На ошибках учатся ("Кадровик.ру", N 7, июль 2013 г.)

На ошибках учатся

Внимание! Ошибка

В рубрике "На ошибках учатся" "Кадровик.ру" показывает и подробно разъясняет наиболее распространенные ошибки в оформлении документов. Образцы правильно оформленных кадровых документов и разъяснения допущенных ошибок - на стр. 80-84. Проверьте себя!

Задание 1. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку

24 июня 2013 года экономист Зуев А.В. был уволен в порядке перевода по его согласию из ЗАО "Буква" в ООО "Цифра". Найдите ошибки, допущенные в трудовой книжке при внесении записи об увольнении.

Сведения о работе

ТК N 1234567
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)		Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3		4
8	24	6	2013	Уволен в порядке перевода из ЗАО "Буква" в		Приказ N 45/к
				ООО "Цифра" п. 5 ст. 77 ТК РФ		от 24.06.2013 г.
				Печать
				Инспектор по кадрам Гурова И.Ю. Гурова
				С записями ознакомлен Зуев
				24 июня 2013 года
6					7

Задание 2. Оформление приказа о внесении изменений в учетные документы

Юрисконсульт договорного отдела Быстрова А.Н. 07.06.2013 принесла в отдел кадров свидетельство о браке, заключенном 01.06.2013, а также заявление об изменении фамилии на Середнякову. Найдите ошибки, допущенные при оформлении приказа об изменении фамилии.

Общество с ограниченной ответственностью "Правовая защита"

Рязань

07.06.2013

N 54

Приказ

В связи с регистрацией брака и изменением фамилии юрисконсульта договорного отдела Быстровой Анастасии Николаевны

Приказываю:

1. Изменить фамилию "Быстрова" на "Середнякову".

2. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на руководителя отдела кадров Неретину О.С.

Генеральный директор                     Лягушкин

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров      Неретина                  (Неретина О.С.)

                               07.06.2013

Юрисконсульт                    Быстрова                  (Быстрова А.Н.)

                               07.06.2013

Запискина

07.06.2013

Проверьте себя

Задание 1. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку

При внесении записи об увольнении были допущены следующие ошибки:

1. Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция).

2. В соответствии с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, а также п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи настоящего ТК РФ или иного федерального закона. В связи с этим отсутствует необходимость указания организации, в которую осуществляется перевод. Нельзя забывать о том, что следует дать ссылку на ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса.

3. Согласно п. 6.1 Инструкции при увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

4. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции).

5. Согласно п. 3.1 Инструкции в графу 4 трудовой книжки заносятся сведения о дате и номере (именно в этой последовательности!) приказа-основания.

6. На основании п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений, поэтому дата издания приказа-основания должна быть представлена только цифровым способом, в виде 8 арабских цифр.

7. В соответствии с п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Ни в Правилах, ни в Инструкции нет положений, обязывающих работников вносить в трудовую еще какие-либо сведения, например, расшифровку подписи работника, проставление даты ознакомления, указание, что с записями ознакомлен и т.п., следовательно, одной подписи увольняемого в трудовой - достаточно.

Правильный вариант записи об увольнении в трудовую книжку

Сведения о работе

ТК N 1234567
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)				Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3				4
8	24	06	2013	Уволен в порядке перевода с согласия работника				Приказ от 24.06.2013
				к другому работодателю, пункт 5 части первой				N 45/к
				статьи 77 Трудового Кодекса Российской
				Федерации
				Печать
				Инспектор по кадрам	Гурова		И.Ю. Гурова
				Зуев
6						7

Задание 2. Оформление приказа о внесении изменений в учетные документы

При оформлении приказа об изменении фамилии были допущены следующие ошибки:

1. Реквизит "наименование организации", как правило, соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Обычно сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003).

2. Согласно рис. Б.5 Приложения Б ГОСТ Р 6.30-2003, наименование вида документа проставляется после реквизита "наименование организации", а реквизит "место составления или издания документа" идет после даты и регистрационного номера документа.

3. В реквизите "место составления или издания документа" сокращение "г." не используется только перед городами федерального значения - Москвой и Санкт-Петербургом (п. 2.3.2.12 ГСДОУ). В данном случае перед словом "Рязань" сокращение должно быть указано.

4. Приказ об изменении фамилии в учетных документах относится к приказам по личному составу, номер которых указывается с буквенным символом: "к" или "л/с" (из делопроизводственной практики).

5. Отсутствует краткий заголовок к тексту (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

6. Генеральный директор не наделен полномочиями по изменению фамилии гражданина. Изменения в пределах организации, в которой работает сотрудница, вносятся только в учетные документы и трудовую книжку работницы на основании свидетельства о браке (или паспорта с новыми данными), выданного компетентными органами.

7. Отсутствует ссылка на документы-основания (личное заявление работницы, свидетельство о браке) для издания данного приказа, которые, как правило, приводятся отдельным списком после резолютивной части приказа (из делопроизводственной практики).

8. В составе реквизита "подпись" отсутствует расшифровка подписи (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

9. Расшифровка подписи указывается без скобок (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

10. В реквизите "подпись" инициалы проставляют перед фамилией (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

11. В соответствии с п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003 отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Правильный вариант приказа о внесении изменений в учетные документы

Общество с ограниченной ответственностью "Правовая защита"

(ООО "Правовая защита")

Приказ

07.06.2013

N 54/к

г. Рязань

О внесении изменений в учетные документы

В связи с регистрацией брака и изменением фамилии юрисконсульта договорного отдела Быстровой Анастасии Николаевны

Приказываю:

1. Внести изменения в учетные документы и трудовую книжку: фамилию "Быстрова" изменить на "Середнякову".

2. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на руководителя отдела кадров Неретину О.С.

Основание:

1. Свидетельство о браке серия II-КМ N 123456, выданное Пронским ЗАГС Управления ЗАГС Рязанской области 01.06.2013.

2. Личное заявление Быстровой А.Н. от 07.06.2013.

Генеральный директор                 Лягушкин               Е.Ю. Лягушкин

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров           Неретина               О.С. Неретина

                                   07.06.2013

Юрисконсульт                         Быстрова               А.Н. Быстрова

                                   07.06.2013

В дело N 07-12

Запиcкина 07.06.2013

"Кадровик.ру", N 7, июль 2013 г.