Приказ об утверждении форм первичных документов, который позволит применять собственные формы (Ю.Н. Бережная, "Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2013 г.)

Приказ об утверждении форм первичных документов, который позволит применять собственные формы

С 2013 года организациям в равной степени разрешено применять как унифицированные формы первичных документов, так и формы, самостоятельно утвержденные руководителем компании. Формы каких документов изменять нельзя? Обязательно ли проставление печати на самостоятельно разработанных формах?

С 1 января 2013 года в законодательстве отсутствует требование об обязательном применении первичных документов по унифицированным формам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 N 402-ФЗ, далее - Закон N 402-ФЗ). Плюс в том, что такое нововведение не запрещает организациям применять уже привычные формы документов, при необходимости значительно упростив утвержденные формы. Только при этом важно оставить обязательные реквизиты, так как требование об их наличии не отменено (см. врезку справа).

Главное новшество. Унифицированные формы первичных документов применять не обязательно

Прежний закон о бухучете предусматривал, что первичные документы принимаются к учету, только если они составлены по унифицированным формам, а документы, для которых такая форма не предусмотрена, должны содержать обязательные реквизиты.

Эти же реквизиты теперь перечислены и в новом бухгалтерском законе с общей оговоркой о том, что каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным документом, содержащим такие реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В частности, это:

- наименование документа;

- дата составления;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание сделки;

- величина натурального или денежного измерения операции с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

- подписи лиц с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Таким образом, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм учетной документации, применять не обязательно.

1. Формы первичных документов компания вправе утвердить как часть учетной политики (приложением к ней), так и отдельным приказом руководителя. Положения Закона N 402-ФЗ не обязывают компанию прописывать перечень разработанных форм первичных документов именно в учетной политике. Раньше такое требование прямо было установлено в пункте 3 статьи 6 утратившего силу Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ.

Таким образом, руководитель вправе утвердить новые формы отдельным приказом (образец представлен на с. 61). Причем не запрещено составлять такие локальные акты и в течение года по мере возникновения необходимости в новых формах первичных документов. Например, организация начала осуществлять новый вид деятельности, о котором на момент разработки и утверждения форм "первички" еще не было известно.

                                             УТВЕРЖДЕН

                                             руководителем ООО "Компания"

                                             Сидововым В.И.       /-\

                                             31 декабря 2012 года |2|

                                     /-\                          \-/

                          Приказ N 3 |1|

                                     \-/

        об утверждении форм первичных документов,

          применяемых ООО "Компания" в 2013 году

1. В целях   совершенствования    бухгалтерского учета   в ООО "Компания"

утверждаю формы первичной документации, необходимые для использования   в

организации   в   2013      году. Так, ООО "Компания" применяет следующие

самостоятельно   разработанные       формы документов (см. приложение 1 к

                     /-\

настоящему приказу): |3|

                     \-/

- приказ о приеме на работу (N Т-1);

- товарная накладная (N ТОРГ-12);

- акт о приемке выполненных работ (N КС-2);

- акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения (N КС-8);

- акт   о     приеме-передаче товарно-материальных ценностей на  хранение

(N МХ-1);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3).

При возникновении необходимости ООО "Компания" вправе дополнять указанные

                                             /-\

формы реквизитами документов в течение года. |1|

                                             \-/

2. Первичный    документ - "Акт выполненных работ,     оказанных услуг" -

разработан     в виде шаблона (см. приложение 2 к настоящему приказу) и в

каждом конкретном случае может изменяться, за    исключением обязательных

            /-\

реквизитов. |4|

            \-/

3. Следующие первичные документы используются по унифицированным формам:

- авансовый отчет (N АО-1);

- справка о стоимости выполненных работ и затрат (N КС-3);

- акт о списании товаров (N ТОРГ-16);

- товарно-транспортная накладная (N 1-Т).

4. На    разработанных и утвержденных первичных документах ООО "Компания"

печать   не    проставляется. Акты       заверяются подписями сторон и их

              /-\

расшифровкой. |5|

              \-/

5. Документы,   не     поименованные   в    данном приказе, применяются в

соответствии с закрепленными ранее унифицированными формами с заполнением

всех обязательных реквизитов.                                            /-\

6. Срок хранения первичных документов в ООО "Компания" составляет 5 лет. |6|

                                                                         \-/

Руководитель ООО "Компания"   Сидоров          (Сидоров В.И.)

                                        Печать

Отметим, что, по мнению некоторых специалистов, формы документов утверждаются исключительно как часть учетной политики. При этом они ссылаются на пункт 4 ПБУ 1/2008, согласно которому при формировании учетной политики утверждаются формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Однако приведенные мнения не противоречат друг другу - главное, чтобы формы были утверждены в принципе.

2. Общий приказ об утверждении форм первичных документов логичнее датировать не позднее 31 декабря 2012 года. Прямой нормы о том, на какую дату утверждаются формы первичных документов, применяемые организацией, в Законе N 402-ФЗ не содержится. При этом согласно пункту 5 статьи 8 этого закона учетная политика применяется последовательно, из года в год. В целях обеспечения сопоставимости отчетности за ряд лет ее изменение производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения. Таким образом, подписать общий приказ об утверждении форм первичной документации, которые, по сути, являются частью учетной политики организации, логичнее не позднее 31 декабря 2012 года.

Если же в течение года у компании возникнет необходимость в разработке новых форм или дополнении уже утвержденных на начало 2013 года, то это можно также отразить в дополнительном приказе руководителя.

3. В приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация. При разработке собственных форм первичной документации компания может упростить задачу и взять за основу унифицированные документы. Из них организация вправе убрать ненужные ей реквизиты, оставив только обязательные (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Однако в некоторых случаях разработка собственных форм запрещена (см. врезку на с. 60). В частности, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, установленные на основании других федеральных законов (информационное сообщение Минфина России N ПЗ-10/2012).

Важный нюанс. Большинство форм кассовых документов организациям дорабатывать запрещено

Минфин России сообщил, что формы первичных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны к применению (информационное сообщение N ПЗ-10/2012).

Таким образом, в 2013 году продолжают действовать формы кассовых и банковских документов, утвержденные в Положении о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России от 12.10.11 N 373-П). В частности, это:

- приходные и расходные кассовые ордера (N КО-1 и КО-2);

- кассовая книга (N КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (N КО-5);

- расчетно-платежная ведомость (N Т-49);

- платежная ведомость (N Т-53);

- платежное поручение (код 0401060);

- инкассовое поручение (код 0401071);

- платежное требование (код 0401061).

Таким образом, формы кассовых и банковских документов, которые прямо не поименованы в положении о порядке ведения кассовых операций (например, авансовый отчет (N АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3)), организация вправе изменять по своему усмотрению.

Отметим также, что в случае если организация использует формы из специализированной бухгалтерской программы, то менее затратно продолжать ими пользоваться, чем перепрограммировать программу с целью убрать несколько строк в первичном документе.

4. При изменении первичного документа в процессе сделки нет необходимости вносить исправления в приказ об утверждении его формы. Не исключено, что контрагент может попросить изменить или дополнить форму первичного документа, уже закрепленную в приказе. Пункт 7 статьи 9 Закона N 402-ФЗ позволяет сделать это. При этом необходимо указать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации. Таким образом, отдельно утверждать согласованный с контрагентом первичный документ повторно в приказе нет необходимости.

Это отчасти связано с тем, что каждый двусторонний документ по сделке подписывается представителями обеих сторон с указанием их инициалов и даты. Перечисленные действия позволяют сделать вывод, что стороны согласны с содержанием и формой документа. Таким образом, руководитель может закрепить в приказе шаблон документа с указанием, что он может быть видоизменен в процессе сделки. Однако изменения в первичных документах можно производить только в необязательных реквизитах, которые не указаны в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

5. Организация вправе не указывать в разработанных формах первичных документов место для печати. Практически на всех унифицированных документах отведено место для печати, поэтому бухгалтеры до 2013 года были вынуждены ее проставлять. Учитывая, что применение унифицированных форм перестало быть обязательным, организация вправе самостоятельно решать, отводить или нет место на первичном документе для проставления оттиска печати (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Хотя отсутствие реквизита "Место печати" чревато спорами с налоговиками. Ведь в ранее действовавшем Законе N 129-ФЗ печать также не являлась обязательным реквизитом. Однако инспекторы зачастую отказывали организации в расходах, указывая на то, что первичный документ составлен с нарушением, поэтому он является недостоверным.

Суды в большинстве случаев поддерживали налогоплательщиков, указывая, что недочеты в оформлении документов не являются обстоятельством, свидетельствующим об их недействительности, даже в отношении товарных накладных (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.11 N А70-10479/2010).

6. Руководитель вправе самостоятельно установить в приказе срок хранения первичных документов. Нормы налогового и бухгалтерского законодательства по данному вопросу противоречивы. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщик должен обеспечивать сохранность первичной документации в течение четырех лет. Однако в пункте 1 статьи 29 Закона N 402-ФЗ установлен минимальный пятилетний срок хранения таких документов. Минфин России также не вносит ясности, цитируя указанные нормы (письмо от 26.04.11 N 03-03-06/1/270). Поэтому руководителю организации целесообразно закрепить в приказе об утверждении форм первичных документов и срок их хранения. Безопаснее прописать, что такой срок составляет не менее пяти лет.

При этом в отдельных случаях хранить "первичку" придется в течение более 10 лет. Так, из постановления Президиума ВАС РФ от 24.07.12 N А40-9620/11-140-4 следует вывод, что первичные документы, которые подтверждают образование или перенос убытков налогоплательщика при расчете налога на прибыль, должны храниться 13 лет. Из них 10-летний срок предоставлен для переноса убытков, а 3 года - для проведения проверки.

Ю.Н. Бережная,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2013 г.