Электронное представление документов: двусторонняя выгода (Т. Мокеева, "Налоговая политика и практика", N 8, август 2013 г.)

Электронное представление документов: двусторонняя выгода

В ходе налоговых проверок налоговые органы вправе истребовать у налогоплательщика необходимые документы. Ранее, получив требование через спецоператора связи или по почте, налогоплательщик направлял документы в виде бумажных копий. Сегодня у бухгалтера есть выбор - представить документы на бумаге или направить в электронной форме через Интернет. ФНС России выступает за второй способ.

В частности, уже все инспекции принимают и обрабатывают истребуемые документы в электронной форме. Об этом в рамках дискуссионного клуба "Юридически значимый электронный документооборот: год в России" заявил заместитель начальника Управления информатизации ФНС России Д.А. Краснов. По его мнению, активная позиция всех участников электронного документооборота (ЭДО) позволит быстрее и безболезненнее преодолеть этап внедрения электронных документов в России. Он также отметил, что Служба тесно сотрудничает с бизнесом и готова рассмотреть любые предложения, направленные на упрощение перехода налогоплательщиков на ЭДО.

Позиция ФНС России понятна и преследует определенную цель: уменьшение сроков доставки документов за счет автоматизации процесса их представления и снижение затрат на обработку. Именно поэтому на законодательном уровне идет активное расширение списка документов, которые можно направить в налоговые органы в электронной форме. Так, право налогоплательщика представлять документы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) закреплено в ст. 93 Налогового кодекса РФ. При этом документы должны быть составлены по утвержденным ФНС России форматам. Однако согласно приказу ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ налогоплательщики могут направлять в налоговые органы не только электронные документы, составленные в утвержденных форматах, но и 14 типов бумажных или электронных документов в виде скан-образов.

Никакого нарушения законодательства здесь нет. Данным приказом утвержден формат описи документов. Таким образом, налогоплательщик при представлении скан-образов направляет в налоговый орган один формализованный электронный документ - опись в xml-формате. А истребованные документы идут как вложения к этой описи.

Для налогоплательщика, уже имеющего опыт сдачи электронной отчетности, процесс представления документов в электронной форме не покажется сложным. Действительно, согласно порядку, утвержденному приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@, после получения электронного требования в системе спецоператора бухгалтеру необходимо сформировать и отправить квитанцию о приеме, которая служит уведомлением, что требование принято. Затем составляется электронная опись, к которой прикладываются документы. Электронные документы в утвержденных ФНС России xml-форматах выгружаются из системы ЭДО или из учетной системы и прикрепляются к описи без каких-либо дополнительных действий. Бумажные документы после сканирования (или выгрузки из электронного архива) нужно перевести в форматы tif или jpg и дополнить необходимой информацией, как-то: тип документа, номер, дата, суммы. После формирования пакет документов подписывается электронной подписью и направляется в налоговый орган по ТКС. Если пакет был сформирован верно, он загрузится в приемную систему и попадет в программный комплекс налогового органа, где документы будет просматривать инспектор.

Таким образом, у налогоплательщика исчезает необходимость физической передачи документов, что ускоряет их доставку. Кроме того, представление документов через спецоператора значительно упрощает подготовку и формирование пакета документов, так как проверка на соответствие утвержденным форматам и отсутствие ошибок производится самой системой спецоператора. А для налогового инспектора техническая возможность просто принять документы в электронной форме расширяется до возможности обработать их автоматически. Так, представленные документы не нужно заносить в базу данных вручную. Для формализованных документов в программных комплексах налоговых органов в будущем предполагается настройка автоматической сверки данных документов с данными деклараций.

Электронные требования о представлении документов сегодня приходят большинству налогоплательщиков. Например, 11% всех требований, переданных с февраля 2012 г. через систему электронной отчетности "Контур-Экстерн", - это требования о представлении документов. Число таких требований динамично растет: в феврале 2012 г. - 1222, а спустя год - уже 17 797. Налогоплательщик может ознакомиться с требованием в системе спецоператора и непосредственно в этой же системе создать пакет истребуемых документов и направить его в налоговый орган. Многие налогоплательщики уже опробовали способ электронного представления документов и остались довольны.

Таким образом, электронное взаимодействие при наличии должной практики способно существенно упростить работу и бизнесу, и налоговикам. Однако, для того чтобы такая практика быстрее сформировалась, налогоплательщикам необходимо активнее участвовать в электронном документообороте с налоговыми органами: представлять документы, задавать вопросы, запрашивать разъяснения.

Примечание. Плюсы электронного представления:

- отсутствие необходимости физической передачи документов и, как следствие, уменьшение времени доставки в несколько раз;

- полуавтоматическая обработка налоговой инспекцией, ускорение приема и проверки представленных документов;

- упрощение подготовки и формирования пакета истребуемых документов при представлении через спецоператора, снятие с налогоплательщика большей части ответственности за соответствие форматам и отсутствие ошибок;

- уменьшение расходов на бумагу и печать;

- сокращение времени на поиск при хранении скан-образов бумажных документов в электронных архивах.

Минусы бумажного представления:

- увеличение срока подготовки пакета документов из-за необходимости поиска документов в архивах и заверения каждой копии;

- увеличение срока доставки документов (физическая доставка занимает от одного до пяти дней);

- усложнение проверки документов налоговым органом вследствие необходимости их ручной обработки.

Т. Мокеева,

эксперт проекта "Диадок" компании "СКБ Контур"

"Налоговая политика и практика", N 8, август 2013 г.