Аргументы, которые докажут инспектору, что расходы на защиту информации обоснованны (С.А. Приходин, "Российский налоговый курьер", N 21, ноябрь 2012 г.)

Аргументы, которые докажут инспектору, что расходы на защиту информации обоснованны

На сегодняшний день одним из наиболее ценных активов многих компаний является информация. С мероприятиями, направленными на сохранение в тайне сведений о различных производственных проектах, связано большое количество расходов компании.

Сведения любого характера, которые имеют коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, составляют коммерческую тайну (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.04 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"). Это касается производственной, технической, экономической, организационной и иной информации, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, виновное лицо подлежит привлечению к ответственности (см. врезку справа).

Ответственность. Ответственность за распространение информации, составляющей государственную или коммерческую тайну

Согласно статье 13.14 КоАП РФ разглашение информации, доступ к которой ограничен законодательством, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа:

- на граждан - в размере от 500 до 1000 руб.;

- на должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Более серьезные нарушения коммерческой тайны лежат в плоскости УК РФ. Под уголовный состав подпадают такие преступления, как:

- намеренное собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз или иным незаконным способом;

- незаконное разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, без согласия их владельца лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе.

Согласно положениям статьи 183 УК РФ подобные деяния могут повлечь ответственность вплоть до лишения свободы на срок до семи лет. Кроме того, лишением свободы на срок до семи лет наказывается лицо за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, при отсутствии признаков госизмены.

Расходы на защиту персональных данных учитываются в составе материальных затрат

Все без исключения организации в своей работе связаны с обработкой персональных данных физлиц. Таковой признается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к физлицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ).

По мнению Минфина России, затраты, связанные с обеспечением сохранности и безопасности персональных данных, организация может включить в состав расходов на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Такой вывод содержится в письме от 01.12.11 N 03-11-06/2/165. Несмотря на то что оно разъясняет порядок применения "упрощенки", представляется, что подобная логика применима и к налогу на прибыль.

Залы повышенной комфортности позволяют обеспечить ограниченный доступ к командированным работникам, которые владеют коммерческой тайной

Иногда работникам организации целесообразнее воспользоваться VIP-залами аэропортов или железнодорожных вокзалов, поскольку ограниченный допуск лиц в данные помещения позволяет работникам вести переговоры и не прерывать рабочий процесс из-за боязни разглашения конфиденциальной информации. Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ такие расходы прямо не предусмотрены.

По мнению Минфина России, затраты по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи, можно отнести к командировочным расходам для целей налогообложения прибыли. Конечно, при условии, что эти расходы документально подтверждены и экономически обоснованны (письмо от 07.06.07 N 03-03-06/1/365).

Эта точка зрения находит свое отражение и в многочисленной судебной практике (постановления ФАС Московского округа от 23.09.09 N КА-А40/9487-09, от 03.06.09 N КА-А40/4697-09-2 и от 06.04.09 N КА-А40/2383-09). Судьи подтверждают доводы компании о том, что спорные расходы произведены в производственных целях. Ведь использование отдельными работниками VIP-залов позволяет оперативно обеспечивать функцию руководства, вести переговоры с соблюдением конфиденциальности и коммерческой тайны, а также оперативно решать различные производственные задачи, способствуя поддержанию имиджа компании.

В то же время существует и противоположная точка зрения, которая в некоторых случаях поддерживается судами. Так, например, в постановлении от 05.06.07 N А12-18805/06 ФАС Поволжского округа указал, что в соответствии с законодательством правом пользования VIP-залом аэропорта наделены исключительно члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы. Для остальных лиц оплата этой услуги законодательством не предусмотрена, поэтому данные расходы не признаются экономически оправданными и не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Стоимость услуг по охране жизни работника - носителя коммерческой тайны учитывается при налогообложении прибыли

В некоторых случаях отдельные сотрудники компании являются носителями особо ценной коммерческой тайны. Для обеспечения безопасности таких сотрудников в коллективном или трудовом договоре может быть прописано условие о предоставлении им личной охраны.

Изначально Минфин России выступал против учета расходов на охрану жизни и здоровья сотрудников, несмотря на то что согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на приобретение услуг охранной деятельности. По мнению финансового ведомства, данная охранная деятельность связана с обеспечением безопасности и сохранности имущества налогоплательщика, а не частных лиц - работников. Следовательно, расходы, связанные с оплатой услуг по охране сотрудников, в том числе первых лиц компании (генерального директора), организация не вправе учесть при налогообложении прибыли (письмо от 17.11.05 N 03-03-04/1/376).

Однако позднее позиция Минфина изменилась. В письме от 08.05.07 N 03-03-06/1/269 ведомство признало правомерным учет расходов на личную охрану сотрудников, если данные расходы являются обоснованными. Ведь допуск сотрудника к важной коммерческой тайне является достаточным основанием для того, чтобы говорить об обоснованности затрат на его личную охрану.

Судьи поддерживают налогоплательщиков в этом вопросе. Так, ФАС Северо-Западного округа признал оправданными расходы на охрану не только работника, допущенного к коммерческой тайне, но и членов его семьи. Конечно, если данная обязанность возложена на работодателя локальным актом (постановление от 19.07.07 N А56-35010/2006).

Проверку офиса на наличие прослушивающих устройств (жучков) можно отнести к охранным мероприятиям

Среди прочих мероприятий по обеспечению охраны коммерческой тайны можно особо выделить проведение проверки офисных и производственных помещений на предмет наличия прослушивающих устройств. Нередко недобросовестные организации прибегают к установке на территории конкурентов жучков с целью получения необходимой информации.

Представляется, что к иным услугам охранной деятельности, обозначенным в подпункте 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ, относятся также и услуги по охране объектов заказчика от посягательств на коммерческую тайну и интеллектуальную собственность. Следовательно, расходы на оплату подобных услуг компания сможет учесть при налогообложении прибыли.

Официальные разъяснения финансового ведомства в отношении учета подобных расходов отсутствуют. Судебных решений по данному вопросу найти также не удалось. Возможно, это связано с тем, что контролеры не оспаривают правомерность учета компаниями спорных расходов. Вместе с тем не исключено, что отсутствие арбитражной практики говорит о новизне проблемы - ведь оборудование, позволяющее осуществлять слежение и прослушивание, появилось в широком доступе на рынке товаров не так давно.

Налоговики выступают против учета расходов на видеонаблюдение в арендованных помещениях

Самый простой способ получить доступ к информации о деятельности организации - изучить ее документацию непосредственно в офисе, на складе или на иной территории компании. Чтобы исключить допуск посторонних лиц, многие компании устанавливают специальные контрольно-пропускные устройства на входах в помещения и выходах (см. врезку слева). А также оборудуют офисные, торговые и производственные площади и коридоры зданий системами видеонаблюдения.

Кстати. Компании прибегают к разным методам ограничения допуска посторонних лиц на свою территорию

Наиболее распространенным является оборудование контрольно-пропускного пункта. Для прохода на территорию работник предъявляет пропуск, позволяющий идентифицировать личность данного сотрудника.

Посетителю выдается временный пропуск, а контактные и персональные данные лица заносятся сотрудником организации, осуществляющим контроль входа-выхода в специальную базу данных. При этом пропускная система может непосредственно осуществляться одним из следующих способов:

- вручную вахтером или иным работником организации;

- посредством электронной системы пропусков (турникеты или кодовые замки);

- посредством системы биологической защиты. На предприятиях, деятельность которых связана с повышенной секретностью, допуск на территорию может осуществляться исключительно посредством сканирования сетчатки глаза или отпечатков пальцев сотрудников.

По общему правилу мероприятия по установке в помещениях организации кодовых замков, видеокамер и прочих подобных устройств можно квалифицировать как составляющие охранных мероприятий. В этом случае они признаются на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Налоговые инспекторы не всегда соглашаются с этим, особенно если помещения, оборудуемые системами видеонаблюдения, являются арендованными. Однако компаниям удается отстоять правомерность учета таких затрат. Так, ФАС Московского округа признал обоснованными затраты на установку камер видеослежения. Основание: вне зависимости от того, принадлежит здание налогоплательщику или оно арендуется им у третьих лиц, закрепление спорного оборудования направлено на охрану данного объекта, а также находящегося в нем имущества компании (постановление от 15.12.09 N КА-А40/13616-09).

Аналогичное мнение судьи высказывали и ранее. В частности, в постановлении от 27.10.06 N КА-А40/9971-06-2 ФАС Московского округа признал, что компания вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость работ по замене обычной двери на металлическую, установке кодовых замков, системы видеонаблюдения, антенн системы телевещания и пр.

Примечание. Расходы по установке камер видеонаблюдения и систем электронных пропусков суды признают обоснованными при налогообложении прибыли.

Размещение информации в интернете сопряжено с расходами по обеспечению сохранности таких сведений

Защита информации, размещенной в интернете, производится посредством программных средств (антивирусы, межсетевые фильтры и пр.). Расходы, связанные с приобретением прав на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, расходы на программу для защиты информации*(1) в интернете уменьшают налогооблагаемую прибыль. С этим согласен и Минфин России (письмо от 10.09.12 N 03-03-06/1/476).

Отметим, что зачастую единым противовирусным программным обеспечением пользуется несколько компаний, размещающих информацию на одном сервере. В этом случае учесть при налогообложении прибыли расходы на пользование антивирусом вправе та организация, у которой на балансе находится шлюз - сетевое устройство или оборудование, обеспечивающее доступ из локальной сети во всемирную паутину. С этим согласны и некоторые суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.11 N А05-11805/2010).

Компенсации работнику за допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, уменьшают налогооблагаемую прибыль

Нельзя обойти вниманием и те компании, деятельность которых тесно связана с внутренней политикой государства. В связи с этим работники, в трудовые обязанности которых входит взаимодействие с государственными органами и структурами, зачастую имеют допуск к информации, составляющей государственную тайну.

Статья 21 Федерального закона от 21.07.93 N 5485-1 предусматривает выплату ежемесячной надбавки лицам, допущенным к государственной тайне. Расходы на выплату подобной надбавки уменьшают налогооблагаемую прибыль организации-работодателя (письма Минфина России от 29.06.12 N 03-04-09/6-803 и от 17.04.06 N 03-03-04/4/67). Ведь в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной или натуральной форме, предусмотренные законодательством.

С.А. Приходин,

канд. юр. наук, партнер ПБ "ЮРИСТОКРАТ"

"Российский налоговый курьер", N 21, ноябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) По поводу учета расходов на приобретение программных продуктов см. также в статье "Использование компьютерного программного обеспечения часто вызывает претензии контролеров" // РНК, 2012, N 18, с. 38.