Вопрос: В каких случаях необходимо выплачивать работнику компенсацию за использование личного телефона в служебных целях? ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.)

В каких случаях необходимо выплачивать работнику компенсацию за использование личного телефона в служебных целях?

Компенсацию за использование личного телефона сотрудника в служебных целях выплачивать необходимо, если это происходит с согласия или ведома и в интересах работодателя. Это предусмотрено ст. 188 ТК РФ.

Обоснование. Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, сумма компенсации определяется по согласованию с работником и может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему.

При этом сотрудники финансового и налогового ведомств обращают внимание на то, что организации должны подтвердить производственный характер телефонных разговоров. Для этого организация должна иметь следующие документы:

- приказ руководителя фирмы об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;

- письменные соглашения об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;

- детализированные счета операторов мобильной связи;

- должностные инструкции, в которых должно быть указано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;

- заявления сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов.

Об этом говорится в письмах Минфина РФ от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153.

Отметим, что организация может возмещать затраты сотрудника на основе распечатки телефонных разговоров оператора сотовой связи, связанных с работой (в ней, как правило, указываются телефонные номера и стоимость каждого разговора), либо установить ежемесячную фиксированную сумму компенсации, которая утверждается приказом руководителя (в приказе отражаются фамилия, имя, отчество работника, получающего компенсацию, и ее сумма).

Кроме того, денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (письма Минфина РФ от 18.02.2013 N 03-04-06/4259, от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138).

Е.Л. Джабазян,

главный редактор журнала

1 августа 2013 г.

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.