Порядок направления работников в служебные командировки: последние изменения (Т.Л. Живаева, "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 12, июнь 2013 г.)

Порядок направления работников в служебные командировки: последние изменения

Минтрудом России в письме от 14.02.2013 N 14-2-291 "О порядке направления работников в служебные командировки" были даны новые разъяснения по следующим вопросам, касающимся служебных командировок:

- о документальном оформлении командировочных документов;

- об учете рабочего времени командированного работника;

- о возмещении расходов, связанных со служебной командировкой;

- об оформлении командировочного удостоверения в случае отсутствия возможности проставления в нем отметок;

- об оформлении однодневных командировок, в том числе для целей учета расходов при исчислении налога на прибыль;

- о порядке расследования и учета несчастных случаев на производстве, произошедших с работниками, в том числе направленными в служебные командировки.

В связи с тем, что некоторые из них являются прерогативой Минфина России, Минтруд России отметил в письме, что его мнение по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Документальное оформлении командировочных документов. Согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Постановление N 749), срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него в командировочном удостоверении с подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

Ссылаясь на Постановление N 749, Минтруд России в своем письме отмечает, что, направляя работника в командировку, руководитель должен оформить соответствующие документы по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Необходимо отметить, что Роструд в письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 и от 11.02.2013 N ПГ/1035-6-1 разъяснил обратное, а именно, что требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете, в частности Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Таким образом, с 01.01.2013 организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов в сфере трудовых отношений: приема на работу, увольнения работника, предоставления ему отпуска и другими (в том числе формой N Т-2 "Личная карточка работника"), разработанными ими самостоятельно с наличием обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

По мнению автора, учитывая тот факт, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений, и некоторые формы не допускают составления первичных учетных документов в электронном виде, оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны контролирующих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, в соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, форма N Т-2 "Личная карточка работника" должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, документы по учету труда и его оплаты целесообразнее оформлять по унифицированным формам, содержащимся в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), с утверждением их приказом руководителя организации по учетной политике.

Учет рабочего времени командированного работника. По вопросу учета рабочего времени в письме Минтруда России отмечено, что дни командировки (включая выходные) отмечаются в табеле учета рабочего времени организации по формам N Т-12 и Т-13, утвержденным Постановлением N 1. Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" - служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и п. 11 Постановления N 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, по нормам расходов, определенным коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне (за исключением не облагаемых налогом на доходы физических лиц норм суточных).

При этом трудовое законодательство не устанавливает обязанности оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Поэтому работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.

Оформление командировочного удостоверения в случае отсутствия возможности проставления в нем отметок. Минтруд России отмечает, что согласно п. 7 Постановления N 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем и вручается работнику. Удостоверение находится у него в течение всего срока командировки.

В соответствии с письмом Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых вытекают даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

По мнению Минтруда РФ, указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

Оформление однодневных командировок, в том числе для целей учета расходов при исчислении налога на прибыль организаций. Минтруд России в своем письме отмечает, что в настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован.

На основании п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62) командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

Согласно ст. 423 ТК РФ до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР, действующие на территории РФ в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, постановлением Верховного Совета РСФСР от 12.12.1991 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств", применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ. В связи с отсутствием нормы в ТК РФ и Постановлении N 749 Инструкция N 62 продолжает применяться в части, не противоречащей ТК РФ и Постановлению N 749.

В соответствии с п. 15 Постановления N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Однако в соответствии с п. 7 Постановления N 749 командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке. Соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность его оформления, так как отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом о командировке.

Следует отметить, что в своем письме от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60 Минфин России дал следующие разъяснения: оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории РФ соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения.

Поэтому, по мнению Минтруда России, при исчислении налога на прибыль организаций при направлении работника в командировку продолжительностью не более одного дня допускается не оформлять командировочное удостоверение.

По мнению автора, в соответствии с п. 1 ст. 34.2 Налогового кодекса РФ письменные разъяснения по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах уполномочен давать только Минфин России, поэтому разъяснения Минтруда России по налогу на прибыль организаций надо применять с осторожностью. Кроме того, пп. 7 и 15 Постановления N 749 предусмотрен единственный случай, в котором командировочное удостоверение не оформляется - только при направлении работника за пределы России (за некоторыми исключениями).

Таким образом, на взгляд автора, для снятия претензий со стороны контролирующих органов при направлении работника в однодневную командировку рекомендуется оформлять командировочное удостоверение.

Порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве, произошедших с работниками, в том числе направленными в служебные командировки. Согласно ч. 1 ст. 227 ТК РФ расследованию и учету подлежат несчастные случаи, произошедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

Расследованию в установленном порядке как несчастные случаи подлежат события, в результате которых пострадавшими были получены:

- телесные повреждения (травмы), в том числе нанесенные другим лицом;

- тепловой удар;

- ожог;

- обморожение;

- утопление;

- поражение электрическим током, молнией, излучением;

- укусы и другие телесные повреждения, нанесенные животными и насекомыми;

- повреждения вследствие взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений и конструкций, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств, иные повреждения здоровья, обусловленные воздействием внешних факторов, повлекшие за собой необходимость перевода пострадавших на другую работу, временную или стойкую утрату ими трудоспособности либо смерть пострадавших, если указанные события произошли:

- в течение рабочего времени на территории работодателя либо в ином месте выполнения работы, в том числе во время установленных перерывов, а также в течение времени, необходимого для приведения в порядок орудий производства и одежды, выполнения других предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка действий перед началом и после окончания работы или при выполнении работы за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни;

- при следовании к месту выполнения работы или с работы на транспортном средстве, предоставленном работодателем (его представителем), либо на личном транспортном средстве в случае использования личного транспортного средства в производственных (служебных) целях по распоряжению работодателя (его представителя) или по соглашению сторон трудового договора;

- при следовании к месту служебной командировки и обратно, во время служебных поездок на общественном или служебном транспорте, а также при следовании по распоряжению работодателя (его представителя) к месту выполнения работы (поручения) и обратно, в том числе пешком, др.

На основании ст. 228 ТК РФ при несчастных случаях, указанных выше, работодатель обязан немедленно проинформировать о несчастном случае органы и организации, указанные в ТК РФ и других законах и нормативных актах РФ, а о тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом - также родственников пострадавшего.

Статьей 228.1 ТК РФ предусмотрен порядок извещения работодателем соответствующих органов о групповых несчастных случаях (два человека и более), тяжелых несчастных случаях или несчастных случаях со смертельным исходом.

В силу указания ч. 10 ст. 229.2 ТК РФ положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях и формы документов, необходимых для расследования несчастных случаев, утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Как предусматривает п. 4 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденного постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73 (далее - Положение N 73), работники организации обязаны незамедлительно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о каждом происшедшем несчастном случае или об ухудшении состояния своего здоровья в связи с проявлениями признаков острого заболевания (отравления) при осуществлении действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем. В силу п. 5 Положения N 73 о каждом страховом случае работодатель (его представитель) в течение суток обязан сообщить в исполнительный орган страховщика (по месту регистрации страхователя).

Также Минтруд России отмечает, что согласно п. 25 Положения N 73 несчастные случаи, происшедшие с лицами, направленными в установленном порядке для выполнения работ к другому работодателю и работавшими там под его руководством и контролем (под руководством и контролем его представителей), расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой этим работодателем (его представителем). В состав комиссии включается полномочный представитель организации или работодателя физического лица, направивших упомянутых лиц. Неприбытие или несвоевременное их прибытие не является основанием для изменения сроков расследования.

Несчастные случаи, происшедшие на территории организации с работниками сторонних организаций и другими лицами при исполнении ими трудовых обязанностей или задания направившего их работодателя (его представителя), расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой этим работодателем (его представителем). При необходимости в состав комиссии могут включаться представители организации, за которой закреплена данная территория на правах владения или аренды.

Несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, выполнявшими работу по заданию работодателя (его представителя) на выделенном в установленном порядке участке сторонней организации, расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой работодателем (его представителем), производящим работу, с обязательным участием представителя организации, на территории которой производилась эта работа.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 N 146-ФЗ.

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

3. О служебных командировках в пределах СССР: инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62.

4. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 "О порядке направления работников в служебные командировки".

5. Письмо Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60.

6. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 11.02.2013 N ПГ/1035-6-1.

7. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1.

8. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

9. Положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях: постановление Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

10. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

11. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Т.Л. Живаева,

заместитель директора - руководитель консалтинговой практики

ООО Аудиторско-консалтинговая фирма "Экспертный центр "Партнёры"

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 12, июнь 2013 г.