Перерасход в командировке: тонкости учета (Е.П. Ирхина, "Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2013 г.)

Перерасход в командировке: тонкости учета

Любые расчеты с персоналом таят в себе множество нюансов и тонкостей. А командировки, как и любое путешествие, предполагают еще и непредвиденные обстоятельства, которые частенько возникают в пути. Это и отмена рейса, и болезнь сотрудника, и необязательные контрагенты, да мало ли что еще. Довольно часто эти неприятности приводят к перерасходу подотчетных средств.

Возмещаемые расходы

Для начала подчеркнем, что в командировку можно направить только работника организации, с которым заключен трудовой договор. Людей, с которыми фирма работает по гражданско-правовым договорам, отправлять в командировку нельзя (ст. 166 ТК РФ, Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, далее - Положение).

При направлении в командировку работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные со служебными поездками. Обязанность оплаты командировочных затрат нанимателем установлена статьей 168 Трудового кодекса. Конкретные размеры и перечень компенсируемых командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Имеются в виду расходы на проезд, на жилье, суточные и другие. Кроме этого за ним остается средний заработок. Сумма аванса, которую получит командированный работник под отчет, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).

Перерасход и налоговый учет

В налоговом учете классификация командировочных расходов фирмы зависит от целей и задач командировки. Расходы на командировки, связанные с производством или реализацией товаров (работ, услуг), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода командировочных, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает: возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет. Если он примет решение возместить, то эти расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. N 03-04-06/6-204). Возмещенный перерасход в этом случае не будет облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами. Главное, чтобы истраченная в командировке сумма укладывалась в ограничения, закрепленные в локальном нормативном акте фирмы (письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. N 2538-19).

Что касается НДФЛ, важно помнить, что расходы по суточным нормируются Налоговым кодексом. В командировках по России человек может потратить 700 рублей в сутки, а за границей - 2500 рублей. Суточные сверх этого лимита будут облагаться налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Сумму НДС, уплаченную командированным сотрудником в составе стоимости проезда и проживания в другом городе, можно принять к вычету (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для вычета является выделение налога отдельной строкой. Основанием для вычета могут быть не только привычные счета-фактуры, но и бланки строгой отчетности вместе с кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина России от 21 ноября 2012 г. N 03-07-11/502). К таким бланкам относятся в том числе железнодорожные билеты, как бумажные, так и электронные (письмо Минфина России от 10 января 2013 г. N 03-07-11/01). Работник должен записать эти документы в отчет о служебной командировке.

Привезенные работником бланки строгой отчетности или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (подп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137). Разъяснения специалистов Минфина России по этому поводу можно найти в письме от 21 ноября 2012 г. N 03-07-11/502.

Еще один важный вопрос: когда у фирмы возникает право на вычет НДС по командировочным расходам работника? Входной НДС можно вычесть в том отчетном периоде, в котором руководитель утвердил авансовый отчет работника (письма Минфина России от 18 июля 2013 г. N 03-03-06/1/28117 и от 20 мая 2008 г. N 03-07-11/197).

Основная идея признания расходов в целях налогообложения прибыли в том, что расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (производственной деятельности), экономически оправданы (обоснованы) и подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Исходя из этого обращаем внимание на документальное оформление.

Бухгалтерский учет

Выдача наличных из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2) на основании заявления от командированного работника. В этом заявлении руководитель должен собственноручно написать сумму аванса, которую нужно выдать работнику, и срок, когда тот должен вернуть неистраченные деньги или отчитаться по истраченным. А также в заявлении руководитель должен поставить свою подпись и дату.

Сотрудник обязан отчитаться за деньги в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Для этого он представляет в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы.

О том, что унифицированные формы первичной документации больше не обязательны к применению (кроме кассовых), говорилось много и часто. И снова напоминаем, что фирма имеет право разрабатывать свою, удобную ей "первичку". Расходы на командировки сотрудников могут подтвердить следующие документы:

- авансовый отчет командированного работника, утвержденный подписью руководителя;

- командировочное удостоверение (форма N Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1);

- первичная документация, подтверждающая расходы командированного работника.

По общему мнению Минфина и ФНС России, этих документов достаточно для подтверждения расходов на командировки (письма Минфина России от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169, от 19 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/764, ФНС России от 25 ноября 2009 г. N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28 октября 2010 г. N 16-15/113462). Как выглядит оформление расходов на командировку в проводках, рассмотрим на примере.

Пример 1

Сотрудник А.Н. Скороходов направлен в командировку из Азова в Москву сроком на три дня: с 4 по 6 сентября включительно. На оплату командировочных расходов ему выданы под отчет 30 000 руб., из них: 15 000 руб. - на авиабилеты (туда и обратно); 600 руб. - на оплату билетов аэроэкспресса (туда и обратно); 12 300 руб. - на оплату жилья; 2100 руб. - суточные на три дня.

Вернувшись из командировки, Скороходов представил в бухгалтерию авансовый отчет и первичные документы в подтверждение осуществленных расходов: 12 000 руб. - стоимость авиабилетов; 600 руб. - стоимость билетов на аэроэкспресс; 9600 руб. - стоимость проживания в гостинице.

Представленный авансовый отчет руководитель утвердил в полной сумме. Неистраченные деньги Скороходов вернул в кассу организации.

Бухгалтер оформил командировку Скороходова следующими проводками:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1 "Касса организации"

- 30 000 руб. - выдан аванс работнику на командировочные расходы в рублях;

Дебет 20 (44, 91-2, 08 и др.) Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 24 300 руб. (12 000 + 600 + 9600 + 2100) - отражены командировочные расходы;

Дебет 50-1 "Касса организации" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 5700 руб. (30 000 - 24 300) - излишек денежных средств, выданных под отчет, возвращен в кассу организации.

Загранкомандировки

При направлении работника в загранкомандировку дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Эти затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса как расходы на командировки. Главное - документально подтвердить произведенные издержки и обосновать их производственную направленность. Обращает на это внимание и УФНС России по г. Москве в письме от 28 сентября 2012 г. N 16-15/092144.

Так, при должном оформлении понесенных командировочных затрат у фирмы есть все шансы доказать правомерность их учета для целей налогообложения, даже если инспекторы посчитают обратное. Подобное дело рассматривал ФАС Поволжского округа.

В спорном деле для подтверждения участия работников в международной ярмарке компания представила следующие документы:

- договор на организацию деловой поездки (организация бронирования авиабилетов, гостиницы, оформление виз в Японию, обеспечение медицинской страховкой на период поездки);

- счет на оплату;

- платежное поручение;

- акт выполненных работ;

- акт по проданным билетам;

- проездные билеты (приложение к авансовым отчетам);

- авансовые отчеты со служебными заданиями и краткими отчетами о выполнении задания;

- приказы о направлении работников в командировку с целью посещения международной книжной ярмарки.

Кроме того, для подтверждения целевого характера командировки фирма представила: план этажа международной книжной ярмарки с переводом интересующих разделов ярмарки; визитные карточки на ярмарку. Однако налоговая инспекция не приняла эти доводы. Она сослалась на то, что бумаги, свидетельствующие о положительном результате от деятельности в зарубежной командировке, не были представлены. Судьи настаивают, что отсутствие таких документов не может являться основанием для непринятия понесенных расходов (постановление ФАС Поволжского округа от 11 июля 2012 г. N А55-17726/2011).

Также при загранкомандировках встает вопрос об отражении расходов на визу и международного страхового полиса. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете расходы признаются аналогичным способом, ведь только после подписания руководителем организации авансового отчета, представленного вернувшимся из командировки работником, в бухгалтерии появляются первичные документы, на основании которых можно учесть расходы на командировку.

Пример 2

Руководитель ООО "Полет" направил сотрудника в командировку за границу с 23 по 27 сентября включительно. Служебное задание связано с основным производством. Перед поездкой работник должен оформить визу и обязательную медицинскую страховку. На оплату командировочных расходов 16 сентября 2013 года сотруднику выдали под отчет денежные средства в размере 55 000 руб. и 850 долл. США, в том числе:

- на оформление визы и медстраховки - 4500 руб.;

- на приобретение авиабилетов - 50 000 руб.;

- на оплату жилья - 600 долл. США;

- суточные - 250 долл. США;

- суточные - 500 руб.

Фактически работнику понадобилось:

- на оформление визы - 3000 руб.;

- на оформление медстраховки - 750 руб.;

- на приобретение авиабилетов - 30 000 руб.;

- на оплату жилья - 500 долл. США.

Допустим, что 16 сентября 2013 года курс доллара США составил 35 руб. за 1 долл., а 30 сентября 2013 года, когда работник представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет и подтверждающие расходы первичные документы - 36 руб. за 1 долл. Бухгалтер ООО "Полет" сделал следующие записи:

16 сентября 2013 года

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1-1 "Касса организации в рублях"

- 55 000 руб. - отражена выдача денежных средств в рублях командированному подотчетному лицу;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50-1-2 "Касса организации в валюте"

- 29 750 руб. (850 долл. США х 35 руб.) - отражена выдача денежных средств командированному подотчетному лицу в долларах США;

30 сентября 2013 года

Дебет 20 "Основное производство" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 61 250 руб. (3000 руб. + 750 руб. + 30 000 руб. + (500 долл. США х 36 руб.) + (250 долл. США х 36 руб.) + 500 руб.) - отражены командировочные расходы;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 91-1 "Прочие доходы"

- 100 руб. ((850 долл. США - 500 долл. США - 250 долл. США) х (36 руб./долл. США - 35 руб./долл. США)) - отражена положительная курсовая разница по расчетам с подотчетным работником;

Дебет 50-1-1 "Касса организации в рублях" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 20 750 руб. (55 000 руб. - 3000 руб. - 750 руб. - 30 000 руб. - 500 руб.) - в кассу возвращен остаток неиспользованных подотчетных средств в рублях;

Дебет 50-1-2 "Касса организации в валюте" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- 3600 руб. ((850 долл. США - 500 долл. США - 250 долл. США) х 36 руб./долл. США) - в кассу возвращен остаток неиспользованных подотчетных средств в валюте.

Очень удобно в виде таблицы представлен порядок налогообложения командировочных расходов в Бераторе для Windows. Ознакомиться с ней можно ниже.

Налогообложение командировочных расходов

Вид расходов	Налог на доходы физических лиц	Взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС	Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане)	Облагают	Начисляют	Облагают
Оплата проезда до места командировки и обратно	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси)	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Расходы на провоз багажа	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Внутрифирменные суточные в пределах норм, установленных коллективным договором (или локальным нормативным актом)	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Внутрифирменные суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, но в пределах норм, закрепленных в коллективном договоре (или локальном нормативном акте)	Облагают	Не начисляют	Не облагают
Сборы за выдачу и получение загранпаспорта и виз	Не облагают	Не начисляют	Не облагают
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы и другие платежи и сборы	Не облагают	Не начисляют	Не облагают

Е.П. Ирхина,

редактор-эксперт по бухучету и налогообложению

"Практическая бухгалтерия", N 9, сентябрь 2013 г.