Вопрос: По служебной необходимости сотрудники казенного учреждения часто направляются в командировку на один день. Какие в этом случае оформляются документы? ("Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.)

По служебной необходимости сотрудники казенного учреждения часто направляются в командировку на один день. Какие в этом случае оформляются документы?

Для начала разберемся, что представляет собой служебная командировка. Понятие служебной командировки закреплено в Трудовом кодексе: согласно ст. 166 это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом отметим, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).

Порядок оформления однодневной командировки в целом схож с оформлением командировки на более длительный срок.

До выезда работника в командировку составляются следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ N 1*(1):

- служебное задание (ф. Т-10а) - подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем учреждения или иным уполномоченным лицом, после чего передается в кадровую службу для оформления приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9, Т-9а) - заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания и подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом. Отметим, что при направлении в командировку одного сотрудника используется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме Т-9, а если в командировку направляют нескольких сотрудников, применяется форма Т-9а;

- командировочное удостоверение (ф. Т-10) - выписывается работником кадровой службы на основании приказа о направлении работника в командировку. Этим документом подтверждается срок пребывания работника в командировке (в нем указываются дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Здесь возникает спорный вопрос: необходимо ли оформлять командировочное удостоверение при однодневной командировке? В настоящее время данный вопрос законодательством не урегулирован и есть две противоположные точки зрения.

Минтруд в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 придерживается позиции, что при однодневной командировке командировочное удостоверение выписывать не обязательно, и ссылается на Инструкцию N 62*(2), согласно которой командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, когда он был командирован. Исходя из того, что ни ТК РФ, ни Постановлением N 749 особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках не устанавливаются, Инструкция N 62 продолжает применяться в части, не противоречащей ТК РФ и Постановлению N 749.

По мнению Минтруда, командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке, а в случае однодневной командировки фактически оформлять такое удостоверение нецелесообразно, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке. Также Минтруд приводит схожее мнение по данному вопросу, высказанное Минфином в Письме от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60.

В Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 чиновники Роструда, ссылаясь на Постановление N 749, уточнили, что предусмотрен только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, - это командировка за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение, в том числе при командировке на один день.

Аналогичная точка зрения была высказана Минфином в письмах от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206.

Поэтому во избежание проблем с контролирующими органами все же советуем выписывать командировочное удостоверение при однодневной командировке.

Учет работников, выбывающих в командировки из командирующего учреждения и прибывших в учреждение, в которое они командированы, необходимо вести согласно Порядку учета работников*(3):

- в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (п. 1, 2);

- в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 3, 4).

Работник учреждения, ответственный за ведение журналов, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом (распоряжением) руководителя (п. 5 Порядка учета работников).

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе (графа 12 служебного задания), который согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Кроме того, работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет (с подтверждающими документами) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Постановления N 749).

М. Алексеева,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 августа 2013 г.

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 8, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

*(3) Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н.