Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 27.02.2013 N 03-03-07/2 (А.Б. Сухов, "Акты и комментарии для бухгалтера", N 8, апрель 2013 г.)

Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 27.02.2013 N 03-03-07/2

Давая ответ на вопрос налогоплательщика в Письме от 27.02.2013 N 03-03-07/2, Минфин вкратце изложил некоторые общие нормы, не вызывающие сомнения в их однозначности, но так ничего и не сказал по существу вопроса. Вместо этого он посоветовал налогоплательщику обратиться в Минтруда.

Налогоплательщика интересовали особенности учета командировочных расходов в том случае, если работник направляется в населенный пункт, где он прописан или имеет жилье в собственности.

Вообще, организация не обязана иметь подобные сведения о своем работнике, а тот не обязан сообщать их работодателю. Конечно, при налаженном кадровом учете в организации есть данные о прописке каждого работника, но адрес прописки сам по себе не свидетельствует о том, что работник реально проживает по нему, тем более что, как можно понять из рассматриваемого вопроса, место его работы находится в другом населенном пункте, из которого он и направляется в командировку.

Вполне возможно, что данное жилье сдается работником в аренду и использовать его для собственного проживания он в соответствии с договором аренды не вправе. В таком случае его поездка ничем не будет отличаться от командировки в любой другой населенный пункт, где ему придется нести расходы по съему жилья. Никаких оснований не принимать документы, подтверждающие эти расходы, нет.

Разумеется, командировочные расходы, связанные с проживанием, учитываются только согласно подтверждающим документам. И если командированный сотрудник воспользовался принадлежащим ему жильем, то документов, подтверждающих плату за право проживания в нем, он предоставить не сможет.

С другой стороны, если он командирован на длительный срок, он, скорее всего, проживая в собственном жилье, понесет расходы, связанные с его содержанием, которых не было бы, если бы он не отправился в командировку в интересах предприятия. Правда, доказать обоснованность подобных расходов будет трудно, во всяком случае пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ предусматривает компенсацию расходов командированного только на наем жилья. Возместить расходы на оплату дополнительных услуг при проживании можно, только если они были произведены в гостинице.

Однако согласно ст. 168 ТК РФ дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, входят в понятие суточных. Они должны быть выплачены командированному в любом случае, и не имеет значения, есть ли у него жилье в месте командирования. По крайней мере пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не ставит никаких дополнительных условий для учета их в расходах.

По нашему мнению, дополнительные коммунальные расходы как раз таки возникают у командированного сотрудника в связи с проживанием вне места постоянного жительства и должны учитываться как суточные*(1).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

В Письме Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 отмечается, что в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, связанных с командировкой, закрепляемых на локальном уровне. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом представлять чеки и квитанции, подтверждающие расходование работником суточных, не требуется (письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).

Также можно учесть следующее. Контролирующие органы не против того, чтобы учитывать в расходах затраты на аренду квартир, предназначенных для проживания в них командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в них данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и пр.). Это следует, в частности, из Письма УФНС по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@, где также дана ссылка на Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178. Финансисты уточняют, что данные расходы учитываются, только если в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации.

Очевидно, нет препятствий для того, чтобы командированный работник на время командировки сдал в аренду организации жилье, которое, пусть он же сам, использует для проживания в данный период. Ведь это происходит в интересах организации*(2).

Здесь же надо иметь в виду, что согласно Письму Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 возмещение сотрудникам расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на период командировки также может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии его соответствия положениям ст. 252 НК РФ.

А.Б. Сухов,

эксперт журнала "Акты и комментарии для бухгалтера"

"Акты и комментарии для бухгалтера", N 8, апрель 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Необходимость выплаты суточных обусловлена и тем, что они, в частности, включают в себя компенсацию расходов работника на питание в командировке, которые возникают независимо от наличия жилья работника в месте командирования.

*(2) Такой подход подтвержден, в частности, в Постановлении ФАС ВСО от 28.12.2010 N А74-1073/2010.