Хранение первичной документации (Ю.Г. Морозов, "Московский бухгалтер", N 9, сентябрь 2013 г.)

Хранение первичной документации

Хранение первичных учетных документов в течение установленных сроков - одна из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей. В статье мы расскажем, как хранить бухгалтерскую и налоговую документацию и что следует предпринять в случае ее утраты.

Одной из обязанностей фирмы (индивидуального предпринимателя) является сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. В их число входят документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание обязательных платежей. Данное требование выдвигается подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, фирме нужно хранить:

- первичные учетные документы;

- регистры бухгалтерского учета;

- бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Организация хранения документов бухгалтерского учета возлагается на руководителя фирмы. У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется) возлагается на него самого (ст. 7 и 29 Закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ).

Нарушение порядка хранения документов

Отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое правонарушение налогоплательщик подлежит штрафу в размере 10 000 рублей. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 рублей.

Налоговая инспекция может связать отсутствие документов с занижением налогооблагаемой базы. Тогда сумма штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 рублей. Основание - статья 120 Налогового кодекса.

Утрата необходимых документов может послужить причиной того, что налогоплательщика привлекут к ответственности по статье 122 "Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)", а также по статье 126 "Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля" Налогового кодекса.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Хранение документов

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1983 г. N 105 (далее - Положение N 105), первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Фирма (так же как и индивидуальный предприниматель) может создать свой собственный архив либо воспользоваться услугами хранения государственного или муниципального архива (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ; далее - Закон N 125-ФЗ).

При наличии собственного архива необходимо исполнение определенных обязанностей. Среди них:

- создание финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

- предоставление создаваемым архивам здания и (или) помещения, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона N 125-ФЗ);

- обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, под архив должно быть выделено отдельное помещение со специальными полками, стеллажами или глухими шкафами. Для защиты документов от выцветания на окна, при их наличии, устанавливают жалюзи или вешают шторы.

Во избежание несанкционированного проникновения в помещение архива рекомендуется оборудовать оконные проемы металлическими решетками и установить металлическую дверь.

Также следует разработать номенклатуру дел и поместить ее копию в самом помещении архива. Это позволит сэкономить время на поиск необходимых документов.

Хранение электронных первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной подписи, как правило, квалифицированной.

Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Информацию в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) нужно защитить от несанкционированного доступа и воздействия. При этом стоит обеспечить достаточную надежность хранения упомянутых архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски).

Для хранения электронных документов не лишним будет вести электронные либо бумажные журналы учета.

Внимание! Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558. Согласно ему, должны храниться:

- годовая бухгалтерская отчетность - постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года;

- документы учетной политики - пять лет;

- первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Высший Арбитражный Суд РФ решением от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 оставил без удовлетворения заявления о признании недействующим названного приказа в той его части, которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, неподведомственные федеральным органам госвласти, возлагается обязанность по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

Если документы утрачены

Прежде всего обнаруживший утрату документов работник должен направить докладную записку руководителю фирмы. В ней необходимо указать перечень (наименование) документов, которые отсутствуют, а также назвать обстоятельства, при которых была обнаружена потеря.

Выявление и документальное подтверждение причин

На основании докладной записки руководитель фирмы должен своим приказом назначить комиссию по расследованию факта пропажи (гибели) (п. 6.8 Положения N 105).

Комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документации, например:

- справкой органов противопожарной службы (при пожаре);

- справкой службы МЧС (при наводнении, урагане или иной чрезвычайной ситуации, связанной со стихийным бедствием);

- справкой коммунальных служб (при аварии, связанной с коммунальными сетями);

- справкой органов внутренних дел (при краже).

Поэтому в состав комиссии могут входить, помимо сотрудников административного, финансового отдела, службы охраны труда, техники безопасности и других отделов фирмы, представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляют специальным актом. В нем должны быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов фирмы и их перечень. Акт составляют в произвольной форме с указанием состава комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов, причины утраты документов, перечня документов, которые утрачены, ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников. Эти записки необходимо приложить к акту.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем фирмы.

В дальнейшем этот акт прикладывается к передаваемому на хранение восстановленному документу организации, а в номенклатуре дел делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

Если уничтожение или гибель документов произошли в филиале юридического лица, то копию акта направляют в головную организацию.

Информирование ИФНС

О факте утраты документации необходимо проинформировать налоговую инспекцию.

Для этого налогоплательщику следует обратиться в ИФНС по месту своего учета с соответствующим заявлением. Его составляют в произвольной форме. К заявлению прикладывают документы, которые подтверждают причину утраты.

Налоговые инспекторы могут установить сроки, в течение которых необходимо восстановить утраченные документы.

Внимание! Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Восстановление документации

Восстановить утраченные первичные документы в отведенные сроки и избежать штрафных санкций вполне возможно при наличии бухгалтерских и налоговых регистров, хотя бы в электронном виде. Но как быть, если уничтожена абсолютно вся документация?

В такой ситуации рекомендуется начать с обращения в банки, обслуживающие фирму или индивидуального предпринимателя, с просьбой предоставить информацию о движении денег на счетах за соответствующий период.

На основе полученной информации можно воссоздать список контрагентов, с которыми фирма работала по безналичному расчету. По нему следует подготовить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов: договоров, накладных, счетов-фактур и др.

Если контрагент сменил адрес, можно обратиться в соответствующий Единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых сведений о партнере.

Для восстановления финансовой и налоговой отчетности следует обратиться в налоговую службу. Она может предоставить копии ранее сданной отчетности.

Следует иметь в виду, что факт проведения выездной налоговой проверки не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановить первичные документы в случае их утраты. Иными словами, фирма должна восстановить первичные документы, утраченные в результате затопления (пожара, кражи и т.п.), даже если эти первичные документы ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191, от 11 августа 2011 г. N 03-02-07/1-288.

Дело в том, что налоговые службы, согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса, вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов и подтверждают правильность их исчисления и своевременность уплаты.

Упомянутые документы налоговые инспекции могут истребовать, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ), а также иных мероприятий налогового контроля. В том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого лица, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 НК РФ).

Налоговые службы не вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, ранее представленные в ИФНС при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица (п. 5 ст. 93 НК РФ). Однако указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговую инспекцию в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу. То же самое актуально и в случае, когда документы, представленные в ИФНС, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Непредставление в установленный срок в налоговый орган документов или иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 Налогового кодекса.

Напомним: согласно данной законодательной норме, налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) подвергается штрафу в размере 200 рублей за каждый предусмотренный Налоговым кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах документ, который должен быть представлен в установленный срок в ИФНС. Условие - такое деяние не должно содержать признаков налоговых правонарушений, предусмотренных:

- статьей 119 "Непредставление налоговой декларации (расчета финансового результата инвестиционного товарищества)" кодекса;

- статьей 129.4 "Неправомерное непредставление уведомления о контролируемых сделках, представление недостоверных сведений в уведомлении о контролируемых сделках" кодекса.

Фирма может быть привлечена к штрафу в размере 10 000 рублей:

- за непредставление налоговой инспекции сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации предоставить имеющиеся у нее документы, предусмотренные Налоговым кодексом, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа;

- за иное уклонение от предоставления таких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями.

Условие - такое деяние не должно содержать признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 "Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган" кодекса.

Пересчет налогов

На основе восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Восстановить утраченную документацию в полном объеме удалось, если показатели восстановленной отчетности совпадают с показателями отчетности, предоставленной налоговой инспекцией.

Если все восстановить не получилось, фирме придется пересчитывать налоговые обязательства. Ведь, например, расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль организаций, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому суммы затрат, которые не имеют документального подтверждения, необходимо исключить из состава расходов.

Внимание! Налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет РФ, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о фирме в случаях:

- непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов;

- отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения;

- ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Уничтожение документов по истечении сроков их хранения

Для оценки создаваемых в процессе деятельности документов, их отбора и подготовки к передаче на хранение в архивы, а также принятия решений об уничтожении документов, по которым сроки хранения истекли, создается постоянно действующая экспертная комиссия. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2.

Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя фирмы; ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив.

Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом руководителя фирмы из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут быть приглашены представители любых сторонних компаний.

Экспертная комиссия представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Для отбора документов на уничтожение можно привлечь специализированную компанию.

Принципы физического уничтожения документов установлены в пункте 9.9 Национального стандарта Российской Федерации "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-12007", утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. N 28-ст.

Допустим, фирма прекратила свое существование. Тогда архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, как правило, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Ю.Г. Морозов,

налоговый консультант

"Московский бухгалтер", N 9, сентябрь 2013 г.