Смена руководителя учреждения. Отражаем передачу дел (М. Зарипова, "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.)

Смена руководителя учреждения. Отражаем передачу дел

Смена руководителя в организации может происходить по разным причинам, одна из которых - личное желание расторгнуть трудовой договор. Однако руководитель - не рядовой сотрудник, в соответствии со своей должностью он имеет дело с многочисленными финансовыми и правовыми документами, на которых проставляется его подпись. Поэтому, уходя из организации, он обязан передать все дела своему правопреемнику. В статье приведем рекомендации, которыми учреждение может руководствоваться при смене руководителя.

Расторжение трудовых отношений с руководителем

Руководитель организации в соответствии с нормами ТК РФ, так же как и другие сотрудники учреждения, может быть уволен по общим основаниям прекращения трудового договора, перечисленным в ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя (учредителя) и т.п.). Однако ст. 278 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации:

отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);

принятие уполномоченным органом юридического лица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора;

иные основания, предусмотренные трудовым договором.

Если расторжение трудового договора происходит по инициативе работника - руководителя организации, то он в соответствии со ст. 280 ТК РФ обязан уведомить об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее, чем за один месяц до увольнения.

Один месяц - тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность. По общему правилу приказ о расторжении договора по инициативе сотрудника издается в последний день его работы, указанный в заявлении (ст. 80 ТК РФ). Принять на освободившуюся должность новое физическое лицо работодатель (собственник имущества, учредитель) может только на следующий день после увольнения работника. Это обусловлено тем, что штатная единица руководителя учреждения в организации только одна, кроме того, в учреждении просто не может быть двух руководителей в течение одного рабочего дня.

Собственнику имущества (учредителю бюджетного учреждения) следует учитывать, что ст. 80 и 280 ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте. Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки. Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск.

Далее. Существенный момент увольнения - выдача руководителю трудовой книжки и других документов, по письменному заявлению сотрудника, а также окончательный расчет, связанный с выплатой заработной платы и компенсации за неиспользованные отпуска (если они имеются). При прекращении трудового договора с руководителем организации в соответствии с п. 2 ст. 278 ТК РФ при отсутствии виновных действий (бездействия) руководителя ему выплачивается компенсация в размере, который устанавливается трудовым договором, но не ниже трехкратного среднего месячного заработка.

Следовательно, порядок передачи дел собственнику имущества (учредителю) учреждения необходимо организовать таким образом, чтобы не было нарушений трудового законодательства.

Для этого с целью передачи дел от бывшего руководителя его правопреемнику собственник имущества (учредитель) может создать комиссию, в обязанности которой будет входить выполнение всех мероприятий, требующих длительного времени.

Другим вариантом, по мнению автора, может стать привлечение учредителем независимой аудиторской компании, которая проведет проверку в организации и представит свое заключение учредителю и новому руководителю. Отметим, что это мероприятие - "удовольствие" дорогостоящее, и его реализация зависит от наличия финансовых средств у собственника имущества (учредителя) либо у организации.

В чем заключается процедура передачи дел?

Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).

Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.

Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:

учредительные и регистрационные документы организации;

первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;

договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;

лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;

другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.

Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.

Отметим, что новый руководитель организации вправе провести осмотр помещений, документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации. Статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) регламентировано, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, устанавливаются экономическим субъектом. Исключением из этого правила являются случаи, когда проведение инвентаризации обязательно и порядок ее проведения устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Таким образом, поскольку проведение инвентаризации при смене руководителя организации не является обязательным, учредитель вправе сам определить порядок ее проведения (сплошной или выборочный).

Для справки. При проведении инвентаризации следует руководствоваться требованиями, установленными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49). Порядок проведения инвентаризации утверждается при составлении учреждением учетной политики (ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 6 Инструкции N 157н).

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ*(1) в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.

Предельно допустимые значения просроченной кредиторской задолженности для бюджетных учреждений устанавливаются нормативными актами. Наличие кредиторской задолженности в определенном объеме является основанием для расторжения трудового договора с руководителем бюджетного учреждения. В качестве примера можно привести Постановление администрации городского округа Химки МО от 08.12.2010 N 1685, которым утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности муниципальных бюджетных и автономных учреждений, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем муниципального бюджетного и автономного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.

Пунктом 3 данного порядка установлено предельно допустимое значение просроченной кредиторской задолженности учреждения, которое не должно превышать 10% объема источников финансового обеспечения деятельности учреждения (финансовых требований по доходам и объемам финансирования, определяемых методом начисления) на 1 января года, следующего за отчетным. При этом объем предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности учреждения определяется по каждому источнику в отдельности: по субсидии на выполнение муниципального задания, целевым субсидиям; бюджетным инвестициям; иным источникам финансового обеспечения в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, для нового руководителя информация о наличии кредиторской задолженности будет наиболее важной, поскольку именно за превышение ее предельно допустимого значения он может быть уволен с должности собственником имущества (учредителем).

В соответствии с Методическими указаниями N 49 инвентаризация обязательств проводится в рамках проверки расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами и заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверяются следующие счета:

- 205 00 "Расчеты по доходам";

- 206 00 "Расчеты по выданным авансам";

- 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами";

- 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам";

- 303 00 "Расчеты по платежам в бюджеты".

Для проверки достоверности данных по расчетам с контрагентами в бухгалтерском учете составляются акты сверки расчетов в двух экземплярах. Подписанные руководителем и главным бухгалтером организации акты вместе с сопроводительным письмом направляются поставщику товаров, работ, услуг или заказчику для согласования расчетов. Контрагент проставляет на акте свои сведения о расчетах, тем самым подтверждая либо опровергая данные, представленные учреждением, составившим акт. Один экземпляр акта возвращается контрагентом в учреждение.

По итогам сверки расчетов может быть выявлена (подтверждена) дебиторская или кредиторская задолженность. В случае если учреждение в ходе проведения сверки расчетов установит (подтвердит) наличие дебиторской задолженности, контрагенту будет направлено письмо с указанием суммы задолженности, срока и порядка ее погашения. Если в учреждении будет выявлена (подтверждена) кредиторская задолженность, то следует принять все возможные меры к ее погашению.

В ходе проведения инвентаризации необходимо обратить внимание на течение срока исковой давности по дебиторской задолженности, так как по его окончании будет ограничена возможность учреждения воспользоваться судебной защитой в случае нарушения его прав.

Для справки. Согласно ГК РФ различают следующие сроки исковой давности:

- общий, равный трем годам (ст. 196);

- специальный (ст. 197). Для отдельных видов требований он может быть короче или длиннее общего срока.

В заключение отметим, что для оформления итогов инвентаризации расчетов с дебиторами (кредиторами) используются формы документов, утвержденные Приказом Минфина РФ N 173н*(2). К ним относятся инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Опись формируется инвентаризационной комиссией и содержит:

- сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

- общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляется на основании описи и подписывается председателем и всеми членами комиссии, проводящей инвентаризацию.

Кого следует уведомить о смене руководителя?

Смена руководителя учреждения накладывает на организацию соответствующие обязательства, связанные с уведомлением об этом определенных служб и органов, а в отдельных случаях такая информация является обязательной для отдельных поставщиков и прописывается в заключаемых с ними договорах.

Уведомляем ФНС. Сведения о руководителе организации как о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц (пп. "л" п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ)). Так, в соответствии с нормами Федерального закона N 129-ФЗ в ЕГРЮЛ к этим сведениям относятся: фамилия, имя, отчество руководителя, его паспортные данные и данные иных документов, удостоверяющих личность в соответствии с законодательством РФ, ИНН при его наличии.

Для справки. Уполномоченным федеральным органом, осуществляющим регистрацию юридических лиц и ведение ЕГРЮЛ, является ФНС (п. 1 Постановления Правительства РФ от 17.05.2002 N 319).

При смене руководителя Федеральная налоговая служба вносит изменения в ЕГРЮЛ. Для этого организация, в которой меняется руководитель, обязана уведомить налоговый орган в течение 3 рабочих дней с даты вступления в должность нового руководителя (п. 5 ст. 5 Федерального закона N 129-ФЗ).

Как разъяснили налоговые органы в Письме от 21.01.2011 N ПА-3-6/114, в соответствии с п. 2 ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ для внесения в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с внесением изменений в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляется подписанное заявителем заявление о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ф. Р14001).

Требования к оформлению этого заявления утверждены Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439. Заявление заполняется в одном экземпляре. Подлинность подписи заявителя на нем заверяется нотариально (п. 1.2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).

Заявление (ф. Р14001) представляется в регистрирующий орган заявителем лично или через представителя либо направляется почтовым отправлением с объявленной ценностью и описью вложения. Также нормы закона разрешают представлять заявление в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Для подтверждения полномочий нового руководителя рекомендуем дополнительно приложить к заявлению копию приказов:

- о назначении нового руководителя;

- об увольнении прежнего руководителя.

Обратите внимание! За непредставление, несвоевременное представление или представление недостоверных сведений о смене руководителя новый руководитель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере 5 000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Под недостоверными сведениями понимается наличие неточностей, искажений в содержании представляемых документов.

Уведомляем ОФК. В соответствии с п. 2.25 Порядка открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 07.10.2008 N 7н (далее - Порядок N 7н), при смене руководителя клиента представляется новая карточка образцов подписей (ф. 0531753) с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи, заверенная в установленном порядке.

При назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера клиента дополнительно представляется новая временная карточка образцов подписей только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная вышестоящим участником бюджетного процесса или нотариально.

Как разъясняется в Письме Федерального казначейства от 26.03.2010 N 42-7.4-05/1.6-175 "О разъяснении по отдельным вопросам оформления карточки образцов подписей к лицевым счетам", в рамках реализации Порядка N 7н отношения между клиентом и его должностным лицом не рассматриваются как временное предоставление должностному лицу права первой или второй подписи, если речь идет о срочном трудовом договоре (контракте).

Таким образом, при включении клиентом в карточку образцов подписей должностного лица, срок полномочий которого определен срочным трудовым договором (контрактом), клиент согласно п. 2.20-2.24 Порядка N 7н оформляет и представляет в орган Федерального казначейства новую постоянную карточку образцов подписей.

М. Зарипова,

эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-Ф3 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".