Перевод ООО в другой город. Как правильно оформить документы (Н. Жеребенков, "Консультант", N 3, февраль 2013 г.)

Перевод ООО в другой город. Как правильно оформить документы

Необходимость перевода компании в другой город может быть вызвана разными причинами. Например, оптимизацией бизнеса, выходом на новые рынки, сменой участников при продаже предприятия в другой регион с целью повышения престижа организации.

Рассмотрим основные моменты, которые следует учесть при подготовке документов для оформления смены места нахождения общества.

В ряде случаев целесообразно ограничиться открытием обособленного подразделения в другом городе. Это предполагает минимальное документальное оформление в сжатые сроки и не требует внесения изменений в учредительные документы юридического лица и переоформления лицензий, если деятельность предприятия является лицензируемой или компания является членом саморегулируемой организации. Иногда имеет смысл рассмотреть возможность открытия филиала.

В зависимости от вида деятельности, которую ведет компания, требования к комплекту документов и процессу оформления могут различаться. Документальное оформление смены места нахождения является непростым и весьма ресурсоемким мероприятием, требующим тщательного планирования всех его составляющих. В зависимости от вида деятельности организации устанавливаются порядок и формы уведомления клиентов и государственных органов. Особенно тщательно к порядку уведомления стоит подойти предприятиям, работающим в финансовом секторе.

Принимаем решение

Прежде всего необходимо решить вопрос с адресом. Это может быть помещение, которое уже находится в составе активов компании, либо арендованный офис. Существуют варианты с так называемыми адресами массовой регистрации. Но они не являются универсальными, при нормальном ведении бизнеса их использовать не стоит ввиду ужесточения требований законодательства, направленного на противодействие легализации и отмыванию денежных средств.

Таким образом, к моменту государственной регистрации изменений вопрос с новым адресом местонахождения организации должен быть решен. Ведь в соответствии с п. 4 ст. 14.25 Кодекса об административных правонарушениях представление документов, содержащих ложные сведения, влечет наложение штрафа в размере 5000 рублей либо дисквалификацию на срок до 3 лет. Нередки случаи, когда из-за такой нелепости талантливые управленцы оказывались дисквалифицированными на продолжительное время либо компании сталкивались со сложностями при взаимодействии с финансово-кредитными организациями.

Помимо ответственности, определенной в КоАП, предполагается внесение в ст. 54 ГК РФ дополнений. В соответствии с ними юридическое лицо будет нести риск последствий неполучения значимых сообщений, поступивших по месту его нахождения, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Таким образом, сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, будут считаться полученными, даже если юрлицо не находится по этому адресу.

Адрес вашего офиса

В Федеральном законе от 8.08.2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не установлено требование о предоставлении договора аренды либо гарантийного письма от собственника помещения. Несмотря на это, целесообразно включить их в пакет документов, необходимых при регистрации изменений, вносимых в учредительные документы общества.

В случае если организация не владеет помещением, предстоит столкнуться с заключением договора аренды. В соответствии со ст. 609 ГК РФ договор аренды должен быть заключен в письменной форме, и в нем надлежащим образом следует определить все существенные условия.

При согласовании проекта договора с собственником помещения необходимо:

- определить имущество, которое передается в аренду;

- согласовать в договоре цель использования помещения;

- определить срок аренды. В ряде случаев лучше заключать долгосрочный договор, несмотря на необходимость его государственной регистрации;

- выяснить порядок внесения, размер арендной платы. В случае с долгосрочным договором аренды целесообразно уделить особое внимание порядку, частоте и пределам изменения арендной платы;

- в случае если предполагаются существенные вложения в арендуемое помещение, стоит обратить особое внимание на порядок согласования неотделимых улучшений и возврата отделимых при расторжении договора;

- порядок предоставления собственником документов для государственной регистрации договора аренды - если такая обязанность будет возложена на арендатора, целесообразно предусмотреть штрафные санкции в случае задержки в предоставлении документов. Особенно остро этот вопрос стоит в регионах.

После того как будет решен вопрос с адресом, необходимо внести соответствующие изменения в учредительные документы и произвести регистрацию изменений в установленном порядке. В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 8.02.1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" устав ООО (далее общество, организация) должен содержать сведения о месте его нахождения.

Таким образом, потребуется внести изменения в устав и подготовить документы, необходимые для оформления соответствующего решения общего собрания участников общества.

Для этого необходимо:

- провести общее собрание участников ООО и подготовить соответствующее решение;

- подготовить заявление о государственной регистрации изменений;

- составить платежное поручение об уплате госпошлины за регистрационные действия.

Все на собрание

По итогам общего собрания участников общества выносится соответствующее решение. Оно оформляется либо в виде протокола собрания (если в ООО несколько участников), либо решением единственного участника.

Под протоколом следует понимать документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании участников.

Законодательство об ООО, в отличие от законодательства, регулирующего деятельность акционерных обществ, практически не освещает требования к оформлению протоколов общего собрания участников и отдает этот вопрос на усмотрение участников общества.

Для разрешения всех вопросов, связанных с проведением собрания, целесообразно разработать и утвердить в установленном порядке положение об общем собрании участников ООО. В нем необходимо определить порядок проведения собрания и документального оформления принятых на нем решений.

Наличие отдельного регламентирующего положения позволит сформировать в обществе единый стандарт оформления протокола собрания.

При отсутствии в обществе такого положения можно ориентироваться на требования, определенные в ст. 63 Федерального закона от 26.12.95 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", исходя из аналогии закона (ст. 6 ГК РФ). Таким образом, в протоколе общего собрания участников необходимо указать:

- полное фирменное наименование и местонахождение общества;

- вид общего собрания (очередное или внеочередное);

- дату и место проведения собрания;

- повестку дня. В повестку дня должны быть внесены вопросы избрания председательствующего; утверждения устава общества в новой редакции. Вопросы о порядке государственной регистрации устава общества в новой редакции.

- время начала и время окончания регистрации лиц, имевших право на участие в общем собрании, время открытия и время закрытия собрания;

- формулировки решений, которые были приняты общим собранием по каждому вопросу повестки дня.

В силу п. 1 ст. 37 Закона об ООО специальные требования к порядку оформления и подписания протокола общего собрания участников могут быть предусмотрены уставом общества и внутренними документами (например, положением о порядке созыва и проведения общего собрания участников). В этом случае протокол должен быть подписан теми лицами, которые указаны в уставе или иных внутренних документах общества;

- количество голосов, которыми обладали принявшие участие в общем собрании лица, по каждому вопросу повестки дня;

- количество голосов, отданных за каждый из вариантов голосования (за, против, воздержался), по каждому вопросу повестки дня.

Необходимо обратить внимание на то, что при подсчете учитываются голоса всех участников общества, а не только присутствующих на собрании.

Кроме того, в уставе ООО может быть определен непропорциональный долям участников в уставном капитале общества порядок определения количества голосов.

Решение о внесении изменений в устав должно быть принято большинством (не менее 2/3 от общего количества голосов), если иное не установлено уставом.

В случае если среди участников есть иностранные компании, при подготовке протокола необходимо учитывать требования, предъявляемые к двуязычным документам.

Протокол общего собрания, как правило, является многостраничным документом, поэтому должен быть прошит, пронумерован и скреплен подписями уполномоченных лиц.

Формы и галочки

Далее необходимо подготовить заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, по форме, утвержденной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. На момент написания статьи используется заявление по форме 13001, утвержденной постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 г. N 439 "Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей".

При заполнении формы 13001 удобно использовать программу для подготовки документов, которую можно найти на сайте ИФНС, либо заполнить обычным образом. Рассмотрим наиболее распространенный случай, когда заявителем является генеральный директор организации и изменения предоставляются в виде новой редакции устава.

Форма заполняется следующим образом. В первом листе формы (сведения об организации), помимо данных о компании, проставляются галочка в п. 2.2 "Сведения об адресе" и галочка в п. 3 в зависимости от формы предоставления документов - в виде изменений к уставу либо в новой редакции.

Лист "Б" формы Р13001 заполняется следующим образом. В пп. 1.1 отметка ставится в клетке рядом со словами "Адрес постоянно действующего исполнительного органа". В пп. 1.2 указывается наименование органа - "Генеральный директор". В пп. 1.3 - новый адрес местонахождения постоянно действующего исполнительного органа организации. Адрес должен соответствовать данным, содержащимся в Классификаторе адресов России.

В пп. 1.3.7-1.3-9 обозначения наименования объектов определяются заявителем. В пп. 1.3.7 над чертой указываются: "дом" "владение" или др. в соответствии с данными нового адреса. В п. 1.4 указывается телефон с указанием кода города, постоянно действующего исполнительного органа организации.

В листе "Н" заявления необходимо поставить отметку в соответствующем поле, выбрав заявителя (в рассматриваемом случае это руководитель постоянно действующего исполнительного органа), указать паспортные данные и адрес его местожительства, при наличии - ИНН. Следует обратить внимание, что п. 9.1.7-9.1.9 заполняются по аналогии с п. 1.3-7-1.3-9 - указываются: "дом" "владение" и др. в соответствии с данными адреса. Подпись заявителя удостоверяется нотариально.

Для нотариального удостоверения подписи в общем случае потребуются:

- актуальная выписка из ЕГРЮЛ (в зависимости от требований конкретного нотариуса срок давности выписки может колебаться от семи дней до месяца);

- свидетельства о постановке на налоговый учет и о государственной регистрации юридического лица;

- устав с отметкой ИФНС о регистрации и документы, подтверждающие назначение генерального директора.

Требования к документам у нотариусов различаются, поэтому целесообразно согласовывать этот вопрос до посещения нотариуса. В практике был случай, когда нотариус при удостоверении верности подписи генерального директора попросил предоставить договор о создании общества, притом что в ООО за 15 лет реальной деятельности директор не менялся ни разу.

При подготовке документов стоит обратить внимание на то, что 25.01.2012 г. приказом Федеральной налоговой службы N ММВ-7-6/25@ "Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств" были внесены изменения в ранее утвержденные формы документов.

Поручили оплатить

Следующий шаг - составление платежного поручения об уплате госпошлины за регистрационные действия. Для получения заверенной налоговым органом копии устава уплата государственной пошлины с 1.07.2011 г. не требуется. Платежные поручения должны быть с отметкой банка об исполнении.

В случае если документы в ИФНС будет сдавать не генеральный директор, что вероятнее всего, необходимо подготовить доверенность. Основные требования к ее оформлению определены в ст. 185 Гражданского кодекса РФ.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного уполномоченного лица с приложением печати.

Таким образом, для подачи и получения документов в ИФНС достаточно письменной доверенности, в которой целесообразно точно определить полномочия лица в части взаимодействия с конкретной ИФНС.

Если документы на регистрацию сдаются уполномоченным лицом по доверенности, ИФНС рассматривает это как отправление по почте и после регистрации высылает документы обычной почтой. Это стоит учитывать при определении сроков реализации проекта в целом.

То же самое происходит, если документы были сданы генеральным директором, но в назначенный день (он указывается в расписке о получении документов, выдаваемой ИФНС) не были получены (получить документы может любое лицо на основании доверенности в обычной письменной форме, выданной обществом).

Целесообразно не рисковать и получать документы в ИФНС, проверяя все на месте. Ведь иногда ИФНС допускают различные технические ошибки, которые в последующем могут существенно повлиять на сроки реализации проекта по переводу организации в другой город.

Учитывая, что при смене города производится постановка на налоговый учет в другом городе, компания должна будет пройти сверку взаиморасчетов с бюджетом, к которой необходимо подготовиться заранее. Также не лишним будет подготовиться к сверке с ПФР, ФСС.

В соответствии с п. 5 ст. 2 Закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание места нахождения компании.

Таким образом, после государственной регистрации изменений в учредительных документах, связанных со сменой адреса места нахождения, необходимо произвести замену печати, внести изменения в бланки организации, оформив все это соответствующим приказом.

Ты с нами?

После принятия решения общим собранием участников о смене адреса местонахождения организации необходимо решить неизбежно возникающие кадровые вопросы. В ч. 1 ст. 72 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) допускается перевод персонала вместе с компанией в другую местность только после получения письменного согласия каждого сотрудника. Упрощенно порядок оформления трудовых отношений можно определить следующим образом:

- письменное уведомление работников о предстоящем переезде за два месяца до переезда;

- получение письменного согласия работников либо документальное фиксирование отказа;

- в случае если сотрудник не дал согласие на переезд вместе с организацией, необходимо подготовить документы для его увольнения, а в случае получения такого согласия - подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В соответствии со ст. 74 ТК РФ о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах этого работодатель обязан уведомить сотрудника в письменной форме не позднее чем за два месяца. На протяжении двух месяцев с момента получения письменного заявления работник имеет полное право продолжать трудиться в организации в занимаемой должности.

По истечении двух месяцев специалист либо дает свое согласие на перевод, либо от него отказывается. При этом работодатель в соответствии со ст. 178 ТК РФ обязан выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка работника.

Уведомление составляется в произвольной форме с учетом требований, определенных в ст. 74 ТК РФ. Для оптимизации документального оформления целесообразно издать приказ о перемещении организации в другую местность и довести его до сведения всех работников под расписку.

В случае если работник отказывается от проставления подписи, составляется акт об отказе от ознакомления. Акт должен быть составлен за подписью нескольких сотрудников организации.

Как правило, это представитель отдела кадров, руководящего органа и любой трудящийся организации, которые в случае необходимости могут выступить свидетелями в суде.

Таким образом, если согласие работника о переводе в связи с перемещением работодателя в другую местность не получено, необходимо подготовить документы для расторжения трудового договора.

Для этого следует зафиксировать отказ сотрудника в письменном виде. Трудовой договор в таком случае расторгается по п. 9 ст. 77 ТК РФ. Соответственно, в приказе об увольнении используется формулировка "уволить вследствие отказа от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность, п. 9 ст. 77 Трудового кодекса РФ".

В отношении работников, которые дали свое согласие на перемещение, необходимо подготовить дополнительные соглашения к трудовому договору и оформить приказ по форме N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.

Контрагенты и кредиторы

Если организация ведет лицензируемую деятельность, в соответствии со ст. 18 Федерального закона от 4.05.2011 г. N 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" в случае изменения места нахождения необходимо подготовить заявление на переоформление лицензии. В нем указываются новые сведения о лицензиате и данные документа, подтверждающего факт внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ.

При урегулировании вопроса с банком вам также понадобится подготовить новую карточку с образцами подписей и оттиска печати либо закрыть счета по старому месту нахождения организации и открыть в новом.

Банки предъявляют различные требования к пакету документов для смены карточки с образцами подписей и оттиска печати. Целесообразно согласовать с банком порядок заполнения карточки до того, как вы заверите подписи уполномоченных лиц у нотариуса.

Требования, предъявляемые к карточке с образцами подписей и оттиска печати, определены в гл. 7 Инструкции Банка России от 14.09.2006 г. N 28-И (ред. от 25.11.2009 г.) "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Карточка оформляется на бланке формы N 0401026 по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93), установленной вышеуказанной инструкцией.

Заполняется шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи не допускается.

Если карточка заверяется у нотариуса, необходимо ее заполнить в части реквизитов - наименования подписантов, банка, подписи и печать проставляются уже непосредственно у нотариуса.

Оттиск печати должен быть сориентирован надлежащим образом и не выходить за границы соответствующего поля в карточке.

Обязанность уведомления контрагентов и кредиторов при смене реквизитов предусмотрена в ГК РФ.

Помимо этого, целесообразно проверить действующие договоры, заключенные обществом, на предмет порядка уведомления о смене реквизитов.

Письмо о смене реквизитов компании должно быть подготовлено после внесения изменений в учредительные документы и их государственной регистрации и направлено всем контрагентам и кредиторам компании, с которых компания состоит в договорных отношениях.

Законодательством не установлены требования к уведомлению. Поэтому оно составляется в произвольной форме, на фирменном бланке организации и должно быть подписано ее исполнительным органом.

В рамках статьи мы рассмотрели основные моменты, которые следует учесть при подготовке документов для оформления смены места нахождения общества, общие практически для всех видов деятельности.

Однако при этом необходимо учитывать специфику вида деятельности, которым занимается организация.

Так, например, в случае если деятельность компании связана с управлением паевым инвестиционным фондом, то, помимо переоформления лицензии, потребуются внесение изменений в правила доверительного управления и их последующая регистрация.

Это вполне сопоставимо по времени и ресурсоемкости со всем процессом перевода предприятия в другой город. Такого рода нюансы необходимо учитывать на этапе принятия решения о переводе организации в другой город, что позволит оптимизировать время, затраченное на проект в целом.

Н. Жеребенков,

руководитель отдела юридической поддержки

бизнеса ООО "Нексиа Пачоли"

"Консультант", N 3, февраль 2013 г.