Учетная политика на 2013 год для выплат работникам (О.А. Курбангалеева, "Зарплата", N 1, январь 2013 г.)

Учетная политика на 2013 год для выплат работникам

Каждый год организации формируют (корректируют) учетную политику для целей бухгалтерского учета. В статье начнем разговор о ее зарплатных аспектах.

Учетная политика - основной документ, который регламентирует порядок ведения бухгалтерского учета в компании. Составлять учетную политику обязаны все организации, в том числе применяющие УСН или уплачивающие ЕНВД.

Правила формирования учетной политики

Правила формирования учетной политики закреплены в ПБУ 1/2008, утвержденном приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.

Учетную политику формирует главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета организации, а утверждает руководитель организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом утверждаются:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- способы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов

Для формирования рабочего плана счетов нужно проанализировать, какие счета и субсчета необходимы для отражения расчетов с работниками организации по различным операциям, а также с физическими лицами, не состоящими в штате.

Кроме того, в учетную политику целесообразно включить пояснения о том, какие операции отражаются по тем или иным счетам (субсчетам) по расчетам с работниками организации.

Для отражения расчетов с персоналом и внештатными работниками используются счета 70, 71, 73 и 76.

Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

На счете 70 отражаются (Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, далее - Инструкция):

- заработная плата;

- надбавки и доплаты, компенсации за условия труда (районный коэффициент, процентная надбавка);

- премии и другие стимулирующие выплаты;

- отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;

- оплата дней междувахтового отдыха, дней в пути, надбавка за вахтовый метод работы;

- средний заработок, сохраняемый за работником;

- выходное пособие при увольнении и др.

Социальные пособия. Согласно Инструкции суммы пособий отражаются по кредиту счета 70.

Дивиденды. Если организация распределяет чистую прибыль и выплачивает дивиденды, то задолженность перед акционерами и участниками отражается по кредиту счета 75 "Расчеты с учредителями". Если же акционером является работник организации, то сумму начисленных дивидендов необходимо отразить по кредиту счета 70. Аналогичная запись делается при выплате промежуточных дивидендов (письмо Минфина России от 27.01.2012 N 07-02-18/01).

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

На этом счете отражаются:

- выданные подотчетные суммы;

- суточные за время командировки или служебной поездки;

- компенсация расходов на проезд и проживание;

- расходы на приобретение товаров, оплату услуг в интересах работодателя.

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

Счет 73 применяется для отражения взаиморасчетов работника и работодателя по операциям, не связанным с выплатой заработной платы.

Операции, не связанные с начислением зарплаты. Перечислим некоторые случаи, когда возникает задолженность, не связанная с выплатой заработной платы:

- начисление среднего заработка за время призыва на военные сборы;

- компенсации стоимости молока (на работах с вредными условиями труда);

- износ имущества, которое работник использует в служебных целях и др.

- компенсации за задержку выплаты заработной платы и прочие выплаты;

- проценты за задержку возврата НДФЛ;

- материальная помощь,

- премии социального характера и другие разовые выплаты;

- подарки для работника и его детей;

- дивиденды по акциям, принадлежащим работнику;

- возмещение морального вреда по решению суда и др.;

- выдача займов работникам;

- продажа работнику товаров или акций организации;

- перечисления по заявлению работника;

- возмещение сотруднику понесенных им расходов на обязательный медицинский осмотр, который работник прошел самостоятельно;

- приобретение путевки в санаторно-курортное учреждение или в оздоровительный лагерь для ребенка, которую оплатил работник;

- оплата стоимости лечения;

- уплата процентов по жилищным кредитам и др.

Субсчета. Планом счетов бухгалтерского учета к счету 73 предусмотрены только два субсчета:

- 73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

- 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Он применяется в случае обнаружения недостачи при инвентаризации, повреждения или уничтожения имущества работодателя, брака, допущенного работником.

Открываем новые субсчета. В целях управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности, организация может вводить дополнительные субсчета, исключать и объединять субсчета (письмо Минфина России от 18.01.2006 N 07-05-06/07), например такие, как:

- 73-3 "Расчеты с работниками за проданные товары, работы, услуги";

- 73-4 "Расчеты с работниками по оплаченным за него товарам, работам, услугам";

- 73-5 "Расчеты с работниками по прочим долгам". Применяется для учета сумм задолженности работников по невозвращенным подотчетным суммам;

- 73-6 "Расчеты с работниками по выплатам, которые не относятся к системе отплаты труда";

- 73-7 "Расчеты с работниками по возмещению работникам понесенных расходов".

Примечание. Расчеты по гражданско-правовому договору с работником организации должны отражать по счету 73, например, на субсчете 73-8 "Расчеты с работниками по гражданско-правовым договорам".

Счет 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" для учета расчетов с физическими лицами

Гражданско-правовые договоры. Помимо трудовых договоров, организация может заключать с физическими лицами различные договоры гражданско-правового характера, в ходе исполнения которых может возникнуть как кредиторская, так и дебиторская задолженность.

Учет расчетов по таким договорам целесообразно вести на дополнительном субсчете 76-5 "Расчеты с физическими лицами по гражданско-правовым договорам". Выбранный порядок отражения операций по таким договорам организация должна закрепить в рабочем плане счетов.

Учет депонированных сумм. Начисленные, но не выплаченные в установленный срок из-за неявки получателей суммы отражаются по дебету счета 70 кредиту счета 76 субсчета 4 "Расчеты по депонированным суммам".

На этом субсчете учитываются также расчеты с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей).

Формы первичных учетных документов

Руководитель организации должен утвердить формы первичных учетных документов, которые будут составляться для отражения фактов хозяйственной жизни (сделок, событий, операций).

Разрабатывает такие формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухучета, - главный бухгалтер, руководитель департамента бухгалтерского учета или иной работник организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Если ведение бухучета поручено сторонней организации, то обязанность по разработке лежит на ней (п. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Согласно Закону N 402-ФЗ организации не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом. При этом закон не лишает организации права на использование тех унифицированных форм, которые стали уже привычными. Поэтому организация может утвердить в качестве применяемых форм первичных учетных документов:

- унифицированные формы;

- формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Унифицированные формы первичных документов

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Вы можете утвердить в качестве приложения к учетной политике любые из них. Кроме того, в этот перечень можно включить унифицированную форму авансового отчета (форма N АО-1), которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Примечание. Работодатель вправе вводить дополнительные реквизиты в унифицированные формы (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20). Также он может изменять размеры граф и строк (письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-6/1/414), но не вправе удалять поля, ячейки, строки, столбцы.

Формы первичных документов организация разрабатывает самостоятельно

Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ:

- наименование и дату составления документа;

- наименование организации;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- должность совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

- личные подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все разработанные организацией первичные учетные документы нужно утвердить в качестве приложения к учетной политике.

Разрабатываем формы учетных документов

Какие же формы документов придется разработать организации в обязательном порядке? Мы расскажем о некоторых из них.

Примечание. Авансовый отчет для работника, купившего товары для работодателя по своей инициативе

Если работник за свои деньги приобретает что-то необходимое ему для работы, он также может оформить авансовый отчет, хотя подотчетным лицом по сути не является - предварительно денег из кассы на хозяйственные нужды компании он не получал (п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Тем не менее применять форму авансового отчета в таких ситуациях не запрещено. Если организация решит воспользоваться этим вариантом, его нужно закрепить в правилах документооборота (п. 4 ПБУ 1/2008).

Наряд на сдельную работу

Унифицированные формы документов для расчета сдельной оплаты труда Госкомстатом России не утверждены.

При сдельной оплате труда зарплата рассчитывается исходя из количества выполненной работы и сдельной расценки. Сдельная расценка - размер вознаграждения работнику за изготовление единицы продукции (выполнение определенной операции). Она определяется делением часовой (дневной) тарифной ставки, которая соответствует разряду выполняемой работы, на часовую (дневную) норму выработки. Норма выработки - количество продукции, которую работник данной квалификации должен произвести в единицу времени.

Первичные документы для сдельщиков. Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления зарплаты применяют различные формы первичных документов:

- наряды на сдельную работу;

- табели-расчеты;

- ведомости учета выполненных работ;

- маршрутные карты;

- наряды-книжки;

- акты о приемке выполненных работ;

- нормированные задания повременщиков и др.

Формы этих документов организация должна разработать и утвердить самостоятельно. Например, для разработки форм нарядов на сдельные работы в качестве образцов можно использовать старые формы нарядов, которые приведены:

- в письме Минфина России от 17.10.96 N 16-00-16-151;

- приказе Минсельхоза России от 16.05.2003 N 750 (для строительных, промышленных, вспомогательных и прочих производств).

Ведомость выдачи натуральной оплаты труда

Как правило, заработная плата выплачивается в денежной форме (в рублях). Но коллективным или трудовым договором может быть предусмотрено, что оплата труда производится в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ).

Расчет заработной платы как в рублях, так и в натуре осуществляется в расчетной ведомости (унифицированная форма N Т-51), а выдача продукции производится на основании ведомости выдачи заработной платы в натуральной форме. Организация может разработать форму такой ведомости самостоятельно на основе формы N 415-АПК, утвержденной приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 N 750.

Примечание. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ч. 2 ст. 131 ТК РФ)

Расчетный листок

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника (ст. 136 ТК РФ):

- о составных частях заработной платы за соответствующий период;

- размерах и основаниях произведенных удержаний;

- об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

- сумме денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты, отпускных, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому ее должен утвердить работодатель с учетом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 136 ТК РФ) (образец ниже).

Образец 1. Образец расчетного листка

Расчетный листок

Табельный номер	231	Месяц/год		Декабрь/2012		Фамилия	Бережливый
Код подразделения	232-01	Оклад		30 000,00		Имя	Александр
Должность/профессия	Старший кладовщик					Отчество	Сергеевич
Вид начисления	Период	Дни	Часы	Ставка	Сумма	Вид удержания		Период	Сумма
По табелю	01.12-31.12	21	167		30 000,00	НДФЛ		Декабрь 2012	5266,17
Премия	01.12-31.12	21	167	10%	3000,00	Алименты
Доплата за работу в ночные часы			42	20%	1508,98	Проценты по кредиту		Декабрь 2012	2000,00
Отпускные						Аванс за декабрь 2012		01.12-15.12	14 200,00
Пособие по...						Всего удержано		X	21 466,17
Материальная помощь					6000,00	Выплачено		Дата	Сумма
Компенсация за.						Зарплата за декабрь 2012		29.12	19 042,81
Всего начислено	X	X	X	X	40 508,98	Всего выплачено		X	19 042,81

Реестр депонированных сумм

Зарплату нужно выдать из кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения ее в банке (п. 4.6 Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П).

В последний день выдачи зарплаты и других выплат в расчетно-платежной ведомости кассир делает надпись "Депонировано" напротив фамилий работников, которые не получили зарплату. Затем сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, вносят в реестр депонированных сумм.

Унифицированная форма реестра не утверждена, поэтому придется разработать ее самостоятельно. Она должна содержать обязательные реквизиты, которые приведены в пункте 4.6 указанного Положения. Помимо обязательных, реестр может содержать и дополнительные реквизиты. В качестве образца можно использовать форму реестра (форма по ОКУД 0504047), утвержденную приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н.

Журнал учета и регистрации исполнительных документов

Нелишним будет разработать и журнал регистрации исполнительных листов. Он потребуется, если в организации работают сотрудники, уплачивающие алименты. Образец журнала приведен на с. 88.

Образец

Журнал регистрации исполнительных документов на уплату алиментов

N п/п	Дата поступления	Номер исполнительного листа, когда и кем выдан	ФИО и адрес взыскателя	ФИО и адрес должника	Размер ежемесячных удержаний	Наличие задолженности		Куда и когда направлен исполнительный лист	ФИО работника, отославшего исполнительный лист судебному исполнителю
						при поступлении	при выбытии
5	03.12.2012	ВС N 012233619	Ускова Надежда Ивановна, 125438, Москва, ул. Онежская, д. 22, кв. 13	Усков Артур Петрович, 125438, Москва, ул. 2-й Лихачевский пер., д. 1, кв. 13	25%	Нет	Нет	Отдел судебных приставов по САО г. Москвы 10.01.2013	Красина И.Е.

Ведомость выдачи подарков

При выдаче подарков работникам оформляют приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) по форме N Т-11 (Т-11а) и ведомость на выдачу подарков работникам. Унифицированной формы такой ведомости нет. Вы можете разработать ее самостоятельно или воспользоваться приведенной ниже.

Образец 2. Образец ведомости выдачи подарков работникам

Ведомость N 8 выдачи подарков к Новому году

ФИО работника	Наименование подарка	Стоимость подарка, руб. (в том числе НДС)	Дата выдачи подарка	Подпись работника
Горин И.П.	Книга "История архитектуры, составленная по сравнительному методу"	17 800	24.12.2010	Горин

Если подарки предназначаются для детей сотрудников (например, к Новому году), ведомость можно составить по приведенному ниже образцу.

Образец 3. Образец выдачи подарков детям работников

Ведомость N 13 выдачи новогодних подарков детям сотрудников

N п/п	ФИО работника	Должность	Количество детей	Дата рождения ребенка	Выдано подарков
					Количество	Дата	Подпись
1	Горин И.П.	Лепщик архитектурных деталей	2	23.06.2004	2	28.12.2010	Горин
2	Филатов В.В.	Реставратор тканей и гобеленов	1	16.12.2001	1	27.12.2010	Филатов

Расчет оценочных обязательств

В бухгалтерском учете каждая организация, за исключением субъектов малого предпринимательства, должна формировать оценочное обязательство в отношении сумм отпускных, которые причитаются работникам. Это предусмотрено пунктом 3 ПБУ 8/2010.

Учет оценочных обязательств ведется на счете 96 "Резервы предстоящих расходов". За счет сформированного оценочного обязательства организации могут списывать не только отпускные, начисленные работникам, но и компенсацию за неиспользованный отпуск, а также суммы страховых взносов, начисленных на отпускные и компенсацию.

В учетной политике для целей бухучета необходимо установить порядок формирования и корректировки оценочных обязательств. А так как все операции в бухучете отражаются на основании первичных учетных документов, необходимо разработать форму расчета оценочного обязательства. В ней будет представлен расчет суммы оценочного обязательства за месяц, которую следует отразить по кредиту счета 96.

О формировании и использовании отпускного резерва в налоговом учете читайте в статье "Отпускной" резерв в 2013 году" ("Зарплата", 2012, N 12). В этом же материале вы найдете образцы документов.

О.А. Курбангалеева,

генеральный директор

ООО "Консалтинг успешного бизнеса", к.э.н.

"Зарплата", N 1, январь 2013 г.