-60, которая, как и все последующие формы, упомянутые в этом разделе статьи, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 и не является обязательной с этого года.
Однако документальное оформление отпуска для организации на этом не заканчивается. Сведения о предоставленном отпуске вносятся в личную карточку работника (можно использовать форму N Т-2 (или N Т-2ГС(МС))), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а). Одновременно фактическое нахождение в отпуске отмечается:
- в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13)
- в графике отпусков (Пример 6).
Продление и перенос отпуска
Как бы ответственно стороны трудовых отношений ни подошли к планированию времени ежегодного отдыха, полностью исключить вероятность срыва его сроков нельзя. В большинстве случаев речь идет о возникновении обстоятельств, которые раньше сложно было предвидеть и которые препятствуют использованию отпуска по его прямому назначению - для отдыха.
Например, в случае болезни во время отпуска последний должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Другие ситуации, в которых отпуск подлежит продлению или переносу, устанавливаются трудовым законодательством (в частности, ч. 1 ст. 124 ТК РФ) и локальными нормативными актами организации.
В Примере 10 работник приложил листок нетрудоспособности непосредственно к своему заявлению о продлении отпуска. Однако предъявить больничный он может и после окончания отпуска (письмо Роструда от 27.12.2007 N 5339-6-1). Причем в рассматриваемом случае работодатель обязан продлить отпуск. Целесообразно оформить это документально, издав соответствующий приказ (распоряжение) в произвольной форме (Пример 11). Кстати, пособие по временной нетрудоспособности при заболевании (а равно травме) в период ежегодного оплачиваемого отпуска выплачивается в общем порядке (письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830).
Пример 10. Заявление работника о продлении отпуска в связи с болезнью во время ежегодного оплачиваемого отпуска
Начальнику отдела кадров Генеральному директору ООО "Фавн"
Татаринову Ю.Г. Б.Е. Куницыну
Оформить продление отпуска
Татаринов психолога отдела кадров
09.08.2013 Догилевой Эльвиры Викторовны
Заявление
Прошу продлить мой ежегодный оплачиваемый отпуск, предоставленный на основании приказа от 12.07.2013 N 069/к-о, на 8 календарных дней в связи с временной нетрудоспособностью с 01 по 08 августа 2013 г., возникшей в период фактического нахождения в отпуске.
Приложение: листок нетрудоспособности на 1 л. в 1 экз.
09 августа 2013 г. Догилева Э.В. Догилева
Пример 11. Заявление работника о продлении отпуска в связи с болезнью во время ежегодного оплачиваемого отпуска
Общество с ограниченной ответственностью "Фавн"
Приказ
09.08.2013 | N 078/к-о |
Екатеринбург
О продлении отпуска
Догилевой Э.В.
В связи с временной нетрудоспособностью психолога отдела кадров Догилевой Э.В. с 01.08.2013 по 08.08.2013 в период ежегодного оплачиваемого отпуска, руководствуясь ст. 124 Трудового кодекса РФ,
Приказываю:
1. Продлить ежегодный основной оплачиваемый отпуск психолога отдела кадров Догилевой Э.В., предоставленный приказом от 12.07.2013 N 069/к-о, на 8 календарных дней (согласно заявлению Догилевой Э.В. от 09.08.2013).
2. Начальнику отдела кадров Татаринову Ю.Г. организовать:
2.1. внесение необходимых данных в график отпусков ООО "Фавн", утвержденный генеральным директором ООО "Фавн" 06.12.2012, и иные кадровые документы в срок не позднее трех рабочих дней с даты подписания настоящего приказа;
2.2. доведение настоящего приказа до сведения психолога отдела кадров Догилевой Э.В. под личную подпись в срок не позднее трех рабочих дней с даты издания.
3. Начальнику канцелярии Жирковой В.О. довести настоящий приказ до сведения начальника отдела кадров Татаринова Ю.Г. под личную подпись 09.08.2013.
Генеральный директор Куницын Б.Е. Куницын
Начальник отдела кадров Психолог отдела кадров
Татаринов Ю.Г. Татаринов Догилева Э.В. Догилева
09.08.2013 09.08.2013
Если заболевший работник пожелает перенести отпуск на другое время, не продлевая его, то срок предоставления оставшейся части отпуска определяется с учетом его пожеланий - тогда сотруднику лучше написать об этом заявление, а работодателю следует:
- либо издать новый приказ (распоряжение) на отпуск (например, по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом),
- либо оформить приказ (распоряжение) о его переносе (в произвольной форме).
Так или иначе, но чем больше будет составлено документов по данной ситуации, тем проще потом доказать соблюдение установленных правил при возникновении вопросов у проверяющих из налоговой инспекции (расходы на оплату труда и т.п.), инспекции труда (в части кадрового делопроизводства) или при возникновении спора с самим работником.
Бывает и так: работник заболел не во время отпуска, а перед его началом. Тогда работник может изъявить желание перенести отпуск на более поздний срок (написать заявление, см. Пример 12), а работодатель с учетом его пожеланий также издаст приказ (распоряжение) в произвольной форме о переносе отпуска.
Пример 12. Заявление работника о переносе отпуска в связи с болезнью перед началом ежегодного оплачиваемого отпуска
Начальнику управления по работе Директору ЗАО "Жасмин
с персоналом Ж.М. Самойленко
Родионовой Н.Д.
В приказ водителя транспортного отдела
Родионова административного управления
12.08.2013 Зорянова Анатолия Тихомировича
Заявление
В связи с моей временной нетрудоспособностью с 03.08.2013 не могу эффективно использовать предоставленный мне с 13.08.2013 ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Прошу перенести отпуск, предоставив его в период с 05.09.2013 по 02.10.2013.
Листок нетрудоспособности будет представлен в управление по работе с персоналом после моего выздоровления и оформления документа в медицинском учреждении в установленном порядке.
12.08.2013 Зорянов А.Т. Зорянов
В условиях, когда работнику несвоевременно были выплачены отпускные либо он был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала работодатель по письменному заявлению сотрудника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Если надо отозвать из отпуска
В практике нередки ситуации, когда находящегося в отпуске работника по тем или иным причинам требуется срочно вернуть к работе. Трудовое законодательство достаточно четко регулирует порядок такого отзыва.
Во-первых, вызвать работника из отпуска на работу можно только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). И во избежание дальнейших споров с проверяющими либо с самим работником рекомендуем согласие оформить документально. В связи с тем, что в законе и иных нормативных правовых актах нет установленной формы такого документа, в каждой организации используется свой подход к решению этого вопроса. Так, должностное лицо, выявившее обстоятельство, свидетельствующее о необходимости прервать отпуск сотрудника, может описать ситуацию в докладной (или служебной) записке на имя соответствующего руководителя. Согласие работника с отзывом из отпуска может быть зафиксировано:
- как непосредственно на этом документе (см. Пример 13),
- так и впоследствии - при оформлении приказа (распоряжения) об отзыве.
Пример 13. Документирование необходимости отзыва работника из отпуска и согласия с этим самого работника
Коммерческий департамент Генеральному директору
ООО "Липки"
Докладная записка К.М. Садовникову
08.08.2013 N 1467/04
---------- -------- Начальнику отдела кадров
Хореевой И.П.
Оформить отзыв из отпуска
Об отзыве из отпуска Скоробейникова Р.А. Скоробейников
08.08.2013
В связи с временной нетрудоспособностью старших менеджеров коммерческого департамента Давьялова С.О. с 04.08.2013 и Авдеева Ю.Е. с 05.08.2013 в условиях увеличения объема оптовых продаж в летний период, в целях обеспечения бесперебойной работы коммерческого департамента и во избежание срыва заключения контрактов с ключевыми поставщиками прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска старшего менеджера Скоробейникова Р.А. с 12.08.2013 с его письменного согласия.
Неиспользованную часть отпуска в размере 13 календарных дней прошу предоставить старшему менеджеру Скоробейникову Р.А. в любое удобное для него время после выхода старших менеджеров Давьялова С.О. и Авдеева Ю.Е. на работу.
Приложение: копия приказа о предоставлении отпуска Скоробейникову Р.А. от 19.07.2013 N 089-лс/о на 1 л. в 1 экз.
Коммерческий директор Лямин А.А. Лямин
С отзывом из отпуска и предоставлением неиспользованной
части отпуска продолжительностью 13 календарных дней
после выхода старших менеджеров Давьялова С.О.
и Авдеева Ю.Е. на работу согласен.
Старший менеджер
Скоробейников Р.А. Скоробейникова
08.08.2013
Конечно, не всегда можно получить подпись работника о согласии прервать свой отпуск, особенно когда он находится далеко от места работы, иногда приходится довольствоваться устным разговором по телефону. Можно еще попросить сотрудника прислать свое письменное согласие по факсу или хотя бы в виде сообщения по электронной почте, ведь "на безрыбье и рак - щука". Тогда важно не забыть получить письменное подтверждение с подписью работника при ближайшей оказии (т.е. сразу по возвращении на работу).
Во-вторых, есть категории работающих, которых даже с их согласия нельзя призывать к работе во время отдыха. К ним относятся, в том числе: работающие во вредных и (или) опасных условиях труда; несовершеннолетние (до 18 лет); беременные сотрудницы.
Итак, если работник не относится к числу лиц, которые не могут быть в силу закона отозваны из отпуска, и согласен прервать отдых, то потребуется издать приказ (распоряжение) об этом (составляется также в произвольной форме, см. образец в Примере 14). Этот организационно-распорядительный документ нужен будет в первую очередь бухгалтерии, которая должна произвести перерасчет отпускных выплат и со дня преступления сотрудника к своим обязанностям начислять ему заработную плату.
Пример 14. Приказ об отзыве работника из отпуска
Общество с ограниченной ответственностью "Реактив"
Приказ
05.08.2013 | N 078/к-о |
г. Томск
Об отзыве из отпуска
бухгалтера Басиной З.А.
В связи с получением требования ИФНС России N 3 по г. Москве исх. от 29.07.2013 N 014/6702 о предоставлении документов, руководствуясь ст. 125 Трудового кодекса РФ,
Приказываю:
1. Отозвать бухгалтера Басину З.А. из ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 08.08.2013 с ее письменного согласия (заявление о согласии на отзыв из отпуска от 07.08.2013 N 03-04/13 прилагается).
2. Начальнику отдела кадров Лотковой К.А.:
- внести необходимые данные в график отпусков ООО "РЕАКТИВ" на 2013 год, утвержденный генеральным директором 14.12.2012, и иные кадровые документы;
- подготовить проект приказа о предоставлении бухгалтеру Басиной З.А. неиспользованной части отпуска продолжительностью 7 календарных дней с 12.09.2013 по 18.09.2013;
- довести настоящий приказ до сведения бухгалтера Басиной З.А. под личную подпись.
3. Секретарю Паднориной С.С. довести настоящий приказ до сведения начальника отдела кадров Лотковой К.А. под личную подпись 05.08.2013.
Генеральный директор Кудрявцева И.И. Кудрявцева
Ознакомлены:
Начальник отдела кадров
Лоткова К.А. Лоткова
05.08.2013
Бухгалтер
Басина З.А. Басина
08.08.2013
М. Смольянинова,
главный редактор издательства "Бизнес-Арсенал"
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 7, июль 2013 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Перечень нерабочих праздничных дней установлен ч. 1 ст. 112 ТК РФ.
*(2) Дата начала работы указывается в трудовом договоре каждого работника в силу ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Эта же дата отражается в приказе (распоряжении) о приеме на работу и в личной карточке (вы можете использовать формы N Т-1 (Т-1а), Т-2 (Т-2ГС(МС)), утв. постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
*(3) При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка.
*(4) Дисквалификация - это лишение права замещать должности государственной гражданской и муниципальной службы, занимать должности в исполнительном органе управления юридического 60 лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
*(5) Если извещение о начале отпуска делается в упрощенной форме (только уведомляет о периоде его предоставления согласно графику отпусков), то заявление от работника о переносе отпуска необходимо (см. Пример 12, комментарии к которому мы дадим далее). Но в нашем извещении из Примера 7 вся необходимая информация (о причинах и сроках переноса, согласие на это другой стороны) уже может быть отражена; в таком случае дополнительного составления заявления работника о переносе отпуска в качестве самостоятельного документа не потребуется.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия"
Учредитель и издатель ООО "Бизнес-Арсенал"
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-37544 от 17.09.2009.