Банковские карты, используемые для расчетов с подотчетными лицами (И. Зернова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.)

Банковские карты, используемые для расчетов с подотчетными лицами

Цели совершенствования системы бюджетных платежей - минимизация объемов обращения наличной денежной массы и сокращение операций на счетах по учету средств для выплаты наличных денег путем применения банковских карт вместо чековых книжек. Приказом Минфина РФ N 177н*(1) в Правила обеспечения наличными деньгами*(2) внесены изменения, в том числе касающиеся особенностей предоставления денежных средств учреждениям с использованием карт. В этой статье предлагаем ознакомиться с измененными правилами и рассмотреть отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами, осуществляемых с использованием банковских карт.

Как учреждению получить банковские карты?

Прежде всего учреждение должно представить в орган Федерального казначейства (ОФК) заявление на получение карт, оформленных согласно приложению 6 к Правилам обеспечения наличными деньгами (ф. 0531842). В нем указывается количество необходимых карт и перечисляются фамилии, имена, отчества уполномоченных работников учреждения, для которых карты заказываются, а также данные документов, удостоверяющих личность работников (п. 37 Правил обеспечения наличными деньгами).

В свою очередь, ОФК на основании заявления формирует реестр на выпуск карт и не позднее рабочего дня, следующего за днем предоставления в ОФК заявления, направляет данный реестр в кредитную организацию.

Как следует из п. 36 Правил обеспечения наличными деньгами, предоставление карт уполномоченным на их получение работникам учреждений, проведение и учет операций с использованием карт осуществляются кредитными организациями на основании законодательства РФ и договора между ОФК и кредитной организацией без взимания платы.

В рамках договора кредитная организация обязана информировать учреждения о перечне документов, необходимых для выпуска карт, о порядке и сроках их представления.

При наличии реестра и необходимых документов кредитная организация изготавливает карты в соответствии с условиями договора.

Получать карты в кредитной организации должен уполномоченный учреждением работник.

На основании вышеизложенного выделим основные действия учреждения по получению банковских карт:

- представление в ОФК заявления на получение карт;

- предоставление кредитной организации необходимых документов.

При каких обстоятельствах банковские карты возвращаются в кредитную организацию?

Согласно п. 40 Правил обеспечения наличными деньгами возврат банковских карт может быть произведен в случаях:

- закрытия лицевых счетов в ОФК;

- изменения наименования учреждения;

- повреждения карты;

- истечения срока действия карты;

- утраты пинкода;

- утраты работником, на имя которого выдана карта, полномочий по осуществлению операций с использованием карт;

- закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в кредитной организации.

Для этого уполномоченное лицо учреждения подает в произвольной форме заявление, в котором указываются причина возврата и номера карт, подлежащих возврату.

Кроме того, возврат банковских карт в кредитную организацию может осуществляться по письменному требованию ОФК, оформленному произвольно, и в иных случаях, установленных договором.

Обратите внимание! При изменении наименования учреждения, не связанном с его реорганизацией, замена карты не требуется (п. 40 Правил обеспечения наличными деньгами).

Как оформить получение денежных средств с использованием банковских карт?

Операции с использованием карт осуществляются клиентом в пределах остатка денежных средств на карте согласно условиям договора, не предусматривающим предоставления кредитной организацией ОФК кредита при недостаточности или отсутствии на соответствующем счете (N 40116) денежных средств.

Для получения денежных средств учреждению нужно представить в ОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844). Такую заявку нужно оформить отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, с использованием которых должны осуществляться операции по обеспечению денежными средствами.

В зависимости от правового статуса учреждения оформление заявки регулируется следующими документами:

- казенные учреждения руководствуются Порядком N 8н*(3);

- бюджетные учреждения - Порядком N 16н*(4);

- автономные учреждения - Порядком N 15н*(5).

Если заявка отвечает требованиям, установленным Правилами обеспечения наличными деньгами, ОФК принимает ее к исполнению. Согласно представленным заявкам ОФК отражает (после подтверждения учреждением банка проведения операции по списанию средств) кассовые выплаты на соответствующих лицевых счетах, открытых учреждению. На основании инструкций N 162н *(6), 174н *(7), 183н *(8) в бухгалтерском учете учреждений данная операция отражается следующим образом.

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Пункт 92 Инструкции N 162н		Пункт 114 Инструкции N 174н		Пункт 117 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 210 03 560	0 304 05 ххх	0 210 03 560	0 201 11 610	0 210 03 000	0 201 11 000

Обратите внимание! Эти и другие проводки по бюджетным и автономным учреждениям приведены с учетом планируемых изменений в инструкциях N 174н и 183н.

Снятие подотчетным лицом наличных денежных средств с банковской карты нужно отразить в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией счетов.

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Пункт 92 Инструкции N 162н		Пункт 115 Инструкции N 174н		Пункт 118 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 208 хх 560	0 210 03 660	0 208 хх 560	0 210 03 660	0 208 хх 000	0 210 03 000

Обратите внимание! В том случае, когда перечисленные на карту средства частично либо полностью не были использованы, учреждение обязано в течение 20 календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, представить в ОФК расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств по форме согласно приложению 9 к Правилам обеспечения наличными деньгами (ф. 0531846) для возврата невостребованной суммы со счета N 40116 на соответствующие счета ОФК (п. 45 Правил обеспечения наличными деньгами).

Как произвести возврат не использованных подотчетным лицом сумм?

Подотчетное лицо неиспользованные наличные денежные средства возвращает через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств (п. 43 Правил обеспечения наличными деньгами). Эту операцию в бухгалтерском учете учреждений отражают следующими записями.

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Инструкция N 162н*		Пункт 114 Инструкции N 174н		Пункт 117 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 210 03 560	0 208 хх 660	0 210 03 560	0 208 хх 660	0 210 03 000	0 208 хх 000
* Такой проводки Инструкция N 162н не содержит, поэтому она приведена в таблице по аналогии с проводками, предусмотренными инструкциями N 174н, 183н.

При внесении денежных средств учреждение не позднее следующего рабочего дня после внесения средств представляет в ОФК расшифровку (ф. 0531846), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. 43 Правил обеспечения наличными деньгами).

На основании информации, указанной в расшифровках, ОФК формирует по каждой карте справку (ф. 0504833) в трех экземплярах и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств). Один из экземпляров справки прилагается к выписке из соответствующего лицевого счета, представляемой ОФК учреждению.

Зачисление денежных средств с карты на лицевой счет в бухгалтерском учете нужно отразить следующей записью.

Казенные учреждения		Бюджетные учреждения		Автономные учреждения
Пункт 92 Инструкции N 162н		Пункт 115 Инструкции N 174н		Пункт 118 Инструкции N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 304 05 ххх	0 210 03 660	0 201 11 510	0 210 03 660	0 201 11 000	0 210 03 000

Пример

Сотруднику автономного учреждения, направляемому в служебную командировку, для осуществления наличных расчетов на банковскую (расчетную) карту за счет средств субсидии на выполнение государственного задания перечислены денежные средства в сумме 10 000 руб., в том числе:

- на проезд до места командировки и обратно - 6 000 руб.;

- на оплату услуг гостиницы - 3 500 руб.;

- суточные - 500 руб.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет и приложил следующие документы:

- чек банкомата о снятии наличных денежных средств в сумме 10 000 руб.;

- проездные документы - 6 000 руб.;

- квитанция по оплате услуг гостиницы - 3 200 руб.;

- чек платежного терминала о внесении неиспользованных наличных денежных средств - 300 руб.

Также в авансовом отчете отражены расходы по суточным - 500 руб.

В ОФК учреждением представлена расшифровка внесенных денежных сумм (300 руб.) на пластиковую карту. Средства зачислены на лицевой счет учреждения, открытый в ОФК. Расходы по командировке учитываются в составе накладных расходов учреждения.

В бухгалтерском учете перечисленные операции отразятся следующим образом.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечисление денежных средств на банковскую (расчетную) карту	4 210 03 000	4 201 11 000	10 000
Снятие сотрудником наличных денежных средств с банковской карты:
- на приобретение проездных документов	4 208 22 000		6 000
- на оплату проживания	4 208 26 000	4 210 03 000	3 500
- суточные	4 208 12 000		500
Принятие расходов на основании оправдательных документов:
- по проезду	4 109 70 222	4 208 22 000	6 000
- по оплате услуг гостиницы	4 109 70 226	4 208 26 000	3 200
- суточные	4 109 70 212	4 208 12 000	500
Внесение неиспользованных денежных средств на банковскую карту	4 210 03 000	4 208 26 000	300
Поступление средств на лицевой счет учреждения с карты	4 201 11 000	4 210 03 000	300

И. Зернова,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 28.12.2012 N 177н "О внесении изменений в Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 31 декабря 2010 г. N 199н".

*(2) Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 N 199н.

*(3) Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утв. Приказом Казначейства РФ от 10.10.2008 N 8н.

*(4) Порядок проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых выплат за счет средств бюджетных учреждений, утв. Приказом Казначейства РФ от 29.10.2010 N 16н.

*(5) Порядок проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых операций со средствами автономных учреждений, утв. Приказом Казначейства РФ от 08.12.2011 N 15н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(7) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(8) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.