Ваша фирма решила... направить сотрудника на переобучение (Е. Петрова, "Московский бухгалтер", N 5, май 2013 г.)

Ваша фирма решила... направить сотрудника на переобучение

Стажировки, курсы, семинары и тренинги по повышению квалификации - те мероприятия, которые способствуют поднятию профессионального уровня сотрудников компании. Это одна из самых затратных и одновременно прибыльных составляющих кадровой политики любой организации. При этом затраты компании на переобучение сотрудников могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Как и в любом деле, здесь есть свои тонкости, и бухгалтеру, как водится, сидеть сложа руки не придется.

Одним из ценных ресурсов компании являются квалифицированные работники, обладающие самыми современными знаниями. Они в силах решить любую архисложную задачу, найти выход из любой, даже тупиковой ситуации. Неудивительно, что работодатели такими сотрудниками дорожат, не жалея средств на их саморазвитие.

Обоснование расходов

Необходимость в профессиональной подготовке и переподготовке кадров для собственных нужд каждый работодатель определяет самостоятельно. Об этом свидетельствует ст. 196 Трудового кодекса РФ. Выбор формы обучения, профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников также ложится на плечи работодателя.

При определении размера налоговой базы по налогу на доходы физических лиц налогоплательщик имеет право на получение социального налогового вычета в сумме, уплаченной им в налоговом периоде, в частности, за свое обучение в образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию или иной документ, который подтверждает статус учебного заведения (подп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ). Об этом говорится в письме ФНС России от 7 февраля 2013 г. N ЕД-3-3/402.

В ведомстве полагают, что социальный налоговый вычет по расходам на обучение предоставляется налогоплательщику при подаче им в налоговый орган по окончании налогового периода налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц с приложением документов, подтверждающих его фактические расходы за обучение: договора на обучение (с приложениями и дополнительными соглашениями к нему) и документов, подтверждающих оплату обучения (к примеру, квитанций к приходным кассовым ордерам, платежных поручений).

Самое необходимое

В связи с тем что полный перечень документов, необходимых работодателю для подтверждения расходов на обучение, налоговым законодательством не оговорен, следует полагаться на указания Минфина России и ФНС России (письмо Минфина от 21 апреля 2010 г. N 03-03-06/2/77 и письмо УФНС России по г. Москве от 19 августа 2008 г. N 20-12/077572).

В соответствии с рекомендациями ведомств, для того чтобы учесть расходы на обучение работника, необходимо подготовить ряд документов:

- трудовой договор, заключенный с сотрудником, направляемым на учебу;

- наличие приказа о направлении работника на учебу в связи с производственной необходимостью;

- договор на обучение с образовательным учреждением;

- учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;

- наличие копии документа о прохождении обучения, выданного образовательным учреждением;

- акт об оказании услуг.

Договор дороже денег

Итак, неотъемлемым документом, который регулирует любые правоотношения, является договор.

Компании, планируя направить сотрудника на обучение, необходимо заключить с образовательным учреждением договор. Он должен быть трехсторонним - между образовательным учреждением (исполнитель), физическим лицом (студент) и организацией (заказчик) (письмо УФНС России по г. Москве от 22 сентября 2010 г. N 1615/099684).

В договоре необходимо четко прописать программу обучения, форму (очная, заочная, очно-заочная), стоимость и срок обучения, а также наименование итогового документа, который работник получит по окончании курса. К договору также следует приложить документ, в котором будет указано количество часов проводимых занятий, и ксерокопию лицензии на ведение образовательной деятельности, подтверждающую статус учреждения.

Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг для различных образовательных учреждений можно найти в приказах Министерства образования РФ от 10 июля 2003 г. N 2994 и от 28 июля 2003 г. N 3177, а также в Методических рекомендациях по заключению договоров для оказания платных образовательных услуг в сфере образования (письмо Минобразования России от 1 октября 2002 г. N 31ю-31ин-40/31-09). Как правило, бланк типового договора разрабатывает образовательное учреждение, и заказчик вправе дополнить его необходимыми пунктами.

Равноправие сторон

Направляя сотрудника на обучение, с ним, помимо уже имеющего трудового договора, следует заключить дополнительное соглашение. Одним из приемлемых вариантов может стать ученический договор.

Данный документ должен содержать следующие сведения (ст. 199 ТК РФ):

- наименование сторон;

- указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником;

- обязанность работодателя обеспечить сотруднику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;

- обязанность сотрудника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре;

- срок обучения;

- объем выплат в период ученичества.

Во время обучения ученикам выплачивается стипендия. Ее размер определяется договором и зависит от получаемой профессии, специальности, квалификации, но не может быть ниже МРОТ (ст. 204 ТК РФ).

По завершении обучения работнику выдается "корочка" об окончании. Оригинал хранится у сотрудника, а копию следует подшить в личное дело сотрудника.

По соглашению сторон ученический договор может содержать ряд дополнительных условий. По мнению экспертов, чем больше конкретики в нем будет, тем лучше. К примеру, необходимо четко прописать, сколько месяцев или даже лет сотруднику придется отработать в компании после прохождения переобучения.

Следует предусмотреть ситуации, когда работник решает уволиться до истечения указанного в договоре срока без уважительных на то причин. В таком случае сотруднику придется возместить работодателю стоимость обучения пропорционально неотработанному времени (ст. 207 ТК РФ).

Если же эти условия не будут зафиксированы документально, решать, кто прав, а кто виноват, придется в судебном порядке.

Спасительный статус

В соответствии с п. 21 ст. 217 НК РФ суммы платы за обучение налогоплательщика по основным и дополнительным общеобразовательным и профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку в образовательных учреждениях не облагаются НДФЛ только в случае, если его осуществляет российское лицензированное учреждение, а также иностранное образовательное учреждение, обладающее соответствующим статусом (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. N 03-04-07/1-15 и от 7 мая 2008 г. N 03-04-06-01/124).

Таким образом, оплаченное обучение, проводимое иными лицами, не имеющими соответствующего статуса, облагается НДФЛ (письма Минфина РФ от 27 декабря 2010 г. N 03-04-05/9-754 и от 7 сентября 2009 г. N 03-04-06-01/234).

Ненаказуемая инициатива

Суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в т.ч. за подготовку и переподготовку работников, не подлежат обложению страховыми взносами. При этом абсолютно не важно, по чьей инициативе проходит обучение - работника или работодателя.

Подтверждают эту позицию специалисты Минздравсоцразвития России, ссылаясь на ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. "О страховых взносах" N 212-ФЗ (письма ведомства от 5 августа 2010 г. N 2519-19 и от 6 августа 2010 г. N 2538-19).

В соответствии с этой статьей оплата обучения сотрудника, проводимого по инициативе работодателя с целью более эффективного выполнения им трудовых обязанностей, вне зависимости от формы такого обучения не подлежит обложению страховыми взносами.

Вместе с тем средняя заработная плата, сохраняемая за сотрудником, направляемым на обучение с отрывом от работы, не является компенсационной выплатой, связанной с возмещением расходов на повышение квалификации, и, следовательно, подлежит обложению страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 7 мая 2010 г. N 4/325233-19).

Предвиденные обстоятельства

Расходы на обучение, профподготовку и переподготовку работников организации-налогоплательщика включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если соблюдены два условия (п. 3 ст. 264 НК РФ):

- сотрудники обучаются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими государственную аккредитацию и лицензию;

- обучение проходят только специалисты, заключившие с организацией трудовой договор. В качестве альтернативы компания может заключить специальный договор с учеником, в соответствии с которым (после прохождения обучения, оплаченного работодателем) он обязуется подписать трудовой договор и отработать в компании не менее одного года.

Затраты, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, с содержанием образовательных учреждений, а также с выполнением для них бесплатных работ или оказанием им бесплатных услуг, не признаются расходами на обучение работников.

В случае если договор был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия, работодатель обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода (в котором прекратил действие данный трудовой договор) сумму платы за обучение, учтенную ранее при исчислении налоговой базы (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если по истечении трех месяцев с начала обучения трудовой договор заключен не был, организации необходимо включить плату за обучение во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором истек срок заключения данного договора (письмо ФНС России от 11 апреля 2011 г. N КЕ-4-3/5722).

Восстанавливать сумму расходов на обучение и учитывать ее во внереализационных доходах не придется, если трудовой договор был прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ).

К сведению! Хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, профессиональную подготовку или переподготовку в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, следует не менее 4 лет.

Образовательная коммерция

Услуги некоммерческих образовательных организаций, расположенных на территории России, по проведению учебно-производственного процесса (за исключением консультационных услуг) не подлежат обложению НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Однако льгота распространяется лишь на образовательные услуги, поименованные в лицензии учебного заведения (письмо УФНС по г. Москве от 6 мая 2005 г. N 19-11/32602).

Образовательные услуги коммерческих образовательных учреждений облагаются НДС по ставке 18%.

Лекции, стажировки, семинары и другие виды обучения, не сопровождающиеся итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании, облагаются НДС в общем порядке (письмо Минфина России от 27 августа 2008 г. N 03-07-07/81).

Предъявить к вычету "входной" НДС организация вправе, если (ст. 171 НК РФ) подписан акт об оказании соответствующих услуг и получен правильно оформленный счет-фактура с указанием суммы НДС.

Стандартный набор

Затраты на обучение, подготовку и переподготовку сотрудников в бухгалтерском учете признаются в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

В данную статью расходов необходимо включить себестоимость продукции в сумме фактически произведенных затрат и отразить по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", включая расходы на питание, лечение и др., которые связаны с периодом обучения.

В ситуации когда обучение работника не связано с производственной необходимостью, расходы на его оплату учитываются в составе внереализационных расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

Компании, которые определяют доходы и расходы методом начисления, относят расходы на обучение, подготовку и переподготовку к косвенным расходам и при расчете налога на прибыль могут списать их в полном объеме понесенных затрат. В ситуации если налогоплательщик применяет кассовый метод, расходы на обучение признаются только после их фактической оплаты.

Е. Петрова

"Московский бухгалтер", N 5, май 2013 г.