Какие реквизиты билета на пригородную электричку могут привести к налоговым спорам (К.М. Ширинян, "Российский налоговый курьер", N 20, октябрь 2012 г.)

Какие реквизиты билета на пригородную электричку могут привести к налоговым спорам

Затраты на проезд сотрудников в электропоездах компания может учесть в составе расходов на оплату труда - будь то командировки или прибывание к месту работы. Недочеты в каких реквизитах билетов на пригородные поезда могут привести к налоговым претензиям?

Приобрести билет на электричку можно несколькими способами. В частности, оплатить разовую поездку, приобрести бесконтактную карту на определенное количество поездок или купить абонемент, который будет действовать определенный период времени. В любом случае компания-перевозчик выдает кассовый чек или билет. Поскольку НК РФ не уточняет, с помощью каких документов компания может подтвердить затраты на оплату проезда сотрудников, указанные документы вполне могут являться основанием для учета налоговых расходов. Налоговики с этим и не спорят.

Однако при проверке проездных билетов инспекторы могут прийти к выводу, что, к примеру, сотрудник пользовался электричкой в выходные дни или после окончания рабочего дня. Кроме того, по реквизитам билетов инспекторы могут установить маршрут командированного сотрудника и то, что он не совпадает с местом проведения командировки. Соответственно обвинить компанию в необоснованном завышении расходов по налогу на прибыль.

В некоторых компаниях затраты на оплату проезда сотрудников существенны, поэтому претензии проверяющих к этим суммам могут повлечь значительные налоговые потери. Кроме того, повышенное внимание бухгалтера к реквизитам чеков и билетов на пригородные электропоезда поможет обезопасить компанию от возможных злоупотреблений со стороны самих работников.

Отметим, что при покупке билета на электропоезд перевозочная компания обычно выдает кассовый чек. Его обязательные реквизиты перечислены в пункте 4 Положения по применению ККМ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745. Иногда компания-перевозчик выдает не кассовый чек, а только билет. Его форма утверждена приказом Минтранса России от 05.08.08 N 120. Требования к реквизитам такого документа незначительны: билет должен содержать информацию о его изготовителе, иметь штрихкод и указание на сам приказ Минтранса России.

Но и в кассовом чеке, и в билете компания-перевозчик указывает основные реквизиты, подтверждающие проезд, - дату, время, "от..." и "до...", цену поездки и т.п.

1. В билете стоимость проезда указана со штрафом за его оформление в пригородном поезде, а не в кассе. Если в билете будет отдельно выделен штраф за безбилетный проезд, то, вероятнее всего, налоговики не согласятся с учетом такой завышенной суммы в составе налоговых расходов. Ведь такие затраты не являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). По правилам проезда сотрудник следует в транспорте при условии оплаты проезда в общеустановленном порядке и наличии соответствующего билета за определенную цену.

Отметим, за безбилетный проезд в пригородном поезде размер штрафа составит 100 руб. (подп. 1 п. 1 ст. 11.8 КоАП РФ). Если билет не куплен до посадки в электричку, то контролеры-ревизоры взимают штраф при оформлении билета (подп. 2.4 п. 2 Инструкции о работе контролеров-ревизоров и ревизоров-инструкторов по контролю пассажирских поездов, утв. МПС России от 14.06.96 N ЦФ-386), включая штраф в стоимость проезда и выделяя его сумму отдельной строкой.

При этом контролеры могут выписать штраф и на отдельном бланке строгой отчетности (письмо УФНС России по г. Москве от 12.09.08 N 22-12/086581). Тогда в билете строки с суммой штрафа не будет.

2. В билете присутствует фраза: "Проездным билетом не является". Такая фраза говорит о том, что сотрудник приобрел не разовый билет (кассовый чек), который сам по себе и является подтверждением проезда, а абонемент. Он представляет собой магнитную карту, которая ограничена либо временным промежутком ее использования (на месяц ежедневно, абонемент "Рабочего дня" или "Выходного дня") либо определенным количеством поездок (на 10, 20, 60 и т.д.). В целях налогообложения важно учесть, что расходы на покупку таких абонементов подтверждает именно кассовый чек, прилагаемый к ним.

В таком чеке указывается не только дата покупки абонемента, но еще и период его действия, например "АБ. Билет на 20 поездок" или "По рабочим дням". Такие пометки в чеке позволят налоговикам проверить, в какие дни и сколько раз сотрудник пользовался электричкой. Если работник использовал поездки в личных целях, например число поездок за месяц значительно превышает число пребываний и возвращений работника к месту работы и обратно, то не исключены претензии со стороны проверяющих.

3. В билете стоимость проезда выше обычной, так как работник купил билет на экспресс. В кассовом чеке стоимость билета на экспресс не выделяется отдельной суммой. Но, зная обычную цену проезда до определенной станции, контролеры могут засомневаться в оправданности завышенной стоимости билета. Они могут заявить, что сумма превышения является экономически необоснованными расходами. Стоимость проезда поездами типа экспресс в среднем в полтора раза дороже стоимости проезда на обычной пригородной электричке.

Однако НК РФ не устанавливает ограничений на размер расходов на проезд сотрудников на работу и обратно. Поэтому оснований для отказа в принятии сумм оплаты за проезд нет.

Так, Минфин России в письме от 15.03.12 N 03-03-06/1/130 на вопрос компании о возможности учета стоимости проезда сотрудника и членов его семьи бизнес-классом ответил, что учесть такие расходы можно, так как перечень затрат на оплату труда является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ). Однако для признания в расходах на оплату труда возможность компании оплачивать проезд в бизнес-классе либо в поезде повышенной комфортности (экспресс) должна быть прописана в коллективном либо трудовом договоре (ст. 255 НК РФ).

Тогда в случае возникновения споров с налоговиками компания сможет ото стоять правомерность учета спорных расходов при исчислении налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (постановления ФАС Московского округа от 30.11.09 N КА-А40/12738-09 и от 08.10.08 N КА-А40/8061-08).

4. В билете указана дата приобретения - выходной день. Такая ситуация вовсе не означает, что сотрудник использовал билет именно в день покупки. В настоящее время есть возможность приобрести билеты на пригородные поезда заранее (примерно за 7-10 дней от желаемой даты использования, в зависимости от направления движения пригородных поездов). При этом заранее можно приобретать билеты на конкретные даты (их может быть от 5 до 15).

Только все указываемые даты должны находиться в пределах одного календарного месяца. То есть получается, что дата совершения покупки вполне может отличаться от даты действия проездного документа. При этом главное, чтобы день, когда билет будет действовать, был указан отдельной дополнительной строкой. Таким образом, у компании будут все основания учесть в данной ситуации расходы на проезд сотрудника по такому билету при исчислении налога на прибыль.

5. Бланк билета, приобретенного в специальном терминале, не соответствует форме пригородного билета, выдаваемого в кассе. Приобрести билеты на пригородные поезда можно в специально установленных на железнодорожных станциях автоматических терминалах. Вид такого билета сильно отличается от обычного чека, который выдается в кассе непосредственно перед отправлением. Но поскольку он в таком же объеме подтверждает право работника на проезд, то также может подтверждать и расходы на проезд в пригородных поездах в целях налогообложения.

Так как билет, оплаченный и распечатанный в терминале, наравне с кассовым чеком является бланком строгой отчетности, то он должен содержать все необходимые реквизиты.

При отсутствии в билете какого-либо из обязательных реквизитов налоговики могут не согласиться с включением указанных в нем сумм в расходы (письмо УМНС России по г. Москве от 26.02.02 N 11-10/08514). Судебных дел по непризнанию расходов из-за неверного заполнения билета найти не удалось. В основном претензии предъявляются к компаниям, которые отвечают за выдачу бланков строгой отчетности, заполненных с нарушением обязательных требований. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.03 N Ф08-3689/2003-1406А компания была привлечена к административной ответственности, так как на выданном покупателе бланке строгой отчетности его номер был нанесен не типографским способом.

6. В билете указаны не те станции отправления или назначения, куда сотрудник фактически ездил. Допустим, сотрудник направлен в командировку из Москвы в Красногорск (Московская область, Рижское направление пригородных поездов). В подтверждение расходов на проезд он принес билет на электричку до Дедовска (также Рижское направление), который находится дальше нужной ему для выполнения служебных обязанностей станции. Может ли компания учесть в этой ситуации расходы на проезд сотрудника в полном размере по предъявленному билету?

Официальной позиции по данному вопросу нет. Организации безопаснее не принимать в состав расходов полную стоимость билета, ведь для выполнения служебных обязанностей работнику не нужно было ехать на другую станцию, кроме той, которая указана в его командировочных документах. Сотрудник может подтвердить, что он не ездил в Дедовск, например, командировочным удостоверением.

В таком случае безопаснее включить в состав расходов только стоимость проезда до Красногорска в соответствии с действующими тарифами на поезда пригородного сообщения. Разницу в стоимости билетов до Красногорска и Дедовска лучше в состав расходов не принимать. Судебной практики по данному вопросу найти не удалось.

7. За возмещением расходов на проезд в электричке обратился сотрудник, которому компания оплачивает служебный автомобиль. Допустим, работа сотрудника носит разъездной характер и он пользуется своим личным автомобилем для выполнения служебных обязанностей. Организация обычно компенсирует расходы сотрудника за использование и износ транспорта, а также расходы на ГСМ (ст. 188 ТК РФ).

Если у таких сотрудников все-таки возникают расходы на проезд в электричке, компания вправе учесть их при исчислении налога на прибыль. При этом желательно выполнять следующее условие: время проезда в пригородном поезде не должно совпадать со временем, указанным в путевых листах таких работников. Иначе налоговики обоснованно укажут на противоречие - одновременно использовать два вида транспорта сотрудник не может.

Официальной позиции по данному вопросу нет. Во избежание споров с налоговыми органами организация может прописать в трудовом договоре либо в приложениях к нему, что возмещает сотруднику расходы на проезд не только на личном автомобиле, но и в общественном транспорте, в том числе в пригородных поездах. Например, в случае технической неисправности транспортного средства, возникновения пробки в пути следования по рабочему маршруту, ухудшения самочувствия сотрудника и т.п.

"Образец билета N 1"

"Образец билета N 2"

"Образец билета N 3"

К.М. Ширинян,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 20, октябрь 2012 г.