Передача дел на архивное хранение (А.И. Сувернева, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.)

Передача дел на архивное хранение

На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации любых форм собственности несут ответственность за сохранность документов по личному составу, поэтому необходимо регулярно проводить архивную обработку документов, которая включает в себя экспертизу ценности, формирование дел и их оформление, составление описи дел. Соблюдение этого правила не только позволит обеспечить сохранность документов, но и максимально упростит их поиск, сократив тем самым время на выполнение архивных справок.

На основании п. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. При организации хранения документов необходимо руководствоваться Правилами работы архивов организаций*(1).

К сведению. Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

Все документы организации находятся в работе еще год с момента окончания текущего года: иногда работники обращаются за какими-либо справками. По окончании этого срока все документы необходимо сформировать в дела и подготовить к длительному хранению. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив организации, если он есть, при этом они должны быть подготовлены в соответствии с определенными требованиями. Процесс подготовки передачи дел на архивное хранение включает в себя экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описи. Рассмотрим эти этапы подробнее.

Экспертиза ценности документов

На основании п. 2.1.1 Правил работы архивов организаций экспертизой ценности документов является изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК) приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке входит руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Кроме этого, в комиссию включают руководителя кадровой службы и представителя бухгалтерии.

В числе прочих функций экспертная комиссия:

- рассматривает проекты номенклатур дел организации и ее структурных подразделений;

- организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;

- подготавливает предложения об изменении сроков хранения документов отдельных категорий, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных ими.

При отборе документов на постоянное и долговременное хранение экспертная комиссия руководствуется Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения*(2) (далее - Перечень).

В частности, в соответствии с Перечнем постоянному хранению подлежат:

- штатные расписания организации, изменения к ним (ст. 71);

- разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников (ст. 598);

- книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий (ст. 630);

- перечни профессий, работники которых подлежат обязательным медицинским осмотрам (ст. 645);

- документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами (ст. 648);

- локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников (ст. 655);

- личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания (ст. 656);

- протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формированию кадрового резерва (ст. 670);

- списки работников отдельных категорий (ст. 685);

- учебные планы, программы, задания (ст. 711).

На долговременное хранение (75 лет) сдаются дела следующих категорий:

- личные дела работников (ст. 656);

- трудовые договоры, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел (ст. 657);

- документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных (ст. 666);

- личные карточки работников, в том числе временных (ст. 658);

- документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел (ст. 671);

- списки работников организации (ст. 685);

- книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров (ст. 695).

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно, при этом отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшим сроком. По результатам данной экспертизы составляются описи*(3) дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (с истекшим сроком хранения), которые рассматриваются на заседании ЭК и согласовываются с ведомственным архивом (п. 2.4.4 Правил работы архивов организаций).

Примечание. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения.

Если дела не подлежат сдаче на государственное хранение и срок их хранения истек, они могут включаться в акт о выделении документов к уничтожению.

Такой акт составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Во избежание преждевременного уничтожения документов следует знать основное требование, установленное п. 2.4.5 Правил работы архивов организаций: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2010 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Формируем и оформляем дела

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования (п. 3.5.3 Правил работы архивов организаций):

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Обратите внимание! Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), целесообразно группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Правил работы архивов организаций).

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту (по фамилиям авторов и корреспондентов).

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает:

- подшивку или переплет дела (для этого из документов удаляют металлические скрепления и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись);

- нумерацию листов дела (это делается арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа);

- составление листа-заверителя (Составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указывается количество листов дела и внутренней описи. Лист-заверитель подписывается составителем. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов (Составляется для учета особо ценных, личных, судебных документов, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.);

- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Примечание. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новый лист-заверитель (п. 3.6.15 Правил работы архивов организаций).

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и подшивается. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечить долговременную сохранность.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В таких делах проверяется, не осталось ли там документов с постоянным сроком хранения. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и в этом же порядке перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.

Отдельно остановимся на оформлении обложки дела. Согласно установленной форме *(4) в ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. При этом если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале, а крайними датами личного дела - даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Передача дел в архив

В организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи, которые закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, а также раскрывают в заголовке дела его состав и содержание.

Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив по описям. Дела принимаются работником архива в присутствии сотрудника кадровой службы. В конце каждого экземпляра описи проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут. Под заверительной надписью ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешком на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.

Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре при этом допускается хранить их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Подведем итог

Формирование и оформление дел - достаточно трудоемкий и сложный процесс, требующий от работника кадровой службы достаточных для этого знаний и опыта. Однако далеко не все кадровики имеют профессиональные знания в области архивирования документов по личному составу.

Иногда работодатели поручают эту обязанность офис-менеджеру, секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Полагаем, что это неверно, так как документы кадровой службы в большинстве своем содержат персональные данные работников и обработка их вышеназванными сотрудниками будет явным нарушением законодательства в сфере защиты персональных данных.

Кроме этого, недостаточная квалификация кадровых работников в части сбора, обработки, хранения и передачи документов по личному составу нередко становится причиной, по которой государственные архивы не принимают архивные документы на хранение либо этот процесс отнимает неоправданно много времени.

Чтобы облегчить процесс ведения и подготовки дел к архивному хранению, рекомендуем изучить законодательство в области архивного дела, а также правильно организовать хранение документов в организации.

А.И. Сувернева,

эксперт журнала "Оплата труда: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Основные Правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

*(2) Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

*(3) Формы описей приведены в приложениях к Правилам работы архивов организаций.

*(4) Приложение 11 к Правилам работы архивов организаций.