Отпускные: вопросы и ответы (А. Морозова, "Бухгалтерия ИП", N 6, июнь 2013 г.)

Отпускные: вопросы и ответы

О том, как рассчитывать отпускные, мы писали неоднократно*(1). И все равно поток вопросов не уменьшается. Поэтому в статье мы решили ответить на несколько наиболее часто задаваемых вопросов.

Порядок расчета отпускных прописан в статье 139 НК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение). Поэтому при ответе на вопросы мы будем руководствоваться именно этими документами.

Можно ли отправить в отпуск всех работников в один период?

Трудовое законодательство не содержит норм, которые бы запрещали предоставление отпуска всем работникам сразу.

В статье 123 ТК РФ сказано только то, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Таким образом, коммерсант вправе отправить в отпуск всех своих работников в один период. Главное, чтобы это было предусмотрено графиком отпусков и работники надлежащим образом были извещены за две недели до начала отпуска.

Как разделить отпуск на части?

У многих работодателей при предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков возникает вопрос: какая из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней? Для ответа на этот вопрос обратимся к положениям ТК РФ.

Согласно статье 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

То есть действующим законодательством РФ не установлено, какая из частей отпуска должна иметь указанную продолжительность. Поэтому при составлении графика отпусков работник вправе сам выбрать, первая, вторая или третья часть отпуска будет 14 календарных дней.

Всегда ли работнику нужно писать заявление о предоставлении ему отпуска?

Согласно статье 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Как видно, положениями Трудового кодекса РФ не установлена обязанность работника писать заявление работодателю о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированного графиком отпусков.

Вместе с тем заметим, что это правило касается только тех случаев, когда в графике указана конкретная дата начала отпуска. Если же в графике указан только месяц ухода в отпуск, то работнику необходимо будет написать заявление с указанием точной даты начала отпуска.

Обратите внимание: если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели, то коммерсант по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Об этом сказано в статье 124 ТК РФ.

Когда нужно выплатить работнику отпускные?

На основании статьи 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Причем из данной нормы неясно, о календарных или рабочих днях идет речь. Не говорится об этом и в статье 14 ТК РФ, посвященной исчислению сроков. Поэтому обратимся за разъяснениями к контролирующим органам. Так, в письме от 22.03.2012 N 428-6-1 Роструд указал, что в статье 136 НК РФ речь идет о календарных днях.

Таким образом, можно сделать вывод, что индивидуальный предприниматель должен выплачивать своим работникам отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В случае нарушения указанного срока коммерсант может быть привлечен к административной ответственности, предусмотренной частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф в этом случае составит от 1000 до 5000 руб.

Обратите внимание: предприниматель не вправе выплачивать работникам отпускные накануне их отпуска или в день выдачи зарплаты даже при наличии письменных заявлений. Поясним почему.

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условия, ограничивающие права или снижающие уровень гарантий работников по сравнению с установленными законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению. Об этом - статья 9 ТК РФ.

Поэтому если работник напишет заявление с просьбой выплачивать ему отпускные накануне отпуска или в день выдачи зарплаты и коммерсант удовлетворит его просьбу, то такое соглашение будет признано недействительным, поскольку ухудшает положение работника.

Нужно ли при расчете среднего заработка учитывать вознаграждение за нерабочие праздничные дни?

В фактический заработок работника, исходя из которого ему рассчитываются отпускные, включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда у индивидуального предпринимателя (ч. 2 ст. 139 ТК РФ).

Перечень таких выплат установлен пунктом 2 Положения и является открытым. Например, к указанным выплатам относятся:

- заработная плата, начисленная работнику за отработанное время, в том числе выданная в неденежной форме;

- различные надбавки и доплаты;

- премии и вознаграждения;

- другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Согласно статье 112 ТК РФ работникам, за исключением получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, выплачивается дополнительное вознаграждение. Размер и порядок выплаты указанного вознаграждения определяются коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальным нормативным актом. Суммы расходов на выплату дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Таким образом, суммы дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни предприниматель должен учитывать при расчете среднего заработка для оплаты отпуска только работников-сдельщиков.

Следует ли производить индексацию среднего заработка, если работникам были повышены оклады?

Порядок учета повышения оплаты труда работника (повышение тарифной ставки, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения) при определении его среднего заработка прописан в пункте 16 Положения. Согласно этому порядку корректировать сумму среднего заработка следует только в том случае, если оплата труда была повышена сразу всем работникам. При этом неважно, произошло повышение в процентах или в абсолютных величинах.

Заметим, что выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в абсолютных размерах, не индексируются.

Как учесть квартальную премию, если работник принят на работу в середине квартала?

Порядок учета премий при определении среднего заработка для расчета отпускных прописан в пункте 15 Положения и зависит от их вида.

Так, премии за период работы более месяца включаются в расчет полностью только в том случае, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного. В остальных случаях они учитываются в пределах месячной части за каждый месяц расчетного периода. То есть при расчете среднего заработка индивидуальный предприниматель сможет учесть только четыре квартальные премии.

В случае когда период, за который назначались премии, отработан не полностью, то их предприниматель при определении среднего заработка должен учесть пропорционально отработанному времени*(2). Причем для расчета нужно брать не календарные, а рабочие дни (письма Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 N 2337-17 и от 05.03.2008 N 535-17).

Пример. К.И. Боровой принят на работу 1 февраля 2013 года, а с 1 августа 2013 года он ушел в отпуск. В апреле 2013 года ему была выплачена премия в размере 5700 руб. за I квартал 2013 года в полном объеме, а не пропорционально отработанному времени. Как данную премию учесть при расчете среднего заработка?

Допустим, у коммерсанта установлена пятидневная рабочая неделя. Тогда К.И. Боровой в I квартале отработал всего 40 дней из 57.

Таким образом, при расчете среднего заработка К.И. Борового коммерсант сможет учесть только премию в размере 4000 руб. (5700 руб. : 57 дн. х 40 дн.).

Можно ли с зарплаты работника удержать ошибочно перечисленные отпускные?

Согласно статье 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся, в частности, для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок.

На основании Определения Верховного суда от 20.01.2012 N 59-В11-17 счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются.

Ошибочное двойное начисление и выплата работнику отпускных не является счетной ошибкой. Поэтому коммерсант не может удержать из зарплаты работника излишне выплаченные суммы.

Можно ли отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением?

Статьей 127 ТК РФ предусмотрено, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Однако по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

То есть исходя из положений Трудового кодекса РФ получается, что предоставление работнику неиспользованного отпуска с последующим увольнением является правом, а не обязанностью работодателя. Соответственно ИП вправе отказать работнику в предоставлении такого отпуска.

Согласны с этим и судьи (определения Конституционного суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О и Московского городского суда от 24.06.2010 N 33-14760).

Нужно ли продлевать отпуск, если работник заболел?

На основании статьи 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в частности при временной нетрудоспособности работника. Следовательно, если отпуск не перенесен на другой срок, то он должен быть продлен на все дни болезни, приходящиеся на период отпуска.

Кстати, продлен отпуск должен быть и на число нерабочих праздничных дней*(3). Связано это с тем, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Например, если работнику предоставлен очередной отпуск с 29 апреля 2013 года на 14 календарных дней, то он должен выйти на работу только 15 мая 2013 года.

Нужно ли переносить отпуск, если работник не уведомлен о его начале из-за болезни?

В статье 124 ТК РФ перечислены случаи, когда отпуск должен быть продлен или перенесен. Одним из таких случаев является предупреждение работника о времени начала ежегодного отпуска позднее чем за две недели до его начала. Если это произошло, коммерсант по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. То есть, учитывая положения трудового законодательства, в обязанности предпринимателя не входит автоматический перенос отпуска из-за неуведомления работника в установленный срок.

Таким образом, если работник находится на больничном, уведомить его о начале ежегодного отпуска нужно, как только он выйдет на работу. И если он захочет перенести отпуск, то ему необходимо будет написать заявление.

Когда нужно перечислить в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных?

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода признается день его выплаты (перечисления на счет). В то же время датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

На основании пункта 6 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислить удержанные суммы НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке денег для выплаты дохода (перечисления денег на счет физического лица).

То есть, исходя из положений законодательства, неясно, когда нужно перечислять НДФЛ в бюджет с суммы удержанных отпускных. Поэтому обратимся за разъяснениями к контролирующим органам и судьям. По мнению финансового и налогового ведомств, НДФЛ следует перечислять не позднее дня фактического получения в банке денег для выплаты дохода (перечисления денег на счет физического лица либо по его поручению на счета третьих лиц). Связано это с тем, что отпускные не являются частью оплаты труда. Об этом - письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139, от 15.11.2011 N 03-04-06/8-306, ФНС России от 10.04.2009 N 3-5-04/407@ и УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 N 20-15/3/030267@.

Согласны с подобной позицией контролирующих органов и арбитры (постановления Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 N 11709/11, ФАС Центрального округа от 27.05.2011 N А68-14429/2009, ФАС Московского округа от 09.02.2012 N А40-5156/11-90-21).

В то же время заметим, что некоторые судьи придерживаются позиции, что НДФЛ следует перечислять в последний день месяца, за который начислены отпускные. Об этом - постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 18.10.2011 N А27-17765/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 26.09.2011 N А27-16788/2010 и ФАС Северо-Западного округа от 30.09.2010 N А56-41465/2009.

Мы же советуем во избежание конфликтных ситуаций придерживаться мнения контролирующих органов.

Каков порядок предоставления вычетов на детей при переходящем отпуске?

В Налоговом кодексе РФ ответа на этот вопрос не содержится. Поэтому обратимся за разъяснениями к контролирующим органам.

Так, в своем письме от 11.05.2012 N 03-04-06/8-134 Минфин России указал, что при выплате в определенном месяце зарплаты и отпускных, часть которых приходится на следующий месяц, налоговая база по НДФЛ определяется с учетом стандартных налоговых вычетов, причитающихся за месяц выплаты. Стандартные вычеты за следующий месяц будут учтены коммерсантом при определении налоговой базы по НДФЛ нарастающим итогом с начала года за этот месяц с учетом ограничения, установленного подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ.

То есть, по мнению финансистов, стандартный вычет по НДФЛ по переходящим отпускным предоставляется в месяце выплаты отпускных.

А. Морозова,

эксперт журнала "Бухгалтерия ИП"

"Бухгалтерия ИП", N 6, июнь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее читайте в статьях "Работник собрался в отпуск. Что нужно предпринять ИП" // Бухгалтерия ИП, 2011, N 4 и "Особенности учета премий и повышений окладов при расчете отпускных" // Бухгалтерия ИП, 2012, N 7. - Примеч. ред.

*(2) Данное правило не относится к премиям, начисляемым пропорционально фактически отработанному времени.

*(3) Выходные дни включаются в число дней отпуска, и их перенесение никак не влияет на дату его окончания.