Унифицированные формы - в утиль? (Л. Французова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2013 г.)

Унифицированные формы - в утиль?

Автор на примере работы с унифицированной формой штатного расписания дает рекомендации о возможности дальнейшего использования унифицированных форм первичных учетных документов в свете принятия нового закона о бухгалтерском учете.

В наступившем году кадровику придется многое пересмотреть в системе работы с кадровыми документами. И причина состоит не в том, что меняется Трудовой кодекс РФ. Изменения произошли в области, весьма косвенно касающейся деятельности работы кадровой службы. С 1 января 2013 года применяется новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Казалось бы, какое дело до этого кадровику? Оказывается, самое прямое. Ведь бухгалтерия каждого предприятия будет, скорее всего, реформировать всю работу с первичными учетными документами. А такие документы создаются не только кадровой службой, но многими другими подразделениями организации. Так что работа предстоит масштабная. Но в рамках настоящей статьи остановимся лишь на том, как главный закон для бухгалтерии повлияет на работу с кадровой документацией.

Первичный учетный документ

Те унифицированные формы, которые кадровик применяет ежедневно в своей работе, относятся по своему статусу к первичным учетным документам. Первичный учетный документ - это понятие из области бухгалтерского учета. Такие документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции, являются основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания.

О порядке работы с "первичкой" говорит не один нормативный документ, регулирующий вопросы ведения бухгалтерского учета. В их числе такой забытый ныне документ, как Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документе и документообороте в бухучете). Именно в этом нормативном документе устанавливается порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

Пункт 2 ст. 9 предыдущего Закона о бухучете (принят 21.11.1996) гласил: "Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации..."

Таким образом, использование унифицированных форм первичной учетной документации являлось обязательным.

Использование произвольных форм допускалось только тогда, когда форма документа не была предусмотрена в этих альбомах. Интересно отметить, что "борьба" с использованием произвольных форм велась не один десяток лет. Еще в 60-70-е годы не раз предпринимались попытки оптимизировать работу с "первичкой".

И вот к 50-летнему "юбилею" этой борьбы новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - новый Закон о бухучете) преподнес подарок: формы первичных учетных документов утверждает не полночный государственный орган, а сам руководитель экономического субъекта (ч. 2 ст. 9).

Так что обязательность применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, которые активно использовались кадровыми службами России, с нового года ставится под вопрос.

Несовершенство унифицированных форм, используемых в работе кадровых служб, уже не раз отмечалось практиками.

Возьмем, к примеру, один из базовых документов - штатное расписание.

Штатное расписание - по форме и по сути

Со времени внедрения первой унифицированной формы этого документа (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты") его внешний вид, состав реквизитов, их расположение фактически не изменились. Изменения, которые имели место, столь незначительны, что многие на них даже не обратили внимание.

Теперь же в свете нового законодательства о бухучете у работодателей появляется блестящая возможность усовершенствовать форму штатного расписания. Причем следует уделить этому документу самое пристальное внимание. Ведь этот документ выполняет в организации целый ряд важных функций:

- позволяет четко проследить организационную структуру компании (в том числе показать взаимную связь и подчиненность ее структурных подразделений);

- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

- позволяет проследить систему оплаты труда работников;

- устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;

- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;

- позволяет оптимизировать работу организации, более эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы;

- является обоснованием расходования денежных средств, предназначенных для выплаты зарплаты.

К тому же не стоит забывать о том, какое место в системе документации занимает штатное расписание. С точки зрения закона (ст. 8 ТК РФ) штатное расписание имеет статус локального нормативного акта работодателя, а с точки зрения делопроизводства относится к числу организационно-распорядительных документов - основополагающей группы документов в системе работы любого предприятия.

Важность разработки оптимальной формы штатного расписания обусловлена еще и тем фактом, что Трудовой кодекс РФ вообще не уделяет составлению этого документа хотя бы какого-то внимания. Новый Закон о бухучете говорит о том, что формы первичной учетной документации, которые намерена использовать организация, утверждаются руководителем по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Но значит ли это, что сам главный бухгалтер займется вплотную этой работой? Конечно, нет. Во-первых, потому, что законом установлено лицо, в чьи обязанности входит составление штатного расписания. Если обратиться к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, этим сотрудником является экономист по труду, который:

- составляет штатные расписания в соответствии с утвержденной структурой управления, схемами должностных окладов, фондами заработной платы и действующими нормативами, вносит в них изменения, обусловленные появлением новых видов деятельности (должностей), присущих рыночной экономике;

- осуществляет контроль за соблюдением штатной дисциплины, расходованием фонда заработной платы, за правильностью установления наименований профессий и должностей, применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате, за тарификацией работ и установлением в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками разрядов рабочим и категорий специалистам.

А, во-вторых, поскольку в составлении и согласовании штатного расписания в большинстве организаций принимают участие несколько сотрудников (экономист по труду, менеджер по персоналу, бухгалтер по расчету зарплаты и т.д.), то и выработку оптимальной, устраивающей всех формы штатного расписания лучше делать коллективно. Для оптимизации подобной работы целесообразно издать приказ.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Зима"

(ООО "Зима")

Адрес: ул. Профсоюзная, д. 58, корп. 3, офис 24, Москва, 117339

тел. 8 (495) 128 93 65, факс 8 (495) 128 93 66

www.zima.ru, e-mail: info@zima.ru

ОКПО 28170373,

ИНН 7727826724, КПП 772701001,

ОГРН 1027630927286

Приказ

20 декабря 2012 г.                   N 65                          Москва

О создании рабочей группы по выработке
первичной учетной формы штатного расписания

С целью повышения эффективности деятельности организации, совершенствования ее структуры, а равно для оптимизации работы с первичными учетными документами

Приказываю:

1. Образовать рабочую группу по выработке первичной учетной формы штатного расписания в следующем составе:

Бондаренко Инны Михайловны, главного бухгалтера, - председатель рабочей группы;

Сомовой Галины Дмитриевны, менеджера по персоналу;

Добрыниной Анны Ивановны, экономиста по труду;

Рассказова Андрея Викторовича, юрисконсульта;

Посоховой Марии Юрьевны, делопроизводителя.

2. Поручить рабочей группе представить предложения по форме штатного расписания организации к 27 декабря 2012 г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Троицкого Бориса Владимировича.

Генеральный директор                                         К.И. Дорохов

С приказом ознакомлены: __________________ 2012 г.

Поскольку в основе штатного расписания лежит определенная организационная структура, то целесообразно начинать работу над новой формой с того, что определить, какой тип организационных связей используется по факту в организации. Возможно, даже сначала придется приказом зафиксировать эту структуру. Нередко кадровики не задумываются, что многие внутренние проблемы можно решить, просто установив взаимосвязи между различными структурными подразделениями и сотрудниками, входящими в них.

Вот как, к примеру, может выглядеть структура службы управления персоналом крупной производственной организации (рис. 1).

                    /-----------------------------------\

                    |        Директор по кадрам         |

                    |     (зам. директора по управлению |

                    |            персоналом)            |

                    \-----------------------------------/

          /----------------------------+---------------------------\

/----------------------\   /-----------------------\   /----------------------\

|Заместитель  директора|   | Заместитель директора |   |Заместитель директора |

|   по маркетингу и    |   |по мотивации  персонала|   | по работе с трудовым |

|  развитию персонала  |   |                       |   |     коллективом      |

|----------------------/   |-----------------------/   |----------------------/

|   /------------------\   |   /-------------------\   |   /------------------\

|---|  Отдел анализа   |   |---| Отдел организации |   |   | Отдел по работе с|

|   |    персонала     |   |   |  производства и   |   |---|   профсоюзами и  |

|   \------------------/   |   |    управления     |   |   |   общественными  |

|   /------------------\   |   \-------------------/   |   |   организациями  |

|---|  Отдел развития  |   |   /-------------------\   |   \------------------/

|   |    персонала     |   |---| Отдел организации |   |   /------------------\

|   \------------------/   |   |труда и заработной |   |   |    Лаборатория   |

|   /------------------\   |   |       платы       |   \---|  социологических |

|---| Отдел маркетинга |   |   \-------------------/       |   исследований   |

|   |    персонала     |   |   /-------------------\       \------------------/

|   \------------------/   |---| Отдел  морального |

|   /------------------\   |   |  стимулирования   |

\---|  Отдел найма и   |   |   \-------------------/

    | учета  персонала |   |   /-------------------\

    \------------------/   \---| Отдел  социальной |

                               |      защиты       |

                               \-------------------/

Рис. 1. Структура службы управления персоналом крупной производственной компании [1]

А вот как выглядит, к примеру, структура управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве (табл. 1)*(1).

Таблица 1

Структура управления государственного органа (на примере управления Росреестра по г. Москве)

N п/п	Наименование отдела	Штатная численность
I. Руководство
1.1.	Руководитель Управления - главный государственный регистратор Москвы	1
1.2.	Заместители руководителя	6
1.3.	Помощники руководителя	7
II. Аппарат Управления
2.1.	Отдел общего обеспечения	12
2.2.	Отдел организации, контроля и мониторинга деятельности Управления	36
2.3.	Отдел государственной службы и кадров	27
2.4.	Отдел защиты государственной тайны и мобилизационной подготовки	15
2.5.	Финансово-экономический отдел	41
	...........................................................
	Итого:	1957

Обязательные реквизиты

Переходя к составлению формы штатного расписания, не надо забывать, что новый Закон о бухучете устанавливает целый перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. К ним относятся:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Не надо думать, что установление такого перечня обязательных реквизитов - новация закона. В этом нет ничего нового. Отличие состоит лишь в том, что ранее законодательство о бухгалтерском учете обязывало учитывать перечисленные выше реквизиты лишь при создании тех форм первичной учетной документации, которые не были предусмотрены альбомом унифицированных форм. Если при создании произвольных форм кадровой документации вы не учитывали этих требований закона, то такое упущение ставит под сомнение законность использования тех форм, которые были внедрены в конкретной организации.

Как видно, закон называет лишь обязательные реквизиты. Потому ничто не мешает для оптимизации работы с первичными учетными документами создавать дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, основание для совершения той или иной операции, зафиксированной документом и т.д.

Имеются варианты

Базируясь на обязательных реквизитах, работодатель вправе создать принципиально новую форму штатного расписания. Но можно и взять за основу ту унифицированную форму, которая была разработана Госкомстатом России и утверждена постановлением от 05.01.2004 N 1. Имеются и другие варианты. Например, некоторые отраслевые законодательные акты содержат формы штатных расписаний, которые рекомендовано использовать в рамках той или иной сферы финансово-хозяйственной деятельности.

Вот, например, какую форму штатного расписания должны использовать учреждения МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России (см. приказ МЧС России от 24.09.2008 N 563 "О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России").

Примерный образец

Штатное расписание *(2)

А вот как выглядит типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции (см. приложение N 2 к приказу ФСИН России от 23.01.2012 N 24 "Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции).

Примерный образец

Штатное расписание (фрагмент)*(3)

Примерная форма штатного расписания амбулаторно-поликлинического учреждения здравоохранения смотрится еще проще (см. приложение 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утв. приказом Минздравмедпрома России от 18.01.1996 N 16).

Примерная форма

Штатное расписание (фрагмент)*(4)

С учетом потребностей работодателя

Но вернемся к унифицированной форме штатного расписания, разработанной Госкомстатом России, и посмотрим, как ее можно доработать с учетом потребностей работодателя. Во-первых, первую графу утвержденной Госкомстатом России формы можно расширить в плане показателей и при разветвленной структуре сделать следующее (табл. 2).

Таблица 2

Доработка унифицированной формы

Наименование структурного подразделения
Департамент продаж	Отдел оптовых продаж
	Отдел по работе с клиентами
	Отдел по работе с розницей
	Договорный отдел

При указании количества штатных единиц можно сделать дополнительную графу, где делать отметки о наличии вакансий.

Наибольшее число нареканий к унифицированной форме было связано с проблематичным отражением нюансов заработной платы. Действительно зафиксировать в документе все сложности оплаты труда не всегда представлялось возможным. В настоящее время у работодателя появляется прекрасный шанс расписать все подробности начисления заработной платы в штатном расписании.

Выше мы уже говорили о том, что форма штатного расписания должна в обязательном порядке содержать подписи ответственных лиц (с их расшифровкой). Обратите внимание на то, что каждая организация обязана утвердить по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухучете). Таким образом, применительно к штатному расписанию необходимо также это сделать. Причем если работодателя по каким-то причинам "не устраивает", что штатное расписание подписывают только руководитель кадровой службы и кадровик, то можно количество подписантов увеличить. Скажем, включить в их число экономиста по труду, юриста и др.

Подводя итоги всему сказанному, работодателю можно работу с первичными учетными документами по кадровым операциям построить, по крайней мере, в трех направлениях:

1. Продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового.

2. Отказаться от их использования, заменив вновь разработанными.

3. Продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Но в любом случае, по какому бы пути ни пошел каждый конкретный работодатель, он обязан узаконить применяемые им формы первичных учетных документов. Вспомним, о чем мы говорили выше: в разработке форм первичной учетной документации самое деятельное участие должен принимать главный бухгалтер (или иное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета).

Действительно, ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, обязывает утвердить в учетной политике формы первичных учетных документов, а также правила документооборота и технологии обработки учетной информации. А по правилам, учетная политика организации формируется именно главным бухгалтером (или иным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета организации). И даже если ваша организация по-прежнему будет придерживаться заполнения тех унифицированных форм, которые разработал Госкомстат России, все равно об этом в учетной политике следует сказать. Важно знать, что принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.). Так что при корректировке учетной политики в части утверждения новых форм первичной учетной документации понадобится издать приказ.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Зима"

(ООО "Зима")

Адрес: ул. Профсоюзная, д. 58, корп. 3, офис 24, Москва, 117339

тел. 8 (495) 128 93 65, факс 8 (495) 128 93 66

www.zima.ru, e-mail: info@zima.ru

ОКПО 28170373,

ИНН 7727826724, КПП 772701001,

ОГРН 1027630927286

Приказ

28 декабря 2012 г.                  N 66                           Москва

Об утверждении первичной учетной формы штатного расписания

С целью оптимизации работы с первичными учетными документами и в соответствии с частью 2 статьи 9 федерального закона "О бухгалтерском учете" от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ

Приказываю:

1. Утвердить разработанную форму штатного расписания (прилагается).

2. Назначить ответственным за составление штатного расписания в соответствии с утвержденной формой, за внесение изменений в него, а также за осуществлением контроля за соблюдением штатной дисциплины экономиста по труду Добрынину Анну Ивановну.

Генеральный директор                                         К.И. Дорохов

С приказом ознакомлены: __________________ 2012 г.

И еще важно: способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа.

Унифицированная форма - образец заполнения

                             Унифицированная форма N Т-3

                             Утверждена постановлением Госкомстата России

                             от 05.01.2004 N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301017  |

    Общество с ограниченной ответственностью                |-----------|

          "Ариадна" (ООО "Ариадна")                  по ОКПО| 18276345  |

---------------------------------------------------         \-----------/

            (наименование организации)

        Штатное расписание        /-------------------------------\

                                  |   Номер    | Дата составления |

                                  | документа  |                  |

                                  |------------+------------------|

                                  |     12     |25 декабря 2012 г.|Утверждено

                                  \-------------------------------/

                                                                   Приказом организации от "25" декабря 2012 г. N 24

                                                                                            --  -------   --      --

         на период  6 месяцев с "01" января 2013                   Штат в количестве    12     единиц

                   -----------   --  ------   --                                     -------

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр.4)	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Директорат	1	Директор	1	125 000	3000	5000		133 000
		Коммерческий директор	1	100 000	2000	2000		104 000
Бухгалтерия	2	Главный бухгалтер	1	100 000	0	2000		100 000
		Бухгалтер	2	60 000	0	0		60 000
Отдел продаж	3	Начальник отдела	1	50 000	1000	1000		52 000
		Менеджер по продажам	4	35 000	0	0		140 000
		Менеджер по закупкам	1	30 000	1000	0		31 000
Отдел кадров	4	Начальник отдела кадров	1	40 000	1000	1000		42 000
			12	540 000	8000	11000		662 000

Руководитель кадровой службы Начальник отдела продаж                        М.К. Никитин

                             -----------------------   ---------------   ---------------------

                                    (должность)        (личная подпись)  (расшифровка подписи)

Библиографический список

1. Кибанов А. Организационная структура службы управления персоналом: практика формирования и функционирования // Кадровик. - 2012. - N 5.

2. Драчук М. Штатное расписание - первичный документ? // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2010. - N 11.

3. Мансуров Р. Опыт формирования экономически и технологически обоснованно штатного расписания промышленного предприятия // Управление персоналом. - 2008. - N 1.

Л. Французова,

юрист по трудовому праву

ООО "Кадровый Холдинг "Бета Пресс"

Словарь кадрового делопроизводства

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве от 20.06.2012 N 266.

*(2) Приказ МЧС России от 24.09.2008 N 563 "О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России".

*(3) Приложение N 2 к приказу ФСИН России от 23.01.2012 N 24 "Об утверждении типовых структуры и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции".

*(4) Приложение 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утв. приказом Минздравмедпрома России от 18.01.1996 N 16.