Как должны быть оформлены документы на командировочные расходы? (Н.Н. Шишкоедова, "Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.)

Как должны быть оформлены документы на командировочные расходы?

Деятельность многих предприятий предполагает необходимость служебных поездок сотрудников. Предприятия общественного питания не являются исключением. Задача бухгалтера - не только в отражении возникающих при этом расходов в бухгалтерском и налоговом учете, но и в правильном оформлении всех необходимых "командировочных" документов. Подробнее об этом читайте в настоящей статье.

Вопрос о форме и содержании

Вопрос о документальном оформлении операций в 2013 году актуален прежде всего тем, что действующий в настоящее время Закон о бухучете*(1) фактически отменил унифицированные формы и позволяет каждой коммерческой организации самостоятельно разрабатывать собственную "первичку". Главное, чтобы в утвержденных организацией формах присутствовали все обязательные реквизиты.

В Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012*(2) подчеркивалось, что с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Использовать стандартные формы необходимо только в тех случаях, когда это предусмотрено другими федеральными законами (касается это, к примеру, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений).

Роструд с этим не спорит и в Письме от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, сославшись на оба названных документа, отметил, что с 01.01.2013 негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, в том числе при организации учета труда (например, можно разработать свою форму Т-2).

Однако когда речь зашла конкретно о порядке оформления служебных командировок, специалисты вышестоящего ведомства - Минтруда*(3) посчитали необходимым сослаться на старые унифицированные формы по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (Письмо от 14.02.2013 N 14-2-291).

Именно их, по мнению чиновников, должен применять руководитель структурного подразделения, оформляя и подписывая соответствующие документы при направлении работника в командировку. В данном письме Минтруд ссылается и на Положение об особенностях направления работников в служебные командировки*(4) (далее - Положение), которое в полном объеме используется и после 01.01.2013. В этом нормативном акте прямо упоминаются следующие первичные документы, которые должны быть оформлены в связи с командировкой:

- служебное задание, утверждаемое работодателем (п. 6);

- командировочное удостоверение (п. 7);

- формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8);

- авансовый отчет (п. 26);

- отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке (п. 26).

Отметим, что в данном положении не уточняется, что перечисленные документы должны быть составлены именно по унифицированным формам, только в п. 8 содержится требование о том, что порядок и формы учета определяются Министерством труда и социальной защиты*(5). Соответственно, если бы законодатель предполагал необходимость применения только унифицированных форм первичных учетных документов при командировании работников, соответствующая отсылка была бы включена непосредственно в текст данного нормативного акта. Но такой оговорки нет.

Минтруд в рассматриваемом письме, несмотря на то, что ссылается на Положение и альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты, обращает внимание и на Информацию Минфина РФ N ПЗ-10/2012. В Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 Роструд без каких-либо уточнений или отсылок разъясняет тонкости заполнения унифицированной формы командировочного удостоверения (ф. Т-10) и рекомендует руководствоваться указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ N 1.

Таким образом, на практике руководителю каждого предприятия общественного питания необходимо принять собственное решение относительно того, какие документы будут применяться, и закрепить его в локальных нормативных актах (например, в рамках учетной политики и положениях о служебных командировках работников).

Учитывая, что большинство предприятий использует программное обеспечение, в котором содержатся первичные формы из альбомов унифицированных форм, а перепрограммирование - дело дорогостоящее, самый простой вариант - продолжать пользоваться унифицированными формами, утвердив их в качестве собственных форм первичных учетных документов с соблюдением процедуры, вытекающей из требований ст. 9 Закона о бухучете.

Командировка на один день

Минтруд в Письме N 14-2-291 по вопросу однодневных командировок сообщает, что в настоящее время трудовым законодательством порядок оформления таких командировок не урегулирован.

В силу п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция) командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

Согласно ст. 423 ТК РФ до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с этим кодексом законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего СССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, Постановлением ВС РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании СНГ", применяются постольку, поскольку они не противоречат настоящему кодексу.

Минтруд считает, что, поскольку ни Трудовым кодексом, ни Положением особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках не устанавливаются, Инструкция продолжает применяться в части, не противоречащей этому кодексу и положению.

В соответствии с п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Вместе с тем согласно п. 7 Положения командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке. Соответственно, при однодневной командировке фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке.

В письме отмечается также, что согласно разъяснению Минфина в Письме от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60 оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории РФ соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения.

На основании изложенного Минтруд делает вывод, что с целью правильного документального подтверждения командировочных расходов при исчислении налога на прибыль при направлении работника в командировку продолжительностью не более одного дня допускается не оформлять командировочное удостоверение.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 на основании п. 7, 15 Положения сделал вывод, что указанный документ предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается: при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан его выписать, в том числе при командировке на один день. Но при этом за разъяснениями данный орган рекомендует обращаться в Минтруд.

Учет рабочего времени

Минтруд по вопросу учета рабочего времени в Письме N 14-2-291 указывает, что дни командировки (включая выходные дни) отмечаются в табеле учета рабочего времени организации (ф. Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ N 1). Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" - служебная командировка), количество отработанных часов не проставляется. Если в командировке работник работал в выходной для него по основному месту работы день, то в табеле этот день нужно дополнительно отразить кодом "РВ" ("03"). При этом указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Минимальный пакет документов

В соответствии с Положением командировка оформляется следующим образом. Решение о необходимости отправить кого-то из сотрудников (или нескольких сотрудников одновременно) в служебную командировку должно быть зафиксировано руководителем предприятия общественного питания в приказе.

Напомним, если в командировку планируется отправить работника, в отношении которого трудовое законодательство предусматривает его право отказаться от командировки (к примеру, работника, имеющего ребенка-инвалида, или женщину, имеющую ребенка в возрасте до трех лет), следует получить расписку от работника о том, что он был проинформирован о таком праве и согласен ехать в командировку (ст. 259 ТК РФ). Реализовать эту обязанность на практике можно одним из двух способов: либо включить расписку непосредственно в приказ о командировке, либо составить отдельный документ, форму которого следует разработать самостоятельно (например, уведомление о праве отказа от командировки, содержащее строки для проставления подписи работника и выражения его согласия либо несогласия поехать в командировку).

Цель командировки работника фиксируется в служебном задании, утверждаемом работодателем (п. 6 Положения). В нем помимо общей информации о командируемом работнике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) нужно обязательно указать место командирования (название организации, город, страну), а также даты начала и окончания командировки и ее общий срок.

Далее необходимо оформить командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания работника в командировке (п. 7 Положения). Формально не составлять его допускается только при заграничных командировках, когда в паспорте работника будут проставлены отметки таможенной службы о выезде и въезде. В этом случае к пакету отчетности работника по командировке нужно приложить копии соответствующих страниц загранпаспорта с отметками. Однако, как уже отмечалось, в принципе нет необходимости в командировочном удостоверении и при однодневных командировках.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре. Руководитель должен подписать его и вручить работнику, который должен хранить его в течение всего срока командировки и получать все необходимые отметки о прибытии и выбытии. Эти отметки должны быть заверены не только подписью полномочного должностного лица, но и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Это означает, что, если форму командировочного удостоверения предприятие общественного питания, руководствуясь буквой нового закона о бухгалтерском учете, разрабатывает и утверждает самостоятельно, в нее следует включить реквизит "место печати", хотя печать и не упоминается в числе обязательных реквизитов первичного учетного документа в ст. 9 Закона о бухучете.

Бывают случаи, когда проставление таких отметок о факте нахождения работника в месте командировки невозможно. В такой ситуации Минтруд в уже упоминавшемся ранее Письме N 14-2-291 со ссылкой на позицию, изложенную в Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, разъясняет, что при невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Минтруд полагает, что факт документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить во внутреннем локальном документе организации.

Как правило, перед отъездом работнику выдаются денежные средства под отчет (п. 10 Положения). Это может быть сделано и в наличной, и в безналичной форме (путем перечисления соответствующей суммы на банковский (карточный) счет работника). Если деньги выдаются наличными из кассы организации, составляется расходный кассовый ордер по унифицированной форме 0310002.

Об этом прямо сказано в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ*(6), где также уточняется, что оформляется этот расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Соответственно, прежде чем выдавать деньги из кассы, нужно попросить командированного работника написать такое заявление и получить на нем визу руководителя, и только после этого бухгалтер может оформить расходный кассовый ордер, а кассир - выдать по нему деньги. Не забывайте также, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Вернувшись из командировки, в силу п. 26 Положения работник должен в течение трех рабочих дней подготовить следующий пакет документов:

1) отчет о выполненной работе в командировке в письменной форме, который необходимо согласовать с руководителем своего структурного подразделения;

2) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому должны быть приложены:

- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;

- документы о найме жилого помещения;

- документы о фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Необходимость составления авансового отчета также подтверждается п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ. Представить авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами необходимо главному бухгалтеру или бухгалтеру, и лишь при их отсутствии - руководителю. Важный момент: руководитель должен установить сроки проверки авансового отчета, его утверждения и окончательного расчета с работникам по авансовому отчету. На практике это может быть сделано опять же в рамках учетной политики и внутреннего положения о служебных командировках работников.

Отчет о выполненной работе может быть вписан в служебное задание (именно такой вариант был заложен в унифицированную форму данного документа) либо составлен в качестве отдельного документа в порядке, который организация устанавливает самостоятельно.

* * *

Проблема документального оформления командировок в 2013 году состоит в том, что специалисты Минтруда и Роструда, с одной стороны, соглашаются с тем, что в рамках нового Закона о бухучете каждая коммерческая организация вправе самостоятельно разрабатывать собственные формы первичной документации, но, с другой, неоднократно ссылаются именно на унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, среди которых присутствуют и формы документов, связанных с командировками. Поэтому руководителю каждого предприятия общественного питания необходимо сделать свой выбор с учетом требований Положения и закрепить его во внутреннем распорядительном документе.

Н.Н. Шишкоедова,

эксперт журнала "Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(3) В соответствии с п. 6 Указа Президента РФ от 21.05.2012 N 636 Роструд находится в ведении Минтруда.

*(4) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(5) В предыдущей редакции (действовавшей до 06.04.2013) - Минздравсоцразвития. Соответствующие формы учета утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н.

*(6) Утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.